5 Minuten Lesezeit | 09/02/2024

10 Gründe, warum ein VoIP-Business-Telefonsystem Geld spart

VoIP phone service background
VoIP für Unternehmen

Als Eigentümer oder Manager eines Unternehmens sind Sie ständig bestrebt, die Kosten zu senken oder die Einnahmen zu steigern, um eine höhere Effizienz zu erreichen.

Effiziente Kommunikation ist ein Grundpfeiler für den Erfolg eines jeden Unternehmens. Effektive Kommunikation fördert einen nahtlosen Informationsfluss und ist entscheidend für die Entscheidungsfindung, die Zusammenarbeit im Team und die Kundenzufriedenheit.

An diesem Punkt wird ein VoIP-Telefonsystem zu einem strategischen Instrument für Unternehmen, da es eine Kombination aus fortschrittlichen Funktionen und finanziellen Einsparungen bietet, die es ihnen ermöglicht:

  1. Verbessern Sie die betriebliche Effizienz.
  2. Anpassung an neue Arbeitsparadigmen.
  3. Gewährleistung einer sicheren und effektiven Kommunikation.

Wie in diesem Beitrag beschrieben, bietet eine VoIP-Telefonanlage Unternehmen eine Reihe von Vorteilen, die erheblich zu finanziellen Einsparungen beitragen.

So funktioniert VoIP

Die Antwort liegt in der Technologie, die von VoIP-Dienstanbietern für Unternehmen eingesetzt wird. VoIP nutzt Datennetze für die Weiterleitung von Anrufen, so dass kein separates Netz oder eine spezielle Infrastruktur erforderlich ist. Mit anderen Worten: Sprachanrufe werden auf die gleiche Weise übertragen wie E-Mails und Dokumente.

Dies sind nur einige der vielen Möglichkeiten, wie VoIP zur Optimierung der Kosteneffizienz des Kommunikationssystems Ihres Unternehmens beitragen kann.

Sehen Sie sich diese zehn Gründe an, warum ein Upgrade Ihres Unternehmenstelefonsystems auf VoIP hilft, Geld zu sparen:

1- Kostensenkung bei Orts- und Auslandsgesprächen

Die Senkung der Kosten für Orts- und Auslandsgespräche ist einer der herausragendsten Vorteile der Einführung eines VoIP-Systems im Geschäftsumfeld.

Die Fähigkeit von VoIP, erschwingliche Kommunikation ohne Abstriche bei der Dienstqualität zu ermöglichen, macht es zu einer effizienten und wirtschaftlich tragfähigen Option zur Optimierung der Telekommunikationsausgaben.

Vergleich der Tarife mit traditionellen Diensten

Die Einführung eines VoIP-Telefonsystems führt zu erheblichen Kosteneinsparungen bei Orts- und Auslandsgesprächen im Vergleich zu herkömmlichen Telefondiensten.

Diese Wirtschaftlichkeit ergibt sich aus der Natur der VoIP-Technologie, die die Internet-Infrastruktur zur effizienten Sprachübertragung nutzt.

Bei einer vergleichenden Tarifanalyse zeigt sich, dass Ortsgespräche über VoIP oft deutlich günstiger sind als solche über herkömmliche Telefonleitungen. Der Hauptgrund dafür ist, dass VoIP das bestehende Datennetz nutzt, wodurch der Bedarf an teurer Telefoninfrastruktur minimiert und die damit verbundenen Kosten gesenkt werden.

Auch im Hinblick auf internationale Tarife ist VoIP eine äußerst kostengünstige Option.

Während Auslandsgespräche über herkömmliche Anbieter oft mit hohen Kosten verbunden sind, nutzt VoIP Datennetze, um günstigere Tarife anzubieten.

Dieser Vorteil ist besonders wichtig für Unternehmen, die weltweit tätig sind oder häufig mit Partnern und Kunden im Ausland kommunizieren.

Hier ist ein Link zu den VoIPstudio-Tarifen für Festnetz- und Mobiltelefonie. Denken Sie daran, dass Anrufe zu anderen VoIP-Nutzern kostenlos sind.

Wegfall der Kosten für Ferngespräche

Einer der größten Vorteile eines VoIP-Telefonsystems ist der Wegfall der Ferngesprächskosten.

