Voicemail ist ein Nachrichtensystem, mit dem Anrufer Sprachnachrichten hinterlassen können, wenn Sie den Anruf nicht entgegennehmen können. In der schnelllebigen Welt von heute ist Voicemail ein unverzichtbares Instrument für die Geschäftskommunikation. Dieser Leitfaden enthält alles, was Sie wissen müssen, um Voicemail zu beherrschen.
Warum ist Voicemail für Unternehmen so wichtig?
Voicemail ist für Unternehmen nach wie vor wichtig, auch im Zeitalter von Instant Messaging und E-Mail. Hier sind ein paar Gründe dafür:
Verfügbarkeit
Voicemail ermöglicht es Unternehmen, ihre Kommunikation flexibler zu gestalten. Wenn ein Kunde nach den Geschäftszeiten oder wenn Sie nicht erreichbar sind, mit Ihnen in Kontakt treten möchte, kann er eine Voicemail-Nachricht hinterlassen, die Sie beantworten können, wenn Sie wieder im Büro sind.
Professionalität
Eine professionelle Voicemail-Ansage kann dazu beitragen, einen positiven Eindruck von Ihrem Unternehmen zu vermitteln. Sie zeigt, dass Sie organisiert und zuverlässig sind und sich für die Anliegen Ihrer Kunden interessieren.
Wirkungsgrad
Voicemail kann Unternehmen helfen, Zeit zu sparen, indem sie Anrufern die Möglichkeit geben, eine ausführliche Nachricht zu hinterlassen. Das bedeutet, dass Sie auf die Anfrage oder das Anliegen des Anrufers effizienter reagieren können, als wenn Sie sich während eines Live-Anrufs Notizen machen müssten.
Sicherheit
Voicemail-Nachrichten können zur späteren Einsichtnahme aufbewahrt werden, was insbesondere für rechtliche oder behördliche Zwecke nützlich ist. Außerdem kann ein Voicemail-System eine zusätzliche Sicherheitsebene für sensible Informationen bieten, da nur befugtes Personal auf Voicemail-Nachrichten zugreifen kann.
Kundenzufriedenheit
Voicemail kann Unternehmen dabei helfen, einen besseren Kundenservice zu bieten, indem sichergestellt wird, dass keine Nachrichten verpasst oder vergessen werden. Dies kann die Zufriedenheit und Loyalität der Kunden verbessern, da sie das Gefühl haben, dass ihre Bedürfnisse ernst genommen werden.
Grundlagen der Voicemail
So funktioniert Voicemail
Wenn ein Anrufer eine Telefonnummer wählt und der Anruf nach einer bestimmten Anzahl von Klingelzeichen nicht angenommen wird, wird der Anruf an das Voicemail-System weitergeleitet. Das Voicemail-System zeichnet dann die Nachricht des Anrufers auf, die als digitale Audiodatei gespeichert wird. Das Voicemail-System benachrichtigt dann den Empfänger, dass eine neue Voicemail-Nachricht vorliegt, indem es entweder einen Warnton auf seinem Telefon abspielt oder eine E-Mail oder Textnachricht sendet.
Der Empfänger kann dann auf seine Voicemail-Nachricht zugreifen, indem er seine Voicemail-Nummer anruft oder über ein Online-Portal auf die Nachricht zugreift. Dann kann der Empfänger die Nachricht abhören und hat in einigen Fällen die Möglichkeit, die Nachricht weiterzuleiten, zu löschen oder zu speichern.
Voicemail kann auf dem bereitgestellten Telefondienst gehostet werden, kann aber auch auf Geräteebene (Smartphone oder Tischtelefon) konfiguriert werden.
Arten von Voicemail
Im Allgemeinen gibt es zwei Arten von Voicemail: einfache Voicemail und erweiterte Voicemail.
Basic Voicemail
Dies ist die einfachste und häufigste Art von Voicemail-Systemen. Sie ermöglicht es Anrufern, eine Nachricht für den Empfänger zu hinterlassen, wenn dieser nicht erreichbar ist, um den Anruf entgegenzunehmen. Die Basis-Voicemail umfasst in der Regel die folgenden Funktionen:
Eine aufgezeichnete Begrüßungsansage, die abgespielt wird, wenn der Anruf an die Voicemail weitergeleitet wird.
Die Möglichkeit, eingehende Sprachnachrichten aufzuzeichnen und zu speichern.
Die Funktion zum Abspielen, Löschen und Speichern von Sprachnachrichten.
Die Möglichkeit, Voicemail-Einstellungen zu verwalten, wie z. B. die Voicemail-Ansage und die PIN-Nummer.
Erweiterte Voicemail
Diese Art von Voicemail-System bietet über die Basis-Voicemail hinaus zusätzliche Merkmale und Funktionen. Die erweiterte Voicemail umfasst in der Regel alle Funktionen der Basis-Voicemail und darüber hinaus Folgendes:
Transkription: Konvertiert Sprachnachrichten in Textnachrichten zum einfachen Lesen und Archivieren.
Visuelle Voicemail: Ermöglicht es Benutzern, ihre Voicemails visuell zu sehen und zu verwalten, z. B. durch die Anzeige von Voicemail-Nachrichten als Liste von Textnachrichten oder E-Mail-Nachrichten.
Gruppen-Voicemail: Ermöglicht mehreren Benutzern den Zugriff auf dieselbe Voicemail-Box und deren Verwaltung.
