Was ist VoIP? Ein vollständiger Leitfaden

Kommunikation ist das Lebenselixier des täglichen Geschäftsbetriebs in jedem Unternehmen. Wie die meisten Unternehmen nutzen Sie vielleicht verschiedene Kanäle, darunter E-Mail und sogar soziale Medien. Aber Telefongespräche bleiben der Eckpfeiler für Unternehmen jeder Größe, ob groß oder klein. Stellen Sie sich vor, was passieren würde, wenn Ihr Telefonsystem mitten an einem geschäftigen Tag für eine Stunde ausfiele. Schwer vorstellbar, nicht wahr?

In den vergangenen Jahren war das Festnetz der zuverlässigste Kanal für die Sprachkommunikation in Unternehmen. Das ist heute nicht mehr der Fall. Die meisten Unternehmen haben auf VoIP umgestellt, und jeden Tag kommen neue hinzu. Vielleicht haben Sie schon gehört, dass VoIP besser ist als Festnetzanschlüsse oder dass man mit VoIP kostenlos telefonieren kann. Andere sagen vielleicht, dass VoIP nicht sicher ist und dass Sie vorerst bei Festnetzanschlüssen bleiben sollten. Tatsache ist, dass die meisten herkömmlichen Festnetzanbieter bereits VoIP in ihrem Backbone-Netz nutzen, um Telefondienste anzubieten.

Die vielen widersprüchlichen Informationen können überwältigend sein, aber Sie wollen auch sicher sein, dass Sie die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen treffen. Aus diesem Grund haben wir diesen umfassenden Leitfaden für Einsteiger in die VoIP-Nutzung und die ersten Schritte damit zusammengestellt. Wenn Sie sich selbst nicht für einen technisch versierten Menschen halten, keine Sorge. Dieser Artikel entschlüsselt all die Akronyme und den Fachjargon für Sie! Lassen Sie uns also eintauchen.

Was versteht man unter VoIP?

Lassen Sie uns ganz am Anfang beginnen. Was genau ist VoIP und was meint man, wenn man von VoIP-Technologie oder VoIP-Telefonen spricht? VoIP steht für “Voice over Internet Protocol” und bezieht sich auf alle Sprachanrufe, die über das Internet und nicht über Kupferleitungen wie bei einem Festnetzanschluss geführt werden. Wenn Sie jemals Skype oder FaceTime benutzt haben, um mit einem Freund oder Familienmitglied zu sprechen, ist das ein VoIP-Anruf.

Sie können VoIP-Anrufe von den meisten Geräten aus tätigen, die über eine Internetverbindung verfügen. Das ist einer der größten Vorteile, wenn Sie zu VoIP wechseln. Sie können VoIP auf Ihrem Mobiltelefon, auf einem Laptop oder auf einem Tischtelefon nutzen, das das Protokoll unterstützt. Die meisten Telefongesellschaften auf der ganzen Welt haben ihre Netze in den letzten Jahren für die Nutzung von VoIP aufgerüstet, und einige haben sogar ein Auslaufdatum für das alte PSTN-Netz (analoge Festnetzanrufe) angekündigt.

Wie funktioniert VoIP?

Sie wissen, dass VoIP bedeutet, über das Internet zu telefonieren. Aber wie genau funktioniert es hinter den Kulissen? Um das zu verstehen, werfen wir einen Blick darauf, wie analoge Telefone früher funktionierten.

Wie das PSTN funktioniert

Im herkömmlichen Telefonsystem ist jedes einzelne Telefon über Kupferdrähte und Vermittlungsstellen mit dem Netz verbunden. Wenn Sie jemanden anrufen, wird der Anruf über die Drähte und Vermittlungsstellen zum Telefon des Empfängers weitergeleitet. Während früher menschliche Bediener zwei Drähte miteinander verbanden, um die Telefone für einen Anruf zu verbinden, ist dies längst durch eine automatische elektronische Vermittlung ersetzt worden.

