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Verwaltung von Geschäftskontakten in VoIP-Systemen

VoIP phone service background
VoIP für Unternehmen

Kommunikation ist der Schlüssel zur Gewinnung neuer und zur Bindung bestehender Kunden in jedem Unternehmen oder Betrieb. In diesem Sinne ist das Telefon nach wie vor einer der wichtigsten Kommunikationskanäle, den viele Nutzer bevorzugen, um mit Marken zu interagieren, und VoIP-Telefonsysteme bieten den Unternehmen die Leistung und Flexibilität, um die Anforderungen ihrer Kunden zu erfüllen.

Die Kontaktverwaltung ist eine der wichtigsten Fragen, die bei der Organisation und Planung der Unternehmenskommunikation zu berücksichtigen sind. Wo speichern wir derzeit die Kontakte unseres Unternehmens? Wo sollten wir diese Kontakte aufbewahren, um die Kundenkommunikation zu verbessern und die Produktivität zu steigern? Diese Fragen sind von entscheidender Bedeutung für die Verbesserung des Zugangs und der Verwaltung von Kontakten innerhalb unseres Unternehmens.

Insbesondere im Bereich der Telefonkommunikation und der VoIP-Systeme können wir durch eine angemessene Verwaltung der Geschäftskontakte den Kundenservice verbessern und die Produktivität unserer Teams steigern.

WO KÖNNEN WIR UNSERE KONTAKTE SPEICHERN?

Die Kontaktverwaltung kann je nach Größe des Unternehmens und dessen Digitalisierungsgrad sehr unterschiedlich sein. Einige der gängigsten Repositories für die Speicherung von Kontakten sind:

  • Lokale Kontakte in unserem Smartphone oder Telefonterminal.
  • Cloud-Kontaktlösungen, die von Technologieanbietern wie iPhone oder Samsung angeboten werden.
  • Kontaktverwaltungsdienste unseres E-Mail-Anbieters/Clients, wie Outlook oder Google.
  • Andere Cloud-Kontaktmanagement-Lösungen.
  • Tool zur Kundenverwaltung (CRM).

Freiberufler und kleine Unternehmen verwalten ihre Kontakte oft über E-Mails oder direkt über den Kontaktmanager des Smartphones. Die Vermischung von privaten und geschäftlichen Kontakten in diesen Verzeichnissen mag praktisch erscheinen, ist aber nicht optimal. Langfristig wird es notwendig sein, auf diese Kontakte von anderen Endgeräten aus zuzugreifen oder sie anderen Kollegen oder Mitarbeitern des Unternehmens zugänglich zu machen.

Das ideale Szenario für Unternehmen wäre ein spezielles Verzeichnis für Geschäftskontakte, das das Sortieren, Filtern und Speichern von Informationen über diese Kontakte auf die bestmögliche Weise ermöglicht. Bevor wir nach der besten Lösung für die Speicherung unserer Kontakte suchen, sollten wir uns fragen: Welche Informationen wollen wir speichern? Welche Funktionen sind bei der Bewertung von Kontaktdatenbanken interessant? Was ist unter Berücksichtigung von Funktionen und Preis die beste Lösung für die Speicherung von Kontakten?

WELCHE INFORMATIONEN SOLLTEN WIR SPEICHERN?

In der Kontaktdatenbank können wir von grundlegenden Informationen bis hin zu den kleinsten Details unserer Kontakte speichern. Einige der häufigsten Felder, die wir in einer Geschäftsdatenbank finden können, sind:

  • Vor- und Nachname.
  • Unternehmen.
  • Position.
  • E-Mail Adresse.
  • Telefonnummer(n).
  • Postanschrift.
  • Anmerkungen/Kommentare.

Wir können auch interessante Informationen speichern, die es uns ermöglichen, Kontakte nach verschiedenen Kriterien zu sortieren, zu filtern und leichter darauf zuzugreifen, wie z. B.:

  • Kontaktart: z. B. ob es sich um einen Kunden, einen Lieferanten oder einen Mitarbeiter handelt.
  • Tags zur Kennzeichnung von Kontakten mit verschiedenen Klassifizierungskriterien.

Je nach Organisation des Unternehmens muss die Datenbank auch die Möglichkeit bieten, die Kontakte in Gruppen einzuteilen, je nachdem, wer Zugang zu diesen haben soll: das gesamte Unternehmen, eine bestimmte Abteilung oder, wenn sie privat sind, nur ein Mitarbeiter.

