Leitfaden für Ihre VoIP-Telefondienst-Kommunikationssoftware

Gepostet am: 2020-01-16 | Kategorien: VoIP für Unternehmen

Interessieren Sie sich für ein Upgrade auf neue Technologien wie VoIP-Telefondienste?
Die Umstellung auf ein neues System – sei es eine völlig neue Technologie oder nur eine Anwendung – kann ein aufregendes Abenteuer sein, da man neue produktive Arten zu arbeiten entdeckt. Oder es kann stressig sein, während Sie den Übergang und die vorhandenen Workflows unter einen Hut bringen.

Doch neben allem Stress sollte ein Upgrade eines Service in ihrem kleinen oder mittleren Unternehmen auch Nutzen bringen. VoIP-Telefondienste sind in der Tat eines der Dinge, die Ihnen unmittelbare Vorteile bringen. Ein VoIP-Telefondienst hat das Potenzial, Ihre Geschäftsprozesse und die Benutzerzufriedenheit Ihrer Mitarbeiter zu verbessern. Bevor Sie aber loslegen, erfahren Sie in diesem Artikel, was Sie mit VoIP-Telefondiensten erwartet.

Was ist ein VoIP-Telefondienst?

Ein VoIP-Telefondienst ist im Wesentlichen ein Ersatz für Ihr bestehendes Festnetz. VoIP-Technologie versorgt die meisten Telefonanlagen für Privathaushalte und Unternehmen. Tatsächlich haben Sie wahrscheinlich VoIP verwendet, auch wenn Sie es zu diesem Zeitpunkt noch nicht wussten. Haben Sie jemals einen Dienst wie Google Voice, FaceTime oder Skype verwendet? Diese Dienste werden alle von VoIP betrieben!

VoIP sendet Sprachanrufe über Ihre bestehende Internetverbindung. Ein VoIP-Telefonservice der Enterprise-Klasse kommt jeder Abteilung Ihres Unternehmens zugute – vom Vertrieb über den Kundenservice bis hin zum operativen Betrieb.

Stellen Sie sich ein Telefonsystem vor, mit dem Ihre Verkaufsabteilung doppelt so viele Anrufe tätigen kann. Stellen Sie sich einen Telefonservice vor, mit dem Ihre Kundendienstmitarbeiter mehr Probleme an einem Tag lösen können. Stellen Sie sich die Produktivitätssteigerungen vor, wenn Ihre Projektteams unabhängig vom Standort zusammenarbeiten könnten.

Ein VoIP-Telefondienst kann all dies für Ihr Unternehmen tun. Und vieles mehr!

Warum dies eine gute Wahl für Ihr Unternehmen ist

Ein VoIP-Telefondienst kann Unternehmen jeder Größe helfen. Es spielt keine Rolle, ob Sie Unternehmer mit einem einzelnen Mitarbeiter sind oder ein globales Unternehmen führen. Durch die Umstellung auf VoIP könnten Ihre monatlichen Telefonrechnungen um 30% oder mehr sinken.

Einer der größten Vorteile von VoIP-Telefondiensten ist die damit verbundene Flexibilität. Ihre Mitarbeiter sind nicht mehr an ein einzelnes Büro oder einen Schreibtisch gebunden. Sie können Ihre Mitarbeiter frei an Kundenstandorte senden, sie können von zu Hause aus arbeiten oder zwischen verschiedenen Bürostandorten wechseln, ohne sich Gedanken über die Zuweisung neuer Nummern und die Weiterleitung von Anrufen machen zu müssen.
Sie haben auch die freie Wahl, wenn es um die Implementierung von VoIP in der Organisation geht. Möchten Sie die Kontrolle über das Telefonsystem behalten? Dann ist eine individuell bereitgestellte SIP-Trunking-Lösung genau das Richtige.
Oder Sie möchten den Service lieber von Experten kaufen, ohne den damit verbundenen Aufwand an Wartung und Reparaturen. Dann ist ein gehosteter VoIP-Dienst die beste Option. Was auch immer Ihr Geschäftsbedarf ist, es gibt eine VoIP-Implementierung für Sie.

