Der Wechsel zu VoIP erscheint auf den ersten Blick herausfordernd, ist aber überraschend einfach. Der erste Schritt für jedes Unternehmen ist die Zuverlässigkeit des aktuellen Telefonanbieters zu überprüfen, ebenso wie die eingesetzte Hardware und die Geschwindigkeit und Bandbreite der verfügbaren Internetverbindung zu testen. Wenn diese ausreichen (eventuell nach einem Upgrade der Internetverbindung) kommt der vermutlich wichtigste Schritt – die Auswahl des richtigen VoIP-Anbieters, also dem besten VoIP-Anbieter für Sie.
Heutzutage entscheiden sich die meisten Unternehmen und Organisationen, mit Ausnahme von sehr großen Firmen, für eine gehostete Telefonanlagenlösung. Die Gründe sind einfach: eine Cloud-Telefonanlage benötigt fast keine Investitionen und auch die langfristige Wartung muss nicht vom Unternehmen geleistet werden. Die Auswahl des richtigen VoIP-Anbieters kann aber den Unterschied zwischen einem erfolgreichen und einem fehlgeschlagenen Deployment bedeuten.
Fehlgeschlagen meint in diesem Fall nicht, dass die Firma keinen VoIP-Service erhält. Es bedeutet einfach nur, dass das System nicht den Anforderungen genügt oder die Versprechen des Anbieters erfüllen kann.
Eine falsche Entscheidung in diesem Fall könnte bedeuten, dass ihre Firma zu viel für die VoIP-Telefonie bezahlt oder die Anlage nicht den Mehrwert liefert, der versprochen wurde. Beide Fälle könnten dazu führen die Entscheidung für VoIP infrage zu stellen. Aber anders als bei herkömmlichen Festnetzanbietern sind die Verträge bei VoIP-Anbietern kurzfristig. Das macht es zu mindestens einfacher später zu wechseln.
Wie wählt man einen VoIP-Anbieter mit der richtigen Telefonanlage für ein KMU aus?
Hier gibt es eine Reihe von Kriterien, die eine Firma überprüfen kann, bevor man sich für einen VoIP-Anbieter entscheidet. Einige von diesen Kriterien sind objektiv, wie zum Beispiel die im SLA (Service Level Agreement) verankerte Uptime, die Frage, ob internationale Anrufe auch in dem Basisplan enthalten sind oder welche Audio Codecs vom Netzwerk benutzt werden. Diese Faktoren können einfach durch Nachfragen beim Anbieter erfasst werden.
Andere Faktoren hängen von den Anforderungen des individuellen Unternehmens ab und sind deswegen grundsätzlich mehr subjektiv oder individuell. Was für eine Firma an Funktionsumfang ausreicht, mag für eine andere nicht ausreichend sein.
Diese Faktoren beinhalten Aspekte, wie zum Beispiel, ob die Funktionen, die die Firma benötigt, angeboten werden, die Qualität des Kundenservices und ob z.B. der Anbieter einen guten Ruf in der Industrie und unter seinen Kunden hat.
Welche Features bei einer Telefonanlage benötigen Sie
Manchmal erscheint es verwirrend Features oder Preise für Telefongespräche zwischen verschiedenen Anbietern zu vergleichen. Oft weisen sie ein sehr ähnliches Serviceangebot auf.
Aber nicht jedes Unternehmen benötigt jedes Feature, das in einem Plan beinhaltet ist. Vielleicht benötigt ihre Organisation keine virtuellen Telefonnummern, aber Internet-Fax ist unbedingt erforderlich. Manchmal gestalten Anbieter ihr Angebot so, dass die Features, die sie benötigen, erst nach einem Upgrade oder in einem Premiumplan erhältlich sind. Dies erhöht die monatlichen Kosten deutlich.
Auf der anderen Seite machen es Anbieter, wie z.B. VoIPstudio für Unternehmen sehr leicht, indem sie einfache Pakete anbieten. Bei diesem Anbieter zum Beispiel sind alle Features in allen drei Angebotsplänen enthalten. Der einzige Unterschied zwischen der einfachsten Option „Pay-as-you-go“ und dem umfassendsten Pakt „International“ sind die unlimitierten Anrufoptionen.
