Im Zeitalter der sozialen Medien und der durchgehenden Vernetzung kann es verlockend sein, Ihren Voicemail-Service abzuschalten. Denn wenn Kunden Sie über Twitter oder Facebook kontaktieren können, wer braucht dann noch Voicemail, oder? Falsch!
Selbst wenn Sie all diese Möglichkeiten anbieten, ziehen es viele Kunden immer noch vor, Sie anzurufen. Während Sie sich bemühen, das beste Kundenerlebnis zu bieten, wird es Situationen geben, in denen Sie Anrufe nicht beantworten können. Wenn Sie keine professionelle Voicemail-Ansage haben, werden die Anrufer einfach auflegen. Die meisten von ihnen werden sich nicht die Mühe machen, Sie zurückzurufen und werden eher die Konkurrenz anrufen.
Mit ein wenig Zeit und Mühe können Sie diese Situation zu Ihrem Vorteil nutzen und sie als Gelegenheit nutzen, eine Beziehung zu potenziellen Kunden aufzubauen. Ihr Publikum wird ein Unternehmen mit einer professionellen Voicemail-Begrüßung respektieren, vor allem, wenn Sie sich später mit ihnen in Verbindung setzen.
Der Zweck von Business-Voicemail-Ansagen
Wann haben Sie das letzte Mal Ihre geschäftliche Voicemail-Ansage aktualisiert? Es ist nicht etwas, womit sich Geschäftsinhaber beschäftigen, es sei denn, es wird zu einem Problem. Das Einrichten von verschiedenen Voicemail-Ansagen ist besonders einfach mit einer mdernen VoIP-Telefonanlage. Hier ist eine schnelle Methode, um herauszufinden, ob Ihre aktuelle Ansage für Sie funktioniert:
- Finden Sie heraus, wie viele Anrufe Sie regelmäßig (täglich oder wöchentlich) erhalten, bei denen die Anrufer nicht mit einer Person sprechen können oder aufgrund langer Wartezeiten auflegen
- Verfolgen Sie, wie viele Voicemail-Nachrichten von Anrufern bei Ihren Servicenummern hinterlassen werden
Wenn Sie 10 verpasste Anrufe pro Tag erhalten und nur 2 Anrufer eine Nachricht hinterlassen, dann erfüllt Ihre aktuelle Ansage nicht ihren Zweck. Ihr Ziel ist es, sicherzustellen, dass Kunden ihre Kontaktinformationen hinterlassen, damit Sie sie zurückrufen können. Aus Sicht des Kunden ist das Hinterlassen einer Voicemail-Nachricht sicherlich nicht ideal, aber es ist besser als die Frustration, nicht zu wissen, wann oder wie man das Unternehmen wieder kontaktieren soll.
Eine gute Business-Voicemail-Begrüßung erzeugt einen positiven Eindruck beim Kunden, egal ob er das erste oder fünfzehnte Mal bei Ihrem Unternehmen anruft.
Was man in einer geschäftlichen Voicemail-Ansage sagen sollte
Am allermindesten sollten Sie den Namen der Person oder der Abteilung und den Firmennamen nennen, damit der Anrufer weiß, dass er an der richtigen Stelle ist. Sie könnten einen Grund nennen, warum Sie nicht ans Telefon gehen, z.B. dass Sie gerade nicht im Büro sind oder dass alle Ihre Servicemitarbeiter mit Kunden beschäftigt sind. Aber Sie sollten sich auf jeden Fall entschuldigen, dass Sie nicht sofort mit dem Kunden sprechen können.
Abhängig davon, welche Art von Begrüßung Sie verwenden, können Sie auch Informationen einfügen wie:
- Geschäftszeiten, wenn Sie eine Ansage außerhalb der Öffnungszeiten aufnehmen.
- Neueste Angebote, wenn die Ansage für die Verkaufs- oder Serviceabteilung ist.
- Alternative Kontaktinformationen wie eine E-Mail-Adresse oder eine Website für eine allgemeine Nummer.
Schließlich sollten Sie die Anrufer auffordern, eine Nachricht zu hinterlassen. Es mag intuitiv erscheinen, aber viele Leute legen auf, anstatt eine Nachricht zu hinterlassen, wenn Sie sie nicht dazu auffordern. Versichern Sie ihnen, dass Sie sie in ein oder zwei Werktagen zurückrufen werden und halten Sie dieses Versprechen auch ein.
