Verwaltung der Unternehmenskommunikation während eines Lockdowns

Gepostet am: 2020-11-30 | Kategorien: VoIP für Unternehmen

2020 war ein stressiges Jahr für alle Menschen weltweit. Unabhängig von anderen nachrichtenwürdigen Ereignissen wird dieses Jahr wegen der Pandemie in Erinnerung bleiben. Wörter wie Lockdown und Quarantäne sind mittlerweile fester Bestandteil des globalen Wortschatzes. Für Organisationen hat das Jahr 2020 erneut die Bedeutung der Kommunikation unterstrichen.

Die notwendige Verwaltung der Unternehmenskommunikation

Kommunikation – sowohl intern als auch extern – war schon immer von entscheidender Bedeutung für Unternehmen. Doch angesichts des ständigen Lockdowns, der Remote-Arbeit von Mitarbeitern und des zusätzlichen Stresses finanzieller Bedenken ist es für Unternehmen unerlässlich, die Kommunikation zu effektiv zu verwalten. 

Leider ist die Verwaltung der Unternehmenskommunikation während der aktuellen Voraussetzungen aus vielen Gründen eine Herausforderung. Viele Mitarbeiter haben ihren Arbeitsplatz verloren, weil Unternehmen Aufträge verloren oder anderweitig ihre Arbeit eingestellt haben. Das bedeutet, dass Unternehmen nicht voll besetzt sind und verbleibenden Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten müssen. Wie können Sie effektiv kommunizieren, wenn Sie sich nicht einmal persönlich treffen können?

Die Arbeit von zu Hause aus kann sich nachteilig auf die Produktivität und die psychische Gesundheit der Mitarbeiter auswirken, besonders wenn diese unerwartet mitten in einer Krise geschieht. Nicht jeder kann vom Home Office arbeiten, und vielen gefällt diese Arbeitsrealität nicht. Das Arbeiten vom Home Office erschwert die Kommunikation und Zusammenarbeit erheblich. 

Das bedeutet nicht, dass Sie nichts dagegen tun können. Auch wenn sich der Lockdown je nach Arbeitsort ständig ändert, können Führungskräfte die Unternehmenskommunikation immer noch mit den vorhandenen Hilfsmitteln verwalten oder neue finden, die dem Bedarf entsprechen.

Verwaltung der Unternehmenskommunikation in Schlüsselbereichen

Die Kommunikationsstrategien unterscheiden sich je nachdem, mit wem Sie sprechen. An Kunden gerichtete Botschaften zum Beispiel werden sich von dem unterscheiden, was Sie intern verbreiten. Dieser Aspekt ändert sich während dem Arbeiten im Home Office nicht. Hier sind vier Schlüsselbereiche, auf die Sie sich bei der Verwaltung der Unternehmenskommunikation konzentrieren sollten:

Zentralisieren Sie Ihr Kommunikationsteam

Größere Organisationen haben oft eine dezentralisierte Kommunikation, ebenso wie Unternehmen, deren Mitarbeiter auf mehrere Standorte verteilt sind. Aber in jeder Krise ist es wichtig, das Kommunikationsteam zu zentralisieren. Die Organisation braucht ein fokussiertes Team, das die Mitteilungen erstellt und auf die richtige Art und Weise verbreiten kann. Sie wollen nicht, dass in dieser Zeit Fehlinformationen, Gerüchte und Lügen im Umlauf sind.

Wer sollte Teil dieses Kommunikationsteams sein? Das ist je nach Unternehmen oft unterschiedlich. Das Team sollte mindestens aus einem leitenden Mitarbeiter, einer Person aus der Personalabteilung, einem Fachgebietsexperten und einem Kommunikationsexperten bestehen. Achten Sie jedoch darauf, dass das Team nicht zu einem Dutzend oder mehr Personen wird, da dies Ihrem Ziel der Verwaltung der Unternehmenskommunikation abträglich ist.

Kommunizieren Sie regelmäßig mit den Mitarbeitern

Sobald Sie Ihr Team vor Ort haben, ist es an der Zeit, über Ihr Zielpublikum nachzudenken. Mit wem sprechen Sie und was müssen Teilnehmer wissen? Die Pandemie hat alle betroffen, von Aktionären bis hin zu Kunden und Mitarbeitern. Aber Sie haben die Pflicht, Ihre Mitarbeiter während den aktuellen Einschränkungen über viele Dinge auf dem Laufenden zu halten. Mitarbeiter werden eine Menge Fragen haben, wie z.B:

  • Wie werden sich die Dinge ändern, wenn alle von zu Hause aus arbeiten?
  • Wie bleibt man mit Kollegen und Managern in Kontakt?
  • Was unternimmt das Unternehmen, um ihre Sicherheit zu gewährleisten?
  • Sind ihre Arbeitsplätze gefährdet, werden sie ihr Gehalt oder ihre Altersvorsorge verlieren?

