5 Wege, wie VoIP-Systeme ausgehende Anrufe verbessern

Die Geschäftswelt wird im Zuge der Globalisierung und der zunehmenden digitalen Innovation immer wettbewerbsintensiver. Dementsprechend sind Unternehmen und Marken stets auf der Suche nach neuen Strategien zur Entwicklung des Vertriebsgeschäfts.

Eine gängige Praxis ist die Ansprache qualifizierter Interessenten durch Outbound-Kampagnen. 62 % der Vermarkter gaben an, dass ihre Outbound-Strategie wirksam war. Das ist zwar eine aussagekräftige Zahl, aber es gibt noch viel Raum für Wachstum und Verbesserungen. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Implementierung von VoIP-Systemen in einem Outbound-Call-Betrieb.

Nicht verhandelbare VoIP-Funktionen für abgehende Anrufe

Ein VoIP-System hilft Unternehmen, Anrufe besser zu verwalten, indem es eine Reihe von Funktionen bietet, die Telefonstrategien in allen Bereichen effizienter machen. VoIP-Software wird zwar häufig für eingehende Anrufe verwendet, bietet aber auch eine ganze Reihe von Funktionen, die sich für ausgehende Strategien als nützlich erweisen können. Dazu gehören unter anderem:

Verwaltung der Kontakte

Ein besseres Management von Geschäftskontakten ist vor allem im B2B-Outbound-Bereich hilfreich, da es Vertriebsmitarbeitern ermöglicht, Informationen über potenzielle Kunden besser zu verwalten und zu organisieren. Außerdem können die Agenten so Anrufdaten und Notizen organisieren und dokumentieren, so dass sie Anfragen, Rückfragen und andere personalisierte Informationen in Zukunft berücksichtigen können.

In Verbindung mit einem leistungsstarken Kundenbeziehungsmanagement-Tool wird dies die Outbound-Verkaufsstrategien auf breiter Front verbessern.

Verwaltung von Agenten

Ein VoIP-Telefondienst für Unternehmen kann nicht nur potenzielle Kunden und Interessenten verwalten, sondern auch Ihre Mitarbeiter. Integriert in ein Mitarbeiterverwaltungssystem bietet ein VoIP-System Ihrem Unternehmen eine effektivere Möglichkeit, die Leistung der Mitarbeiter, die Einhaltung der Vorschriften und die Anwesenheit zu verwalten.

Mit der Agentenverwaltung können Sie auch die Leistung der Agenten besser mit den Antworten in Beziehung setzen, indem Sie ein Dashboard einrichten, das das Feedback der Anrufer anzeigt. Auf diese Weise können Manager die Anrufleistung überprüfen und entsprechend reagieren – sei es durch Belohnung oder Coaching.

Funktionen zur Anrufverwaltung

Neben der Verwaltung von Agenten und Kontakten bieten VoIP-Systeme auch eine Möglichkeit, die Anrufe selbst zu verwalten. Einige der nützlichen Funktionen zur Anrufverwaltung sind:

• Anrufaufzeichnung – Zeichnen Sie Ihre Anrufe auf und speichern Sie sie zur sofortigen Wiedergabe und Überprüfung.
• Weiterleitung – Damit Outbound-Teams zusammenarbeiten und Anrufe weiterleiten können, wenn ein Interessent z. B. mit einem anderen Agenten mit einem anderen Angebot oder Fachgebiet sprechen möchte.
• Dynamische Anrufer-ID – Sie können eine Anrufer-ID aus dem Land des Kunden anzeigen.
• Agenten-Coaching – Schalten Sie sich in einen Live-Anruf ein und geben Sie Ihrem Agenten im “Flüstermodus” einige hilfreiche Tipps.
• Agentenüberwachung – Mithören von Live-Anrufen, um die Leistung der Agenten zu überwachen und zu überprüfen.
• Parken – Für den Fall, dass ein Vertreter jemanden in der Warteschleife halten muss.
• Ziehen – Für den Fall, dass Anrufer die Geräte wechseln müssen.

Einblicke und Aufzeichnungen

Die Macht der Daten ist in den letzten Jahren in den Mittelpunkt gerückt, da Unternehmen sich auf Zahlen stützen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. VoIP-Systeme bieten Unternehmen Zugang zu mehr Daten und Analysen, die bei der Bewertung ihrer Vertriebsmitarbeiter, Strategien und Produkte hilfreich sein können.

Anrufaufzeichnungsfunktionen können auch aus verschiedenen Gründen nützlich sein, die Sie in Kürze erfahren werden. Die meisten VoIP-Dienste speichern die Aufzeichnungen auch auf Cloud-basierten Systemen, damit Sie sie nicht auf einem physischen Speichergerät aufbewahren müssen, das Ressourcen und Platz beanspruchen könnte.

Es gibt sicherlich noch viele andere Funktionen, die VoIP-Systeme für ausgehende Anrufe von Teams und andere Geschäftsanwendungen bieten können.

Wege, wie VoIP-Systeme zur Verbesserung ausgehender Anrufe beitragen

Mit all diesen Funktionen im Hinterkopf stellen Sie sich vielleicht die Frage: “Wie helfen all diese Funktionen meinem Team oder meinen Agenten für ausgehende Anrufe?” Hier sind einige der Möglichkeiten, wie Ihr Team und Ihr Unternehmen als Ganzes vom Einsatz eines VoIP-Systems profitieren können.