Während herkömmliche Telefondienste hohe Gebühren für Ferngespräche verlangen, nutzt VoIP die Internet-Infrastruktur zur Übertragung von Sprache, unabhängig von der geografischen Entfernung.

Bei VoIP werden Ferngespräche oft als Teil eines umfassenden Pakets betrachtet oder zu deutlich niedrigeren Tarifen als bei herkömmlichen Telefonanbietern berechnet.

Dies bedeutet erhebliche Einsparungen für Unternehmen, die häufig mit Kunden oder Partnern in verschiedenen geografischen Regionen kommunizieren.

2- Vereinfachte Infrastruktur und geringere Anfangsinvestitionen

VoIP zeichnet sich durch seine Fähigkeit aus, sich schnell an die bestehende technologische Infrastruktur anzupassen und eine nahtlose Integration zu ermöglichen. Die Einfachheit der Konfiguration und die schnelle Inbetriebnahme erleichtern den Unternehmen den Übergang zu einem modernen Telefonsystem.

Abschied von teuren Geräten

Die Einführung eines VoIP-Telefonsystems bedeutet das Ende der Abhängigkeit von teuren Geräten, die mit herkömmlichen Telefonleitungen verbunden sind. Die Entscheidung für VoIP bedeutet für Unternehmen eine erhebliche Umstellung auf eine leichtere und effizientere Infrastruktur, die den Bedarf an eigener Telefonhardware überflüssig macht:

  • Kostspielige traditionelle PBX-Systeme entfallen.
  • Es sind keine speziellen Telefone erforderlich, da die Software auf vorhandenen Geräten verwendet werden kann.
  • Geringere finanzielle Belastung durch die Wartung und Aufrüstung von Telefonanlagen.

Dieser Übergang zu einer einfacheren Infrastruktur senkt die Anschaffungskosten für Hardware und entlastet die Unternehmen von den wiederkehrenden Kosten, die mit der Verwaltung und Wartung herkömmlicher Geräte verbunden sind, wie wir weiter unten sehen werden.

Schnelle und einfache Umsetzung

Die Implementierung eines VoIP-Systems ist bekannt für seine Schnelligkeit und Einfachheit im Vergleich zu den komplexen Installationen, die bei herkömmlichen Telefonsystemen erforderlich sind.

Dies sind nur einige der Vorteile, die sich aus der Einführung dieser Technologie ergeben:

  • Schnellere Einrichtung und Aktivierung als bei herkömmlichen Systemen.
  • Wir haben die Ausfallzeiten während der Umstellung minimiert.
  • Es sind keine wesentlichen Änderungen an der bestehenden Infrastruktur erforderlich.

3- Wegfall von Wartungs- und Aktualisierungskosten

Automatische Aktualisierungen in der Cloud

Die Einführung eines VoIP-Telefonsystems bedeutet, dass die kostspieligen und zeitaufwändigen Wartungs- und Aktualisierungsprozesse, die mit herkömmlichen Telefonsystemen verbunden sind, wegfallen.

Mit VoIP werden Updates automatisch über die Cloud verwaltet, was die Aktualisierung des Systems erheblich vereinfacht. Wir sagen Ihnen wie:

  • Effiziente Automatisierung: Aktualisierungen werden automatisch und ohne manuelle Eingriffe durchgeführt.
  • Weniger Unterbrechungen: Geringere Ausfallzeiten aufgrund von Aktualisierungsprozessen.
  • Zugang zu den neuesten Funktionen: Die Nutzer können ohne zusätzlichen Aufwand immer die neuesten Funktionen nutzen.

Die Automatisierung von Updates in der Cloud spart Zeit und Aufwand und stellt sicher, dass das Unternehmen über die neuesten Sicherheitsmerkmale und Funktionen verfügt, ohne dass manuelle Anpassungen erforderlich sind, die den Geschäftsaufwand erhöhen.

Effiziente technische Unterstützung und Problemreduzierung

VoIP bietet einen effizienten technischen Support, der zur Reduzierung von Problemen und zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit beiträgt. Ein zentralisiertes Problemmanagement und eine schnelle Problemlösung werden mit einem gut implementierten VoIP-System Realität und ermöglichen:

  • Unterstützung aus der Ferne: Diagnose und Fehlerbehebung, ohne dass Sie anreisen müssen.
  • Zentralisierte Verwaltung: Effiziente Überwachung und Fehlerbehebung von einer zentralen Stelle aus.
  • Verringerung der wiederkehrenden Probleme: Größere Stabilität und geringeres Auftreten von technischen Problemen.