Die Unternehmenskommunikation sollte sich darauf konzentrieren, diese Bedenken sowie alle anderen Fragen anzusprechen, die Ihre Mitarbeiter haben könnten. Achten Sie auch darauf, dass Sie mindestens einmal jeden zweiten Tag mit den Mitarbeitern kommunizieren. Ein Mangel an klarer Kommunikation kann dazu führen, dass sich Menschen isoliert fühlen, besonders wenn diese allein durch Beschränkungen arbeiten.

Kommunikation mit Kunden

Das Gespräch mit Ihren Kunden ist auch ein Teil der Verwaltung der Unternehmenskommunikation. Unternehmen kommunizieren mit Kunden in zwei großen Bereichen:

  1. Massenkommunikation – Dazu gehören Unternehmensnachrichten, Werbung, Marketing, Beiträge in sozialen Medien usw. Sie sollten sicherstellen, dass all diese Kommunikation einfühlsam ist und gleichzeitig auf die Anliegen der Kunden eingeht. Viele Unternehmen mussten die Werbung einstellen oder das Marketing ändern, um in einer globalen Krise nicht taub zu wirken.
  2. Persönliche Kommunikation – Dies geschieht, wenn Ihre Mitarbeiter mit Kunden sprechen, während sie Dienstleistungen anbieten, oder wenn Kunden sich an Sie wenden. Ihre Kunden haben möglicherweise auch Fragen dazu, wie das Unternehmen mit den Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen während der Einschränkungen umgeht oder ob Ihre Dienste/Stunden davon betroffen sind. Es ist wichtig, dass Ihre Mitarbeiter wissen, wie und was zu solchen Zeiten mit den Kunden kommuniziert werden soll.

Kommunikation mit Gemeinschaften

Die Pandemie hat nicht nur Einzelpersonen, Familien und Unternehmen betroffen, sondern auch Gemeinschaften. Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie mit ihnen kommunizieren können, einschließlich der Nutzung des philanthropischen Bereichs des Unternehmens, um Hilfe zu leisten. Eröffnen Sie einen Dialog mit der örtlichen Zivilbevölkerung oder anderen Unternehmen, um Wege der Hilfe zu erkunden. Es kann so einfach sein, wie eine Freistellung für Ihre Mitarbeiter anzubieten, um sich freiwillig zu engagieren oder Materialien wie Gesichtsmasken an Gesundheitsdienstleister zu spenden.

Inhalt der Mitteilungen

Jetzt, da Sie wissen, mit wem Sie sprechen, sollten Sie sich überlegen, was der Inhalt Ihrer Kommunikation ist. Wie bereits erwähnt, wird fast jeder Kunde Fragen zu den Neuen Realität im Allgemeinen haben. Mitarbeiter werden auch spezielle Bedenken haben, die Sie ansprechen sollten.

Informationen über Covid und die Reaktion des Unternehmens

Diese Mitteilungen können für verschiedene Zielgruppen ähnlich sein, wobei der Hauptunterschied darin besteht, wie detailliert diese sein sollten. Beispielsweise beeinflusst es Kunden möglicherweise nicht, ob Computer des Unternehmens desinfiziert werden, aber es wichtig mitzuteilen, ob sich Ihre Geschäftszeiten ändern werden. 

Auch wenn externes Kommunizieren wichtig ist, denken Sie daran, dass Ihre Mitarbeiter Informationen über die aktuelle Situation sowie Updates benötigen, wenn sich Dinge ändern. Ändern Sie die Bürokonfiguration, während alle von zu Hause aus arbeiten, um die Entfernung zu priorisieren? Informieren Sie Ihre Mitarbeiter darüber. In einer Krise ist eine rechtzeitige Information vielleicht wichtiger, als abzuwarten, bis Sie alles über die Situation wissen.

Informationen über Änderungen der Richtlinien

Viele Unternehmen mussten ihre Arbeitsweise und ihre Richtlinien ändern und Pläne erstellen, um in Zukunft mit den Veränderungen Schritt halten zu können. Aber beschränken sich diese Informationen nur auf die verantwortlichen Führungskräfte? Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter wissen, was in der gesamten Organisation geschieht. Wenn Sie Richtlinienänderungen vornehmen, die diese direkt oder indirekt betreffen, sollten Mitarbeiter darüber informiert sein.