Es gibt jedoch eine Grenze dafür, wie viele Anrufe über dieselbe Strecke des Netzes geleitet werden können, und das öffentliche Telefonnetz wurde auch als unzureichend empfunden, wenn es um den sich entwickelnden Kommunikationsbedarf von Unternehmen ging.

Wie funktioniert VoIP?

VoIP ist auf der Benutzerseite ähnlich wie das Festnetz (der Prozess des Tätigens und Empfangens von Anrufen ist ähnlich), aber die Technologie unterscheidet sich hinter den Kulissen. VoIP nutzt die Paketvermittlung anstelle der herkömmlichen Leitungsvermittlungstechnik. Das bedeutet, dass Audiosignale in Datenpakete umgewandelt und dann über das Internet (hier gibt es keine Kupferleitungen!) an den Zielort übertragen werden. Die Pakete werden wieder in Audiosignale umgewandelt, damit der Empfänger hören kann, was Sie gesagt haben.

Es mag kompliziert klingen, aber es geht alles in ein paar Sekunden. Die Paketvermittlung bietet viele Vorteile gegenüber dem alten System:

• VoIP-Anrufe nutzen dasselbe Netzwerk wie Ihre E-Mails, Dokumente, Bilder und Videoinhalte. Sie müssen also keine separaten Netzwerke für Sprachanrufe und den Rest Ihrer Daten einrichten oder unterhalten.
• Sobald die Audiodaten in Datenpakete umgewandelt sind, können diese unabhängig voneinander weitergeleitet werden. Die Pakete werden also je nach Netzüberlastung, verfügbarer Bandbreite und anderen Faktoren auf unterschiedlichen Wegen zum Ziel geleitet.
• Pakete mit Sprachinhalten werden ähnlich behandelt wie andere Datenpakete, nur dass sie oft eine höhere Priorität haben, damit Ihre Anrufe stabil genug bleiben, um ein Gespräch in Echtzeit zu führen.

VoIP-Dienstleistungen für Unternehmen

VoIP-Anrufe können in zwei Hauptgruppen eingeteilt werden: VoIP für Privatpersonen und VoIP für Unternehmen. Privatkunden-Dienste wie Skype sind für private Anrufe einfach zu nutzen. Sie sind oft kostenlos und erfordern keine Zahlung von den Endnutzern. Solange Ihr Freund ein Skype-Konto hat, können Sie ihn von jedem Gerät mit Internetanschluss aus anrufen.

Sie unterliegen jedoch bestimmten Beschränkungen, so dass Unternehmen sie nicht nutzen können.

1. Skype-Anrufe sind zwar kostenlos, aber beide Gesprächsteilnehmer müssen dafür Skype haben. Das ist für die private Nutzung ausreichend, aber für die geschäftliche Nutzung ungeeignet.
2. VoIP-Dienste für Verbraucher verwenden in der Regel ein Freemium-Modell, bei dem grundlegende Dienste kostenlos sind, andere jedoch kostenpflichtig. Das bedeutet, dass sich Unternehmen nicht auf solche Dienste verlassen können, da es keine Rückgriffsmöglichkeiten gibt, wenn das Netz aus irgendeinem Grund nicht mehr funktioniert.
3. Die Nutzer können Audio- und Videoanrufe tätigen, anderen Nutzern Nachrichten schicken und Gruppenanrufe zwischen Freunden führen. Sie können jedoch nicht mit anderen Unternehmenstools integriert werden oder Unternehmensfunktionen wie Anrufaufzeichnung, gebührenfreie Nummern usw. nutzen.
4. VoIP-Dienste für Privatkunden verwenden häufig proprietäre Protokolle, was bedeutet, dass andere VoIP-Dienste keine Verbindung zu ihnen herstellen können. Unternehmen müssen sich darauf verlassen, dass der Anbieter für die Sicherheit des Netzes sorgt, da die Protokolle nicht von außen kontrolliert werden.
5. VoIP für Privatkunden bietet keine Service Level Agreements oder Mindestqualitätsstufen. Im Falle eines Problems haben die Nutzer kaum Möglichkeiten, Unterstützung zu erhalten.

