Virtuelle Telefonanlagen sind auf dem Vormarsch und es ist nicht überraschend warum. Während diese noch vor ein oder zwei Jahrzehnten relativ unbekannt waren, sind Cloud-Telefonanlagen im Jahr 2020 zu einem Must-Have-Tool für Unternehmen geworden. Viele Unternehmen haben bereits ihre analogen Telefonsysteme über Bord geworfen und den Sprung zu virtuellen Telefonzentralen oder Cloud-Telefonen gemacht.
Wenn auch Sie den Umstieg planen, finden Sie hier ein paar Dinge, die Sie wissen sollten, bevor Sie loslegen.
Was ist eine virtuelle Telefonanlage?
Um virtuelle Telefonzentralen besser zu verstehen, müssen wir in der Zeit zurückgehen zu den frühesten geschäftlichen Telefonsystemen. Diese Systeme waren auf menschliche Bediener angewiesen, um beide Enden eines Anrufs physisch mit Drähten zu verbinden. Später wurden diese Konsolen durch das bekanntere Tischtelefon für Empfangsmitarbeiter mit Tasten für bestimmte Mitarbeiter ersetzt.
Nach und nach gingen Unternehmen zu Telefon-Servern über, um den Anrufverbindungsprozess zu automatisieren und den menschlichen Operator zu eliminieren. Die meisten Unternehmen verwendeten diese Telefonserver oder PBX-Systeme (Private Branch eXchange), um eingehende und ausgehende Anrufe zu verwalten.
Hier kommt die virtuelle Telefonanlage ins Spiel. Der Unterschied zwischen einer traditionellen Telefonanlage und einer virtuellen Telefonanlage ist zumeist der Standort des Telefonservers. Bei den meisten traditionellen Systemen befindet sich der Server “vor Ort”, in einer Telefonzelle oder einem Serverraum im Büro. Bei einer virtuellen Telefonzentrale befinden sich ein Teil oder alle Komponenten des Telefonsystems sozusagen “off-site”, d.h. in der Cloud.
In diesem Sinne bedeuten Begriffe wie “gehostet”, “cloudbasiert”, “virtuell” usw. im Zusammenhang mit Telefonanlagen in etwa das Gleiche. Es gibt zwar technische Unterschiede, aber Ausführung und Implementierung sind gleichwertig. Das Ergebnis ist, dass Unternehmen keine Hardware auf dem Unternehmensgelände haben, außer den Telefonen, mit denen die Mitarbeiter Anrufe tätigen und entgegennehmen.
Die Unterschiede zwischen analogen TK-Anlagen und virtuellen Telefonanlagen
Es gibt so viele Unterschiede zwischen den zwei Systemen, dass es einfach nicht möglich ist, diese alle aufzuzählen. Das Einzige, was beide gemeinsam haben, ist die Benutzererfahrung. Die Mitarbeiter nehmen den Hörer ab und wählen eine Nummer, wie in alten Zeiten! Die wichtigsten Unterschiede – und oft auch Verbesserungen – sind im Folgenden aufgeführt:
1. Standort der Geräte
Wenn Sie jemals in einem Büro gearbeitet haben, werden Sie mit einer Business-Telefonanlage vertraut sein. Jeder Mitarbeiter hat ein Telefon auf seinem Schreibtisch, das über Kabel mit einer zentralen Telefonanlage verbunden ist. In vielen Fällen haben Büros einen Schrank oder einen ganzen Raum, der für die Unterbringung der für das Kommunikationssystem benötigten Hardware vorgesehen ist.
Bei einer virtuellen Telefonzentrale haben Sie keine Geräte. Überhaupt keine. Die einzige Hardware, die Sie sehen würden, sind Tischtelefone, die oft mit dem Internet verbunden sind. Möglicherweise benötigen Sie die Tischtelefone nicht einmal, wenn jeder seine mobilen Geräte für geschäftliche Anrufe nutzt.
2. Kosten
Traditionelle Business-Telefonsysteme waren so teuer, dass nur mittlere und große Unternehmen sich diese leisten konnten. Kleine Unternehmen mussten sich oft mit einem Flickenteppich von Lösungen begnügen, die kaum ihre Aufgabe erfüllten.
Wenn man die physische Hardware eliminiert, fallen keine großen Kosten mehr an. Das ist der Grund, warum virtuelle Telefonzentralen so viel billiger sind! Ihr Unternehmen muss nichts kaufen, reparieren oder warten.