Voicemail-to-E-Mail: leitet Sprachnachrichten an das E-Mail-Konto des Empfängers weiter.
Voicemail-to-Text: wandelt Sprachnachrichten in Textnachrichten um und sendet sie an das Mobiltelefon des Empfängers.
Die spezifischen Funktionen und Möglichkeiten eines Voicemail-Systems können je nach Dienstanbieter und dem verwendeten System variieren.
Merkmale und Funktionen von Voicemail
Hier sind einige gängige Voicemail-Funktionen, die Sie in den meisten Voicemail-Systemen finden können:
Personalisierte Grüße
Voicemail-Ansagen sind das erste, was ein Anrufer hört, wenn er eine Voicemail-Nachricht erhält. Die Ansage kann so angepasst werden, dass sie Informationen über die Person oder das Unternehmen enthält, z. B. die Öffnungszeiten oder andere wichtige Details.
Wiedergabe von Nachrichten
Voicemail-Nachrichten können vom Empfänger abgespielt werden, um die vom Anrufer hinterlassene Nachricht zu hören.
Weiterleitung
Voicemail-Nachrichten können an eine andere Person oder Gruppe weitergeleitet werden, um sie zu bearbeiten oder zu beantworten.
Speichern und Löschen von Nachrichten
Sprachnachrichten können zur späteren Verwendung gespeichert oder gelöscht werden, sobald sie abgehört worden sind.
Benachrichtigung
Voicemail-Systeme können Benachrichtigungen an den Empfänger senden, wenn eine neue Nachricht eingegangen ist. Diese Benachrichtigungen können per E-Mail, Textnachricht oder auf andere Weise gesendet werden.
Anrufbeantworter-zu-E-Mail
Sprachnachrichten können in Text umgewandelt und an den E-Mail-Posteingang des Empfängers gesendet werden, um den Zugriff zu erleichtern.
Voicemail-Systeme können es dem Empfänger ermöglichen, Anrufe zu prüfen, bevor er entscheidet, ob er sie annimmt, was dazu beitragen kann, eingehende Anrufe effektiver zu verwalten.
Ist Voicemail sicher?
Die Sicherheit von Voicemail-Nachrichten kann von einer Vielzahl von Faktoren abhängen, z. B. vom verwendeten Voicemail-System, seiner Konfiguration und der Art des Zugriffs auf die Nachrichten. Es gibt einige Faktoren, die sich auf die Sicherheit von Voicemail auswirken können: Passwortschutz, Verschlüsselung, Benutzerverhalten, Compliance und andere Schwachstellen wie Hacking.
Die meisten Voicemail-Systeme bieten Sicherheitsfunktionen, um Nachrichten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Um die Sicherheit von Voicemail-Nachrichten zu gewährleisten, ist es wichtig, diese Sicherheitsfunktionen zu kennen, bewährte Praktiken für das Benutzerverhalten zu befolgen und alle geltenden Vorschriften einzuhalten.
Vorteile der Verwendung von Voicemail im Unternehmen
Verbesserte Kundenbetreuung
Voicemail kann in mehrfacher Hinsicht ein wichtiges Instrument zur Verbesserung des Kundendienstes in einem Unternehmen sein:
Verfügbarkeit: Voicemail ermöglicht es den Kunden, eine Nachricht außerhalb der Geschäftszeiten zu hinterlassen oder wenn ein Mitarbeiter nicht erreichbar ist. Das bedeutet, dass Kunden immer noch Kontakt aufnehmen können und eine Antwort erhalten, auch wenn das Unternehmen geschlossen oder besetzt ist.
Personalisierung: Voicemail kann mit Begrüßungsansagen, Menüoptionen und anderen Funktionen angepasst werden, um den Kunden ein persönliches Erlebnis zu bieten. Dies kann dazu beitragen, eine positive Beziehung zu den Kunden aufzubauen und ihre allgemeine Zufriedenheit mit dem Unternehmen zu verbessern.
Flexibilität: Auf Voicemail kann von überall aus zugegriffen werden, was bedeutet, dass die Mitarbeiter Nachrichten abhören und Kundenanfragen beantworten können, auch wenn sie nicht im Büro sind. Dies kann dazu beitragen, die Antwortzeiten zu verbessern und sicherzustellen, dass Kundenanfragen nicht unbeantwortet bleiben.
Datenerfassung: Mit Hilfe von Voicemail können wertvolle Daten über Kundenanfragen und -beschwerden gesammelt werden, die Unternehmen helfen können, Trends und verbesserungswürdige Bereiche zu erkennen.
Aufbewahrung von Aufzeichnungen: Voicemail-Nachrichten können aufgezeichnet und zur späteren Verwendung gespeichert werden, was für Schulungszwecke oder die Beilegung von Streitigkeiten nützlich sein kann. So können Unternehmen sicherstellen, dass Kundenanfragen und -beschwerden ordnungsgemäß dokumentiert und nachverfolgt werden.
Mehrsprachige Unterstützung: Voicemail-Systeme können so programmiert werden, dass sie Menüoptionen und Ansagen in mehreren Sprachen anbieten, was Unternehmen dabei helfen kann, einem größeren Kundenkreis Unterstützung zu bieten. Dies kann dazu beitragen, die Kundenzufriedenheit und -treue zu verbessern und neue Märkte zu erschließen.
