VoIP – was ist VoIP und wer profitiert davon einen VoIP-Telefonservice zu benutzen?

Gepostet am: 2019-09-12 | Kategorien: VoIP für Unternehmen VoIP Technik - Hintergrund und Erklärungen

VoIP über IP oder Internettelefonie ist der Standard der Zukunft. Über die letzten Dekaden hat diese Technologie von einem langen Weg von einem Spielzeug für Geeks hin zur Massenadaption durchlaufen. VoIP ist so normal geworden, dass eine ganze Reihe von Nutzern überhaupt nicht wissen, dass sie diese Technologie benutzen. Zum Beispiel, wenn sie jemals Skype für FaceTime, um mit jemandem zu sprechen benutzt haben, haben Sie eine VoIP Technologie benutzt.
So gab es auch eine Periode in denen Geschäfte oder Firmen zögerten VoIP Telefon Services im Geschäftsbetrieb einzusetzen. Die größte Kundengruppe diese Technologie waren am Anfang Privatpersonen, die auf der Suche nach billigen Telefongebühren waren. Nun hat sich die Verbreitung von VoIP komplett verändert und ist als Technologie überall präsent. Egal ob kleine oder große Firmen – auf der ganzen Welt wechseln zu VoIP Anbietern, um ihre Produktivität zu verbessern und Kosten einzusparen.
Aber was ist ein VoIP Telefon Service? Warum sind diese Anbieter plötzlich so populär?

Was ist VoIP?

VoIP bezeichnet jede Methode, bei der Telefonanrufe über das Internet geleitet werden. Der bekannteste und glücklichste Weg um einen VoIP Telefon Service zu implementieren ist der Industriestandard-SIP (Session Initiation Protocol). Nur ganz wenige Anbieter benutzen ein proprietäres Protokoll anstelle von SIP. Das macht es für Kunden, Nutzer und Produkthersteller für VoIP sowie VoIP-Service-Provider sehr viel einfacher zusammenzuarbeiten.
Wenn Sie einen VoIP-Anruf tätigen werden diese Daten nicht über das PSTN ( Public Switched Telephone Network) geleitet. Stattdessen wird ihre Stimme in digitale Pakete umgewandelt. Diese Pakete werden über das Internet an ihren Zielort geleitet. Einmal dort angekommen werden diese Datenpakete zurück in die Stimme für den Gesprächspartner auf der anderen Seite um Gewerbe wandelt.
Das macht es möglich Telefonanrufe von fast überall durchführen zu können. Es gibt eigentlich nur zwei Voraussetzungen, um ein VoIP Anruf durchführen zu können:
Zugang zu einer Internetverbindung und ein Vertrag oder ein Service mit einem VoIP Anbieter

Warum ist VoIP so populär geworden?

Kosteneinsparungen durch VoIP
Es gibt viele Vorteile von VoIP. Dies ist mit der Grund, dass diese Technologie zum populär geworden ist. Eine der attraktivsten Eigenschaften ohne Zweifel der Preis und die damit verbundenen Kosteneinsparungen. Der wichtigste Grund für Unternehmen aber auch Privatpersonen von dem normalen Telefonanbieter mit analogen Leitungen auf VoIP umzustellen ist, das VoIP-Telefonanbieter so viel billiger sind. Privatpersonen können Anrufe zu lokalen Telefonnummern fast immer umsonst tätigen. Unternehmen die VoIP benutzen können andere Mitarbeiter und Nutzer in ihrer Organisation umsonst anrufen, auch wenn diese in unterschiedlichen, geografischen verteilten Büros beheimatet sind.
Neben den kostenlosen Anrufen sind die Gesamtkosten für ein kleines oder mittelständisches Unternehmen (KMU) um VoIP einzusetzen substanziell niedriger als beim klassischen Festnetz Telefon mit der Telefonanlage.
Wenn Sie einen gehosteten VoIP-Anbieter auswählen müssen Sie kein einziges Stück anderer Hardware mehr kaufen als die Telefone selbst. Vorausgesetzt, sie möchten diese überhaupt noch benutzen. Es gibt keine Hardware, die sie pflegen, reparieren oder updaten müssen. Sie brauchen kein Team von Technikern und das Telefonsystem zu pflegen. Es gibt keine Kosten, um Änderungen am System zum Beispiel ein Update auf neue Features vorzunehmen. Sie können sogar neue Telefonnummern und Telefonlinien hinzufügen, ohne auf einen Techniker warten zu müssen, um die Installation vorzunehmen!

