Unternehmen auf der ganzen Welt verabschieden sich schon seit einiger Zeit immer mehr von analogen Festnetzen. Der Prozess hat sich jedoch beschleunigt, da Anbieter in vielen Ländern bereits den Stichtag angekündigt haben, ab dem das traditionelle PSTN-Netzwerk in der jeweiligen Region abgeschaltet wird (siehe All-IP).
Der Grund dafür ist einfach: Da VoIP-basierte Telefonsysteme immer beliebter werden, wollen Anbieter nicht zwei Netzwerke gleichzeitig betreiben. Mit anderen Worten, wir müssen uns endgültig vom guten alten öffentlichen Telefonnetz verabschieden. Unternehmen, die ihre Telefonsysteme aktualisieren, ersetzen oder neu kaufen möchten, müssen sich jetzt fragen – was ist die Cloud-Telefonie?
Die Entwicklung des Telefonsystems für Unternehmen
Das Ende der klassischen Festnetzleitungen ist nicht der Hauptgrund für die Beliebtheit der Cloud-Telefonanlage bei Unternehmen. Cloud-Telefonanlagen bieten eine unglaubliche Bandbreite an Funktionen, für einen Bruchteil der Kosten eines typischen PBX-Systems (Private Branch eXchange). Bevor wir uns jedoch mit den Einzelheiten befassen, schauen wir uns die Cloud-Telefonie und ihre Funktionen genauer an.
Telefonsysteme für Unternehmen gibt es schon seit einiger Zeit, schon bevor der Einführung des Internets. Die meisten Unternehmen verwendeten eine PBX-Box, um mehrere Mitarbeiter gleichzeitig mit nur einer Handvoll Rufnummern zu verbinden. Denn ohne eine Telefonanlage müssten Unternehmen für jeden Mitarbeiter, der ein Telefon benötigt und nutzt, eine separate Rufnummer erwerben.
Als VoIP populär wurde, begannen Unternehmen, die PBX-Systeme der älteren Generation durch digitale VoIP-fähige Systeme zu ersetzen. Sie mussten jedoch immer noch eine physische Telefonanlage kaufen und betreiben. Dadurch summierten sich die Kosten für das eigene Telefonsystem im Unternehmen schnell – vom Kauf von Geräten über Wartung, Sicherheit bis hin zum Einrichten benutzerdefinierter Konfigurationen.
Zu diesem Zeitpunkt haben dann Dienstanbieter Cloud-Telefonsysteme für Unternehmen eingeführt. Diese Anbieter erledigen die ganze Arbeit hinter den Kulissen, d.H. Sie besitzen und warten die Systeme und liefern Telefondienste über das Internet an Unternehmen. Dieses Modell erspart Unternehmen viele Kopfschmerzen, einschließlich der Notwendigkeit, die Telefone zu sichern und Probleme zu beheben, wenn welche auftreten.
Was ist die Cloud-Telefonie?
Die Cloud-Telefonie für Unternehmen ist ein VoIP-basiertes Telefonsystem, das von einem Drittanbieter gehostet wird. Der Anbieter bietet seinen Kunden Telefondienste über das Internet an. Dieser Cloud-Service zeichnet sich durch niedrige Kosten, eine breite Palette von Funktionen und die Integration in andere Unternehmenstools wie CRM-Software aus.
Zunächst zögerten Unternehmen, Cloud-Telefonsysteme zu verwenden, da sie keine qualitativ hochwertige Audio lieferten und nicht so zuverlässig waren wie Festnetzanschlüsse. Die “Early Adopters” taten dies hauptsächlich aus Kostengründen, da Cloud-Telefondienste viel weniger kosten als herkömmliche PBX-Systeme. Die Anbieter haben jedoch im Laufe der Jahre die Qualität, Zuverlässigkeit und die verfügbaren Funktionen verbessert. Cloud-Telefondienste sind heute die beliebtesten auf dem Markt der Business-Grade-Telefonsysteme.