Es wird schnell klar, dass Unternehmen dedizierte VoIP-Dienste auf Unternehmensebene benötigen. Wenn Sie kein Einzelunternehmer sind und dies auch nicht bleiben wollen, wird Ihr Unternehmen an die Grenzen der VoIP-Funktionen für Privatkunden stoßen.

Großartig! VoIP ist also eine Verbesserung gegenüber älteren analogen Telefonsystemen. Aber wie können Sie aufrüsten oder mit der Nutzung beginnen? Unternehmen können VoIP einführen, indem sie ihre PBX (Private Branch Exchange) einrichten und SIP-Trunks (Session Initiation Protocol) verwenden oder gehostete VoIP-Dienste von einem Drittanbieter erwerben.

IP-PBX und SIP-Trunks

Einige große Unternehmen ziehen es vor, ihr eigenes System für Sprachanrufe zu entwickeln und zu nutzen. Dazu gehört der Kauf von Hardware (PBX, SIP-Trunks, IP-Telefone), die Konfiguration der Software und die Beibehaltung der Kontrolle über alle Aspekte des VoIP-Systems. Bei dieser Option behalten die Unternehmen die Kontrolle über das System und die Kosten pro Anruf sind im Laufe der Zeit geringer. Allerdings sind zu Beginn umfangreiche Investitionen erforderlich, und Sie müssen auch über das interne Fachwissen verfügen, um das System zu warten oder neue Mitarbeiter einzustellen.

Die andere Möglichkeit ist die Nutzung gehosteter VoIP-Dienste von einem Anbieter. Die meisten Unternehmen entscheiden sich für diesen Weg, weil:

• Es ist weniger kostspielig
• Es müssen keine Hardware oder Softwarelizenzen gekauft werden
• Der Anbieter kümmert sich um Qualität, Sicherheit und Software-Updates
• Es müssen keine neuen Mitarbeiter eingestellt werden, und die Mitarbeiter müssen keine Zeit mit der Behebung von Problemen verschwenden
• Da es sich um eine Dienstleistung handelt, können die Kosten an die Geschäftsanforderungen angepasst werden

Wie man VoIP-Anrufe tätigt

Ein entscheidender Aspekt bei der Umstellung auf eine neue Technologie ist die Schulung der Benutzer für die Nutzung des Systems. Eine erstaunliche neue Technologie kann spektakulär scheitern, wenn Ihre Mitarbeiter nicht wissen, wie man sie benutzt, oder wenn sie zu schwer zu verstehen ist. Glücklicherweise unterscheiden sich VoIP-Anrufe nicht von herkömmlichen Anrufen, soweit es die Benutzer betrifft.

Wenn Ihre Mitarbeiter mit den Bürotelefonen vertraut sind, können Sie die vorhandene Hardware durch IP-Telefone ersetzen, die mit VoIP funktionieren. Sie sehen aus und funktionieren ähnlich wie ein normales Bürotelefon mit einem Bildschirm und mehreren Tasten für Nummern und Funktionen. Das Benutzererlebnis beim Tätigen oder Empfangen eines Anrufs ändert sich überhaupt nicht.

Ein großer Vorteil von VoIP ist, dass Sie nicht mehr so viele Tischtelefone benötigen wie früher. Da Sie geschäftliche VoIP-Anrufe von einem Computer oder einem mobilen Gerät aus tätigen können, werden einige Ihrer Mitarbeiter froh sein, wenn sie das Tischtelefon ganz loswerden. Wenn Sie Mitarbeiter haben, die von zu Hause aus arbeiten, können diese über den Computer oder einen Laptop Anrufe tätigen. Ihr Vertriebsteam kann mit seinem Mobiltelefon Anrufe tätigen und entgegennehmen und muss sich keine Sorgen machen, dass es Anrufe verpasst, wenn es unterwegs ist.