Insgesamt kann Voicemail ein wichtiges Instrument zur Verbesserung des Kundendienstes in einem Unternehmen sein. Indem sie den Kunden eine bequeme Möglichkeit bietet, Nachrichten zu hinterlassen und sich über Produkte oder Dienstleistungen zu erkundigen, kann Voicemail den Unternehmen helfen, die Effizienz, Personalisierung und Flexibilität ihres Kundendienstes zu verbessern.
Gesteigerte Produktivität und Effizienz
Indem Kunden die Möglichkeit haben, außerhalb der Geschäftszeiten oder bei Abwesenheit von Mitarbeitern Nachrichten zu hinterlassen, kann Voicemail dazu beitragen, dass Kundenanfragen und Beschwerden nicht übersehen oder überhört werden. Dies kann Unternehmen helfen, Zeit und Ressourcen zu sparen, da die Mitarbeiter nicht auf jede Anfrage in Echtzeit antworten müssen.
Voicemail kann auch die Effizienz verbessern, indem es Kundenanfragen und Beschwerden rationalisiert. Kunden können detaillierte Nachrichten hinterlassen, die vom zuständigen Mitarbeiter überprüft und priorisiert werden können, was Zeit spart und sicherstellt, dass Kundenanfragen zeitnah bearbeitet werden.
Außerdem kann Voicemail die Flexibilität und Erreichbarkeit verbessern, da die Mitarbeiter Nachrichten abhören und Kundenanfragen beantworten können, auch wenn sie nicht im Büro sind. Dies kann dazu beitragen, die Antwortzeiten zu verbessern und sicherzustellen, dass Kundenanfragen nicht unbeantwortet bleiben.
Voicemail kann auch dazu verwendet werden, wertvolle Daten über Kundenanfragen und -beschwerden zu sammeln, die Unternehmen helfen können, Trends und verbesserungswürdige Bereiche zu erkennen. Anhand dieser Informationen können Strategien zur Verbesserung des Kundendienstes und zur Behebung allgemeiner Probleme entwickelt werden, wodurch sich Produktivität und Effizienz weiter steigern lassen.
Kosteneinsparungen
Voicemail kann für Unternehmen auf verschiedene Weise Kosten sparen:
Der Bedarf an Vertretern, auf jede Anfrage in Echtzeit zu antworten, verringert sich.
Verbesserung der Effizienz und Rationalisierung der Abläufe.
Verringerung der Notwendigkeit, zusätzliche Vertreter einzustellen.
Bereitstellung wertvoller Daten für die Analyse.
Verringerung des Risikos, dass Kundenanfragen und -beschwerden übersehen werden oder verloren gehen.
Durch die Optimierung des Kundendienstes können Unternehmen Kosten sparen und ihre Ziele effektiver erreichen.
Alternativen zur Voicemail
Live-Antwortdienst
Live-Anrufbeantworter ermöglichen es Unternehmen, den Kundenservice persönlicher und menschlicher zu gestalten. Anstatt eine Nachricht auf einem Anrufbeantworter zu hinterlassen, werden die Kunden von einem Live-Mitarbeiter begrüßt, der ihnen bei ihrer Anfrage oder Beschwerde helfen kann.
Wenn der Anruf nicht von den Mitarbeitern Ihres Unternehmens entgegengenommen werden kann, wird er an einen externen Callcenter-Dienst weitergeleitet, wo ein Agent den Anruf entgegennimmt. Der Anruf kann aufgezeichnet werden, oder der Agent schickt Ihnen eine E-Mail, um Sie zu informieren und Ihnen die Einzelheiten mitzuteilen.
Es ist jedoch zu beachten, dass Live-Anrufbeantwortungsdienste teurer sind als Voicemail, da sie die Dienste eines Live-Mitarbeiters erfordern. Außerdem sind sie möglicherweise nicht für alle Unternehmen geeignet, insbesondere nicht für solche mit hohem Anrufaufkommen oder begrenzten Ressourcen.
Virtueller Empfangsmitarbeiter
Ein virtueller Empfangsmitarbeiter ist eine weitere Alternative zur Voicemail in Unternehmen, die viele Vorteile bietet. Ein virtueller Empfangsmitarbeiter ist ein Softwareprogramm, das künstliche Intelligenz (KI) und natürliche Sprachverarbeitung (NLP) nutzt, um mit Kunden auf personalisierte und reaktionsschnelle Weise zu interagieren, und das rund um die Uhr verfügbar ist.
Ein Anrufbeantworter kann dem Kundenservice eine persönlichere und professionellere Note verleihen. Die Kunden werden von einer virtuellen Rezeptionistin begrüßt, die ihnen bei ihren Anfragen oder Beschwerden in Echtzeit helfen kann. Die virtuelle Rezeptionistin kann auch so programmiert werden, dass sie den richtigen Ton und die richtige Sprache verwendet, um die Marke und die Werte des Unternehmens widerzuspiegeln, was die Professionalität des Unternehmens noch weiter erhöht.
Chatbot
Ein Chatbot ist ein KI-basiertes Softwareprogramm, das mit Kunden über Messaging-Plattformen oder Websites kommunizieren kann. Chatbots sind darauf ausgelegt, allgemeine Kundenanfragen zu beantworten und können schnelle, automatisierte Antworten auf Kundenanfragen geben.
Ein Vorteil des Einsatzes eines Chatbots als Alternative zur Voicemail ist, dass er eine sofortige Antwort auf Kundenanfragen geben kann, ohne dass die Kunden auf eine Antwort warten müssen.
