Viele kleinere, familiengeführte Hotels und Gastbetriebe strengen sich sehr an, um ihren Gästen und Kunden einen guten Service zu bieten.
Dabei ist gute Kommunikation extrem wichtig. Neben der Schulung der Mitarbeiter betrifft das natürlich auch die Infrastruktur. Gäste erwarten heute vielfältige Kommunikationsmöglichkeiten. Eine eigene Webseite ist heute dabei selbstverständlich. Aber immer noch ist das direkte Gespräch per Telefon von vielen Gästen bevorzugt.
Doch grade Hotels, Pensionen und Gastbetriebe müssen sich nicht nur Gedanken zur externen Kommunikation, sondern auch zur Infrastruktur der internen Kommunikation machen. Wie können also kleine Hotels und Gastbetriebe die Geschäftskommunikation mit der richtigen Infrastruktur und Telefonanlage optimal organisieren? Dazu eine Reihe von Tipps.
Der erste Schritt ist eine Übersicht über die Kommunikationsanforderungen sowohl intern als auch extern zu erstellen. Die folgende Liste soll Ihnen als Hotelier dabei helfen
Interne Anforderungen
1) Erreichbarkeit der Mitarbeiter auch im Haus und auf dem Gelände
2) Weitere Kommunikationskanal neben dem Gespräch
3) Weiterleitung
4) Abhalten von internen Telefonkonferenzen
5) Verknüpfung von Systemen (Webseite, CRM, Buchungssystem) und der Telefonanlage
Anforderungen an die externe Kommunikation
1) Festlegung von Nummern für die Rezeption / Zentrale
2) Anrufbeantworter mit sofortiger Benachrichtigung
3) Anrufgruppen, damit der Anrufer immer jemanden erreicht
4) Sprachsteuerung und Ansagen
Diese Liste ist nicht vollumfänglich, gibt aber die Anforderungen vieler Kunden wieder.
Die Vorteile einer Cloud-Telefonanlage für Hotels
Um all diese Funktionen als Hotel, Hostel oder Gastbetrieb nutzen zu können ist in 2020 keine teure Hardware mehr notwendig. Sie können diese Features für Ihren Betrieb ganz einfach als Cloud-Lösung nutzen. Dies bedeutet Ihre Telefonanlage und die Telefone für Ihre Mitarbeiter werden per Software zur Verfügung gestellt. Die Telefonanlage von VoIPstudio funktioniert dabei auf so gut wie allen Geräten, egal ob Desktop, Laptop, Tablett oder Handy.
Nachdem Sie sich natürlich erwarten können, dass die Telefonfeatures funktionieren, sollen hier nicht die Vorteile der Grundfunktionen erklärt werden. Sondern zwei weitere Vorteile durch moderne Features erläutert werden.
Ihre Mitarbeiter sind in Ihrem Hotel oder auf dem Gelände unterwegs?
Dank WiFi können Sie diese jederzeit auf dem Handy mit der eigenen Softfone App erreichen. Bei der Cloud-Telefonanlage von VoIPstudio ist das nicht nur per Anruf, sondern auch per Chat möglich. Damit können Sie diese zeitgemäße Form der Unternehmenskommunikation auch nutzen. Mitarbeiter können so z.B. schnelle Statusupdates zu einem Kundenwunsch an die Rezeption zurückmelden. Und dies in Ihrem eigenen System ohne Mehrkosten.
Den besten TK-Anlagenanbieter für Ihr Hotel finden
Wie finden also familienbetriebene Hotels, Gasthöfe oder Pensionen den besten VoIP-Anbieter? Zuerst ist es hilfreich die Anforderungen genau aufzuschreiben. Dafür können Sie für Ihren Tourismusbetrieb die Liste von oben oder hinter dem Link benutzen. Alternativ kann Ihnen auch der Einkaufsleitfaden zur Telefonanlage für die TK-Anlage helfen.
Dann vergleichen Sie, welcher VoIP-Anbieter Ihre Anforderungen abdeckt. Das ist dank des Internet heute relativ einfach geworden.
Vor dem Abschluss und Wechsel geht es dann an das Testen. Der Anbieter einer gehosteten Telefonanlage VoIPstudio bietet Ihnen zum Beispiel die Möglichkeit 30 Tage zu testen.
Wenn Sie sich dann überzeugt haben den besten Anbieter einer Telefonlage für Ihr Hotel gefunden zu haben, steht dem Wechsel nichts mehr im Weg.
weitere Artikel zur Telefonanlage für Hotels, Gastbetriebe und Tourismus finden Sie hier:
1) Die wichtigsten Features einer Telefonanlage für die Tourismusbranche
2) Tools zur Digitalisierung in der Tourismusbranche – VoIP, CRM und digitale Buchhaltung
