die VoIP-Telefonanlage – eine Anleitung für Nicht-Techniker

Gepostet am: 2020-03-05 | Kategorien: VoIP für Büros VoIP für kleine Unternehmen und Freiberufler

Sie benötigen eine neue Telefonanlage für Ihr Büro oder Ihr kleines Unternehmen? Normalerweise kümmern Sie sich um Ihr Geschäft, sodass die Auswahl einer Telefonanlage für Sie Neuland ist?

Kein Problem. Dieser bewusst einfach gehaltene Guide führt Sie Schritt für Schritt durch alle Fragen.

Was gibt es für Telefonanlagen in 2020

Wenn Sie sich aktuell mit der Frage nach einer Telefonanlage beschäftigen und Technik normalerweise nicht Ihr Gebiet ist, reicht eine Unterscheidung am Anfang völlig aus. Sie können eine Telefonanlage in die Gruppe Hardware und in die Gruppe Software unterscheiden. Anlagen der zweiten Gruppen werden auch als Cloud-Telefonanlage bezeichnet.
Vielleicht haben Sie bei Ihren Erkundigungen auch noch von ISDN-Anlagen gehört. Damit sind meistens Anlagen der Gruppe Hardware gemeint. Zudem ist ISDN als Merkmal nicht mehr wichtig. Warum erklärt der nächste Absatz.

Zusammenfassung:
Für den Moment reicht das Wissen, dass es zwei Arten von Telefonanlagen gibt – Hardware und Softwarebasiert.

Ein kurzer Ausflug in die Technik – VoIP

Warum ist ISDN nicht mehr als Kriterium wichtig, wenn viele davon sprechen? Ganz einfach. Der aktuelle Standard ist VoIP. Mit dieser Abkürzung, die für Voice over IP steht, meint man ganz vereinfacht die Umwandlung von Ihrer Stimme in ein Datenpaket, das über das Internet zum Gesprächspartner gelangt und dann wieder zu Ihrer Stimme wird.
VoIP wird in Deutschland von allen Telefonanbietern als Standard aktuell eingeführt. Das geschieht automatisch. Für Sie ist wichtig zu wissen, dass ISDN abgelöst wird und VoIP der neue Standard ist. Wenn Sie also eine Telefonanlage wechseln oder neu anschaffen, ist es empfehlenswert gleich eine VoIP-Telefonanlage auszuwählen.

Zusammenfassung:
Neben den beiden Kategorien, Hardware uns Software, für Telefonanlagen kennen wir nun auch den Unterschied zu ISDN und warum er in 2020 nicht mehr wichtig ist. Übrigens können Sie unter diesem Link mehr über die All-IP Umstellung der Telekom lesen.

Softwarebasierte und hardwarebasierte Telefonanlage – der Unterschied

Wir wissen also nun, dass der aktuelle Stand der Technik VoiP ist, und dass es zwei Gruppen von Telefonanlagen gibt. Wo liegt also der Unterschied. Um den besser zu verstehen, erklären wir kurz die Gemeinsamkeit. Die Gemeinsamkeit ist, dass in beiden Gruppen, die Funktionen als Software technisch realisiert werden. Stellen Sie sich das so vor, dass eine Telefonanlage erstmal ein „Computer“ ist, der das Datenpaket in Audio umwandelt. Und der mit dem eingehenden Datenpaket mehr Sachen machen kann – die Funktionen. Die einzige Frage ist, ob Sie den Computer bei sich im Büro stehen haben möchten – eine hardwarebasierte Telefonanlage, oder ob er in einem sicheren Rechenzentrum laufen soll – die softwarebasierte Lösung.

Zusammenfassung:
Wir wissen also, dass eine Telefonanlage heute als Software funktioniert, die auf einem Computer läuft. Dieser Computer kann mit VoIP-Signalen, dem neuen Standard umgehen.

Wie funktioniert eine Cloud-Telefonanlage

Wie muss man sich also eine Telefonanlage in der Cloud, auch gehostete Telefonanlage oder VoIP-Telefonanlage genannt ganz einfach vorstellen?
Stellen Sie sich einen großen Computer vor. Auf dem Computer laufen viele, viele Kopien der gleichen Software. Jede Kopie ist eine Telefonanlage und für eine Firma und alle deren Nummern zuständig. Wie bei Software üblich kann es bei einer Software viele Nutzer geben. So auch bei unserer Kopie. Vereinfacht können Sie sich auch vorstellen: eine Kopie = viele Nutzer = die Nebenstellen.
Die Kopie auf dem großen Computer kümmert sich jetzt um die Anrufe und macht mit den Anrufen was Sie in der Kopie, also Ihrer Telefonanlage eingestellt haben. Ein Anrufer auf eine Nebenstelle muss in die Warteschleife? Die Kopie macht das. Sie möchten einen Anruf an einen Mitarbeiter weiterleiten. Die Kopie kümmert sich darum. Und das in Echtzeit, wie wenn Sie eine Email verschicken.
Alle Befehle finden also auf dem großen Computer statt. Ihr Tischtelefon oder das Softphone wandelt wiederum vereinfacht primär die Datenpakete in Audio um, und senden einige Befehle (z.B. beim Drücken der Knöpfe) an Ihre Telefonanlage, also die Kopie.
VoIP_Telefonanlage_KMU_erklärt

Zusammenfassung:
Wir haben nun eine einfache Vorstellung, wie die Cloud-Telefonanlage funktioniert. Ihre Telefonanlage ist dank IT eine Software auf einem großen Computer und funktioniert so ähnlich wie Ihr EMail.

