Jahrelang haben Unternehmen Telefondienste genauso eingekauft wie andere Grundleistungen, wie zum Beispiel Wasser und Strom. Es machte keinen großen Unterschied, von welchem Anbieter ein Unternehmen versorgt wurde. Das Wichtigste für Unternehmen waren die finalen Betriebskosten. Das Aufkommen von VoIP änderte diese Faustregel nicht wesentlich – viele Organisationen wechselten hauptsächlich aufgrund der Kosteneinsparungen.
Es ist allerdings an der Zeit, VoIP und die eigene Cloud-Telefonanlage als einen Wettbewerbsvorteil zu sehen. Denn sie können VoIP auf innovative Art und Weise für Ihr Büro nutzen, um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. VoIP-Telefondienste sind nicht länger reine Gebrauchsgüter, und können personalisiert und an interne Workflows angepasst werden.
Darüber hinaus können sie auch intelligente Anwendungen auf Basis der VoIP-Plattform entwickeln. Diese Flexibilität hilft Ihrem Unternehmen, auf eine Art zu arbeiten, die mit Legacy-Systemen unpraktisch oder sogar unmöglich war. Nachdem dies grade bei kleinen und mittleren Unternehmen nicht unbedingt bekannt ist, lesen Sie im Folgenden drei innovative Anwendungsarten der Telefonanlage, mit denen Sie VoIP nutzen können:
VoIP als Erweiterung der Marke eines KMUs
Wann haben Sie das letzte Mal über Warteschleifenmusik nachgedacht? Also die Musik, die Ihre Anrufer hören, wenn sie in der Warteschleife sind. Was ist mit Voicemail, Feiertagsgrüßen und anderen Audio-Berührungspunkten? Jeder einzelne dieser Punkte ist eine Gelegenheit, Ihr Branding bei Kunden zu verstärken.
Leider haben die meisten KMUs wenig Zeit, sich mit Ihrem Branding zu beschäftigen. Dabei gibt es einige einfache Möglichkeiten.
Vor VoIP gab es kein gutes Mittel, die eigene Marke per Telefon auszubauen. Die meisten VoIP-Dienste geben Ihnen die Möglichkeit Warteschleifenmusik, Sprachaufnahmen, und Voicemails zu konfigurieren. Sie können aus hunderten Vorlagen auswählen, um diejenige zu nutzen, die am besten zu Ihrer Marke passt. Sie können sie auch jederzeit austauschen. Warum ist das nützlich? Stellen Sie sich die Möglichkeiten vor, wenn Sie die genutzten Aufnahmen an die Zeit, Saison und sogar den Ort Ihres Anrufers anpassen können.
Angenommen, Sie haben Kunden in mehreren Ländern. Jede Region hat ihre eigenen Feiertage, Ferienzeiten und Gelegenheiten. Ein Anrufer aus einem bestimmten Land wird also passend begrüßt, anstatt willkürliche Nachrichten zu erhalten, die ihm nichts bedeuten.
Innovative Nutzung von VoIP für virtuelle Büros
Wenige Organisationen wissen, in welchem Ausmaß VoIP Virtualisierung unterstützen kann. VoIP unterstützt alle Prozesse von Anrufweiterleitung bis hin zum gleichzeitigen Anklingeln mehrerer Geräte. Sie können für ihre Mitarbeiter sogar eine Callcenter-Umgebung replizieren – mit all ihren Funktionen – selbst, wenn sie nicht im Büro sind.
Viele KMUs glauben nicht, dass sie so ausgeklügelte Funktionalitäten benötigen. Vielleicht arbeitet keiner Ihrer Mitarbeiter im Home oder Remote-Office. Auch wenn das heute die Situation ist, ist es allein wegen der fortschreitenden Digitalisierung der neuen Arbeitsmodelle möglich, dass sich das in Zukunft ändert.
Ein Vorteil für Sie: Stellen Sie sich vor, Mitarbeiter von überall auf der Welt einzustellen. Sie sind nicht mehr an Kandidaten gebunden, die in Fahrweite Ihres Büros wohnen.
Ein weiterer Weg, diese Funktion zu nutzen, ist, Büros an verschiedenen Orten zu haben. Sie können Mitarbeiter leicht von einem Ort zum nächsten versetzen, wobei sie ihre Rufnummer mitnehmen können. Die Wartezeit für Neukonfigurierungen oder Kabelverbindungen fällt weg. Dies ist natürlich auch für mobile Mitarbeiter, z.B. im Verkauf, die oft in Hotels sind, ein großer Vorteil. Neue Mitarbeiter müssen auch nicht auf neue Rufnummern oder Leitungen warten. Sie können Rufnummern über das Web-Dashboard in wenigen Minuten hinzufügen oder entfernen!
VoIP und komplexe Weiterleitungsregeln für einen besseren Kundenkontakt
Bei dem jetzigen Stand der Technik unterstützt VoIP komplexe Weiterleitungsregeln. Als Beispiel betrachten wir die Situation, wenn ein Vertriebsmitarbeiter das Büro für eine Fortbildung verlassen muss. Mit der bisherigen Technologie konnte man Anrufe zu Voicemail weiterleiten oder jemand anderes mit Kunden sprechen lassen. Weitere Möglichkeiten oder Feinjustierungen für bestimmte Anrufe bestehen hier nicht.
In demselben Szenario erlaubt VoIP, Prioritätsregeln für eingehende Anrufe festzulegen, wie zum Beispiel:
• Falls ein wichtiger Kunde anruft, wird der Anruf an einen bestimmten Mitarbeiter weitergeleitet und eine SMS an ein bestimmtes Mobilgerät geschickt oder durchgelassen. Der Mitarbeiter weiß dann, dass dieser Anruf Priorität hat
• Eingehende Anrufe zur Voicemail weiterzuleiten, wenn niemand antwortet
• Anrufe vom Manager an ein persönliches Mobiltelefon weiterleiten, aber nicht am Wochenende oder außerhalb der Geschäftszeiten
• Falls ein wichtiger Kunde anruft, wird der Anruf an einen bestimmten Mitarbeiter weitergeleitet und eine SMS an ein bestimmtes Mobilgerät geschickt
• Transkribierte Voicemails werden an eine E-Mail-Adresse geschickt, zusammen mit der Originalnachricht als Anhang
Diese Weiterleitungsregeln scheinen zunächst komplex, können aber von heutigen VoIP-Systemen umgesetzt werden. Sie müssen nicht einmal stundenlang diese Regeln konfigurieren oder einen Fachmann einstellen. Die meisten gehosteten VoIP-Dienste erlauben es, diese Regeln über ein simples Interface einzugeben. Anbieter arbeiten aber daran, diese Funktion weiter zu verbessern. Es ist ein Punkt absehbar, bei dem diese Regeln noch einfacher eingegeben werden oder automatisch greifen könnten. Anrufer würden nie die falsche Person erreichen und Ihre Mitarbeiter werden nicht mehr bei der Arbeit gestört, wenn sie beschäftigt sind.
Dies sind drei Funktionen der Cloud-Telefonanlage, die Ihnen auch als kleines und mittleres Unternehmen zur Verfügung stehen.
Benutzen Sie VoIP nicht einfach wie ein normales Telefon. Nutzen Sie die Gelegenheit und denken Sie um, wenn es um das Telefonieren im Tagesgeschäft geht!
