Von VoIP zur Unified Digital Communications im KMU

Gepostet am: 2019-11-05 | Kategorien: VoIP für Unternehmen VoIP Technik - Hintergrund und Erklärungen

Jede Organisation verfügt über eine Vielzahl von Kommunikationskanälen. Es spielt keine Rolle, ob es sich bei Ihrem Unternehmen um ein kleines oder ein großes Unternehmen handelt. Ihre Mitarbeiter setzen verschiedene Kommunikationsmittel ein, um ihre Aufgaben zu erledigen. Möglicherweise verfügen Sie zumindest über E-Mail-Systeme und Sprachanrufe. Die meisten kleinen und mittleren Unternehmen nutzen auch Instant Messaging, SMS, Videoanrufe, Faxe, Voicemail usw.

Während einige Unternehmen erst jetzt anfangen, die großen Vorteile von VoIP zu entdecken, stellen sich andere Unternehmen die Frage, wie sie ihre Kommunikationskanäle verbessern können. Was kommt nach VoIP? Wenn Sie sich mit der Frage nach Innovationen über VoIP hinaus beschäftigt haben, ist UC genau das, wo sie sich gerade befinden. Unified Communication – auch UC genannt – ist die nächste innovative Technologie, die die Geschäftsabläufe verändert. Aber was genau ist das und wie hängte UC mit VoIP zusammen? Wie bringt Ihnen Unified Communication ein Vorteil für Ihr kleines und mittleres Unternehmen.

Was ist Unified Communication?

Wenn jemand über VoIP spricht, bezieht er sich auf eine bestimmte Art von Kommunikationskanal, für den eine bestimmte Technologie verwendet wird. UC als Überbegriff ist hier anders. Es ist eher ein Marketingbegriff, bezieht sich aber immer noch auf eine Reihe von Produkten und Dienstleistungen. UC zielt darauf ab, sowohl Echtzeit- als auch asynchrone Kommunikationskanäle in einer einzigen zusammenhängenden Plattform für Unternehmen zusammenzuführen. Eine UC-Suite bietet eine einheitliche Oberfläche für alle Anwendungen und ermöglicht Benutzern den nahtlosen Wechsel von einer zur anderen.

Lassen Sie uns die Definition anhand von Beispielen aus der Praxis aufschlüsseln:

Echtzeit vs asynchrone Kommunikation

Echtzeitkommunikation bezieht sich auf Dinge wie Sprachanrufe, Instant Messaging und Videokonferenzen. Wie der Begriff schon sagt, werden Ihre Nachrichten sofort zugestellt und Sie erwarten auch sofort eine Antwort.

Asynchrone Kommunikation ist das Gegenteil: Sie senden eine Nachricht und der Empfänger kann sie lesen, wenn er frei ist. Sie können auch jederzeit antworten. Sie erwarten keine sofortige Antwort. E-Mail und Voicemail sind gute Beispiele.

Was ist mit dem Rest? Mit UC können Benutzer zwischen verschiedenen Apps wechseln. Sie sehen eine ähnliche Schnittstelle für alle Dienste. Beispielsweise können Sie innerhalb einer Anwendung eine Nachricht an Ihr gesamtes Team oder nur an wenige Personen senden. Dann merkt man, dass mit ein paar Leuten der direkte Kontakt per Telefon notwendig ist. Sie klicken auf eine Schaltfläche, um einen Anruf zu tätigen. Während der Diskussion am Telefon erhalten Sie eine E-Mail von Ihrem Chef. Sie können sie dem Anruf hinzufügen und den Video-Feed für ein persönliches Gespräch aktivieren. Dies sind nur einige Beispiele, die auch für kleine und mittlere Unternehmen interessant sind.

Das Beste an UC ist, dass Sie nicht mehrere Apps öffnen und schließen müssen, um eine Aufgabe auszuführen. Sie können Anrufe über die Messaging-App einleiten. Setzen Sie einen Sprachanruf von Ihrem Mobiltelefon aus fort, wenn Sie das Büro verlassen. Sie können sofort dort weitermachen, wo Sie aufgehört haben. Stellen Sie sich die Produktivitäts- und Effizienzverbesserungen für Ihr Unternehmen vor!

Welche Technologie muss man dafür im Unternehmen benutzen? Um diese Frage zu beantworten, schauen wir uns die

Teile einer Unified Communication Suite

Jede UC-Suite besteht aus mehreren Grundkomponenten. Beginnen wir mit dem wichtigsten – dem IP-PBX-Server.

IP-PBX
Der IP-PBX-Server ist das Herzstück eines jeden UC-Systems. Es kombiniert die Leistung verschiedener Netzwerke, um Daten-, Sprach- und herkömmliche Anrufe auf dieselbe Verbindung zu bringen. VoIP-Betreiber haben bereits verschiedene Funktionen wie Videokonferenzen und Anwesenheitsinformationen integriert. In der IP-PBX beginnen Sie.

Zusammenarbeit dank Unified Communication Plattformen

Was stellen Sie sich unter Zusammenarbeit vor? Die meisten Menschen denken an einen Besprechungs- oder Konferenzraum mit einem Whiteboard. UC kann Funktionen wie Screencasting, Whiteboarding, Dateifreigabe und Markup für Teams zusammenführen. Es spielt keine Rolle, wo sich jeder von Ihnen befindet. Sie können zusammenarbeiten, als wären Sie alle im selben Besprechungsraum!

Anwesenheitsfunktion
Einige VoIP-Dienste verwenden bereits Anwesenheitsinformationen, während andere diese nur in den UC-Apps hinzufügen. In beiden Fällen können Benutzer anhand der Anwesenheitsinformationen ihre Verfügbarkeit anzeigen. Diese Informationen werden auf mehreren Servern zusammengefasst und dann an Benutzer und Apps gesendet. So stören Sie einen Kollegen nicht mehr mitten in einer Besprechung!

Mobilität
Dies ist ein wichtiger Teil des gesamten Puzzles. Dies gilt umso mehr, als Unternehmen 2019 Kunden sowohl im realen als auch im virtuellen Raum gewinnen. Sie haben nicht mehr den Luxus, Kunden in Ihr Büro zu holen. Sie gehen dorthin, wo die Kunden sind. Und das bedeutet, auf mobilen Geräten wie Smartphones, Tablets, Laptops usw. zu arbeiten.

Jedes UC-System, das sich lohnt, verfügt über mobile Anwendungen, mit denen Mitarbeiter unterwegs arbeiten können. Viele mobile Apps verfügen über dieselben Funktionen wie ihre Desktop-Gegenstücke. Tatsächlich handelt es sich bei einigen dieser „Apps“ lediglich um Onlinedienste, auf die Benutzer von jedem Gerät aus zugreifen. Sie können je nach Arbeitsablauf zwischen mehreren Geräten wechseln.

Ist ihr kleines / mittleres Unternehmen bereit für UC?

Diese Entscheidung hängt von Ihren geschäftlichen Anforderungen ab. Einige Unternehmen sind noch nicht bereit, die Welt jenseits von VoIP zu erkunden. Andere beginnen bereits, die Grenzen dessen, was VoIP kann, zu überschreiten. Führen Sie also eine Recherche durch, bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden. Unified Communication als zukünftige Arbeitsrealität wird bleiben, und früher oder später wird jedes Unternehmen UC-Lösungen benutzen bzw. den Mitarbeitern zur Verfügung stellen.
Schauen Sie also schon heute, welcher der beste Anbieter von Cloud Telefonanlagen für Ihre Anforderungen ist und diese Features schon heute integriert.

Danke für das Foto: Photo by bruce mars from Pexels