Was Sie für VoIP-Anrufe benötigen

Ein Grund, warum viele Unternehmen gehostete VoIP-Dienste nutzen, ist, dass der Anbieter den Großteil der für das Telefonsystem benötigten Hardware kauft und wartet. Er liefert die Telefondienste und alle Funktionen, für die Sie sich angemeldet haben. Sie müssen lediglich über IP-Telefone verfügen, die mit der VoIP-Technologie arbeiten können.

Obwohl die Einzelheiten je nach Unternehmen variieren, umfasst die allgemeine Liste der für VoIP benötigten Geräte Folgendes:

• IP-Tischtelefone für die Mitarbeiter, die sie benötigen, einschließlich Manager und C-Level-Führungskräfte
• Eine App zum Tätigen von VoIP-Anrufen von einem mobilen Gerät (Telefon oder Tablet)
• Herunterladen und Installieren der VoIP-App auf all Ihren Computern, damit Ihre Mitarbeiter Anrufe tätigen/erhalten können
• Analoger Telefonadapter (ATA) für die analogen Telefone, die Sie für alte Dienste wie Fax beibehalten möchten. Dies ist nur für den Fall, dass Ihr VoIP-Anbieter Fax-to-E-Mail nicht unterstützt.

Das ist so ziemlich alles, was Sie an neuer Hardware brauchen. VoIP-Telefone gibt es schon ab 50 Dollar, so dass Sie ein Modell finden können, das Ihrem Budget entspricht.

Da VoIP jedoch Ihre Internetverbindung nutzt, um Anrufe weiterzuleiten, müssen Sie Ihr Netzwerk vor dem Start möglicherweise testen und aufrüsten. Jeder VoIP-Anruf, den Sie tätigen, benötigt Bandbreite im Netzwerk und eine schnelle Internetverbindung für Sprach- und Videoqualität. Wenn Sie mehrere Anrufe gleichzeitig tätigen, benötigen Sie noch mehr Bandbreite. Beachten Sie, dass FTTH-Breitbandverbindungen heutzutage zwischen 50 Mbit/s und 600 Mbit/s ermöglichen und VoIP-Anrufe weniger als 1 Mbit/s erfordern, so dass viele gleichzeitige Anrufe bewältigt werden können.

Es ist jedoch immer sinnvoll, die Internetpläne für Unternehmen zu überprüfen und zu aktualisieren, um höhere Geschwindigkeiten und mehr Bandbreite zu erhalten. Möglicherweise müssen Sie auch veraltete Netzwerkhardware wie Modems, Router und Switches ersetzen. Wenn Sie VoIP über eine WiFi-Plattform nutzen, sollten Sie auch sicherstellen, dass eine gute WiFi-Abdeckung gewährleistet ist und für jeden Zugangspunkt mehrere Geräte gleichzeitig zur Verfügung stehen. Die meisten Anbieter helfen Ihnen bei der Bewertung des bestehenden Netzwerks und machen Vorschläge, wie Sie es für die Unterstützung von VoIP verbessern können.

Ist es kostenlos?

Eines der ersten Dinge, die man über VoIP hört, ist, dass es kostenlos ist. Man mag es kaum glauben, aber bei vielen VoIP-Plattformen für Endverbraucher ist das der Fall. Bei diesen Diensten können die Nutzer innerhalb des Netzes in der Regel kostenlos miteinander telefonieren. Anrufe ins Festnetz oder auf ein Mobiltelefon sind jedoch gebührenpflichtig.