Schließlich sind wir daran interessiert, die Kontaktaktivität manuell oder automatisch aufzuzeichnen, damit wir die Transaktion in der Datenbank speichern können, wenn wir einen Anruf, eine E-Mail oder einen Kontakt vom Kunden erhalten. Diese Funktion finden wir normalerweise in fortschrittlicheren Kundenverwaltungsanwendungen oder CRMs.

WELCHE MERKMALE SIND INTERESSANT?

Die Funktionen, die uns an einer Kontaktdatenbank zunächst am meisten interessieren, sind zum einen die Einfachheit des Hinzufügens oder Bearbeitens von Kontakten und zum anderen, von welchen Geräten aus wir auf sie zugreifen können. Je einfacher es ist, Kontakte zu verwalten und je leichter sie zugänglich sind, desto besser.

Ein weiteres wichtiges Merkmal ist die Interoperabilität. Es ist wichtig, dass das von uns gewählte System den Import und Export von Kontakten aus anderen Quellen wie E-Mail oder dem privaten Adressbuch des Telefons ermöglicht, oder diese sogar automatisch und in Echtzeit synchronisiert. Die Synchronisierung ist besonders bei der Arbeit mit CRM-Systemen üblich.

Mit der Interoperabilität verbunden ist auch die Zugänglichkeit der Daten aus verschiedenen Systemen. Es ist wichtig zu analysieren, wo wir auf diese Kontakte zugreifen müssen, und zu prüfen, ob das Kontaktmanagementsystem dies zulässt.

Wenn wir beispielsweise einen Anruf über eine Smartphone-App oder ein VoIP-Telefon tätigen wollen, müssen diese Anwendungen schnell und für den Benutzer transparent auf die Kontakte zugreifen können. Diese Fähigkeit ermöglicht es uns, die Informationen der Telefonkontakte von dem Endgerät, das wir verwenden, jederzeit abzurufen:

  1. Bei einem eingehenden Anruf können wir die anrufende Person und alle Informationen, die wir über sie wissen müssen, identifizieren.
  2. Bei einem ausgehenden Anruf können wir die Telefonnummer des gewünschten Gesprächspartners suchen und schnell abrufen.
  3. Überprüfen Sie die Anrufliste ganz einfach, indem Sie die Kontaktinformationen direkt in der Anrufliste anzeigen und nicht nur die Rufnummer.

Auf lange Sicht wird diese Datenbank wichtige Informationen für unser Unternehmen enthalten. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Sicherheitsmerkmale unseres Systems zu kennen, Backups zu erstellen, damit keine Daten verloren gehen, und Zugangskontrollfunktionen bereitzustellen. Denken Sie daran, dass die Kontaktdatenbank personenbezogene Daten enthalten wird, so dass Sie wahrscheinlich die lokalen Datenschutzbestimmungen einhalten müssen.

WIE LASSEN SICH KONTAKTE AM BESTEN SPEICHERN?

Die Antwort auf diese Frage wird von Fall zu Fall und von den spezifischen Bedürfnissen jedes Einzelnen abhängen. Die beste Option für eine Einzelperson oder einen Freiberufler kann die Speicherung von Kontakten im E-Mail-Adressbuch oder im Cloud-System des Smartphones sein; diese Option ist wahrscheinlich nicht mit zusätzlichen Kosten verbunden.

In Unternehmen, die bereits über eine VoIP-Telefonanlage mit fortschrittlichen PBX-Funktionen verfügen, wie z. B. VoIPstudio, wird dieser Dienst wahrscheinlich ein professionelleres Kontaktmanagement ohne zusätzliche Kosten bieten. Diese Option kann ebenfalls eine perfekte Lösung sein und bietet ebenfalls bereits mehrere Vorteile:

  • Der PBX-Manager kümmert sich um die Datensicherung, so dass wir uns hierüber keine Gedanken machen müssen.
  • Sie müssen auch für eine sichere Datenspeicherung sorgen und Zugangskontrollverfahren gemäß den einschlägigen Vorschriften einführen.
  • Der Zugang zu den Kontakten von jedem beliebigen Endgerät aus ist einfacher, wenn es sich um eine cloudbasierte Telefonanlage handelt.