Seien Sie sich bewusst, dass Chatbots für Ihr Unternehmen möglicherweise nicht nützlich sind, vor allem wenn es um komplexe oder spezielle Kundenanfragen und -beschwerden geht. Außerdem fehlt den Chatbots möglicherweise die menschliche Note und das Einfühlungsvermögen, das manche Kunden bei der Interaktion mit einem Unternehmen bevorzugen.
SMS-Nachrichtenübermittlung
SMS (Short Message Service) ermöglicht es Unternehmen, mit ihren Kunden per Textnachricht zu kommunizieren, was für einige Kunden eine bequemere und effizientere Methode der Kommunikation sein kann.
Ein Vorteil von SMS als Alternative zu Voicemail ist, dass sie eine schnelle, personalisierte und sofortige Kommunikation mit den Kunden ermöglicht. Die Kunden können Nachrichten auf ihren mobilen Geräten empfangen und beantworten, was die Kommunikation mit einem Unternehmen von unterwegs aus erleichtert.
Bei komplexen oder sensiblen Themen, die eine eingehendere Kommunikation erfordern, ist SMS jedoch möglicherweise nicht die beste Option. Außerdem ziehen manche Kunden die Sprachkommunikation der Textkommunikation vor.
So richten Sie Voicemail für Ihr Unternehmen ein
Auswahl eines Voicemail-Dienstleisters
Bei der Auswahl eines Voicemail-Dienstanbieters für Ihr Unternehmen müssen Sie mehrere Faktoren sorgfältig berücksichtigen. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Überlegungen, die Ihnen helfen, eine fundierte Entscheidung zu treffen:
Merkmale und Funktionen
Bestimmen Sie die Merkmale und Funktionen, die Sie für Ihr Unternehmen benötigen. Suchen Sie nach einem Anbieter, der anpassbare Ansagen, Anrufweiterleitung, Transkription und die Integration mit anderen Kommunikationskanälen anbietet.
Verlässlichkeit
Wählen Sie einen Anbieter mit einer zuverlässigen Infrastruktur und einer Betriebszeitgarantie, um sicherzustellen, dass Ihr Voicemail-Dienst für Ihre Kunden immer verfügbar ist.
Sicherheit
Wählen Sie einen Anbieter, der der Datensicherheit und der Einhaltung einschlägiger Vorschriften wie GDPR, HIPAA und PCI DSS Priorität einräumt.
Preisgestaltung
Prüfen Sie Preispläne und Optionen, um sicherzustellen, dass Sie den besten Gegenwert für Ihre Investition erhalten.
Kundenbetreuung
Suchen Sie nach einem Anbieter, der einen reaktionsschnellen und sachkundigen Kundendienst bietet, der Ihnen bei der Behebung von Problemen hilft und Ihren Voicemail-Dienst optimiert.
Benutzeroberfläche
Beurteilen Sie die Benutzeroberfläche und die Benutzerfreundlichkeit des Anbieters, um sicherzustellen, dass Sie Ihren Voicemail-Dienst problemlos verwalten und anpassen können.
Integration
Prüfen Sie, ob der Anbieter die Integration mit Ihren bestehenden Kommunikationskanälen und Anwendungen anbietet, um Ihre Geschäftsabläufe zu optimieren.
Konfigurieren Ihres Voicemail-Systems
Die Konfiguration Ihres Voicemail-Systems ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass es optimal funktioniert und Ihren Kunden das bestmögliche Erlebnis bietet. Bitte beachten Sie, dass der Vorgang je nach Telefon und Anbieter variieren kann. Anweisungen finden Sie im Handbuch Ihres Telefons oder auf der Website Ihres Anbieters.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie Ihr Voicemail-System so konfigurieren, dass es Ihren Anrufern ein nahtloses und professionelles Erlebnis bietet und die Kommunikation mit Ihren Kunden verbessert:
Richten Sie eine Begrüßung ein: Erstellen Sie eine professionelle Begrüßung, die Ihre Anrufer willkommen heißt und sie auffordert, eine Nachricht zu hinterlassen. Sie können auch wichtige Informationen wie Ihre Geschäftszeiten, die Website-URL und Kontaktinformationen einfügen.
Passen Sie Ihre Voicemail-Einstellungen an: Legen Sie fest, wie Ihr Voicemail-System funktionieren soll, einschließlich Optionen wie Anrufweiterleitung, Nachrichtenbenachrichtigungen und Richtlinien zur Aufbewahrung von Nachrichten.
Aktivieren Sie die Transkription: Falls verfügbar, aktivieren Sie die Voicemail-Transkription, um Sprachnachrichten automatisch in ein Textformat umzuwandeln, das die Überprüfung und Organisation erleichtert.
Testen Sie Ihr Voicemail-System: Testen Sie Ihr Voicemail-System, indem Sie eine Nachricht für sich selbst hinterlassen und die Qualität und Genauigkeit der Nachricht überprüfen.
Aktualisieren Sie Ihre Voicemail-Ansage: Aktualisieren Sie Ihre Voicemail-Ansage regelmäßig, um Änderungen Ihrer Geschäftszeiten, Dienstleistungen oder Kontaktinformationen zu berücksichtigen.
Überwachen Sie Ihr Voicemail-System: Überwachen Sie Ihr Voicemail-System regelmäßig, um sicherzustellen, dass es ordnungsgemäß funktioniert, und um etwaige technische Probleme oder Kundenbeschwerden zu lösen.