In ähnlicher Weise gibt es einige kostenlose VoIP-Optionen für Unternehmen, die sich jedoch nur an einen sehr begrenzten Nutzerkreis richten. Sie sind in der Regel für sehr kleine Unternehmen wie Freiberufler und Start-ups gedacht, die sich keine teuren Tarife oder VoIP-Telefone leisten können. Die meisten Unternehmen werden bald über die Einschränkungen der kostenlosen Dienste hinauswachsen und sich für einen robusteren Unternehmenstarif anmelden.

VoIP für Unternehmen ist also – genau genommen – nicht kostenlos, da Sie eine regelmäßige Abonnementgebühr zahlen müssen, und auch pro Anruf, wenn Sie sich für Pay-as-you-go-Tarife entscheiden. Im Vergleich zu herkömmlichen Telefontarifen sind VoIP-Anrufe jedoch sehr preiswert. Viele Unternehmen stellen fest, dass ihre Telefonrechnungen auf 50 % oder sogar weniger sinken als der Betrag, den sie früher an ihren Telefonanbieter zahlten.

Wenn Ihr Unternehmen Auslandsgespräche führen muss, dann summieren sich die Einsparungen. VoIP-Ferngespräche kosten nur einen Bruchteil des Preises für herkömmliche Gespräche. Das liegt daran, dass die Datenpakete größtenteils über das Internet übertragen werden. Sie zahlen nur für die Zeit, in der der Anruf über das öffentliche Telefonnetz geführt wird, und die ist recht gering.

Vor- und Nachteile von VoIP

Jetzt denken Sie vielleicht, dass VoIP zu schön klingt, um wahr zu sein. Die Technologie hat zwar ein paar Nachteile, aber keiner davon ist ein wirklicher Grund für eine Aufrüstung.

High-Speed-Internet

So benötigt VoIP beispielsweise eine stabile Internetverbindung mit hoher Geschwindigkeit. Mit einer Einwahlverbindung können Sie keine geeigneten und qualitativ hochwertigen VoIP-Gespräche führen. Viele Unternehmen stellen fest, dass sie ihr Netz aufrüsten oder ältere Geräte ersetzen müssen, um für VoIP gerüstet zu sein.

Der Einstieg in VoIP ist jedoch schnell, einfach und kostengünstig. Außerdem bringt die Aufrüstung Ihrer Netzwerkinfrastruktur Vorteile für alle Unternehmenssysteme mit sich, die auf Ihr Netzwerk angewiesen sind, um zu funktionieren.

Notrufe

Als VoIP zum ersten Mal eingesetzt wurde, war die Kontaktaufnahme mit Notdiensten ein Problem. Im Gegensatz zu Festnetznummern, die mit einem bestimmten Ort verbunden sein müssen, können VoIP-Geräte überall eingesetzt werden. Wenn also einer Ihrer Mitarbeiter einen Anruf tätigt, muss er dem Betreiber eine Adresse nennen.

Glücklicherweise bieten VoIP-Anbieter jetzt die Möglichkeit von E911, dem VoIP-Äquivalent zu herkömmlichen 911-Anrufen. Benutzer können beim Hinzufügen eines neuen VoIP-Geräts oder -Endpunkts eine Adresse angeben, die an die Notdienste weitergeleitet werden kann.

Ältere Dienstleistungen

Moderne VoIP-Dienste funktionieren möglicherweise nicht mit älteren Systemen wie Faxgeräten oder Gebäudesicherheitssystemen. Wenn Sie also auf solche Systeme angewiesen sind, sollten Sie sich vergewissern, dass Ihr VoIP-Anbieter diesen Dienst über ATA-Geräte unterstützt, und wenn nicht, sollten Sie vielleicht zögern, zu einem anderen Anbieter zu wechseln. Beachten Sie, dass Sie auch immer ein oder zwei Festnetzanschlüsse für Ihr Büro beibehalten können, die mit diesen Altsystemen noch funktionieren. Alternativ dazu bieten einige Anbieter digitale Faxfunktionen an, mit denen Sie Faxe direkt in Ihrem Posteingang senden und empfangen können.

