VoIP-Telefonanlage & Digitalisierung – erste Lehren der Coronakrise

Gepostet am: 2020-04-15 | Kategorien: VoIP für kleine Unternehmen und Freiberufler VoIP für mittelständische Unternehmen VoIPstudio Neuigkeiten

Die aktuelle Situation stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen.

Zum einen müssen wir mit den wirtschaftlichen Folgen der Coronakrise zurechtkommen. Dies bedeutet für eine ganze Reihe von Unternehmen den Wegfall von Umsatz, aber auch eine Veränderung der Art und Weise wie wir arbeiten.
Doch ist doch jede Krise eine Chance.
Dieser Artikel soll kurz erläutern, welche zwei Erkenntnisse ein Unternehmen bereits heute gewinnen kann.

Die Bedeutung des Kommunikationssystems und der VoIP-Telefonanlage

Eine große Erkenntnis ist, dass das richtige Kommunikationssystem des Unternehmens eine enorme Bedeutung hat. Das klingt erstmal banal, im Detail angeschaut wird aber klar. Was damit gemeint ist. Denn wie sich gerade gezeigt hat, geht es hierbei nicht nur um moderne Funktionen, die heute unter dem Stichwort Unified Communication bekannt sind. Das erste System, das in dieser Krise seine Robustheit und Wichtigkeit gezeigt hat, ist das Telefonsystem. Wie sich gezeigt hat, möchten viele Kunden sich nicht nur auf Informationen im Internet verlassen, wenn es z.B. um ein vorhandenes Angebot oder die Situation geht. Dies lässt sich mit Systemen, die auf die interne Kommunikation ausgelegt sind, schwer abbilden.

Flexibilität ist wichtig – VoIP und Cloud bieten Vorteile

Zweite große Erkenntnis ist, dass Flexibilität eine große Rolle spielt. Flexibilität hat hier für kleine und mittlere Unternehmen mehrere Bedeutungen.

Zum einen benötigen KMUs ein Kommunikationssystem, das in der Lage ist verschiedenste Szenarien abzubilden. Das erste Szenario ist hierbei der Normalbetrieb. Normalbetrieb bedeutet, dass sie auf der einen Seite wie gewohnt geschäftlich telefonieren können. Auf der anderen Seite sollte und muss das Kommunikationssystem, die VoIP-Telefonanlage, alle üblichen Funktionen abdecken.

Dann meint Flexibilität die Möglichkeit auf Knopfdruck z.B. ins Homeoffice umzusteigen.
Hier hat sich in vielen Büros die Beschränkung von Hardware installierten Telefonanlagen gezeigt. Das Zukunftsthema für die nächste Investition wird also nicht mehr die Frage nach der VoIP-Telefonanlage (heute Standard mit All-IP) sein, sondern die Frage nach der Cloud- Telefonanlage. Eine Cloud-Telefonanlage hat sich hierbei als äußerst sinnvoll erwiesen. Nehmen wir das Beispiel des Voip Anbieters VoIPstudio. Hier können sich alle Mitarbeiter innerhalb eines Morgens in die gleiche gewohnte Arbeitsumgebung einloggen wie im Büro.
Doch ist es nicht nur die gesamte gewohnte Arbeitsumgebung der Telefonanlage, sondern auch die Möglichkeit auf ein einheitliches Kontaktverzeichnis zurückzugreifen. Und das sind nur zwei Beispiele.

Die Umstellung auf Home Office hat aber mehr Aspekte, als die technische Machbarkeit und Umsetzbarkeit. Die Anforderungen an dezentrales oder remote arbeitendes Team zu führen sind anders, als wenn ein Team Mitarbeiter sich im Büro befinden. Dabei geht es primär und in erster Linie um Vertrauen, habe auch um berechtigte und zulässige Kontrolle. So möchte man als Arbeitgeber sicherstellen, dass alle Mitarbeiter das ganze Team in der Lage sind die gemeinsame Zielsetzung zu erreichen und umzusetzen. Daher bedarf die beste VoIP-Lösung für kleines oder mittelständisches Unternehmen auch die Möglichkeit bestimmte Performancemetriken auf einem übersichtlichen Dashboard zu sehen und zu erfassen.

Aber Flexibilität hat noch eine dritte Bedeutung.
Angesichts der steigenden Unsicherheit, und der damit einhergehenden höheren Volatilität nimmt die Bedeutung einer flexiblen VoIP-Anlage zu auch in Bezug auf die Kosten zu.
Sie benötigen ein System, dass wenig bis keine Investitionen benötigt, um gleichzeitig sich flexibel an die Bedürfnisse anpasst.
Dies können Sie mit einer Cloud-Telefonanlage erreichen. Der Anbieter VoIPstudio zum Beispiel, der sich speziell mit einem Angebot an kleine und mittlere Unternehmen richtet, bietet Ihnen die Möglichkeit jederzeit Verträge zu beenden oder Nutzer hinzuzufügen. Sie können also sehr schnell die Kosten nach oben und unten skalieren.

Aber Flexibilität hat noch eine weitere Bedeutung – nämlich, die der technischen Möglichkeiten.
Während des regulären Betriebs möchten Sie telefonieren. Wenn es aber darum geht, Informationen gebündelt bereitzustellen kann es von großem Interesse und sehr hilfreich sein eine Telefonanlage zu haben, die in diesem Fall dem Kunden Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung stellt. Ein solches System ist zum Beispiel die Sprachmenüführung, auch IVR genannt. Damit können Sie zum Beispiel Kunden, die sich einfach nur über Öffnungszeiten informieren möchten, einen einfachen Weg anbieten, dies zu tun.
Während alle anderen Kunden die mit dem Support oder mit dem Verkauf sprechen möchten wie gewohnt sich durchstehen lassen können.
Gerade in Zeiten eines Lockdowns kann es auch hilfreich sein, wenn sie mit Kunden über weiteren Kanälen kommunizieren.
Eine solche Möglichkeit ist zum Beispiel das Versenden von SMS. Einige Anbieter von Cloud-Telefonanlagen bietet das an.