VoIP-Business-Funktionen erklärt

Ein VoIP-Telefondienst ist mehr als nur eine Telefonleitung. Mit analogen Telefonsystemen können Sie die Basis-Telefonleitung um einige Funktionen (Voicemail, Konferenzgespräche) erweitern. VoIP hat keine solchen Einschränkungen. Tatsächlich vereint VoIP eine Vielzahl von Funktionen in einem Paket.
Ein guter VoIP-Anbieter kann für Geschäftskunden alles von digitalem Fax bis hin zu visueller Voicemail anbieten. Wenn Sie eine neue Funktion wünschen, können Sie diese in wenigen Augenblicken zu Ihrem vorhandenen Plan hinzufügen. Benötigen Sie kein digitales Faxen mehr? Deaktivieren Sie es und Sie müssen nicht mehr dafür bezahlen.
Hier erhalten Sie einen kurzen Überblick über alle Geschäftsfunktionen, die Sie mit VoIP-Telefondiensten erhalten können.

Empfangskonsole

Empfangskonsolen bieten eine optimierte Schnittstelle für Personen, die eine große Anzahl von Anrufen bearbeiten. Es ist in der Regel für Empfangsmitarbeiter, Verwaltungsassistenten und andere verwandte Rollen gedacht. Sie verfügen über ein integriertes Telefonbuch, in dem der Status jeder Nebenstelle angezeigt wird, z. B. “Besetzt”, “Verfügbar” usw. Der Benutzer kann beispielsweise Anrufe weiterleiten, Anrufe in die Warteschleife stellen, eine blinde oder überwachte Weiterleitung durchführen.

Konferenzgespräche

Konferenzgespräche sind keine neue VoIP-spezifische Funktion, aber Audio- und Videokonferenzgespräche mit VoIP sind viel einfacher einzurichten und zu verwalten. Sie können eine Konferenzschaltung im Voraus einrichten oder sie aus einer vorhandenen Gruppenkonversation heraus starten. Sie können Teilnehmer einladen, sich mit Video oder nur mit Audio zu verbinden. Sie können sogar Sitzungen für die spätere Wiedergabe aufzeichnen oder eine spontane Präsentation durchführen.

VoIP-basierte Konferenzgespräche eignen sich perfekt für Teams, deren Mitglieder auf der ganzen Welt verteilt sind. Es eignet sich auch für Unternehmen, die mit mehreren Partnern zusammenarbeiten müssen, um ihre Produkte und Dienstleistungen zu liefern.

Interaktive Sprachantwort

Die meisten Menschen kennen die aufgezeichnete Stimme, mit der Kunden eines großen Unternehmens begrüßt werden. Viele kleine Unternehmen haben bis jetzt keinen Zugriff auf diese Funktion. Dank VoIP können Sie es für Unternehmen jeder Größe verwenden. Leiten Sie Anrufe nahtlos an die richtige Abteilung weiter und geben Sie zusätzliche Informationen an Kunden weiter, z. B. Öffnungszeiten, Wegbeschreibungen, Verkaufschancen usw. IVR-Systeme können einfache Kundenanfragen bearbeiten und Mitarbeiter für die Lösung komplexerer Probleme freigeben.

Anrufaufzeichnung

Mit der Anrufaufzeichnungsfunktion in einem VoIP-Telefondienst können Unternehmen Anrufe selektiv aufzeichnen. Unternehmen verwenden diese Funktion häufig, um neue Agenten zu schulen, Feedback zu geben oder um es den Managern zu ermöglichen, einzugreifen, wenn eine Situation eskaliert. Es wird häufig in Verkaufs- und Kundendienstabteilungen zu Schulungszwecken verwendet. Manchmal müssen Sie Anrufe auch für rechtliche Zwecke aufzeichnen. Mit VoIP können Sie diese Funktion nach Bedarf aktivieren oder deaktivieren.

Signalisierungsgruppen

Signalisierungsgruppen sind eine weitere nützliche Funktion. Die meisten VoIP-Telefondienste bieten dies unter verschiedenen Namen an. Der Hauptzweck besteht darin, dass mehrere Geräte bei einem eingehenden Anruf klingeln können. Wie könnte das nützlich sein?

Mit Signalisierungsgruppen können Sie Teams innerhalb des Unternehmens einrichten. Wenn ein Anruf eingeht, klingeln alle Geräte in der Gruppe. Wer frei oder in der Nähe der Telefone ist, kann den Anruf entgegennehmen. Sie können sicherstellen, dass Kundenanrufe niemals an Voicemail gehen. Signalisierungsgruppen funktionieren auch gut mit anderen VoIP-Funktionen wie dem Klingeln mehrerer Geräte.