Wie Sie sehen, gibt es einige Nachteile von VoIP, die sich jedoch mit etwas Planung ausgleichen lassen. VoIP ist eine so große Verbesserung gegenüber analogen Telefonen, dass Sie den Umstieg nicht bereuen werden.

Kosteneinsparungen

Genau genommen brauchen Sie nur einen monatlichen Tarif und einige IP-Telefone, um mit VoIP zu beginnen. Das ist für die meisten Unternehmen nicht sehr teuer. Die Einsparungen, die sich daraus ergeben, dass Sie keinen Wartungsvertrag abschließen müssen, keine Vorauszahlung für eine bestimmte Anzahl von Leitungen oder Ressourcen leisten müssen und günstige Auslandsgespräche führen, machen sich schnell in Ihrem Budget bemerkbar.

Hochwertige Audio- und Videoqualität

Während ältere VoIP-Anrufe wegen Qualitätsproblemen berüchtigt waren, ist die Audioqualität bei den heutigen VoIP-Diensten gleichwertig mit der von Festnetzanschlüssen – wenn nicht sogar besser -. Die meisten VoIP-Dienste bieten auch Gruppen-Videoanrufe und Konferenzfunktionen an, was bedeutet, dass Sie Besprechungen oder Schulungen durchführen können, ohne dass Sie dafür reisen müssen. Angesichts der aktuellen Pandemie ist das nicht mehr nur ein Vorteil, sondern eine Notwendigkeit.

Fernarbeit und Mobilitätsoptionen

In den letzten Jahren hat sich gezeigt, dass Arbeitnehmer auch von zu Hause oder einem Café aus effektiv arbeiten können. Die meisten Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern jetzt die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten oder ein hybrides Modell zu verfolgen, bei dem die Mitarbeiter ein paar Tage in der Woche ins Büro kommen. Sie brauchen eine Telefonanlage, die flexibel genug ist, um solche Arbeitsmodelle zu unterstützen.

VoIP ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, von überall aus zu arbeiten – von zu Hause, von einem Hotelzimmer oder sogar von einem Flughafen aus. Sie können jedes beliebige mobile Gerät mit Ihrer Arbeitsnummer verbinden und verpassen nie wieder einen Kundenanruf. Viele Unternehmen sind sich darüber im Klaren, dass die Zeiten, in denen alle Mitarbeiter 8 Stunden an 5 Tagen in der Woche in einem Büro arbeiteten, endgültig vorbei sind. VoIP-Dienste für Unternehmen helfen Ihnen dabei, Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten, da Sie ihnen die Flexibilität der Fernarbeit oder Telearbeit bieten.

VoIP-Funktionen für Unternehmen

Sobald Sie anfangen, sich über VoIP zu informieren, werden Sie feststellen, dass diese Systeme so viele Funktionen bieten. Das kann überwältigend sein, und Sie wissen vielleicht nicht, welche davon für Ihr Unternehmen nützlich sind. Der genaue Funktionsumfang hängt zwar von Ihrem Unternehmen ab, aber es gibt einige, die für Sie und Ihre Mitarbeiter nützlich sein werden.

Automatischer Anrufbeantworter

Der automatische Anrufbeantworter ist eine der Funktionen, die die meisten Kunden von einem großen Unternehmen erwarten. Die meisten kleinen Unternehmen verfügen nicht über diese Funktion, da sie recht teuer ist. Aber die meisten VoIP-Dienste für Unternehmen bieten diese Option in ihren Tarifen an. Sie können diese Funktion nutzen, um:

• Weiterleitung von Kunden an die richtige Abteilung oder Person auf der Grundlage ihrer Fragen
• Antworten auf häufig gestellte Fragen wie Kontostatus und Auftragsverfolgung, um Mitarbeiter freizusetzen, die sich dann um komplexere Probleme kümmern können
• Anrufer automatisch an die Voicemail oder einen anderen Mitarbeiter weiterleiten, wenn ein Mitarbeiter nicht erreichbar ist (Urlaub, Krankheit, Besprechung usw.)