Das Einrichten von Voicemail auf einem Android-Telefon ist ein unkomplizierter Prozess. Die genauen Schritte können je nach Marke und Modell Ihres Android-Telefons sowie Ihres Mobilfunkanbieters variieren. Wenn Sie auf Probleme stoßen, können Sie das Benutzerhandbuch Ihres Telefons zu Rate ziehen oder den Kundendienst Ihres Mobilfunkanbieters um Hilfe bitten.
Hier sind die allgemeinen Schritte, die Sie befolgen sollten:
Öffnen Sie die Telefon-App.
Tippen Sie auf die Schaltfläche “Tastatur”.
Drücken und halten Sie die Nummer eins, um Ihren Voicemail-Dienst anzurufen.
Wenn Ihr Anrufbeantworter bereits eingerichtet ist, werden Sie nach einer PIN gefragt. Sie können sie zurücksetzen, wenn Sie sie vergessen haben.
Wenn Sie Ihre Voicemail nicht eingerichtet haben, hören Sie die Meldung “Auf der Karte ist keine Voicemail-Nummer gespeichert”.
Folgen Sie den Anweisungen, um Ihre Voicemail einzurichten.
Legen Sie auf.
Drücken und halten Sie erneut die Nummer eins. Geben Sie Ihre PIN ein. Sie sind bereit!
Hinweis: Wenn Sie noch nie einen Anrufbeantworter eingerichtet haben, müssen Sie ihn möglicherweise erst aktivieren, indem Sie Ihren Telefonanbieter anrufen.
Einrichten von Voicemail auf iOS
Das Einrichten von Voicemail auf einem iOS-Gerät, z. B. einem iPhone oder iPad, ist ein einfacher Vorgang. Die genauen Schritte können je nach der verwendeten iOS-Version und Ihrem Mobilfunkanbieter variieren. Wenn Sie auf Probleme stoßen, können Sie im iOS-Benutzerhandbuch nachsehen oder den Kundendienst Ihres Mobilfunkanbieters um Hilfe bitten. Hier sind die allgemeinen Schritte, die Sie befolgen sollten:
Navigieren Sie von einem Startbildschirm aus: Telefon-App > Voicemail (unten rechts) -> Wenn Sie zu einem iPhone wechseln, werden Sie möglicherweise an das automatische Voicemail-System weitergeleitet. Wenn dies der Fall ist, folgen Sie den Sprachanweisungen. Falls dies nicht möglich ist, können Sie *86 wählen, um die Einrichtung manuell vorzunehmen.
Tippen Sie auf “Jetzt einrichten” -> Wenn das Pop-up-Fenster “Jetzt einrichten” nicht erscheint, wurde Ihre Voicemail bereits eingerichtet. Tippen Sie einfach auf “Begrüßung” oben links im Bildschirm “Voicemail” und beginnen Sie bei Schritt 6.
Geben Sie ein Passwort ein und tippen Sie dann auf Fertig -> Das Passwort muss zwischen 4 und 6 Ziffern lang sein.
Geben Sie das Kennwort erneut ein und tippen Sie dann auf “Fertig”.
Tippen Sie auf Benutzerdefiniert, um eine Ansage aufzunehmen -> Um eine Standardansage von Verizon zu verwenden, tippen Sie auf (Häkchen) Standard.
Tippen Sie auf Aufnehmen, um zu beginnen.
Wenn Sie fertig sind, tippen Sie auf Stopp.
Tippen Sie zum Abschluss auf “Fertig” oder “Speichern”.
Hinweis: Wenn Sie noch nie einen Anrufbeantworter eingerichtet haben, müssen Sie ihn möglicherweise erst aktivieren, indem Sie Ihren Telefonanbieter anrufen.
Bewährte Praktiken für die Verwendung von Voicemail im Unternehmen
Halten Sie es kurz und einfach
Im Geschäftsleben ist es wichtig, die Voicemail-Ansage kurz und einfach zu halten. Eine Voicemail-Ansage ist oft der erste Kontakt, den ein Kunde oder Klient mit einem Unternehmen hat, und eine lange, verworrene Ansage kann einen negativen Eindruck hinterlassen.
Eine kurze und prägnante Begrüßung kann dazu beitragen, dass die Anrufer eine klare Botschaft erhalten und bei Bedarf schnell eine Nachricht hinterlassen können. Eine einfache Begrüßung kann auch dazu beitragen, Professionalität und Effizienz zu vermitteln, die wichtige Faktoren beim Aufbau von Vertrauen bei Kunden und Klienten sein können.
Darüber hinaus kann eine prägnante Voicemail-Ansage dazu beitragen, Zeit zu sparen und die Produktivität zu steigern, da Anrufer durch eine langatmige Nachricht weniger frustriert oder verwirrt werden können.
Seien Sie professionell und höflich
Eine professionelle und höfliche Begrüßung kann dazu beitragen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen und Vertrauen bei Ihren Kunden aufzubauen.
Achten Sie bei der Aufnahme Ihrer Voicemail-Begrüßung darauf, dass Sie deutlich sprechen und Ihre Worte deutlich aussprechen. Verwenden Sie einen freundlichen und einladenden Tonfall. Vermeiden Sie umgangssprachliche Ausdrücke und achten Sie darauf, dass Ihre Ansage frei von Hintergrundgeräuschen oder Ablenkungen ist.
Neben einem professionellen und höflichen Auftreten ist es auch wichtig, dass Sie Ihre Voicemail-Ansage kurz und bündig halten.