Funktionen einer Cloud-Telefonanlage

Nachdem wir nun wissen, dass die Funktionen der Telefonanlage als Software auf einem großen Computer ausgeführt werden, ist es recht einleuchtend, dass man bei einer Cloud-Telefonanlage viele Funktionen haben kann. Diese Funktionen wurden vom Anbieter der Cloud-Telefonanlage und seinem Entwicklerteam programmiert. Und so können auch in regelmäßigen Abständen neue Funktionen hinzukommen. Aber wir schauen und erst eine Übersicht über die einzelnen Funktionen an:

Basisfunktionen Fortgeschrittene Funktionen moderne Funktionen
  • Telefonieren = Anrufe empfangen und führen
  • Anrufbeantworter
  • Makeln
  • Anklopfen
  • Weiterleiten
  • Telefonkonferenz
  • Warteschleife
  • Warteschleifenmusik
  • Ansagen in der Warteschlage
  • Anrufgruppen
  • Signalisierungsgruppen
  • Integration in andere Software (z.B. das CRM)
  • Funktionen eines Kontaktcenters
  • Zusammenfassung:
    Wir kennen nun die Funktionen der Cloud-Telefonanlage. Übrigens, eine Übersicht über alle Funktionen eines Anbieters finden Sie hier.

    Welche Voraussetzungen gibt es, damit ich eine Cloud-Telefonanlage nutzen kann?

    Vielleicht stellen Sie es sich jetzt sehr kompliziert vor, eine Telefonanlage zu benutzen. Ist es aber nicht. Fangen wir also vorne auf der Liste an. Was benötigen Sie?
    Zuerst einmal einen Internetzugang. Die notwendige Bandbreite hängt von der Anzahl der Nutzer ab. Rechnen Sie grob mit 100Kbit pro Nutzer und Anruf. Wie viel Bandbreite Sie haben, können Sie ganz einfach auf der Rechnung von Ihrem Internetanbieter sehen. Oder Sie nutzen Breitbandmessung.de um einmal die Geschwindigkeit zu überprüfen.
    Dann benötigen Sie eine Cloud-Telefonanlage. VoIPstudio ist dafür ein Beispiel. Das ist ein Anbieter einer Cloud-Telefonanlage mit Fokus auf kleinere Unternehmen.
    Dann benötigen Sie noch IP-fähige Tischtelefone oder ein Softphone. Softphone ist wieder eine Software, die sich ganz leicht bei Ihrem besten VoIP-Anbieter herunterladen und auf dem Computer installieren lässt. Das Wort kombiniert Soft, für Software, und Phone für Telefon. Noch eine Information: Sie können das Softphone auch auf dem Handy als App installieren und sind dort unter der Festnetznummer der Telefonanlage erreichbar und können diese auch für ausgehende Anrufe benutzen.
    Kommen wir zum letzten Schritt. Ideal ist es wenn Ihr Büro über ein DSL-Kable oder einen Port an jedem Arbeitsplatz verfügt. Schauen Sie auf das Foto rechts.Cloud_Telefonanlage_LAN-Kabel Gehen Sie dann an den Arbeitsplatz und machen die Probe. Daran und damit lassen sich die IP-Telefone ganz leicht einstecken. Schauen Sie auch ob der Computer am Arbeitsplatz mit einem solchen Kable mit dem Internet verbunden ist.
    Sie können kein weiteres Kabel sehen, aber der Computer ist eingesteckt. Kein Problem. Mit „Weichen“ die Sie ohne Probleme im Elektromarkt bekommen ist, die Aufrüstung günstig und ohne technisches Wissen möglich. Es gibt noch mehr technische Möglichkeiten. Hier steht Ihnen unser Support gerne zur Verfügung.

    Zusammenfassung:
    Wir wissen also nun, dass zur Nutzung der Telefonanlage nur Internet, ein IP-fähiges Tischtelefon und/oder ein Computer notwendig ist. Zusätzlich ist die Nutzung auf dem Handy oder Tablett auch möglich. Gut ist es, wenn Sie ein LAN-Kable am Arbeitsplatz haben. Die Aufrüstung ist im Falle einfach und kostengünstig.

    Welche Anbieter einer Cloud-Telefonanlage gibt es?