qualitative Verbesserungen durch eine VoIP-Telefonanlage
Abgesehen von den Kosten bietet ein VoIP-Telefonservice mit einer Cloud-Telefonanlage eine Reihe von Eigenschaften, mit denen sie die Produktivität Ihres Unternehmens erhöht.
Jedes Büro kann Prozesse verschlanken und die Effizienz erhöhen – einfach durch den Wechsel zu VoIP. Da es eine digitale Technologie ist, funktioniert VoIP bei den meisten Anbietern mit anderen im Unternehmen genutzten Tools sowie dem CRM oder der ERP-Software.
Einen VoIP-Telefonservice und die dazugehörige Telefonanlage neu einzurichten dauert in der Regel nur einige Stunden im Vergleich zu Tagen oder Wochen für Festnetztelefone. Nutzer können Telefonanrufe von jedem Gerät – zum Beispiel dem PC, dem Laptop, dem Tablett oder dem Smartphone vornehmen – und dabei dieselbe Nummer benutzen. Sie können Anrufe von jedem geografischen Ort, auch wenn sie reisen, mit derselben Festnetznummer durchführen. Dies bedeutet, das Angestellte nicht länger an ihren Schreibtisch gebunden sind, um zu telefonieren. Dies erlaubt flexible Arbeitszeitmodelle für Mitarbeiter umzusetzen, damit diese von zu Hause aus arbeiten können, beim Kunden vor Ort und ihre Telefontelekommunikation benutzen oder an bestimmten Tagen telefonieren können.

Ein VoIP-Telefonanbieter mit einer guten Telefonanlage verbessert auch die Zusammenarbeit im Unternehmen. Ihre Angestellten müssen sich keine Sorgen über monatliche Telefonbudgets oder Kostenberechnungen für Anrufe machen, wie es früher der Fall war. In vielen Unternehmen ersetzt die neue Technologiemöglichkeit und die neue Technologie persönliche Treffen, mit Videokonferenzen. Die meisten VoIP Anbieter erlauben es Nutzern zum Beispiel auch ihren Anwesenheitsstatus mitzuteilen. Dies bedeutet, man kann anderen Mitarbeitern und Kollegen anzeigen, ob man gerade beschäftigt oder für Anrufe erreichbar ist. Dies reduziert unnötige Unterbrechungen und ermöglicht das Beenden von wichtigen Aufgaben ohne Störung.
Das sind nur einige einfache Beispiele wie sie in ihren kleinen und mittelständischen Unternehmen oder als Freiberufler unnötig verschwendete Zeit mit einem VoIP System und der dazugehörigen Cloud Telefonanlage minimieren können. Folglich ist es kein Wunder, dass viele Unternehmen den VoIP-Service schätzen.

Wer profitiert von einem VoIP-Telefonservice

Eines der bekanntesten Missverständnisse über VoIP ist, dass dieser Service nur für ein spezifisches Segment oder eine bestimmte Unternehmensgröße geeignet ist. Einige Unternehmer denken immer noch das VoIP Services nur für Großunternehmen geeignet sind. Dies war richtig, als man noch eigene Server brauchte, um ein solches Telefonsystem zu betreiben. Die Zeiten haben sich hier aber längst geändert.
Andere wiederum denken immer noch, dass VoIP nur für Freiberufler und kleine Unternehmen perfekt ist, aber keine andere Unternehmensgröße. Die Realität ist, dass so gut wie jeder von den Vorteilen eines VoIP Telefonanbieters profitieren kann – vom Privatpersonen und privaten Haushalten, von Freiberuflern wie Anwälten, Ärzten oder Steuerberatern, kleinen und mittlere Unternehmen, bis zu den größten Unternehmen der Welt. Ausnahmslos jeder kann die Vorteile eines VoIP Services und eines VoIP-Anbieters nutzen.

Die Vorteile für die einzelnen Gruppen erklären wir im Folgenden:

VoIP-Anbieter – Vorteile für Privatpersonen und Haushalte
Wie oben bereits erklärt waren Privatpersonen in den meisten Fällen die ersten Kunden von VoIP. Die Technologie, die als Werkzeug von Technologieenthusiasten begann, gewann bald die Aufmerksamkeit von Konsumenten. Serviceanbieter boten plötzlich unlimitierte freie Telefonanrufe für Haushalte. Dies war kein Vergleich zu den Minutenpreisen der Telekom. Und alles, was man dafür tun musste, war das Gerät einzustampfen, um in den Genuss von kostenlosen oder sehr günstigen Telefonanrufen zu kommen.
Heutzutage braucht man dafür noch nicht mal mehr ein spezielles Gerät. Man kann die diversen Softphone VoIP Applikationen auf unterschiedlichsten Mobilgeräten installieren oder auf dem PC und Anrufe tätigen. In dem aktuellen Zeitalter, in dem jeden jeder mindestens ein Handy hat, sind VoIP Apps eine großartige Art und Weise die Telefonrechnung niedrig zu halten.