Voicemail/Mailbox

VoIP-Voicemail ist der normalen Voicemail auf Anhieb überlegen. Zum einen ist es viel flexibler. Sie können Voicemails an Ihren E-Mail-Posteingang weiterleiten und alle Anrufe in einer Oberfläche bearbeiten. Sie können Ihre Voicemail visuell verwalten, ohne eine bestimmte Nummer anrufen zu müssen. Sie können sogar die automatische Transkription aktivieren, sodass Sie zusammen mit der Originalaufnahme eine Textnachricht der Voicemail erhalten!

Virtuelle Nummern

Mit virtuellen Nummern können Sie Nummern mit bestimmten Vorwahlen kaufen. Es handelt sich um Nummern ohne spezielle Telefonleitungen. Unternehmen verwenden virtuelle Nummern auf verschiedene Arten:

Stellen Sie Kunden in einem bestimmten Markt lokale Nummern zur Verfügung. Ihre Kunden müssen keine Gebühren für Ferngespräche zahlen, nur weil Sie kein Büro in ihrer Region haben.
Ermitteln Sie die Effektivität von Marketingkampagnen, indem Sie verschiedene virtuelle Nummern bereitstellen, unter denen Kunden anrufen können.
Richten Sie mehrere virtuelle Nummern ein, die für jedes Produkt oder jeden Service spezifisch sind, den Sie den Kunden bereitstellen.
Starten Sie Ihre Geschäftstätigkeit in einem neuen Markt, auch wenn Sie noch kein physisches Büro haben.
Adressbuch
Ein VoIP-Telefondienst kann in Ihr Kontaktverzeichnis integriert werden. Sie können viele Arten von Daten für jeden Kontakt speichern (Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adresse usw.). Das Verzeichnis kann auch den Besetzt- / Verfügbarkeitsstatus für jeden Kontakt anzeigen, damit Sie niemanden unterbrechen, wenn er besetzt ist.

ACD-Warteschlangen

Stellen Sie sich ACD-Warteschlangen als spezielle Leitung für eingehende Anrufe vor, bevor Sie sie an die richtige Person oder Abteilung weiterleiten. ACD-Warteschlangen sind komplexer als Ringgruppen. Während Ringgruppen eine einfache Sammlung von Nebenstellen sind, werden ACD-Warteschlangen automatisiert. Sie können verschiedenen Agenten Werte zuweisen, basierend auf ihrer Erfahrung, ihren Fähigkeiten usw. Dann können Sie Anrufer anhand dieser Kriterien automatisch an den richtigen Agenten leiten.

Musik in der Warteschleife

Haben Sie jemals eine Firma angerufen und wurden auf Eis gelegt? Niemand mag es, wenn es passiert, aber es ist unvermeidlich. Mit dem VoIP-Telefondienst können Sie diese Erfahrung für Ihre Kunden verbessern. Passen Sie Ihre Wartemusik mit einer Auswahl an Musikstücken an oder erstellen Sie sogar Ihre eigene Aufnahme. Informieren Sie Ihre Kunden über Wartezeiten oder neue Produkte und Dienstleistungen, während sie auf einen Support-Mitarbeiter warten.

Zeitbasiertes Routing

Mithilfe der zeitbasierten Weiterleitung können Sie Anrufe bearbeiten, die nach Geschäftsschluss oder bei unerwarteten Abschaltungen eingehen. Dies ist am nützlichsten für Unternehmen, die Büros oder Teams in verschiedenen Zeitzonen haben. Sie können Anrufer an das Büro weiterleiten, das noch geöffnet ist, obwohl das aktuelle Büro für diesen Tag bereits geschlossen ist. Stellen Sie sicher, dass Anrufer nur dann zur Voicemail gehen, wenn dies erforderlich ist!

Notruf

Für VoIP-Telefondienste ist es schwierig, Notrufe anzubieten, da einem Benutzer kein Standort zugeordnet ist. Aber jetzt bieten die meisten Anbieter E911 an, die die gleiche Funktion ausführen. Mitarbeiter können sich auch dann an den Rettungsdienst wenden, wenn sie nicht an ihrem Schreibtisch sitzen. Dies ist eine zusätzliche Sicherheitsmaßnahme, die Ihren Mitarbeitern zugutekommt, wenn sie sie am dringendsten benötigen.
Dies sind nicht die einzigen Geschäftsfunktionen, die ein VoIP-Telefondienst bietet. Wenn Sie noch keinen VoIP-Telefondienst haben (oder auch nur, wenn Sie dies tun!), Lesen Sie alle Informationen, die Sie damit tun können. Rufen Sie uns noch heute an oder besuchen Sie die VoIP-Funktionen, um weitere Informationen zu erhalten!