Ein effizienter technischer Support senkt die mit der Fehlerbehebung verbundenen Kosten und verbessert die Produktivität, indem er eine stabilere und zuverlässigere Kommunikationsumgebung gewährleistet.

4- Unternehmensmobilität und Fernarbeit

Flexibler Zugang zur Kommunikation

Geschäftliche Mobilität ist am heutigen Arbeitsplatz unverzichtbar geworden, und ein VoIP-Telefonsystem bietet eine noch nie dagewesene Flexibilität beim Kommunikationszugang.

Es erleichtert die Kommunikation von jedem Ort aus, an dem eine Internetverbindung besteht. Es ermöglicht den Mitarbeitern, unabhängig von ihrem geografischen Standort effektiv zu arbeiten:

  • Fernzugriff: Sie können von jedem beliebigen Ort aus telefonieren und an Besprechungen teilnehmen.
  • Mehrere Geräte: Computer, Mobiltelefone oder Tablets abwechselnd benutzen.
  • Integration von Anwendungen: Nahtlose Kommunikation über Messaging- und Collaboration-Anwendungen.

Ein flexibler Kommunikationszugang optimiert die Produktivität, indem er es Teams ermöglicht, unabhängig von ihrem Standort in Echtzeit zusammenzuarbeiten.

Einsparungen bei Reisen und Reisekosten

VoIP fördert die Mobilität und trägt zu erheblichen Einsparungen bei den mit Reisen und Pendeln verbundenen Kosten bei. Unternehmen können ihre Kosten senken, indem sie die Notwendigkeit von Reisen für Mitarbeiter zur Teilnahme an Besprechungen oder zur Ausführung von Aufgaben, die jetzt aus der Ferne erledigt werden können, eliminieren oder minimieren, z. B.:

  • Virtuelle Treffen: Die Notwendigkeit, für persönliche Treffen zu reisen, wird reduziert.
  • Zusammenarbeit in Echtzeit: Arbeiten Sie ortsunabhängig zusammen.
  • Geringere Transportkosten: Einsparungen bei Treibstoff und Flugkosten.

Einsparungen bei den Reisekosten wirken sich positiv auf das Geschäftsbudget aus und tragen zu mehr Nachhaltigkeit bei, indem sie den mit häufigen Reisen verbundenen CO2-Fußabdruck verringern.

5- Integration von Funktionalitäten ohne zusätzliche Kosten

Die Integration von Funktionen ohne zusätzliche Kosten in ein VoIP-System erweitert die Kommunikationsmöglichkeiten. Sie bietet Unternehmen einen erheblichen Mehrwert, indem sie fortschrittliche Tools für die Zusammenarbeit und Produktivität bereitstellt, ohne die damit verbundene finanzielle Belastung zu erhöhen.

Instant Messaging, Videokonferenzen und mehr

Die Integration von Funktionen ohne zusätzliche Kosten ist einer der entscheidenden Vorteile, wenn Sie sich für ein VoIP-Telefonsystem entscheiden. Dieser ganzheitliche Ansatz für die Unternehmenskommunikation ermöglicht die Einbindung von Tools wie:

  • Instant Messaging: Ermöglicht eine schnelle und effiziente Kommunikation zwischen Teams.
  • Videokonferenzen: Organisation virtueller Sitzungen in High-Definition-Qualität.
  • Gemeinsame Nutzung von Dateien: Einfacher Austausch von Dokumenten und Dateien.

Die Einbeziehung dieser Funktionen verbessert die Qualität der internen Kommunikation und steigert die Effizienz der Zusammenarbeit und der Arbeitsabläufe.