Tipps zur Aufnahme von geschäftlichen Voicemail-Ansagen
Wenn Sie eine Voicemail-Ansage für eine Person wie einen Manager oder Geschäftsführer aufnehmen wollen, dann ist es völlig in Ordnung, die Person zu bitten, ihre eigene Ansage aufzunehmen. Aber für geschäftliche Voicemail-Ansagen, z.B. für Ihre Vertriebs- oder Serviceabteilung, sollten Sie einen Profi beauftragen. Wenn Sie keine professionellen Sprecher beauftragen, stellen Sie zumindest sicher, dass die gleiche Person alle Ansagen aufnimmt, um Konsistenz zu gewährleisten.
Die Begrüßung sollte in hoher Audioqualität ohne Verzerrungen oder Hintergrundgeräusche erfolgen. Vermeiden Sie Jargon und verwenden Sie Ausdrücke, die Ihrem Publikum vertraut und angenehm sind. Wenn Ihr Zielpublikum mehrsprachig ist, müssen Sie eventuell mehrere Versionen in verschiedenen Sprachen aufnehmen.
Hier sind ein paar Richtlinien zur Aufnahme einer professionellen Voicemail-Ansage:
- Verwenden Sie keine Phrasen aus der Konserve wie z.B. “Ihr Anruf ist uns sehr wichtig. Die meisten Leute mögen das nicht, da es überbeansprucht ist und unaufrichtig klingt. Sprechen Sie stattdessen den Anrufer direkt an und sagen Sie: “Wir möchten Ihre Zeit nicht in der Warteschleife verschwenden, also hinterlassen Sie bitte eine Nachricht.”
- Vergessen Sie nie, die Person oder Abteilung zu erwähnen, deren Voicemail sie erreicht hat. Voicemails können oft unpersönlich anfühlen, also tragen Sie nicht zur Frustration des Kunden bei.
- Entschuldigen Sie sich dafür, dass Sie den Anruf nicht entgegengenommen haben, aber vermeiden Sie auch hier klischeehafte Worte. Verwenden Sie eine warme Stimme und klingen Sie aufrichtig, wenn Sie es sagen. Versuchen Sie, einen unpersönlichen und monotonen Ton zu vermeiden.
- Vermeiden Sie es, zu viele Details hinzuzufügen. Wenn Sie Alternativen anbieten wollen, halten Sie es einfach, wie eine Website oder eine andere Telefonnummer. Anrufer müssen in der Begrüßung nicht Ihre Geschäftszeiten, eine Wegbeschreibung zu Ihrem Büro und all Ihre Social-Media-Informationen erfahren.
- Halten Sie die Begrüßung kurz, am besten innerhalb von 25 Sekunden. Andernfalls bleibt man nicht lange genug am Apparat, um Ihnen eine Nachricht zu hinterlassen.
- Laden Sie den Anrufer immer dazu ein, eine Nachricht zu hinterlassen und vergessen Sie nicht zu erwähnen, wann und wie Sie ihn zurückrufen werden.
- Versuchen Sie, Humor oder andere persönliche Anspielungen zu vermeiden, es sei denn, Sie wissen, dass es die Werte Ihrer Marke widerspiegelt. Wenn Sie denken, dass auch nur ein Anrufer sich vor den Kopf gestoßen fühlen könnten, ist es besser, eine geradlinige Sprache zu verwenden.
Testen und aktualisieren Sie die Voicemail-Ansagen
Wenn Sie die verschiedenen Ansagen aufgenommen haben, ist es Zeit, sie zu testen. Warten Sie nicht darauf, dass Kunden anrufen und Ihnen eine Nachricht hinterlassen. Bitten Sie Mitarbeiter oder andere vertrauenswürdige Kontakte, Ihre Nummer anzurufen und sich die Voicemail-Ansage anzuhören. Hören Sie auf deren Feedback. Wenn sie sagen, dass die Lautstärke zu niedrig ist oder der Sprecher zu schnell spricht, um sie zu verstehen, müssen Sie möglicherweise Anpassungen vornehmen.
Achten Sie darauf, Ihre geschäftlichen Voicemail-Ansagen bei Bedarf zu aktualisieren. Mit der Zeit wird Ihr Unternehmen wachsen und sich verändern. Auch Ihr Publikum kann sich verändern. So kann eine Ansage, die gut funktioniert hat, als Sie ein kleines Unternehmen mit 2 Mitarbeitern waren, unpassend sein, wenn Sie eine Kundendienstabteilung mit 10 Mitarbeitern haben!