VoIP-Anbieter – Vorteile für Einzelunternehmer und Freiberufler
Folglich ist es nicht überraschend, dass Einzelunternehmer und Freiberufler VoIP Services dem klassischen Festnetz deutlich vorziehen. Neben den günstigen Kosten kommt hier noch die Features der Cloud Telefonanlage hinzu. Denn auch diese Unternehmer brauchen mehr Funktionen beim Telefon als das Standardangebot für Privatkonsumenten. In der Vergangenheit bedeutete dies oft zwei Geräte mit sich zu tragen – eins für persönliche Anrufe und eins für den Beruf. Auch hier galt lange die Regeln das Telefonservices für Unternehmer und Freiberufler zu teuer waren.
VoIP ermöglicht den Zugang zu diesen Geschäftsfeatures für diese Gruppe von Unternehmern zu niedrigen Kosten. Jeder Freiberufler kann so Enterprise Features wie Anrufgruppen oder virtuelle Sprachsysteme benutzen. Auch, wenn das Unternehmen nur aus einem Mann/Frau besteht. Dies bedeutet Eindruck beim Kunden zu machen und einen professionellen Auftritt nach außen zu vermitteln. Dies ohne große Kosten und Anstrengungen bei der Umsetzung.

VoIP-Anbieter – Vorteile für kleine Unternehmen
Kleine Unternehmen können von einem VoIP Telefon Service stark profitieren. Tatsächlich gibt es eine Reihe von VoIP Serviceanbietern, die ihr Angebot spezifisch auf dieses Marktsegment ausrichten. Zum Beispiel wissen diese Anbieter das kleine Unternehmen nicht die Personaldecke und Inhouse Expertise haben, wenn es um das Thema VoIP geht. Also bieten sie zusätzliche Unterstützung oder kostenlose Beratung für diese Kundengruppe an. Einige Anbieter unterstützen sie sogar mit einem designierten Techniker, der diesen Unternehmen beim Wechsel hilft.
VoIP Telefonservices in der Cloud sind sehr leicht in Betrieb zu nehmen und zu nutzen. Wenn Sie als kleines Unternehmen diesen Wechsel vornehmen möchten, reicht es aus dem Vertrag online abzuschließen und sich in das Online-Dashboard des VoIP-Anbieters einzuloggen, mit dem die Cloud Telefonanlage bedient wird. Sie müssen auf keinen Techniker warten.
Das Hinzufügen oder Entfernen von notwendigen Ressourcen (z.B. Telefonnummern, Kanälen oder Geräten) erfolgt ohne Kosten und kann so oft vorgenommen werden, wie es den Anforderungen entspricht. Kleine Unternehmen zahlen auch nur für die Ressourcen, die sie brauchen. Niemand muss sich verpflichten eine spezifische Anzahl an Telefonminuten oder von Telefonleitungen abzunehmen. Diese Flexibilität und Bequemlichkeit bieten gute VoIP Anbietern ein Unternehmen. Dazu kommen natürlich auch hier alle Features einer modernen Cloud Telefonanlage, die über die hier beschriebenen Möglichkeiten hinaus gehen.

VoIP-Anbieter – Vorteile für mittlere Unternehmen
Für mittlere Unternehmen lassen sich zuerst die gleichen Vorteile wie für kleine Unternehmen auflisten. Hier stehen noch stärker die Features im Vordergrund, aber auch der reibungslose Einrichtungsvorgang.
Ein guter VoIP Anbieter sorgten seinem Interface dafür, dass die Einstellungen einfach und schnell vorgenommen werden können und bietet Unterstützung mit vorkonfiguriert Importfunktionen von Nutzern, Telefonnummern und Kontakten, um nur drei Beispiele zu nennen.
So ist für mittlere Unternehmen, auch wenn Sie die Expertise im Haushalten oft günstiger einen VoIP Anbieter zu nutzen.