Zusätzlicher Nutzen ohne höhere Kosten

VoIP bietet einen erheblichen Mehrwert, ohne die damit verbundenen Kosten zu erhöhen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Systemen, die unter Umständen kostspielige Upgrades erfordern, um neue Funktionen zu integrieren, bietet VoIP ständige Verbesserungen und neue Funktionen, ohne die Betriebskosten wesentlich zu erhöhen:

  • Automatische Upgrades: Einbindung neuer Funktionen ohne manuelles Eingreifen.
  • Skalierbarkeit: Fähigkeit zur Anpassung an sich ändernde Geschäftsanforderungen ohne übermäßige Kosten.
  • Integration mit anderen Tools: Kompatibilität mit Anwendungen für Produktivität und Zusammenarbeit.

Dieser Mehrwertansatz ohne zusätzliche Kosten ist nicht nur aus finanzieller Sicht vorteilhaft, sondern stellt auch sicher, dass die Unternehmen stets mit den neuesten Instrumenten zur Verbesserung von Effizienz und Kommunikation ausgestattet sind.

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6- Ressourcenoptimierung mit Verwaltungsfunktionen

Die Optimierung der Ressourcen durch Verwaltungsfunktionen in VoIP bietet eine effektivere Kontrolle und setzt Zeit und Ressourcen frei, die für strategischere Bereiche des Unternehmens eingesetzt werden können.

Die Vereinfachung der Verwaltungsprozesse trägt zu einer effizienteren Verwaltung und einer kontinuierlichen Verbesserung der Systemleistung bei.

Zentralisierte Überwachung und Verwaltung

Die Optimierung der Ressourcen ist in jeder Geschäftsumgebung unerlässlich, und VoIP erleichtert diese Aufgabe durch fortschrittliche Überwachungs- und zentralisierte Verwaltungsfunktionen.

Diese Funktionen ermöglichen es Administratoren, die vollständige Kontrolle über das Telefonsystem zu haben und dadurch eine effiziente Ressourcennutzung zu gewährleisten:

  • Überwachung in Echtzeit: Überwachung der Anrufe und der Systemnutzung in Echtzeit.
  • Analytische Berichterstattung: Erstellung von detaillierten Berichten zur Leistungsbewertung.
  • Benutzerverwaltung: Zentralisierte Verwaltung von Konten und Berechtigungen.

Die Möglichkeit, das System zentral zu überwachen und zu verwalten, ermöglicht eine fundiertere Entscheidungsfindung und eine schnelle Identifizierung von Bereichen, die von Anpassungen oder Verbesserungen profitieren könnten.

Geringerer Zeit- und Ressourcenaufwand für die Konfiguration

VoIP vereinfacht die Konfiguration und Verwaltung und reduziert den Zeit- und Ressourcenaufwand für Verwaltungsaufgaben erheblich.

Im Vergleich zu konventionellen Telefonanlagen ist die VoIP-Konfiguration schneller und weniger fehleranfällig, da sie mit einer Vielzahl von Funktionen verbunden ist:

  • Einfache Konfiguration: Schneller und effizienter Implementierungsprozess.
  • Automatisierung von Aufgaben: Weniger manuelle Eingriffe und geringere Fehleranfälligkeit.
  • Nahtlose Skalierbarkeit: Das Hinzufügen oder Ändern von Benutzern ist schnell und einfach.

Durch die Verringerung des Zeit- und Ressourcenaufwands für die Konfiguration können sich die Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und die betriebliche Effizienz maximieren.

7- Skalierbarkeit und Pay-per-Use

Die Skalierbarkeit und das Pay-per-Use-Modell von VoIP bieten nicht nur Flexibilität bei der Anpassung an geschäftliche Veränderungen, sondern sorgen auch für ein effizientes Finanzmanagement, da unnötige Kosten im Zusammenhang mit nicht ausgelasteten Ressourcen vermieden werden. Dies führt zu einer größeren Flexibilität und Kontrolle für Unternehmen in ihrem Kommunikationsmanagement.

Anpassung an sich ändernde Geschäftsanforderungen

Skalierbarkeit ist ein entscheidender Aspekt der Verwaltung von Unternehmenssystemen, und VoIP bietet die Flexibilität, sich an veränderte Geschäftsanforderungen anzupassen.

