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Wie die Digitalisierung KMUs in der globalen Wirtschaft hilft

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Die Pandemie hat uns alle in vielerlei Hinsicht betroffen, kein Land ist von dem verheerenden Virus verschont geblieben. Unternehmen haben zu kämpfen und mehrere Tausend auf der ganzen Welt haben dauerhaft geschlossen. Menschen haben durch den wirtschaftlichen Abschwung Arbeitsplätze verloren und Familienmitglieder durch die Krankheit. Soziale Distanzierungsregeln, die die Ausbreitung des Virus eindämmen sollen, haben ältere Bürger, Kinder und Menschen mit psychischen Problemen unverhältnismäßig stark betroffen. 

In der Unternehmenswelt sind kleine und mittlere Unternehmen (KMU) am stärksten betroffen. Sie sind für die lokale Wirtschaft unverzichtbar, aber auch am anfälligsten für jede Art von Erschütterung – wirtschaftlich oder anderweitig. Größere Unternehmen haben die Ressourcen, um die Pandemie zu überstehen oder digitale Technologien wie Remote Working zu nutzen. Kleine Unternehmen haben diesen Puffer oft nicht. Sie neigen auch dazu, gefährdete Personengruppen zu beschäftigen, die eher von einer Krise betroffen sind.

Was kann ein kleines oder mittleres Unternehmen in einer Welt nach einer Pandemie tun, um zu überleben und sogar zu gedeihen? Experten und Branchenanalysten kommen zu ähnlichen Schlussfolgerungen. KMUs müssen sich digitale Technologien zu eigen machen, um Resilienz zu entwickeln und in der globalen Wirtschaft konkurrenzfähig zu sein. Digitalisierung ist der Name der Zukunft.

Was ist digitale Transformation?

Viele Unternehmen denken, die Digitalisierung sei teuer, zeitaufwendig oder zu schwierig für KMUs zu implementieren. Das muss nicht sein. Die digitale Transformation bezieht sich auf die Integration aktueller und neuer Technologien, um Unternehmensabläufe zu verbessern. Es ist aber auch kein kosmetischer oder einmaliger Aufwand. Das Einrichten einer Website oder einer E-Commerce-Seite ist keine digitale Transformation. Es ist eher ein kultureller Wandel und sollte sich in allen Bereichen des Unternehmens widerspiegeln. 

Wie kann die Digitalisierung den KMU helfen?

Digitalisierung kann sich für KMUs sehr auszahlen, wenn Sie es richtig machen. Sie kann Ihrem Unternehmen helfen bei:

  • Steigerung des Umsatzes
  • Neue Märkte erschließen
  • Produktivität steigern
  • Nähere Beziehungen pflegen
  • Einen größeren Talentpool erschließen
  • Verwaltung großer Datenmengen
  • Krisen überleben und überstehen

Klingt dies zu gut, um wahr zu sein oder ist es für ein KMU unmöglich zu realisieren? Die Einführung von digitalen Technologien ist kein garantiertes Erfolgsrezept. Ohne ausreichende Planung, Recherche und den Zugang zu den richtigen Tools können Digitalisierungsprojekte scheitern. Es muss aber auch nicht ein Traum sein, der für kleine Unternehmen unerreichbar ist. Auch der Einsatz kleinerer Systeme kann Ihnen auf dem Weg der Digitalisierung helfen. Kleine Schritte können sich zu großen Vorteilen summieren.

KMUs sollten sich auf 5 Schlüsselbereiche konzentrieren, wenn sie digital werden. Diese sind:

1- Digitale Kommunikation

Kommunikations- und Informationstechnologien sollten an erster Stelle auf Ihrer Liste stehen. Das liegt daran, dass diese den Grundstein für andere digitale Systeme legen. Ohne die Grundlagen wird es schwer, anspruchsvollere Tools zu nutzen. Eine digitale Kommunikationsstrategie sollte alle Kanäle umfassen, einschließlich Sprache, E-Mail, Video, Messaging, SMS usw. 

Trotz der Verbreitung alternativer Kommunikationskanäle (Live-Chat, Social-Media-Updates usw.) interagieren Kunden mit einem Unternehmen immer noch über die Stimme, d.h. über Telefonanrufe. Das bedeutet aber nicht, dass Sie weiterhin analoge Systeme verwenden sollten, die sich nicht gut an eine digitale Wirtschaft angepasst haben. Die Umstellung auf einen gehosteten VoIP-Service ist an dieser Stelle praktisch ein No-Brainer. Er ist kostengünstig, effektiv und effizient.