Für größere, vertriebsorientierte Unternehmen oder solche, die eine enge Beziehung zu Kunden und Lieferanten haben, kann es notwendig sein, eine fortschrittlichere CRM-Lösung zu implementieren, die ihnen eine vollständige und detaillierte Verwaltung von Kontakten und Leads ermöglicht. Es gibt kostenlose und kostenpflichtige CRMs.

Bei der Auswahl des CRM ist es interessant zu sehen, wie es mit anderen Diensten, wie z. B. der Telefonie, integriert werden kann. In diesem Sinne bieten VoIP-Telefoniesysteme in der Cloud, wie VoIPstudio, viel mehr Integrationsmöglichkeiten als andere Telefoniesysteme.

KONTAKTVERWALTUNG MIT VOIPSTUDIO

VoIPstudio ist ein Business-Telefoniedienst, der es Ihnen ermöglicht, ein Verzeichnis von Geschäftskontakten aus der Cloud zu verwalten. Die Kontaktdaten, die wir speichern können, sind:

  • Name
  • Telefon und Handy
  • E-Mail
  • Gruppe
  • Anmerkungen
  • Tags

Mit VoIPstudio können wir festlegen, welche Kontakte global oder auf Unternehmensebene zugänglich sind und welche privat oder persönlich sind und nur für den Mitarbeiter zugänglich sind, der sie erstellt hat.

Was die Interoperabilität betrifft, so können wir mit VoIPstudio Kontakte im CSV-Format importieren und exportieren und sie mit Tools von Drittanbietern synchronisieren, z. B. mit CRMs von HubSpot, Salesforce, Oracle, Microsoft usw.

Zugang über VoIPstudio-Anwendungen

Die Kontakte sind über das Web und von jeder VoIPstudio-App aus zugänglich, so dass Sie darauf zugreifen können:

  1. Erkennen Sie eingehende Anrufe und zeigen Sie den Namen des Anrufers an, damit wir erkennen können, wer uns anruft.

Im Pop-up-Fenster für eingehende Anrufe sehen wir zum Beispiel:

  • Der Name der Kontaktperson, die uns anruft.
  • Das mit diesem Kontakt verbundene Unternehmen.
  • Ein Label, das wir der eingehenden Nummer zuvor zugewiesen haben, zum Beispiel “ESVoIPstudioSupportQ”.
Incoming call VoIPstudio

Im Beispiel sehen wir, dass Mike von der Firma Acme uns um Hilfe bittet, noch bevor er den Anruf entgegennimmt.

2. Es ermöglicht den Zugriff auf die Kontakte aus den VoIPstudio-Apps, so dass wir die Kontakte nach Gruppen und Tags organisieren und die Suchoption verwenden können, um den Kontakt schnell zu finden und den Anruf in Sekundenschnelle zu starten.

Organisation VoIPstudio

3. In der Anrufliste von VoIPstudio wird auch der Name des Kontakts angezeigt, was die Suche erleichtert.

History VoIPstudio

Kontaktzugang über Fremdterminals

VoIPstudio ermöglicht die Verwendung anderer Anwendungen und generischer IP-SIP-Telefone. Da der SIP-Header diese Informationen enthält, zeigen diese Endgeräte den Namen des Kontakts an, wenn ein Anruf eingeht. Auf der anderen Seite ist der Zugriff auf das Verzeichnis, um alle Kontaktinformationen von einer externen SIP-App oder einem IP-Telefon abzurufen, komplexer. Die folgenden Optionen stehen zur Verfügung:

  • Importieren Sie die Kontakte in das IP-Terminal.
  • Konfigurieren Sie den Fernzugriff auf das Kontaktverzeichnis über LDAP oder XML.

Bei VoIPstudio empfehlen wir, die Kontakte direkt in das Endgerät zu importieren, solange sich unsere Kontaktliste nicht häufig ändert und weniger als 1000 Einträge hat, da dies die Kapazitätsgrenze der meisten IP-Endgeräte ist.

Während wir auf lokal gespeicherte Kontakte schnell und einfach zugreifen können, erfordert der Fernzugriff über LDAP oder XML, dass das Telefon jedes Mal, wenn wir auf das Verzeichnis zugreifen wollen, eine Verbindung mit dem entsprechenden Server herstellt und die Kontaktliste herunterlädt. Dieser Vorgang führt zu einer Verzögerung und macht den Zugriff auf die Kontakte nicht flexibel.