Diese Fähigkeit, je nach Bedarf zu wachsen oder zu schrumpfen, ermöglicht es Unternehmen, ihre Kommunikationsressourcen flexibel und effizient anzupassen. Mit VoIP-Telefonie in Ihrem Unternehmen können Sie:

  • Einfaches Hinzufügen oder Reduzieren von Benutzern: Unkomplizierte Skalierbarkeit bei Veränderungen in der Unternehmensstruktur.
  • Anpassungsfähigkeit an Zeiten mit hoher Nachfrage: Kapazitätsanpassung bei vorübergehenden Ereignissen oder Projekten.
  • Kosten proportional zur Nutzung: Bezahlung für die tatsächliche Nutzung des Systems.

Die Skalierbarkeit von VoIP stellt sicher, dass das Unternehmen auf plötzliches Wachstum oder Veränderungen vorbereitet ist und optimiert die Kosten, indem es Investitionen in ungenutzte Kapazitäten vermeidet.

Vermeiden Sie unnötige Kosten für ungenutzte Funktionen

Durch das Pay-as-you-go-Modell verhindert VoIP, dass Unternehmen unnötige Kosten für ungenutzte Funktionen entstehen. Dieser Zahlungsansatz bietet eine effizientere Struktur, bei der Unternehmen nur für die Dienste und Ressourcen zahlen, die sie nutzen:

  • Verbrauchsabhängige Abrechnung: Die Bezahlung erfolgt proportional zur tatsächlichen Nutzung des Systems.
  • Vermeiden Sie unnötige Investitionen: Kosten, die an den Umfang und die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst sind.
  • Bessere Finanzkontrolle: Genauere Budgetplanung.

Die Beseitigung von Fixkosten, die mit ungenutzten Kapazitäten verbunden sind, ermöglicht eine effizientere Zuweisung von Finanzmitteln und trägt so zur Optimierung des Unternehmensbudgets bei.

Schauen Sie sich hier VoIPstudio’s Pay-as-you-go Plan an.

8- Längere Lebensdauer und Leistung der Geräte

Die Einführung von VoIP sorgt nicht nur für eine geringere Abnutzung der Geräte, sondern trägt auch dazu bei, die Gesamtlebensdauer der Technologie zu verlängern und damit die Nachhaltigkeit und Effizienz bei der Nutzung technologischer Ressourcen im Unternehmensumfeld zu fördern.

Geringerer Geräteverschleiß

Die Einführung eines VoIP-Telefonsystems trägt zu einer geringeren Ermüdung und Abnutzung der für die Geschäftskommunikation verwendeten Geräte bei. Im Gegensatz zu herkömmlichen Telefonen, die bei ständigem Gebrauch schneller verschleißen können, werden VoIP-Geräte, die sich stark auf Software stützen, allmählicher abgenutzt:

  • Weniger Verschleiß: Anrufe werden über Anwendungen oder Software getätigt, wodurch die physische Nutzung der Geräte reduziert wird.
  • Upgrades ohne Hardwarewechsel: Verbesserungen und neue Funktionalitäten werden ohne Hardwarewechsel implementiert.
  • Kompatibilität mit vorhandenen Geräten: Nutzung vorhandener Geräte ohne die Notwendigkeit, in neue Geräte zu investieren.

Dieser geringere Verschleiß verlängert die Lebensdauer der Geräte und trägt zu einer effizienteren Verwaltung der technischen Ressourcen des Unternehmens bei.

Verlängerung der Lebensdauer der Technologie

Die Einführung von VoIP reduziert nicht nur den Verschleiß der Geräte. Sie verlängert auch die Gesamtlebensdauer der für die Unternehmenskommunikation verwendeten Technologie.

Die Möglichkeit, Software-Upgrades kontinuierlich durchzuführen, ohne auf Hardwareänderungen angewiesen zu sein, stellt sicher, dass die Geräte ihre Funktionalität und Leistung im Laufe der Zeit beibehalten.

Mit VoIP wird die Nutzungsdauer Ihrer Telefonie-Infrastruktur verlängert:

  • Technologische Anpassungsfähigkeit: Software-Updates sorgen für Kompatibilität mit der technologischen Entwicklung.
  • Geringere Veralterung: Die Technologie bleibt über einen längeren Zeitraum relevant und praktisch.
  • Geringerer Bedarf an Ersatzgeräten: Die Geräte können länger genutzt werden, ohne dass sie häufig ausgetauscht werden müssen.