Vorteile der Verwendung einer Cloud-Telefonanlage
Niedrige Kosten
Eine Cloud-Telefonanlage ist ohne Zweifel günstiger als das entsprechende lokale PBX-System. Mit einem Cloud-VoIP-System sparen Unternehmen gleich in mehreren Bereichen:
Erstinvestition
Warum sollten Sie Telefonhardware und -software kaufen, die Sie alle paar Jahre aktualisieren und zwischendurch warten müssen? Allein die anfänglichen Einrichtungskosten belaufen sich oft auf Tausende von Euro, wodurch diese Systeme für kleine Unternehmen unerreichbar werden. Im Gegensatz dazu können Sie mit Cloud-VoIP-Diensten je nach Geschäftsanforderungen mit einer einzigen Nummer oder einem Dutzend Rufnummern starten.
Monatliche Rechnungen
Jeder weiß, dass alles seinen Preis hat. Aber mit einer Cloud-Telefonanlage sind Ihre internen Anrufe wirklich völlig kostenlos. Alle Anrufe eines Mitarbeiters mit einen anderen Mitarbeiter – unabhängig davon, wo er sich befindet (ob in Deutschland oder in Australien) – werden über das Datennetz des Unternehmens oder das öffentliche Internet übertragen. Ihr Unternehmen muss diese Anrufe also nicht bezahlen. Darüber hinaus sind Auslandsgespräche auch sehr günstiger, da Sie nur einen Teil des Anrufs bezahlen, wenn dieser über das öffentliche Telefonnetz übertragen wird.
Keine Wartung
Da Sie keine Hardware haben, müssen Sie sich keine Gedanken über Geräteausfälle, Veralterung oder regelmäßige Wartung machen. Sie müssen keine Softwarelizenzen erneuern oder zusätzliche Experten einstellen, um das Telefonsystem zu verwalten.
Geschäftsinhaber können die Konfiguration verwalten und Einstellungen über ein Online-Dashboard ändern. Diese laufenden Kosteneinsparungen summieren sich im Laufe der Jahre schnell, oft auch schon nach wenigen Monaten. Daher ist die Umstellung auf einen Cloud-VoIP-Dienst jetzt eine gute finanzielle Entscheidung.
Sicherheit
Einige Leute denken, das VoIP-Systeme – insbesondere solche, die in der Cloud gehostet werden – nicht sicher genug für Unternehmen sind. Die Realität ist, dass Sicherheit von vielen Faktoren abhängt. Bei richtiger Einrichtung kann ein Cloud-VoIP-Dienst das sicherste Kommunikationssystem innerhalb eines Unternehmens sein. Ein paar einfache Fehler können jedoch leicht dazu führen, dass Unternehmen aufgrund von Betrug Daten oder Geld verlieren.
Viele kleine und mittlere Unternehmen haben keinen Zugriff auf das IT-Know-how, das für die Konfiguration und Wartung eines sicheren Telefonsystems erforderlich ist, wenn man dieses selbst installiert. Die Verwendung eines Cloud-Telefonsystems ist daher eine viel bessere Option, da der Anbieter für die Sicherheit verantwortlich ist. Solange Sie Ihr internes Netzwerk ordnungsgemäß sichern, ist Ihre Cloud-Telefonanlage sicher.
Erweiterte digitale Funktionen
Einer der größten Vorteile mit VoIP und beim Upgrade auf digitale Systeme besteht darin, dass Sie Zugriff auf erweiterte Funktionen erhalten, die mit älteren Geräten einfach nicht möglich waren. Da VoIP auf internetbasierten Protokollen basiert (im direkten Gegensatz zu Telefonieprotokollen), erhalten Sie ein modernes Kommunikationssystem, das hochentwickelt und erweiterbar ist.
Die Voicemail ist ein gutes Beispiel. Mit Visual Voicemail können Benutzer Nachrichten in ihrem E-Mail-Posteingang oder auf ihrem Mobilgerät abrufen. Die Nachrichten werden automatisch in Text transkribiert und die Originalnachricht kann natürlich auch abgehört werden. Mitarbeiter können von überall auf ihr Voicemail zugreifen. Sie können auch wichtige Details von Unterwegs notieren oder Kunden ohne Verzögerung zurückrufen.
Visuelle Voicemail ist nur eine der vielen Funktionen, die VoIP anbietet. Übder das digitalen Faxen bis zum geplanten Klingeln an mehreren Geräten für eine bessere Antwortquote können Sie das Telefonsystem für Ihre geschäftlichen Anforderungen einsetzen und anpassen.