Ein gehosteter VoIP-Service kann Ihrem Unternehmen helfen: 

  • Telefonate verwalten – sowohl eingehende als auch ausgehende
  • Integration mit anderen digitalen Tools wie E-Mail, Videokonferenzen, Messaging, etc. 
  • Integration mit Unternehmenssystemen wie CRM und ERP, unter anderem
  • Verbesserung des Kundenservices durch Reduzierung der Wartezeiten
  • Kunden auf Anhieb an den richtigen Ansprechpartner vermitteln
  • Unterstützen Sie das Vertriebsteam beim Erreichen seiner Ziele
  • Steigern Sie Umsatz und Gewinn durch Rationalisierung der Geschäftsprozesse

Ein gehostetes VoIP-System kann Ihnen sogar helfen, den Markenwert zu steigern, den Wiedererkennungswert der Marke zu verbessern und Kunden zu binden. VoIP ist der Sprachkommunikationsstandard der Zukunft und sollte ein fester Bestandteil eines jeden kleinen Unternehmens sein.

2-Digitales Marketing

Wir haben darüber gesprochen, dass die digitale Transformation mehr ist als eine kosmetische Veränderung. Es reicht nicht aus, wenn Sie nur eine Website oder einen Social-Media-Account einrichten. Diese sind jedoch für jedes Unternehmen unverzichtbar, unabhängig von Größe oder Branche. Eine digitale Präsenz bringt Ihrem Unternehmen in mehrfacher Hinsicht einen Mehrwert, von der Bereitstellung von Informationen für Kunden bis hin zu einer besseren Rentabilität. 

Traditionelle Werbeformen wie Werbespots oder Plakatwerbung sind oftzu teuer für KMUs. Die medienaffinen Verbraucher von heute sind auch gegenüber traditionellen Marketingkanälen misstrauisch. Eine Empfehlung von ihren Freunden in einem Social-Media-Netzwerk oder ein Video eines beliebten Kanals kann jedoch Wunder für Ihre Marke bewirken. 

Glücklicherweise sind digitale Marketingstrategien in der Regel kostengünstig und im Vergleich viel effektiver. Je nach Art des Unternehmens gehören zu den effektiven digitalen Marketingkanälen soziale Mediennetzwerke, Suchmaschinen, Anbieter von Videoinhalten und Mundpropaganda. Auch für kleine und mittlere Unternehmen ist es einfacher, digitale Marketing-Tools zu nutzen.

3- Remote-Arbeit/Homeoffice

Wenn es eine Sache gibt, die die Pandemie gezeigt hat, dann ist es, dass Remote Working kein Luxus mehr ist, den sich nur große Konzerne leisten können. Tatsächlich sagen Experten voraus, dass viele Unternehmen im Laufe des nächsten Jahrzehnts zu einer reinen Remote-Arbeitsumgebung übergehen werden. Remote-Arbeit war der Hauptgrund dafür, dass große Unternehmen dieses Jahr relativ unbeschadet überstanden haben. Leider haben kleine Unternehmen keinen Zugang zu der notwendigen Infrastruktur oder den digitalen Werkzeugen um Remote-Arbeit für ihre eigenen Mitarbeiter zu ermöglichen.

Es gibt keinen besseren Zeitpunkt, um sich mit dem Thema Remote Working und den Tools, die es ermöglichen, näher zu beschäftigen.  Wenn Sie Ihren Mitarbeitern erlauben, zumindest in Teilzeit von jedem beliebigen Ort aus zu arbeiten – und sei es nur von zu Hause aus -, wird Ihr Unternehmen widerstandsfähiger werden. Sie können durch eine Pandemie, eine Naturkatastrophe oder eine von Menschen verursachte Katastrophe hindurch weiterarbeiten. Aber welche Werkzeuge brauchen Sie, um dies zu ermöglichen?