Die Verlängerung der Nutzungsdauer von Technologien trägt nicht nur zur finanziellen Effizienz bei, indem sie die Notwendigkeit ständiger Investitionen in neue Geräte verringert, sondern auch zur Verringerung der Umweltbelastung, da weniger Elektroschrott anfällt.

9- Sicherheit und Konformität

VoIP bietet zuverlässigen Daten- und Gesprächsschutz und vereinfacht und erleichtert die Einhaltung von Vorschriften. Es gibt Unternehmen die Werkzeuge an die Hand, die sie benötigen, um die Sicherheit und den Datenschutz ihrer Kommunikation in einem zunehmend regulierten Geschäftsumfeld zu gewährleisten.

Daten- und Gesprächsschutz

Die Datensicherheit ist in jeder Geschäftsumgebung von entscheidender Bedeutung, und VoIP bietet robuste Mechanismen zum Schutz von Daten und Gesprächen.

Die VoIP-Technologie setzt fortschrittliche Sicherheitsprotokolle ein, um die Vertraulichkeit und Integrität der Geschäftskommunikation zu gewährleisten:

  • Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Schutz von Informationen während der Übertragung.
  • Abhörschutz: Minimierung des Risikos des unbefugten Abhörens.
  • Zugangskontrolle: Verwaltung von Berechtigungen zur Wahrung der Vertraulichkeit von Gesprächen.

Der Schutz von Daten und Gesprächen in VoIP stärkt die Informationssicherheit und trägt zur Einhaltung von Vorschriften zum Schutz der Privatsphäre und des Datenschutzes bei.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ohne zusätzliche Kosten

VoIP erleichtert die Einhaltung von Vorschriften, ohne dass erhebliche zusätzliche Kosten entstehen.

Integrierte Sicherheitsfunktionen und automatische Updates ermöglichen es Unternehmen, sich schnell und ohne zusätzliche Investitionen an veränderte gesetzliche Anforderungen anzupassen:

  • Automatische Sicherheitsupdates: Gewährleisten Sie die Einhaltung der neuesten Vorschriften.
  • Vereinfachte Audits: Protokollierungs- und Überwachungsfunktionen erleichtern Compliance-Audits.
  • Anpassungsfähigkeit an globale Standards: Einhaltung spezifischer Vorschriften in verschiedenen Rechtsordnungen.

Die Einhaltung von Vorschriften ohne zusätzliche Kosten verringert die mit der Einhaltung von Vorschriften verbundene finanzielle Belastung. Außerdem erhalten die Unternehmen mehr Vertrauen in die Sicherheit und den Datenschutz ihrer Kommunikation.

10- Geringere Investitionen in Humankapital

Durch die Einführung von VoIP werden die kommunikationsbezogenen Prozesse optimiert, was sich in einer höheren betrieblichen Effizienz und damit in Einsparungen bei den Personalkosten niederschlägt.

VoIP wird als strategisches Instrument zur Optimierung der Humanressourcen in der Unternehmenskommunikation vorgestellt, indem die Effizienz verbessert und die folgenden kommunikationsbezogenen Aufgaben optimiert werden.

  • Automatisierung sich wiederholender Aufgaben im Zusammenhang mit der Anrufverwaltung, z. B. die automatische Weiterleitung eingehender Anrufe.
  • Integration mit Produktivitätswerkzeugen, so dass die Mitarbeiter während des Gesprächs direkt auf relevante Informationen zugreifen können.
  • Zusammenarbeit in Echtzeit durch erweiterte VoIP-Funktionen wie Instant Messaging und Zusammenarbeit in Echtzeit.
  • Zentralisiertes und ferngesteuertes Management des VoIP-Systems, wobei Aufgaben aus der Ferne ausgeführt werden und der Bedarf an dediziertem lokalem Verwaltungspersonal reduziert wird.
  • Effiziente Kundenbetreuung mit fortschrittlichen Funktionen zur Anrufweiterleitung und der Möglichkeit, Selbstbedienungsoptionen über IVR (Interactive Voice Response) anzubieten.
  • Skalierbarkeit ohne proportionale Aufstockung des Personals.
  • Fernschulung und Teamzusammenarbeit, wodurch sich der Bedarf an Reisen und Investitionen in Schulungsprogramme für den Unterricht verringert.

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