Aufzeichnung von Anrufen

Die Aufzeichnung von Anrufen ist ein wertvolles Schulungsinstrument für Ihre Mitarbeiter. Es kann bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter hilfreich sein, damit diese von erfahreneren Kollegen lernen können. Sie können aufgezeichnete Anrufe für Leistungsbeurteilungen anhören oder Coaching für diejenigen anbieten, die es brauchen. Sie können auch Anrufe aufzeichnen, wenn es zu Streitigkeiten mit Kunden oder zu Problemen mit Verträgen, Produktlieferungen usw. kommt. Darüber hinaus sind einige Branchen gesetzlich verpflichtet, Anrufe aufzuzeichnen, um die Vorschriften einzuhalten. VoIP-Dienste bieten diese Funktion in der Regel an, so dass Sie dafür kein separates System benötigen.

Unified communications

VoIP-Dienste sind oft der Ausgangspunkt für eine einheitliche Kommunikation (Unified Communication, UC). Sie brauchen nicht mehr verschiedene Apps, Software und Geräte, um mit Ihren Kollegen zu kommunizieren. Dieselbe Plattform – in der Regel VoIP-basiert – kann Sprachanrufe, Videoanrufe, Gruppenanrufe, Konferenzen, Instant Messaging, Bildschirmfreigabe, Dokumentenzusammenarbeit und Team-Chat integrieren.

Integration mit Unternehmens-Tools

Wie die meisten Unternehmen haben Sie wahrscheinlich mehrere Unternehmenssysteme, die zusammenarbeiten, um Kunden, Kundenaufträge und andere Geschäftsprozesse zu verwalten. Die VoIP-Integration mit solchen Tools kann für Ihr Unternehmen von unschätzbarem Wert sein.

Stellen Sie sich vor, Ihre Support-Mitarbeiter könnten ein Kundenkonto anhand der Telefonnummer, von der aus sie anrufen, abrufen. Ein Vertriebsmitarbeiter kann einen potenziellen Kunden von seiner Vertriebs-App aus anrufen. Sobald der Anruf abgeschlossen ist, werden die Notizen automatisch mit Datum und Zeitstempel an den Kundendatensatz angehängt.

Diese Art der Integration kann Ihrem Unternehmen helfen, effektiver zu arbeiten und wertvolle Mitarbeiterzeit zu sparen.

Backup und Sicherheit

Was passiert, wenn Sie mitten am Tag den Strom oder das Internet verlieren? Da VoIP beides braucht, um zu funktionieren, sollten Sie immer eine Backup-Option in Betracht ziehen. Eine kosteneffiziente Möglichkeit für kleine Unternehmen ist die Weiterleitung von Anrufen an eine Mobilnummer oder einen anderen Standort, falls erforderlich. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter Anrufe von zu Hause aus annehmen oder in ein anderes Büro umziehen und weiterarbeiten können.

Auch die Sicherheit von VoIP-Diensten ist ein Thema. Da Ihre Sprachanrufe über dasselbe Netz laufen wie Ihre E-Mails, sind sie anfällig für externe Risiken (Spam, Anrufbetrug, Abhören usw.). Sie müssen Sicherheitsprotokolle in Ihrem Netz implementieren und sich beim Anbieter vergewissern, dass er Verschlüsselung und andere Tools zum Schutz Ihrer Geschäftsgespräche einsetzt.

Braucht Ihr Unternehmen VoIP?

Die Antwort ist ein klares Ja. Für die meisten Unternehmen ist VoIP zu einem unverzichtbaren Instrument geworden und ist kein Luxus mehr. Jetzt, da Sie mehr über VoIP wissen und wie es Ihr Unternehmen unterstützen kann, können Sie auch für Ihr Unternehmen die richtige Entscheidung treffen.