Geben Sie klare Anweisungen und relevante Informationen
Der Zweck einer Voicemail-Begrüßung ist es, den Anrufer darüber zu informieren, dass die Person, die er zu erreichen versucht, nicht erreichbar ist, und ihm Anweisungen für das weitere Vorgehen zu geben.
Eine klare und prägnante Begrüßung kann Zeit sparen und sowohl dem Anrufer als auch dem Empfänger Frustration ersparen. Es ist wichtig, Informationen wie den Namen des Unternehmens oder der Organisation, den Namen der Person, die der Anrufer zu erreichen versucht, und andere relevante Details wie Bürozeiten oder alternative Kontaktmöglichkeiten anzugeben.
Außerdem ist es wichtig, klare Anweisungen zu geben, wie eine Nachricht zu hinterlassen ist, einschließlich Aufforderungen an den Anrufer, deutlich zu sprechen und seinen Namen und seine Kontaktinformationen zu hinterlassen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Empfänger die Nachricht leicht erreichen und beantworten kann, was die Kommunikation und die allgemeine Effizienz im Unternehmen verbessert.
Unverzügliche Beantwortung von Voicemail-Nachrichten
Wenn ein Kunde oder Klient eine Nachricht hinterlässt, erwartet er eine zeitnahe Antwort. Verspätete Antworten können den Eindruck eines schlechten Kundendienstes erwecken und zu Frustration oder Unzufriedenheit führen.
Daher ist es wichtig, ein System einzurichten, mit dem Sprachnachrichten regelmäßig überprüft und umgehend beantwortet werden. Dies kann erreicht werden, indem eine bestimmte Person oder ein Team mit der Verwaltung von Voicemail-Nachrichten betraut wird und ein Protokoll für die Beantwortung von Nachrichten innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erstellt wird.
Auf diese Weise können Unternehmen ihr Engagement für einen qualitativ hochwertigen Kundendienst unter Beweis stellen und ihren Ruf bei Kunden und Auftraggebern verbessern.
Verwenden Sie Voicemail für die Kommunikation nach Geschäftsschluss
Die Verwendung von Voicemail für die Kommunikation nach Geschäftsschluss kann für Unternehmen eine nützliche Praxis sein. Sie ermöglicht es den Kunden, auch nach den Geschäftszeiten Nachrichten und Anfragen zu hinterlassen, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führen kann. Dies kann durch eine Nachricht auf der Website des Unternehmens, im Telefonbuch oder in der Voicemail-Ansage selbst geschehen.
Es ist jedoch wichtig, dass in der Begrüßungsansage auf der Mailbox deutlich auf die Betriebszeiten hingewiesen wird und dass sich die Antwortzeit außerhalb der Geschäftszeiten verzögern kann. Für Unternehmen ist es außerdem wichtig, dass sie die Nachrichten auf der Mailbox nach Geschäftsschluss regelmäßig abrufen und umgehend beantworten, um ein hohes Maß an Kundenservice zu gewährleisten.
Voicemail-Beispiele und -Vorlagen
Beispiele für Voicemail-Ansagen für verschiedene Szenarien
Die Anpassung Ihrer Voicemail-Ansage an verschiedene Szenarien ist ein wichtiger Aspekt effektiver Kommunikation im Geschäftsleben. Sie zeigt, dass Sie professionell und höflich sind und auf die Bedürfnisse Ihrer Anrufer eingehen. Indem Sie Ihre Ansage auf die jeweilige Situation abstimmen, können Sie sicherstellen, dass Sie relevante Informationen liefern, den richtigen Ton treffen und das richtige Image für Ihr Unternehmen vermitteln.
Sie sind im Urlaub
Wenn Sie z. B. im Urlaub sind, sollte Ihre Voicemail-Ansage widerspiegeln, dass Sie nicht erreichbar sind, und Auskunft darüber geben, wann Sie zurückkehren werden.
“Hallo, hier ist [Ihr Name] von [Name des Unternehmens]. Ich bin derzeit nicht im Büro und genieße eine dringend benötigte Auszeit. Ich werde am [Datum einfügen] zurückkehren. Wenn Sie sofortige Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an [Name und Telefonnummer der Person, die sie unterstützen kann]. Andernfalls hinterlassen Sie bitte Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und eine kurze Nachricht, und ich werde Sie nach meiner Rückkehr zurückrufen. Vielen Dank für Ihren Anruf”.
Sie befinden sich in einem Gespräch oder einer Besprechung
Wenn Sie hingegen in einer Besprechung oder einem Telefonat sind und nicht ans Telefon gehen können, sollte Ihre Voicemail darauf hinweisen, dass Sie gerade nicht erreichbar sind, den Anruf aber so bald wie möglich zurückrufen werden.
“Hallo, hier ist [Ihr Name] bei [Name des Unternehmens]. Ich kann Ihren Anruf derzeit nicht entgegennehmen. Wenn Sie sofortige Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an [Name und Telefonnummer der Person, die Ihnen weiterhelfen kann]. Andernfalls hinterlassen Sie bitte Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und eine kurze Nachricht, und ich rufe Sie so bald wie möglich zurück. Vielen Dank für Ihren Anruf”.
Begrüßung während der Geschäftszeiten
“Hallo, Sie haben [Name des Unternehmens] erreicht. Unser Büro ist derzeit geöffnet und wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und eine kurze Nachricht, damit wir Sie so schnell wie möglich zurückrufen können. Vielen Dank für Ihren Anruf.”