Erinnern Sie sich daran, dass Sie unterschiedliche Voicemail-Ansagen für verschiedene Zwecke benötigen. Sie können nicht die gleiche für einen Mitarbeiter und eine ganze Abteilung verwenden. Eine Urlaubs- oder Feiertags-Voicemail-Ansage benötigt möglicherweise andere Inhalte als eine Nachricht außerhalb der Geschäftszeiten.
Beispiel für professionelle Ansagen
Hallo, Sie haben die Abteilung “X” der Firma “ABC” erreicht. Wir können Ihren Anruf im Moment nicht entgegennehmen, aber bitte hinterlassen Sie Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen. Eines unserer Teammitglieder wird sich innerhalb von 24 Stunden mit Ihnen in Verbindung setzen.
Danke für Ihren Anruf bei “Firmenname”. Alle unsere Repräsentanten helfen derzeit unseren Kunden, “Ziel” zu erreichen. Bitte hinterlassen Sie uns Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und Ihre Nachricht nach dem Signalton, und wir werden Ihnen innerhalb der nächsten 24 Stunden helfen. Wir wünschen Ihnen einen schönen Tag.
Sie können auch eine Website oder E-Mail-Adresse angeben, die sie verwenden können, oder eine andere Telefonnummer, falls es sich um einen Notfall handelt.
Beispiel für Urlaubsgrüße
Urlaubsansagen sind wichtig, denn Ihre Anrufer möchten wissen, wann Sie wieder geöffnet haben oder wann sie eine Antwort erwarten können.
Hallo, Sie haben “Name” bei “Firma” erreicht. Unser Büro ist bis zum “X-Datum” geschlossen, aber bitte hinterlassen Sie uns Ihren Namen und Ihre Telefonnummer und unser Team wird sich so schnell wie möglich bei Ihnen melden. Genießen Sie “X Feiertag” und vielen Dank für Ihren Anruf!
Frohe Feiertage! Sie haben “X Firma” erreicht. Wir können gerade nicht ans Telefon gehen, werden uns aber nach den Feiertagen am “Datum” bei Ihnen melden. Bitte hinterlassen Sie unbedingt Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und eine kurze Nachricht. Vielen Dank.
Beispiel für persönliche Grüße
Wenn Ihre Mitarbeiter eine enge und direkte Beziehung zu den Kunden haben, dann kann die Voicemail-Ansage dies widerspiegeln. Wenn nicht, ist eine allgemeinere Begrüßung angebracht.
Hallo, Sie haben “Name” bei “Firma” erreicht. Ich helfe “Art der Firma” dabei, “Ziele oder Ergebnisse” zu erreichen. Hinterlassen Sie Ihren Namen und Ihre Nummer, und wir können besprechen, wie Sie ähnliche Ergebnisse für Ihr Unternehmen erreichen können.
Hallo, Sie haben “Name” bei “Firma” erreicht. Ich bin von “Datum” bis “Datum” im Urlaub. Bitte kontaktieren Sie “Kollege” unter “Nummer” oder senden Sie eine E-Mail an “E-Mail-Adresse”. Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag und wir sehen uns in “Y Tagen oder Monat”.
Außerdienstliche Grüße
Wenn Sie eine Ansage für Zeiten aufnehmen, in denen Ihr Büro geschlossen ist, werden die Anruferalternative Kommunikationsmittel zu schätzen wissen. Geben Sie also unbedingt Ihre Website, E-Mail-Adresse oder Social-Media-Seiten an. Fügen Sie nicht jede verfügbare Option ein, halten Sie es kurz und einfach.
Hallo, Sie haben “Firma XYZ” erreicht. Wir sind derzeit geschlossen und unsere Bürozeiten sind von “x Uhr” bis “x Uhr” “Zeitzone”. Bitte besuchen Sie uns auf der “Firmen-Website” für weitere Informationen oder hinterlassen Sie uns Ihren Namen und Ihre Telefonnummer und wir rufen Sie am “Tag X” zurück. Vielen Dank für Ihren Anruf bei “X Firma”.
Danke für Ihren Anruf bei “Firmenname”. Wir können Ihren Anruf derzeit nicht entgegennehmen, da unsere Bürozeiten “Geschäftszeiten” von Montag bis Freitag sind. Sie können uns jederzeit über den Live-Chat auf unserer Website “URL” kontaktieren und unser Geschäft ist an Wochenenden von “X Zeit bis Y Zeit” geöffnet. Wenn Sie möchten, dass wir Sie zurückrufen, dann hinterlassen Sie bitte Ihren Namen und Ihre Nummer nach dem Signalton.
Nutzen Sie VoIPstudio in der Telefonanlage Ihres Unternehmens und wir helfen Ihnen, die besten Voicemail-Ansagen einzurichten.