Der Übergang zu Remote Working erfordert viele Veränderungen. Sie müssen Ihre aktuelle physische Infrastruktur berücksichtigen, um den Übergang zu unterstützen. Das könnte bedeuten, dass Sie Ihr Datennetzwerk in Bezug auf Geschwindigkeit, Bandbreite, Hardware und Software verbessern müssen. Außerdem müssen Sie Ihre Mitarbeiter mit der richtigen Ausrüstung für die Arbeit von zu Hause aus ausstatten. Je nach Aufgabenbereich benötigen sie einen Computer oder einen Laptop, mobile Geräte für Telefonate, ein Headset und ein Mikrofon, eine Kamera für Videochats und so weiter. 

Remote-Working erfordert auch robuste Tools für die Zusammenarbeit, Überwachung und Berichterstattung. Ihre Mitarbeiter sollten in der Lage sein, an Gruppenprojekten zu arbeiten und als Team zusammenzukommen, auch wenn sie nicht mehr Seite an Seite im Büro arbeiten. Ebenso benötigen Manager und Vorgesetzte geeignete Tools, um sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter auf ihre Aufgaben und Ziele konzentriert bleiben.

4- Datenanalyse und -verwaltung

Die Menge an Daten, die wir als Gesellschaft täglich erzeugen, ist atemberaubend. Die eine oder andere Geschäftseinheit zeichnet jede Suche, jeden Klick und jede Online-Bewegung auf, die wir machen. Das Erfassen dieser Daten ist dank digitaler Tools sehr einfach geworden, aber das Speichern, Abrufen und Analysieren der Daten für verwertbare Erkenntnisse ist viel schwieriger. Was nützt es, all diese Daten zu speichern, wenn man sie nicht nutzen kann? Dennoch sammeln viele KMUs diese Daten in der Hoffnung, dass sie ein wertvolles Gut darstellen. Die Wahrheit ist, dass Daten nur dann wertvoll sind, wenn man sie im Bedarfsfall nutzen kann

Glücklicherweise gibt es viele digitale Lösungen, die Ihnen helfen können, die Daten zu verwalten sowie sie für nützliche Erkenntnisse zu analysieren. Viele dieser Dienste haben eine kostenlose Stufe für kleine Unternehmen oder ermäßigte Tarife für solche Kunden. So können Sie den Service oder die App ausprobieren und entscheiden, ob er/sie einen Mehrwert bieten kann. Einige Dienste konzentrieren sich auf die Datenspeicherung, andere auf einfaches Abrufen und Suchen. Wieder andere bieten leistungsstarke Tools für die Datenanalyse. 

5- Geschäftskontinuität

Kundendaten sind nicht die einzigen Informationen, die Sie effizient speichern und verwalten sollten. Jedes Unternehmen generiert Daten wie sensible Finanzinformationen, Unternehmensdaten, Mitarbeiterdaten usw. Diese Daten sind für das weitere Funktionieren und den Erfolg Ihres Unternehmens unerlässlich. Was würde passieren, wenn Sie plötzlich den Zugriff auf diese Informationen verlieren? Wären Sie noch in der Lage zu funktionieren?

An dieser Stelle kommen Business Continuity und Resiliency ins Spiel. Business Continuity bedeutet, einen Plan für den Umgang mit jeder Krise zu haben, damit Sie mit minimaler Unterbrechung weiterarbeiten können. Nehmen Sie die aktuelle Pandemie als Beispiel. Unternehmen, die auf Telearbeit umgestellt haben, ihr Produkt oder ihre Dienstleistung neu erfunden haben oder sich anderweitig an die aktuellen Bedingungen angepasst haben, sind diejenigen, die erfolgreich waren. 

Auch hier können digitale Werkzeuge helfen. Ein gehosteter VoIP-Service ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, von jedem Standort aus weiterzuarbeiten. Eine Remote-Belegschaft kann mit kleineren Störungen viel leichter umgehen, da nichts wirklich alle Ihre Mitarbeiter auf einmal betreffen kann. In ähnlicher Weise kann der Einsatz der richtigen Backup- und Datensicherheitssysteme Ihnen helfen, den Zugang zu wichtigen Geschäftsdaten zu erhalten. 

Wie Sie unschwer erkennen können, ist Digitalisierung keine kurzfristige Sache. Es ist ein langer Prozess, der sich über die gesamte Lebensdauer Ihres Unternehmens erstrecken wird. Neue Innovationen in der Technologie werden die digitale Transformation kontinuierlich vorantreiben. Nehmen Sie sich also Zeit, recherchieren Sie und wagen Sie den Schritt noch heute!

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