VoIP ist heutzutage in der Geschäftswelt fast allgegenwärtig. Dies unabhängig, ob es sich um ein kleines, großes oder mittleres Unternehmen handelt. Die Cloud Telefonanlage basierend auf VoIP hat Einzug gefunden. Es ist auf dem besten Weg, die Standardmethode der Sprachkommunikation für Unternehmen und Privatpersonen zu werden. Tatsächlich haben einige Carrier in verschiedenen Ländern Pläne angekündigt, das alte PSTN-Netz in den nächsten Jahrzehnten zugunsten von VoIP einzustellen. Das ist Teil der ISDN Abschaltung der Telekom.
Zu diesem Zeitpunkt hat fast jeder zu einem bestimmten Zeitpunkt in seinem Leben ein VoIP-Gespräch geführt, auch wenn er es in diesem Moment nicht wusste. Angesichts der Vielzahl mobiler VoIP-Apps und anderer Softphone-Anwendungen ist dies keine Überraschung. Die Technologie hat die Telekommunikationsbranche revolutioniert, aber ihre Vorteile machen sich auch in anderen Bereichen bemerkbar.
Beispielsweise haben VoIP-Dienstanbieter viele neue Innovationen für die traditionelle Voicemail-Funktion eingeführt. Anstatt dass Benutzer eine Nummer wählen, Nachrichten abhören und einzeln bearbeiten müssen, können Sie sie jetzt ohne Verzögerungen direkt in ihren Posteingang senden. Ebenso haben die automatische Weitervermittlung, die ACD-Warteschlangen, die virtuelle Rezeption usw. und andere Funktionen die Arbeitsabläufe in vielen Abteilungen und Organisationen geändert.
Enterprise Kontakt Management
Jedes Unternehmen verwaltet eine Datenbank mit Kontakten – ob Kunden, Partner, Kunden, andere Organisationen usw. Bestimmte Abteilungen verwenden für diese Aufgabe sogar spezielle Tools wie CRM-Software. Es ist leicht zu verstehen, warum – Sie benötigen Aufzeichnungen, um Kundenaufträge, Kundenkontakte, Serviceanfragen und andere derartige Probleme nachzuverfolgen.
Leider ist die Verwaltung aller Kontakte in einem Unternehmen nicht einfach oder unkompliziert. Die Mitarbeiter benötigen unterschiedliche Zugriffsebenen auf die zentrale Datenbank und einige Benutzer müssen auch Änderungen und Bearbeitungen vornehmen können. Darüber hinaus muss eine Person oder ein Team die gesamte Datenbank verwalten, um sicherzustellen, dass keine Fehler auftreten. Um das Ganze abzurunden, müssen Sie dies mit all den verschiedenen Apps, Diensten und Anwendungen tun, die verschiedene Abteilungen innerhalb derselben Organisation möglicherweise verwenden.
VoIP kann beim Kontaktmanagement helfen
So überraschend es auch sein mag, Ihr VoIP-Telefondienst kann Ihnen auch bei der Verwaltung Ihrer Kontakte helfen. Nicht wenige Dienstleister bieten eine Integration zwischen ihrem System und anderer Software wie CRM-Tools an. Mithilfe dieser Integrationen können Sie Ihre Kontaktdatenbank ohne manuelle Eingriffe auf dem neuesten Stand halten.
Betrachten wir ein hypothetisches Beispiel. Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, dessen Kontakte überall verstreut sind. Über mehrere Mail-Services, CRM-Tools und eine benutzerdefinierte Anwendung, die von der Kundendienstabteilung verwendet wird. Angenommen, ein Vertriebsmitarbeiter hat ein Gespräch mit einem bestimmten Kunden und vergisst, dieses in der CRM-App zu aktualisieren, die er verwenden soll. Jetzt haben Sie einen veralteten Datensatz, der in Zukunft Probleme verursachen kann. Wenn sich ähnliche Fehler einschleichen, werden Ihre Datenbanken weniger zuverlässig. Sie können die Informationen dort nicht verwenden, da Sie nicht sicher sind, ob sie aktualisiert, korrekt oder vertraulich sind.
VoIP-Links zu CRM-Tools – die Telefonanlage mit dem CRM verbinden
Möglicherweise ist die beliebteste Integration von Drittanbietern zwischen VoIP-Diensten und CRM-Anwendungen. Viele Dienstanbieter bieten diese Funktion im Rahmen ihres Preisplans für Unternehmenskunden an. Es ermöglicht Benutzern, Kontakte an einem Ort zu aktualisieren. Das Tool gibt solche Änderungen automatisch an das andere System weiter.
Angenommen, ein Agent initiiert einen Anruf aus der CRM-Datenbank. Das System merkt sich auch die entsprechenden Zeitstempel in der VoIP-App. Ebenso können Anrufe an Kontakte, deren Einträge sich im CRM befinden, mit den neuesten Informationen aktualisiert werden, ohne dass der Benutzer mehrere Anwendungen öffnen muss.
Einige Anbieter unterstützen auch gängige Mail-Dienste wie Google Mail, Outlook und andere Geschäftstools. Dies bedeutet, dass Benutzer ihre Kontakte in die VoIP-App integrieren können und sich nicht um fehlende Details sorgen müssen. Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit Benutzer sparen können, wenn sie vor einem Anruf nicht ständig nach Details suchen müssen. Oder wie viel produktiver können Ihre Mitarbeiter sein, wenn sie sich nicht darum kümmern, wichtige Details aufzuschreiben? Dies hilft nicht nur Ihren Mitarbeitern, Zeit zu sparen und produktiver zu sein, sondern stellt auch eine Effizienzverbesserung für das gesamte Unternehmen dar.
Die ordnungsgemäße Integration Ihres CRM-Tools in das Telefonsystem kann zu unerwarteten Dividenden führen. Möglicherweise ist Ihr Verkaufsteam in der Lage, Leads besser als zuvor zu generieren und zu verfolgen. Die Leistung des Kundendiensts oder des technischen Supports kann sich auch aufgrund eines überlegenen Kontaktmanagements verbessern. Ihr Unternehmen kann Anrufern eine hervorragende Kundenerfahrung bieten, wenn die Mitarbeiter bereits über ihre Informationen verfügen, wenn sie sich an den Kundendienst wenden.
Worauf es ankommt, ist, wie Sie Prozessabläufe verbessern und sicherstellen können, dass Ihre Mitarbeiter die Informationen haben, die sie benötigen, wenn sie sie benötigen. Früher war der Hauptgrund für kleine und mittlere Unternehmen auf VoIP umzustellen, weil die Grundgebühren und Gespräche billiger waren als bei herkömmlichen Systemen. Heute können Cloud-Telefonanlagen mehr und mehr an Kommunikationsanforderungen abdecken und Unternehmen fordern mehr von diesen Werkzeugen als je zuvor!