VoIP-Anbieter – Vorteile für große Unternehmen
Vielleicht mag es jetzt den Anschein haben, das VoIP Telefon Services speziell für kleine Unternehmen Freiberufler oder mittlere Unternehmen geeignet sind. Aber auch große Firmen profitieren enorm von dem Upgrade auf VoIP. Unternehmen dieser Größe können sehr wahrscheinlich sogar noch größere Kosteneinsparungen realisieren. Dies hängt mit dem Anrufvolumen, die dort täglich getätigt werden zusammen. Stellen Sie sich vor, dass die Hälfte der Anrufe plötzlich kostenlos ist, da sie zwischen Angestellten und zwischen den einzelnen Abteilungen innerhalb der Firma getätigt werden. Und die andere Hälfte kostet plötzlich weniger. Dies aufgrund der günstigen Gebühren für Ferngespräche. Für ein Unternehmen, das tausende Telefonanrufe jeden Tag tätigt, sind die Einsparungen gewaltig.
Das ist nur der Anfang. Große Unternehmen mit zahlreichen Büros auf der ganzen Welt verteilt können einen VoIP Service hervorragend einsetzen, um alle Büros und alle Mitarbeiter miteinander zu verbinden. Es ist bei diesen Unternehmen nicht unüblich, das hausinterne Projektteams Mitglieder in unterschiedlichen Zeitzonen haben. Dies bedeutet das die Koordination von Meetings mit Videokonferenzen und Telefonkonferenzen eine absolute Notwendigkeit ist und hilft Reisekosten zu sparen.

Wie sie sehen können, ist VoIP so flexibel und anpassungsfähig, dass unterschiedlichsten Unternehmen und Benutzergruppen profitieren können. Ob Einzelunternehmer oder ein Großunternehmen. Es gibt keine Schranke VoIP zu benutzen. Der Service eines guten VoIP-Telefonanbieters kann in der Regel auf jede Unternehmensgröße angepasst werden und wächst mit ihrer Organisation.

Abteilungen die besonders von einem VoIP Telefonservice profitieren
Die Abteilungen Verkauf und Marketing Kundensupport und technischer Support profitieren sehr stark von VoIP. Dies ist keine Überraschung, da diese Gruppen im Unternehmen meisten am häufigsten Telefonieren. Hier kann auch eine kleine Verbesserung dem Nutzer ein Vorteil bringen, wenn er hunderte Anrufe am Tag tätigen muss. Beispiele für solche Funktionen finden Sie hier. Dies heißt allerdings nicht das andere Abteilungen Unternehmen nicht auch von VoIP profitieren. Die Personalabteilung, das Lohnbüro, ihre IT-Abteilung oder die Buchhaltung – all diese Abteilungen können von den Features, die mit einer modernen Cloud Telefonanlage eingefügt werden, profitieren. Wie gesagt ein VoIP Telefon Service ist anfassbar und sie können die Einstellungen nicht nur auf die individuelle Firmensituation und Größe, sondern auch die einzelnen Abteilungen anpassen.

Wie ist es mit regulierten Industrien?

Trotz der Vorteile scheuen sich Unternehmen in bestimmten Industrien immer noch VoIP als Hauptkommunikationssystem zu adaptieren. Dies sind zum Beispiel der Gesundheitsbereich, Finanzdienstleister und auch Institutionen aus dem Bereich Aus- und Weiterbildung oder universitäre Bildung. In den meisten Fällen ist der Grund für diese Zurückhaltung die spezifische Regulierung, die in dieser Industrie befolgt werden muss. Zum Beispiel müssen Unternehmen im Bereich Gesundheitswesen strikteren Regeln für Privatsphäre und Sicherheit folgen, um sensible Patientendaten zu schützen. Die Zurückhaltung dieser Unternehmen zu VoIP zu wechseln lässt sich also mit den Anforderungen der Compliance begründen.
Glücklicherweise hat sich die VoIP-Industrie in den letzten Jahrzehnten auch in diesem Bereich stark weiterentwickelt und Reifegrad erreicht. Heutzutage gibt es viele VoIP-Telefonanbieter, die auch mit diesen regulatorischen Anforderungen spezifischer Industrien ohne Probleme zurechtkommen und sie erfüllen. Wenn ihr Unternehmen im Finanzbereich oder Gesundheitswesen ist können Sie ohne Probleme heute Anbieter finden, die diese Anforderungen erfüllen.

Zusammengefasst lässt sich sagen das VoIP-Telefonservices eine enorme Verbesserung gegenüber dem analogen Standard darstellt. Kein Wunder das inzwischen auch die Telekom auf ALL-IP umstellt.
Kontaktieren Sie noch heute VoIPstudio, um zu einem ausgezeichneten VoIP-Anbieter zu wechseln und viele neue Möglichkeiten für die Geschäftskommunikation für ihr Büro, ihr kleines, mittleres oder großes Unternehmen zu nutzen.