3. Merkmale
Alte Telefonanlagen waren analog und das war lange Zeit in Ordnung. Bis Unternehmen anfingen, digitale Systeme für so ziemlich alles andere zu verwenden. So waren Unternehmen auf die Grundlagen beschränkt – Anrufweiterleitung, Voicemail, Anrufgruppen usw. Das Hinzufügen von Funktionen, Nummern oder Teilnehmerplätzen kostete Zeit und Geld.
Virtuelle Telefonzentralen bieten so viel mehr Funktionen. Von visueller Voicemail bis hin zu geräteübergreifendem Anrufsignal – es gibt praktisch keine Grenzen für das, was Ihr Unternehmen mit ein wenig Anpassung und Bastelei erreichen kann.
4. Verlässlichkeit
Das alte herkömmliche Telefonsystem (POTS) war extrem zuverlässig. Ihre Telefone funktionierten selbst dann, wenn Sie bei einem Sturm den Strom verloren. Festnetzanschlüsse waren über Jahrzehnte hinweg ziemlich robust.
Als die virtuellen Telefonzentralen auf den Markt kamen, war die Situation ganz anders. Es kam zu Audioproblemen, ständigen Gesprächsabbrüchen, fehlenden Wörtern und unterbrochenen Gesprächen. Glücklicherweise haben die Anbieter die Zuverlässigkeit und Qualität seither deutlich verbessert. Heute können die meisten virtuellen Telefonzentralen mit jedem Festnetzanschluss mithalten oder ihn sogar übertreffen.
5. Erforderliche Erfahrung
Unternehmen mussten Experten für die Wartung ihrer Telefonanlage einstellen. Sie konnten – und taten es oft – das Telefonmanagement an andere Unternehmen oder an den Telekommunikationsanbieter auslagern. Jede kleine Änderung erforderte viel Zeit und Aufwand für die Implementierung.
Mit virtuellen Telefonzentralen müssen sich Organisationen um all das nicht kümmern. Benutzer und Administratoren können Änderungen über eine intuitive Oberfläche vornehmen, die oft online zugänglich ist.Sie können Änderungen in den meisten Fällen sofort vornehmen, ohne warten zu müssen. Sie können Mitarbeiter für produktivere Aufgaben neu zuweisen.
6. Mobilität
Die meisten modernen Unternehmen müssen mobile Geräte in irgendeiner Form nutzen, und sei es nur, weil Ihre Mitarbeiter diese wünschen. Leider können analoge Systeme diese meist überhaupt nicht unterstützen. Virtuelle Telefonzentralen hingegen sind dafür hervorragend geeignet. Sie können Handys, Tablets, Laptops und jedes andere mobile Gerät, das Sie sich vorstellen können, in das System integrieren. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie eine dezentrale Belegschaft haben oder Ihre Mitarbeiter durch eine Pandemie von zu Hause aus arbeiten müssen.
7. Flexibilität
Virtuelle Telefonzentralen sind sehr flexibel in allen Bereichen, von Änderungen bis hin zu Funktionen. Sie können oft genau auswählen, wie Sie Ihre Telefonanlage einsetzen möchten. Sie brauchen nur die Ressourcen zu kaufen, die Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigen, und können je nach Bedarf ein Upgrade/Downgrade durchführen. Traditionelle PBX-Systeme waren viel unflexibler und Ihre Mitarbeiter mussten sich an das System anpassen, anstatt umgekehrt.
8. Serviceverträge
Serviceverträge gehören dazu, wenn Sie eine Telefonanlage der alten Generation wollen. Jedes Unternehmen musste einen Vertrag für Reparaturen, Wartung und Service unterschreiben. Was, wenn Sie den Anbieter wechseln oder ein Downgrade durchführen möchten? Pech gehabt, Sie mussten den aktuellen Vertrag abschließen oder Strafen zahlen.
Das Geschäftsmodell für virtuelle Telefonzentralen ist ganz anders. Der Anbieter berechnet Ihnen jeden Monat einen bestimmten Preis und Sie können jederzeit wechseln, upgraden oder downgraden. Sie können zwar bessere Tarife bekommen, wenn Sie sich bei einem Anbieter anmelden, aber es gibt keine Verpflichtung dazu.
Was ist die beste virtuelle Telefonzentrale für Ihr Unternehmen?