Dies bedeutet sie müssen nicht entscheiden welches Feature sie benötigen oder nicht benötigen. Sie können mit den Features anfangen, die sie anfänglich benötigen und später weitere je nach Bedarf benutzen, ohne dass dieses sie mehr kostet.
Ist der Anbieter passen für ihr Geschäft
Einige Anbieter konzentrieren sich auf kleine Unternehmen und richten ihr Angebot und des Service speziell auf diese Unternehmensgröße aus. Andere bieten sogar angepasste Systeme an, die einer bestimmten Industrie und einem Arbeitsablauf in dieser am nächsten kommen. Dies bedeutet, dass die Features diese Services exakt die Anforderungen von Unternehmen dieser Industrie erfüllt. So kann der Kunde diese Systeme ohne Veränderung benutzen. Zum Beispiel bietet Levels 7 Systems, die Mutterfirma von VoIPstudio, auch eine Telefonanlage, die sich ausschließlich auf die Bedürfnisse der Tourismusindustrie ausrichtet.
Kunden und technischer Support
Dies ist ein sehr wichtiger Aspekt, der oft bei Firmen bei der Auswahl der Telefonanlage vernachlässigt wird. Es ist unvermeidlich, dass ihre Organisation einige Fragen oder Probleme zur ihrer Cloud-Telefonanlage während der Nutzung hat. Dies können technische Probleme, eine unerwartete Downtime, ein Abrechnungsfehler oder einfach eine Nachfrage nach einem Feature oder CRM Integration sein. In diesen Fällen sollte der Anbieter nicht nur schnellstmöglich auf die Kundenanfrage und offene Tickets reagieren, sondern das Problem möglichst schnell lösen. Gute Anbieter, wie zum Beispiel VoIPstudio, bieten dabei gewöhnlicherweise verschiedene Ressourcen und Zugänge für den Kundensupport an.
Diese beinhalten E-Mail, Telefon, Live Chat, Anleitungen, FAQs und spezielle web-basierte Support-Lösungen.
Zuverlässigkeit einer Cloud-Telefonanlage
Jede Minute, in der ihr Geschäft keinen Zugang zu dem Telefonsystem hat, bedeutet verlorene Umsatz. Auch exzellenter Kundensupport kann einen Service oder eine Firma nicht entschuldigen, wenn sie oft nicht erreichbar ist oder häufig Troubleshooting benötigt.
Wenn Sie einen VoIP-Anbieter auswählen, stellen Sie sicher, dass diese ein SLA zeigt, das deutlich darstellen unter welchen unter Umständen Wartung und Upgrade terminiert werden, wie viel % garantierte Verfügbarkeit Teil des Vertrags ist. Und ob und wie Kunden für Ausfälle entschädigt werden.
keine Vertragsbindung
Einer der größten Vorteile von VoIP-Telefonie für Kunden ist, dass es anders als bei herkömmlichen Festnetzanbietern keine Jahresverträge oder lange Vertragsbedingungen gibt. Allerdings bieten einige Anbieter Preisnachlässe, wenn Sie sich für einen jährlichen oder länger laufenden Vertrag entscheiden. Auch wenn dies attraktiv erscheint, ist es am Anfang besser die monatliche Option zu nutzen. Dies bis sie sich sicher sind, dass dieser Anbieter die beste Wahl für ihr kleines oder mittelständischen Unternehmen und ihre Cloud-Telefonanlage sind.
VoIPstudio bietet preis-kompetitive „pay as you go“ Optionen und unlimitierte Pläne an, bei denen von ihnen keine langfristige Vertragsbindung gefordert wird. Dies bedeutet, dass die Firma zuverlässig sein muss, permanent innovativ bleibt und z.B. weitere Features in das Angebot integriert, da Kunden jederzeit die Möglichkeit haben den Telefonvertrag zu kündigen, wenn sie die Leistungen nicht länger überzeugend finden. Das Unternehmen bietet sogar einen 30 Tage Testzeitraum an. Hier ist keine Kreditkarte notwendig, um den Test in Anspruch zu nehmen.
Die Auswahl des richtigen Anbieters ist ein wichtiger Schritt für jedes Unternehmen, das vorhat VoIP in der Zukunft einzusetzen, insbesondere wenn es sich dabei um einen SaaS-Service handelt. Ein guter Anbieter wird eine positive Erfahrung nicht nur bei dem Vertragsabschluss, sondern durch die ganze Partnerschaft anbieten.