Richtlinienänderungen können sich auch in unerwarteter Weise auf die Mitarbeiter auswirken, besonders wenn diese an verschiedenen Orten leben und arbeiten. Vielleicht haben Sie ein Datum festgelegt, an dem einige Personen in ihr Büro zurückkehren können, aber der Staat hat eine Anordnung zum Verbleib zu Hause durchgesetzt. Denken Sie daran, die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten, wenn sich die Situation zusammen mit Ihrer Stellungnahme ändert.

Lern- und Fortbildungsmöglichkeiten für die Mitarbeiter

Während eines Lockdowns Remote zu arbeiten , kann für die psychische Gesundheit schädlich sein, besonders wenn es über einen längeren Zeitraum andauert. In einigen Büros gibt es möglicherweise nicht genug Arbeit für alle, selbst wenn es dort Mitarbeiter gibt, die beurlaubt sind. Wie können Sie also Ihren Mitarbeitern helfen, sich motiviert und leistungsfähig zu fühlen, wenn sie nicht arbeiten können? 

Eine Möglichkeit ist, diese Zeit für Fortbildungen und andere Lernmöglichkeiten zu nutzen. Führen Sie virtuelle Seminare oder Meetings durch, um die Mitarbeiter auf den neuesten Stand ihrer Fähigkeiten und Kenntnisse zu bringen. Nutzen Sie diese Zeit, um sicherzustellen, dass alle Ihre Mitarbeiter ausgebildet werden und sich weiterbilden. Dieser Ansatz hat mehrere Vorteile:

  • Ausgebildete Mitarbeiter sind produktiver und effizienter
  • Nutzen Sie Ausfallzeiten für die Ausbildung, anstatt sie zwischen hektische Arbeitstage einzubringen
  • Helfen Sie den Mitarbeitern, sich bei der Arbeit von zu Hause aus verbunden und nützlich zu fühlen

Wie kommuniziert wird

Der letzte Teil der Verwaltung der Unternehmenskommunikation besteht darin, die Methoden der Zustellung zu prüfen. Die Kommunikation hat sich schon immer auf die Technologie verlassen, jetzt ist dieses Vertrauen leichter zu erkennen. Wenn Sie auf persönliche Kommunikation verzichten, müssen Sie andere Mittel einsetzen, um die gleichen Ergebnisse zu erzielen. Aber nicht alle Kanäle sind für jede Kommunikation geeignet. Daher sollten Sie bei der Entscheidungsfindung das Publikum, den Inhalt der Nachricht, die Geschwindigkeit der Übermittlung und andere Faktoren berücksichtigen.

Die Technologie funktionsfähig halten

Stellen Sie unabhängig vom Kanal sicher, dass Ihre Systeme fehlerfrei funktionieren. Wenn etwas schief geht, versuchen Sie, es so schnell wie möglich zu beheben. Der Laptop eines Mitarbeiters funktioniert nicht richtig? Ersetzen oder reparieren Sie diesen. Videoanrufe sind abgehackt oder haben schlechte Audioqualität? Aktualisieren Sie Ihr Datennetzwerk oder Ihre Internetgeschwindigkeiten. Es gibt nichts Schlimmeres, als bei einer wichtigen Besprechung unerwünschte Hintergrundgeräusche zu hören oder jemanden sprechen zu sehen, ohne ihn hören zu können.

Videoanrufe

Videoanrufe sind während dieses Lockdowns aus gutem Grund in die Höhe geschossen. Sie erreichen Ihre Kollegen, ohne sie persönlich zu treffen. Videoanrufe sind ein großartiges Hilfsmittel, um eine Besprechung durchzuführen, wöchentliche Status-Updates zu erhalten oder sich einfach mit den Teamkollegen zu treffen. Sie können Videoanrufe auch für Schulungssitzungen, virtuelle Lernseminare und spontane Besprechungen verwenden. Sie sind jedoch nicht ideal für die Kommunikation mit Kunden, es sei denn, es handelt sich um Einzelgespräche mit einem Kunden.

Nutzen Sie alle vorhandenen Kanäle

Videoanrufe sind jedoch nicht Ihre einzige Option. Nutzen Sie Sprachanrufe, Textanwendungen, E-Mail, interne Messaging-Plattformen und E-Mail, um mit allen in Kontakt zu bleiben.

Beispielsweise sollten wichtige Informationen über die Pandemie oder Richtlinienänderungen per E-Mail versendet werden. Sie können aber auch Konferenzgespräche oder Video-Chats führen, um Fragen der Mitarbeiter dazu zu beantworten. Auch soziale Medien sind eine gute Möglichkeit, insbesondere wenn Sie und Ihre Mitarbeiter diese bereits vor den Einschränkungen genutzt haben.