1) Outbound-Vertreter besser managen

Die Verwaltung von Außendienstmitarbeitern erfordert eine fundierte Personalarbeit, bei der Sie die Leistung und Arbeitsbelastung Ihres Teams effizient verwalten können. Die manuelle Überprüfung von Anrufen, die Zuweisung von Leads und die Bereitstellung von Feedback kann für Manager und Vorgesetzte sehr anstrengend sein. Ein VoIP-System kann daher dazu beitragen, die Arbeitsbelastung und den Stress zu verringern, die ein manueller Teamverwaltungsprozess mit sich bringen kann.

Mit einem VoIP-System kann sich der Supervisor Ihres Outbound-Verkaufsteams nun auf höherwertige Aufgaben konzentrieren, z. B:

• Suche nach neuen Zielpersonen.
• Vernetzung.
• Schulung des Verkaufspersonals.
• Schaffung von Anreizstrukturen zur Leistungssteigerung.

2) Bessere Verwaltung der Kontakte

Unternehmen, die Leads fallen lassen oder verlieren, sind nicht in der Lage, Interessenten in Kunden umzuwandeln. Bis zu 60 % der Interessenten sagen viermal Nein, bevor sie Ja sagen. Aber der durchschnittliche Vermittler kommt nur selten bis zum ersten Follow-up. Was bei diesem Prozess helfen könnte, ist die Einrichtung eines besseren Lead-Management-Systems, mit dem Informationen über Leads verfolgt und analysiert werden können, um Interessenten in Kunden zu verwandeln.

Mit einer besseren Kontaktverwaltung können Agenten und Vertriebsmitarbeiter auf alte Leads zurückgreifen und die notwendigen Nachfassaktionen durchführen, damit sie mehr Geschäfte abschließen können.

3) Verbessern Sie Anrufe durch Analysen, Coaching und Feedback

Da ein VoIP-Telefonsystem Anrufrückmeldungen und Analysen effektiv verfolgt, können Vertriebsteams und Geschäftsentwicklungsmanager diese Daten nutzen, um fundiertere Entscheidungen zu treffen. Diese Daten können verwendet werden, um die Leistung des Teams zu bewerten und Coaching und Feedback zu geben, die zur Verbesserung der Outbound-Reichweite beitragen können.

VoIP-Systeme verfügen häufig auch über einen Mechanismus für Feedback-Umfragen, mit dem automatisch ein Feedback von den Anrufern eingeholt wird.

4) Effizientere Anrufweiterleitung

Bei der B2B-Lead-Generierung haben einige Anrufer vielleicht bestimmte Nischen oder Produkte auf dem Zettel. In Fällen, in denen ein Lead ein anderes Produkt oder eine andere Dienstleistung wünscht, die zu einer anderen Abteilung gehört, können Outbound-Anrufer die Anrufe einfach an die richtigen Vertreter weiterleiten.

Diese Möglichkeit über ein VoIP-Telefonsystem für den Business-to-Business-Vertrieb könnte die Zusammenarbeit in einem Team verbessern und sogar die Abschlussquote erhöhen. Beim Betrieb eines Call-Centers ist dies vielleicht nicht immer der Standard.

Aber durch die Förderung einer Kultur der Zusammenarbeit kann ein Team von Vertretern tatsächlich mehr für den Einzelnen erreichen als für das gesamte Team oder Unternehmen. Das liegt daran, dass Teams in der Regel mehr davon profitieren, wenn sie sich gegenseitig unterstützen, anstatt in einem ungesunden internen Wettbewerb zu stehen.

5) Mehr Umsatz

Am Ende des Tages gibt es eine Sache, die ein Agent und das gesamte Unternehmen, das ihn beschäftigt, will – mehr Umsatz. Ein effektives VoIP-System kann dem Unternehmen dabei helfen, dies zu erreichen, wenn es alle seine Anrufaktivitäten rationalisiert.

Das endgültige Ziel aller besprochenen Funktionen und Vorteile ist es, das Unternehmen in die Lage zu versetzen, Anrufe mit hoher Erfolgsquote zu tätigen, die sich in der Bilanz niederschlagen. Durch die Verbesserung der Systeme mit Funktionen wie der Integration von Vertriebstools haben Unternehmen und ihre Outbound-Teams eine bessere Chance, dies zu erreichen.

Outbound ist immer noch ein Wachstumsmotor

Das Thema Inbound-Marketing ist in letzter Zeit in aller Munde. Es ist zwar hocheffektiv, aber die Macht der Outbound-Strategien wird dadurch nicht geschmälert. 32 % der Fachleute gaben in einer Umfrage an, dass Outbound-Strategien ihnen mehr Leads bescherten – eine Zahl, die der der Inbound-Leadgenerierung entspricht.

Wenn Sie also ein Outbound-Verkaufssystem einführen und mehr Kunden über den Telefonverkauf gewinnen wollen, könnte ein VoIP-System der Schlüssel dazu sein, dass Sie mehr Aufträge erhalten. Auf diese Weise rüsten Sie das gesamte Unternehmen für mehr Wachstum und Expansion in naher Zukunft.