Diese Frage ist am einfachsten und am schwierigsten zu beantworten. Die einfache Version? Es hängt von vielen Dingen ab, von Ihrem Budget, dem Anbieter und den Funktionen, die Sie suchen. Es gibt keinen einzigen Anbieter, dessen Dienstleistungen perfekt für jedes Unternehmen passen. So wie jedes Unternehmen einzigartig ist, so sind es auch seine Kommunikationsbedürfnisse.
Es gibt jedoch ein paar wichtige Punkte, die Sie bei der Auswahl eines Anbieters beachten sollten, darunter:
1. Preise
Der Preis isteine wichtige Überlegung beim Wechsel zu einer neuen Technologie. Ist der Aufkleberpreis den Gegenwert wert, den Sie dafür bekommen? Wie lange dauert es, bis sich die anfänglichen Kosten amortisiert haben? Unternehmen sollten sich davor hüten, zu viel oder zu wenig zu bezahlen. Zu viel für Funktionen zu bezahlen, die man nicht braucht, ist eine Verschwendung von Ressourcen, die an anderer Stelle eingesetzt werden könnten. Zu wenig zu bezahlen, wenn man für ein wenig mehr wertvolle Funktionen erhalten würde, ist ein ebenso großer Fehler. Also Recherchieren Sie, bevor Sie auf der gepunkteten Linie unterschreiben.
2. Merkmale
Der Schlüssel ist, für Funktionen zu bezahlen, die Sie brauchen und sich nicht über Funktionen aufzuregen, die einfach nur “nice-to-have” sind oder die Sie vielleicht gar nicht brauchen. Es gibt einen Mittelweg zwischen der Wahl des billigsten Tarifs und dem vollen Einsatz für die besten Funktionen. Versuchen Sie, einen Tarif zu wählen, der das bietet, was Ihr Unternehmen im Moment braucht, mit der Möglichkeit, bei Bedarf aufzurüsten.
3. Verlässlichkeit und Qualität
Wie wir bereits sagten, können die heutigen Anbieter mit Festnetzanschlüssen mithalten oder diese sogar übertreffen. Aber nicht alle Dienste sind gleich gut. Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, sollten Sie den Service einige Tage oder sogar Wochen lang unter realen Bedingungen testen. Prüfen Sie auch, ob der Anbieter ein Service Level Agreement anbietet und was das für den Kunden bedeutet. SLAs legen in der Regel die garantierte Betriebszeit für Ihre Telefone fest und die Entschädigung, falls der Anbieter diese nicht einhält.
4. Sicherheit
Wie bei jedem digitalen System sind auch virtuelle Telefonzentralen anfällig für Sicherheitsbedrohungen. Hacker könnten sich über die Telefone Zugang zu sensiblen Informationen verschaffen oder einbrechen und gefälschte Anrufe im Wert von Tausenden von Dollar auf Ihr Konto tätigen. Da der Anbieter für die Hard- und Software verantwortlich ist, sollten Sie dessen Sicherheitslage überprüfen, bevor Sie sich anmelden.
5. Mobilität
Wenn Sie sich noch nicht mit dem Thema Mobilität auseinandergesetzt haben, sollten Sie dies jetzt unbedingt tun. Das Jahr 2020 hat gezeigt, dass Arbeiten von zu Hause aus oder Remote-Working jederzeit zu einer Notwendigkeit werden kann. Stellen Sie also sicher, dass der Dienstleister eine exzellente Integration mit mobilen Geräten bietet.
6. Kunden- und technischer Support
Schließlich macht es wenig Sinn, einen qualitativ guten Service auszuwählen, wenn der Anbieter keinen exzellenten Kundensupport anbietet. Wenn Sie auf Probleme stoßen oder das System aus irgendeinem Grund ausfällt, wie reaktionsschnell ist der Anbieter? Bietet der Anbieter umfangreiches Schulungsmaterial an, so dass Ihre Mitarbeiter die Ressourcen haben, das System zu erlernen? Können Sie den Support über verschiedene Kanäle wie Live-Chat, Telefon, E-Mail, soziale Medien usw. erreichen?
Wie zu erwarten, kann der Umstieg auf virtuelle Telefonzentralen einfach und frustrierend zugleich sein. Während die Entscheidung, gehostete Dienste zu nutzen, einfach zu treffen ist, hängt viel davon ab, den richtigen Anbieter für Ihre Bedürfnisse zu finden.