Integrationen
Eines der größten Probleme bei analogen Kommunikationssystemen ist, dass die Daten in Silos (Repositorien) eingeschlossen sind. Sie können Daten nicht einfach von einem System auf ein anderes verschieben oder in einem anderen Kontext leicht zugänglich machen. Beispielsweise kann ein Unternehmen CRM-Software verwenden, um Kundeninteraktionen zu verwalten. Wenn Vertriebsmitarbeiter jedoch einen Kunden kontaktieren müssen, müssen dieser zu einer anderen Anwendung oder einem anderen Gerät wechseln, um Anrufe zu tätigen.
VoIP minimiert diese investierte Zeit. Mit der richtigen Integration können Ihre Mitarbeiter Kunden direkt aus der CRM-App heraus anrufen. Darüber hinaus werden die Anrufdetails (Zeitstempel, Dauer, Datum usw.) automatisch mit dem entsprechenden Kundendatensatz aufgezeichnet. Selbst wenn Sie bei jedem Anruf nur 3 Minuten zusätzliche Arbeit sparen – stellen Sie sich die Vorteile vor, wenn Ihre Teams während der Arbitswoche Hunderte von Anrufen tätigen!
Auswahl der richtigen Cloud-Telefonanlage
Nachdem Sie sich mit den Grundzügen eines Cloud-Telefonsystems vertraut gemacht haben, sind Sie möglicherweise bereit, den nächsten Schritt zu wagen. Aber wie wählen Sie den richtigen Dienstleister aus? Mit einer schnellen Online-Suche erhalten Sie Tausende von Ergebnissen mit nahezu identischen Funktionen und Preisen. Was macht einen Anbieter besser als die anderen oder sind diese alle gleich?
Das Erste, an das Sie sich erinnern sollten, ist, dass es keinen einzigen Anbieter gibt, der für alle Unternehmen der richtige ist. Einige Anbieter sind auf kleine Unternehmen spezialisiert, während andere sich auf eine bestimmte Branche konzentrieren (z. B. Gesundheitswesen). Die VoIP-Branche ist ziemlich gereift, was bedeutet, dass jetzt die meisten Anbieter einen Mindeststandard an Qualität und Funktionen bieten.
Der Schlüssel liegt jedoch in der Auswahl des richtigen Anbieters für Ihr Unternehmen. Beachten Sie beim Kauf einer Cloud-Telefonanlage die folgende Faktoren:
Benutzerfreundlichkeit
Das von Ihnen gekaufte Telefonsystem muss einfach zu bedienen sein. Das fortschrittlichste System der Welt hilft nicht, wenn Ihre Mitarbeiter es nicht effektiv nutzen können. Ein Cloud-Telefonsystem ist vollständig virtuell, sodass Sie über Online-Dashboards auf alle Funktionen zugreifen können. Stellen Sie sicher, dass Sie mit dem Dienst jederzeit Änderungen vornehmen können. Es sollte auch einfach und intuitiv zu bedienen sein.
Kosten und Funktionen
Die meisten Unternehmen fokusieren von Anfang an die Kosten eines neuen Systems. Beachten Sie jedoch, dass weder das kostengünstigste noch das teuerste System für Ihr Unternehmen am geeignetsten sein muss. Achten Sie darauf, dass Sie für die Qualität und die Funktionen bezahlen, die Sie benötigen. Vermeiden Sie gleichzeitig die Falle, für Funktionen zu bezahlen, die Sie möglicherweise erst eines Tages benötigen. Mit VoIP und zum Beispiel einer VoIP-Telefonanlage von VoIPstudio können Sie Ressourcen nach Bedarf kaufen, sodass Sie für Extras nicht im Voraus bezahlen müssen.
Kundenbetreung und Support
Kunden- und technischer Support erhalten erst dann viel Aufmerksamkeit, wenn etwas schief geht. Wie bei jeder Technologie können Ihre Telefone im Laufe der Zeit nicht mehr funktionieren oder andere Probleme entwickeln. Sie benötigen einen Anbieter, der mit Ihnen kommuniziert und Probleme so schnell wie möglich löst.
Überprüfen Sie, ob Sie über mehrere Kanäle (einschließlich E-Mail, Chat, soziale Medien und Telefon) auf den Support zugreifen können. Was ist dessen Reaktionszeit, wenn etwas schief geht? Wie schnell können sie die Telefone wieder in Betrieb nehmen? Beachten Sie, ob der Anbieter eine SLA (Service Level Agreement) anbietet, die seine Verantwortlichkeiten und abdeckt.
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