Wenn Sie mehr Kontakte haben, als das SIP-Terminal intern verarbeiten kann, besteht eine mögliche Alternative darin, die Click-to-Call-Funktion von Ihrem Computer aus zu nutzen. Verwenden Sie einfach das Bedienfeld von VoIPstudio, um den Kontaktdatensatz zu finden, und klicken Sie darauf, damit das IP-Telefon den Anruf automatisch tätigt. Denken Sie daran, dass Sie dies nur tun müssen, wenn Sie SIP-Telefone verwenden;

Mit VoIPstudio-Apps können Sie direkt auf die Kontakte zugreifen. VoIPstudio hat keinen externen Zugriff auf die Datenbank über XML und LDAP; diese Option ist nur für CISCO-Terminals verfügbar.

WEITERE EMPFEHLUNGEN

Internationales Format verwenden

Es ist sehr wichtig, das internationale numerische Format für die Speicherung von Kontakten zu verwenden. Auf diese Weise haben wir ein einheitliches Format für alle Kontakte, was ihre Verwaltung erleichtert.

CSV in XML umwandeln

Es kann interessant sein, Kontakte aus Google, Outlook oder anderen Plattformen, die das CSV-Format verwenden, in XML zu konvertieren. Dies kann zum Beispiel nützlich sein, um die Kontakte in unser Tischtelefon zu importieren oder sie in ein Online-Verzeichnis zu laden.

Im folgenden Beispiel wird kurz erläutert, wie dieser Prozess aussehen könnte.

  1. Als erstes benötigen wir die Syntax des XML-Dokuments, die in der Regel etwa so aussieht:

<?xml version=”1.0″ encoding=”UTF-8″?>
<YourPhoneDirectory>
                 <Title>YourTitle</Title>
                 <Prompt>YourPrompt</Prompt>
                 <DirectoryEntry>
                           <Name>Dad</Name>
                           <Telephone>0123</Telephone>
                           <Other>0246</Other>
                  </DirectoryEntry>
                  <DirectoryEntry>
                           <Name>Dad</Name>
                           <Telephone>0123</Telephone>
                           <Other>0246</Other>
  </DirectoryEntry>
</YourPhoneDirectory>

In diesem Beispiel würden wir diese XML-Datei verwenden, um Kontakte in ein Fanvil-Telefon zu importieren.

2. Wir müssen unsere Kontaktliste im CSV-Format erhalten, indem wir den Anweisungen Ihres Kontaktverwaltungssystems folgen (Google, Outlook, etc.). In den meisten Fällen werden wir sie einfach exportieren, indem wir das CSV-Format auswählen.

3. Wir öffnen die Kontakte mit unserer bevorzugten Tabellenkalkulation und fügen die Spalten wie auf dem Bild gezeigt hinzu:

4. Wir kopieren alle Zeilen außer der Kopfzeile und fügen sie in einen Notizblock ein.

5. Wir fügen am Anfang der Textdatei den entsprechenden XML-Header ein, in diesem Beispiel:

<?xml version=”1.0″ encoding=”UTF-8″?>
<YourPhoneDirectory>
          <Title>YourTitle</Title>
          <Prompt>YourPrompt</Prompt>

6. Und am Ende werden wir hinzufügen:

</YourPhoneDirectory>

7. Wir müssen bedenken, dass wir das wahrscheinlich auch tun müssen:

  • Ersetzen Sie nicht unterstützte Zeichen durch UTF-8.
  • Entfernen Sie leere Felder, indem Sie z. B. “<Other></Other>” durch eine leere Zeichenfolge ersetzen.
  • Entfernen Sie Leerzeichen und Tabulatoren, indem Sie ” ” (TAB) durch eine leere Zeichenfolge ersetzen.

In diesem Fall wird die Ersetzungsfunktion des Texteditors bei der Erstellung des Dokuments hilfreich sein.

8. Speichern Sie die Datei in .xml und wählen Sie das Format UTF-8.

9. Wenn Sie die Datei mit dem Chrome-Browser öffnen, wird sie auf Fehler geprüft. Wenn sie korrekt ist, wird sie wie folgt angezeigt:

XML VOIPSTUDIO

10. Sie können nun die Kontakte in Ihr VoIP-Telefon importieren.

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