Tools zur Digitalisierung in der Tourismusbranche – VoIP, CRM und digitale Buchhaltung

Gepostet am: 2020-01-10 | Kategorien: VoIP für kleine Unternehmen und Freiberufler

Wie viele andere Branchen ist auch die Tourismusindustrie vom digitalen Wandel betroffen. Egal ob kleines Reisebüro, Gasthof oder Hotel – kein Touristiker kommt an der Entwicklung vorbei. Buchungsportale, soziale Netzwerke, Online-Bewertungen, Influencer Marketing – das sind alles nur Stichworte wie der Trend der Digitalisierung Einfluss auf die Tourismusbranche hat.

Während das geänderte Nutzerverhalten, dass sich zum Beispiel durch Onlinebuchungen bemerkbar macht, Gaststätten, Hotellerie und Reiseanbieter vor Herausforderungen stellt, bietet die Digitalisierung auch Chancen. Denn auch den eigenen Betrieb kann man und sollte man konsequent digital aufstellen. In diesem Beitrag möchten wir also nicht von Social-Media-Marketing oder Webseiten sprechen. Sondern über die Digitalisierung von Basisprozessen in ihrem Tourismusbetrieb.

die Telefonanlage – das Basispaket der Digitalisierung beginnt bei der Kommunikation

Kunden, die verreisen möchten, informieren sich gerne. Denn immerhin soll es die schönste Zeit des Jahres werden. Aus diesem Grund nutzen Bucher von Reisen auch gerne das Telefon, um Fragen zu stellen oder Rückfragen zu halten.
Nehmen wir ein kleines Reisebüro spezialisiert auf eine besondere Region und ein besonders natürliches, integratives Reiseerlebnis. Das Team rund um den Chef umfasst drei Personen, davon eine im Homeoffice. Natürlich ist die Homepage ein wichtiger Andockpunkt. Doch im Schnitt klingelt bei unserem Beispiel (einem realen) alle fünf Minuten das Telefon.
Eine Cloud-Telefonanlage ist hier der erste und sehr einfache Schritt in die Digitalisierung. Sie hilft enorm, auch bereits mit den Basisfunktionen des Telefonierens.
Zum einen hat jeder Mitarbeiter eine direkte Telefonnummer für die Kunden, die er betreut. Zudem ist jeder Mitarbeiter teil einer Anrufgruppe für die allgemeine Telefonnummer für neue Anfragen. So lässt sich der Arbeitsablauf optimieren.
Genauso wichtig ist der Anrufbeantworter. Viele Kunden beschäftigen sich nach der Arbeit mit der Reiseplanung, sodass das Telefon oft am häufigsten am späten Nachmittag und frühen Abend klingelt. Also dann, wenn die Mitarbeiter den wohlverdienten Feierabend beginnen.

das CRM und die digitale Buchhaltung

Dann gibt es zwei weitere Tools, die jedes Tourismusunternehmen nutzen sollte. Als Erstes ist das CRM zu nennen. Dies ist eine Software, die hilft Kundendaten und die Kontakthistorie mit Kunden systematisch zu erfassen. Egal ob E-Mail, Anruf oder Brief. Hier kann in der Regel jeder Kontaktpunkt und wichtige Informationen vermerkt werden. Dies ermöglicht es schnell zu reagieren und das Kundenerlebnis zu verbessern.
Und auch hier gibt es einen Bezug zur Cloud-Telefonanlage. Denn diese lässt sich idealerweise in das CRM integrieren. Der VoIP-Telefonanlagenanbieter VoIPstudio bietet zum Beispiel eine tiefergehende Integration in verschiedenste CRMs und dazu noch einen Connektor, mit dem so gut wie jedes CRM angeschlossen werden kann.

Auch wenn die Einführung eines CRMs und das Lernen der Abläufe, wenn es vorher noch keine Berührungspunkte gab, etwas Zeit in Anspruch nimmt, ist der Effizienzgewinn, den auch die Kunden merken groß.

Ebenso ein wichtiger digitaler Helfer ist das Umstellen auf eine digitale Buchhaltung. Dies meint alle Belege nur digital zu erhalten oder sofort zu digitalisieren. Dann erfolgt das Buchen in einem Online-Programm. Dies ist grade bei kleineren Unternehmen der Tourismusbranche hilfreich, die keinen externen Dienstleister haben. Wichtig ist bei den Anbietern darauf zu achten, dass diese mit DATEV und z.B. der Umsatzsteuervoranmeldung, Umsatzsteuererklärung zurechtkommen und in der Lage sind eine Bilanz aufzustellen. Anbieter im dt. Markt erfüllen aber zumeist diese Anforderungen.

Bei der Buchhaltung hat eine Cloud-Telefonanlage wenig Einfluss, außer dass man natürlich mit dem Steuerberater über Fragen sprechen kann. Aber es hilft doch sehr, wenn der Anbieter der Cloud-Telefonanlage für Ihr Tourismusunternehmen Ihnen zwei Dinge ermöglicht. Zum einen eine übersichtliche Abrechnung für alle Büros/Mitarbeiter, die er Ihnen am besten per PDF zur Verfügung stellt. Und wenn Sie in einem gut gestalteten Backend ohne Probleme die eingehende und ausgehende Anrufe analysieren können. Wenn diese dann auch noch günstig sind, freut sich in einem gewissen Sinne auch die Buchhaltung.

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