    Wie schaut es nun mit dem besten VoIP-Anbieter der Telefonanlage für Sie aus? Zuerst die Fakten. Es gibt in Deutschland ca. 62 Anbieter von Cloud-Telefonanlagen und VoIP-Diensten. Damit Sie sich schnell einen Überblick verschaffen können, hilft es Kriterien zu definieren. Diese sind (in unseren Augen) Preis, Funktionen & Bedienbarkeit, Sprachqualität und Kundenservice.
    Jetzt können Sie die Angaben der einzelnen Anbieter sammeln und vergleichen. Achten Sie zum Beispiel auf Gebühren und Aufpreise. Die meisten Anbieter haben Ihr Angebot zur Telefonanlage in sogenannte Paktete aufgeteilt. Das bedeutet, dass Sie zwischen verschiedenen Preisen pro Einheit, meist Nutzer, wählen können. Das heißt Pakte. Zu diesem Preis erhalten Sie dann eine Reihe von beinhaltetet Leistungen und Funktionen. Achten Sie darauf, welche Funktionen in welchem Preispaket vorhanden sind.
    Ein Tipp zur Kundenzufriedenheit. Schauen Sie auf unabhängigen Bewertungsportalen. Ein Beispiel ist Trustpilot. Wie das aussieht sehen Sie an dem Beispiel von VoIPstudio und einem Screenshot der Trustpilot-Bewertungen.Cloud_Telefonanlage_bester_Anbieter_Kundenbewertung

    Zusammenfassung:
    Wir wissen nun, dass es viele Anbieter gibt und damit ein Vergleich gemacht werden muss. Das kann man ganz einfach mit einem Papier oder Excel machen. Und wir haben gesehen, wie man Informationen zum Service von unabhängigen Dritten erhält, um

    Ist es schwierig eine Cloud-Telefonanlage einzurichten?

    Bis jetzt haben wir die Voraussetzungen und die Installation am Platz angeschaut. Einen Schritt müssten Sie bei einer Cloud-Telefonanlage (genauso wie bei der Hardware-Lösung) noch mit machen. Die Einrichtung der Anlage. Was müssen Sie sich darunter vorstellen? Die einzelnen Benutzer, Telefonnummern, Ansagen und wenn gewünscht Regeln müssen noch der Software mitgeteilt werden. Klingt das für Sie schwierig?
    Keine Sorge. In der Regel hat ein Telefonanlagen-Anbieter eine ganze Reihe von Material für Sie vorbereitet, dass Ihnen dabei hilft. Darunter fallen zum Beispiel das Handbuch, oder Tutorials oder Grafiken und natürlich der Kundensupport. Auch ein gut gestaltetes Dashboard hilft ihnen.
    Bei dem Anbieter VoIPstudio finden Sie dann z.B. noch sogenannte Walkthoughs. Das bedeutet, dass Sie in der Ansicht des Administrators jederzeit auf Hilfe gehen können (siehe Screenshot 1).Cloud_Telefonanlage_Dashboard_Hilfe Dort sehen Sie verschiedenen thematisch organisierte Walkthoughs (siehe Screenshot 2).Cloud_Telefonanlage_Walkthrough_Einrichtung Wenn Sie Ihr Thema aufrufen, erscheint ein Fenster auf dem Bildschirm, dass eine Art Minianleitung startet. Sie möchten zum Beispiel den Anrufbeantworter einrichten. Sie wählen das Walkthrough aus. Jetzt bekommen Sie in 5 Schritte gezeigt, wo Sie klicken müssen und welche Angaben notwendig sind. Cloud_Telefonanlage_Walkthrough_Schritte

    Zusammenfassung:
    Wir wissen nun, dass das Einrichten einer Cloud-Telefonanlage nicht schwierig ist. Auch dass es Hilfe gibt, so dass ein normaler Nutzer, der sich wenig mit Computern oder Software auskennt in der Lage ist, die Einstellungen vorzunehmen. Sie benötigen nur etwas Zeit. Dank der Walkthoughs und Anleitungen im Handbuch hält sich aber auch der Zeitaufwand in Grenzen. Sie müssen nicht erst Doktor der Telefonanlagenbedienung werden, bevor Sie loslegen können.

    Die Einrichtung von Tischtelefonen

    Als nächster Schritt stellt sich die Frage, wie einfach Sie Tischtelefone einrichten kann. Auch das ist nicht schwierig. Sie benötigen nur ein Tischtelefon. Das können Sie bei dem besten VoIP-Anbieter für Sie in der Regel bestellen. Und Sie benötigen ein LAN-Kable am Arbeitsplatz. Dann müssen Sie nur noch die Kabel einstecken und eine kurze Konfiguration durchführen. Eine ausführliche Anleitung zur Installation von Tischtelefonen finden Sie hier.

    Zusammenfassung:
    Wir wissen nun, dass die Einrichtung von Tischtelefonen auch sehr einfach ist.