Begrüßung nach Geschäftsschluss
“Vielen Dank für Ihren Anruf bei [Name des Unternehmens]. Unser Büro ist derzeit geschlossen. Unsere Geschäftszeiten sind [Stunden einfügen], Montag bis Freitag. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und eine kurze Nachricht, und wir rufen Sie am nächsten Arbeitstag zurück. Vielen Dank für Ihren Anruf”.
Personalisierter Gruß
“Hallo, hier ist [Ihr Name] bei [Name des Unternehmens]. Im Moment kann ich Ihren Anruf nicht entgegennehmen, aber ich würde mich gerne mit Ihnen in Verbindung setzen. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und den Grund Ihres Anrufs, und ich werde Sie so schnell wie möglich zurückrufen. Vielen Dank für Ihren Anruf”.
In allen Fällen erhält der Anrufer klare und relevante Informationen, was dazu beitragen kann, Frustrationen zu verringern und die Erfahrungen mit Ihrem Unternehmen zu verbessern.
Darüber hinaus kann die Anpassung Ihrer Voicemail-Ansage an verschiedene Szenarien auch dazu beitragen, das richtige Image für Ihr Unternehmen zu vermitteln. Eine professionelle und höfliche Ansage kann einen positiven Eindruck bei den Anrufern hinterlassen und dazu beitragen, Vertrauen und Glaubwürdigkeit aufzubauen. Eine unprofessionelle oder verwirrende Ansage hingegen kann einen negativen Eindruck hinterlassen und Ihrem Ruf schaden.
Wenn Sie erfahren möchten, warum es notwendig ist, Voicemail-Ansagen in Ihrem Unternehmen zu verwenden, und wie Sie diese am besten aufnehmen, klicken Sie einfach auf diesen Link. Sie werden 8 nützliche Beispiele für Voicemail-Ansagen für verschiedene Szenarien finden.
Voicemail-Vorlagen für verschiedene Branchen
Die Erstellung einer professionellen Voicemail-Ansage ist für Unternehmen in allen Branchen wichtig. Hier finden Sie einige Beispiele für Voicemail-Vorlagen für verschiedene Branchen:
Medizinische Industrie “Hallo, dies ist der Anrufbeantworter von (Name), einem Gesundheitsdienstleister in (Name der Klinik/des Krankenhauses). Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht mit Ihrem Namen, Ihren Kontaktdaten und dem Grund Ihres Anrufs, und ich werde Sie so schnell wie möglich zurückrufen. Wenn es sich um einen Notfall handelt, legen Sie bitte auf und rufen Sie 911 an.
Anwaltsbranche “Vielen Dank für Ihren Anruf bei (Name der Anwaltskanzlei). Hier ist (Name), ein Anwalt der Kanzlei. Ich kann Ihren Anruf im Moment nicht entgegennehmen, aber bitte hinterlassen Sie eine Nachricht mit Ihrem Namen, Ihren Kontaktinformationen und einer kurzen Beschreibung Ihrer Rechtsangelegenheit, und ich werde Sie so schnell wie möglich zurückrufen. Ich danke Ihnen.”
Immobilienbranche “Hallo, dies ist der Anrufbeantworter von (Name), einem Immobilienmakler bei (Name der Agentur). Ich kann Ihren Anruf derzeit nicht entgegennehmen, aber bitte hinterlassen Sie eine ausführliche Nachricht mit Ihrem Namen, Ihrer Telefonnummer und allen Fragen oder Anliegen, die Sie haben. Ich werde Sie umgehend zurückrufen. Vielen Dank für Ihr Interesse.”
Finanzbranche “Vielen Dank für Ihren Anruf bei (Name des Unternehmens). Hier ist (Name), ein Finanzberater des Unternehmens. Ich bin im Moment nicht erreichbar, aber bitte hinterlassen Sie eine Nachricht mit Ihrem Namen, Ihrer Telefonnummer und einer kurzen Beschreibung Ihrer finanziellen Bedürfnisse oder Fragen. Ich werde Sie so schnell wie möglich zurückrufen. Vielen Dank, dass Sie sich für (Name des Unternehmens) entschieden haben”.
Technologiebranche “Hallo, dies ist der Anrufbeantworter von (Name), einem Spezialisten für technischen Support bei (Name des Unternehmens). Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht mit Ihrem Namen, Ihren Kontaktdaten und einer kurzen Beschreibung Ihres technischen Problems oder Ihrer Frage, und ich werde Sie so schnell wie möglich zurückrufen. Vielen Dank.”
Es ist wichtig, dass Sie Ihre Voicemail-Ansage an Ihre Branche und die Art der Anrufe, die Sie erhalten, anpassen. Durch die Verwendung einer professionellen Voicemail-Vorlage können Sie sicherstellen, dass die Anrufer die notwendigen Informationen erhalten und sich sicher fühlen, eine Nachricht zu hinterlassen.
Voicemail-Vorlagen für verschiedene Abteilungen
Es kann auch wichtig sein, Voicemail-Vorlagen für verschiedene Abteilungen innerhalb eines Unternehmens zu haben. Jede Abteilung kann besondere Bedürfnisse oder Anliegen haben, die in ihrer Voicemail-Ansage angesprochen werden sollten.
Betrachten wir ein Beispiel eines Softwareunternehmens:
Allgemeine Voicemail-Ansage eines Softwareunternehmens “Vielen Dank für Ihren Anruf bei (Name des Unternehmens). Es tut uns leid, dass wir Ihren Anruf verpasst haben. Unser Team ist derzeit mit der Betreuung anderer Kunden beschäftigt. Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht mit Ihrem Namen, Ihrer Telefonnummer und dem Grund Ihres Anrufs, und wir werden Sie so schnell wie möglich zurückrufen. Vielen Dank.”
Voicemail-Ansage der Vertriebsabteilung “Vielen Dank für Ihren Anruf in der Vertriebsabteilung von (Name des Unternehmens). Wenn Sie mehr über unsere Softwarelösungen erfahren möchten, hinterlassen Sie bitte eine ausführliche Nachricht mit Ihrem Namen, Ihrer Telefonnummer und dem Grund Ihres Anrufs. Einer unserer Vertriebsmitarbeiter wird sich in Kürze mit Ihnen in Verbindung setzen. Vielen Dank!”
Voicemail-Ansage für den technischen Support “Hallo, Sie sind mit dem technischen Support-Team von (Name des Unternehmens) verbunden. Unsere Techniker betreuen gerade andere Kunden. Wenn Sie technische Probleme mit unserer Software haben, hinterlassen Sie bitte eine Nachricht mit Ihrem Namen, Ihrer Telefonnummer und einer detaillierten Beschreibung des Problems, das Sie haben. Wir werden uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden, um Ihnen zu helfen. Vielen Dank!”
Voicemail-Ansage des Kundendienstes “Vielen Dank, dass Sie den (Name des Unternehmens) Kundenservice anrufen. Wenn Sie Fragen oder Bedenken bezüglich unserer Software haben, hinterlassen Sie bitte eine Nachricht mit Ihrem Namen, Ihrer Telefonnummer und einer detaillierten Beschreibung Ihres Anliegens. Unser Kundendienstteam wird sich so schnell wie möglich bei Ihnen melden, um Ihnen zu helfen. Vielen Dank!”
Voicemail-Ansage der Marketingabteilung “Hallo, Sie sind mit der Marketingabteilung von (Name des Unternehmens) verbunden. Wenn Sie ein Mitglied der Presse sind oder sich über unsere Marketingaktivitäten informieren möchten, hinterlassen Sie bitte eine Nachricht mit Ihrem Namen, Ihrer Telefonnummer und dem Grund Ihres Anrufs. Einer unserer Marketingmitarbeiter wird sich in Kürze mit Ihnen in Verbindung setzen. Vielen Dank.”
Durch die Anpassung von Voicemail-Vorlagen an die Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Kunden die wichtigsten und hilfreichsten Informationen erhalten, was die Kundenzufriedenheit und -bindung verbessern kann. Darüber hinaus können standardisierte Voicemail-Vorlagen für jede Abteilung dazu beitragen, die Konsistenz der Nachrichtenübermittlung und des Markenauftritts im gesamten Unternehmen zu gewährleisten.
So richten Sie VoIPstudio Voicemail ein
VoIPstudio bietet Ihnen eine einfache und schnelle Konfiguration des Voicemail-Dienstes über die Desktop-App oder das Benutzer-Dashboard. Klicken Sie einfach auf die Einstellungen -> Voicemail.
Es verfügt über viele fortschrittliche Funktionen, unter denen die folgenden hervorstechen:
Hier können Sie die Klingelzeit einstellen, bevor die Voicemail ausgelöst wird.
Sie können die Sprachansage auch mit einer voraufgezeichneten Nachricht oder mit der Text-to-Speech-Funktion anpassen oder unterwegs eine Ansage aufnehmen.
Ermöglicht eine E-Mail-Benachrichtigung an eine oder mehrere E-Mail-Adressen. Diese E-Mail enthält die Details des Anrufs, die MP3-Datei mit der Aufzeichnung und die Transkription in Text.
Sie können über die VoIPstudio-App mit Fernzugriff auf die Voicemail zugreifen.
Konfigurationen nach Geschäftszeiten: ermöglicht es Ihnen, die Aktivierung der Sprachmailbox außerhalb der Geschäftszeiten zu konfigurieren (z. B. mit einer Sprachnachricht, die über die Geschäftszeiten informiert) und Anrufe, die während der Geschäftszeiten nicht angenommen werden können, auf eine andere Mailbox umzuleiten.
Interaktive IVR-Mailbox. Der Benutzer kann zwischen verschiedenen Optionen wählen, bevor er eine Nachricht hinterlässt.
Voicemail-Zugang über API
VoIPstudio verfügt über eine REST-API, die für alle Kunden zugänglich ist. Dank dieser können Sie mit den verschiedenen Funktionen der Telefonanlage interagieren. Voicemail ist da keine Ausnahme. Die API ermöglicht es zum Beispiel, Ihre Kundendatensätze in Ihrem CRM automatisch zu aktualisieren.
Wenn Ihr Unternehmen auf Vorfälle spezialisiert ist und ein Kunde Ihnen eine Nachricht auf der Voicemail mit einem neuen Problem hinterlässt, könnte das CRM die Kundendatei mit der hinterlassenen Voicemail-Nachricht aktualisieren. Oder wenn dem Kunden ein Techniker zugewiesen ist, könnten Sie ihm automatisch eine Benachrichtigung mit dem Audio der Sprachnachricht und der Transkription in Text senden.
Automatisierungen in Ihrer Voicemail mit Zapier einrichten
Eine andere Möglichkeit wäre die Verwendung von Zapier, um einfach zu automatisieren, wenn Sie eine neue Nachricht erhalten. Sie müssen nur unseren Auslöser “Neue Sprachnachricht” verwenden.
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