Von Startups bis Industriegiganten stellen Software-Firmen einen immer bedeutsameren Teil der globalen Wertschöpfung dar. Fern vom Klischee des Entwicklers als Einzelgänger vor einem Bildschirm haben sich in den letzten Jahren verschiedene kollaborative Modelle des Projektmanagements in der Softwareentwicklung durchgesetzt.
Um diese konsequent und effizient zu nutzen, muss neben der externen vor allem die interne Kommunikation reibungslos laufen. So ergeben sich auch besondere Anforderungen an eine Cloud-Telefonanlage. Aus Gesprächen mit Software-Entwicklern kristallisieren sich dabei folgende Features heraus:
Anrufe auf allen Geräten – ein praktisches Feature für Software-Firmen
Das wichtigste Arbeitsgerät von IT-Arbeitern ist noch vor dem Telefon, der Computer. Dieser ist also so gut wie immer dabei. Somit ist es nicht verwunderlich, dass ein wichtiger Punkt die Flexibilität ist, Anrufe auf dem Laptop entgegennehmen zu können.
Das Betriebssystem der Wahl ist hierbei Apple, also sollte der Cloud-Telefonanlagenanbieter mit seinem Softphone dieses OS abdecken. Bei VoIPstudio eine Selbstverständlichkeit.
Telefonkonferenzen – ein wichtiges Feature für IT-Unternehmen
IT ist auch Teamwork. Folglich sind bei Besprechungen oft viele verschiedene Entwickler mit unterschiedlichen Verantwortungsbereichen mit dabei. Das gilt natürlich auch beim Telefonieren mit Kunden. Eine unverzichtbare Funktion ist deswegen die Telefonkonferenz.
Professioneller Anrufbeantworter – damit Kunden Nachrichten hinterlassen können
Wie bei allen Dienstleistern ist auch für IT-Firmen der Anrufbeantworter wichtig. Auf der einen Seite sollen Kunden wissen, wen Sie erreicht haben und einfach eine Nachricht hinterlassen können. Denn der professionelle Auftritt nach außen bis ins Detail ist auch und grade in dieser Branche wichtig. Auf der anderen Seite soll das Abhören der Mailbox möglichst einfach sein. Hier bietet sich die Benachrichtigung per E-Mail und der 24h Zugriff an. Nachdem Kunden oft wichtige Informationen hinterlassen, spielt auch der Speicherplatz eine Rolle. Dieser sollte unbegrenzt sein, damit man nicht permanent Nachrichten löschen muss. VoIPstudio zum Beispiel bietet dies in allen Tarifgruppen.
Ein Aspekt, der bei Anrufbeantwortern auch noch wichtig ist, ist die Möglichkeit der Personalisierung. Von eigener Musik, eigenen Inhalten bis hin zu den Sprecherstimmen – alles soll dem professionellen Image der Firma entsprechen. Hier bieten sich die individuellen Konfigurationsmöglichkeiten von VoIPstudio an.
Firmenweite Kontakte und CRM-Integration
Je nach Software-Firma arbeitet man mit vielen verschiedenen Kunden, aber auch Dienstleistern und Ansprechpartnern zusammen. Dazu kommen Praktikanten, Jobwechsel oder neue Mitarbeiter. Kurz, es ist nicht einfach, die Übersicht über alle Kontakte zu behalten. Für Effizienz ist deswegen ein zentrales Kontaktregister, aus dem heraus der Gesprächspartner sofort angerufen werden kann, von großer Bedeutung. Auch dieses ist bei VoIPstudio in die Cloud-Telefonanlage integriert.
Und die Integration in diverse CRMs ist natürlich auch möglich, beispielsweise über ein Browser-Tool.
Automatische Weiterleitungen von Anrufen durch die Telefonanlage
Größere Software-Firmen haben unter Umständen Entwickler mit unterschiedlichen Spezialisierungen oder zugewiesenen Kunden. Über eine Cloud-Telefonanlage können Anrufe automatisch nach bestimmten Regeln an bestimmte Rufnummern weitergeleitet werden. Beispielsweise werden alle Kunden einer Key-Account-Liste an den zuständigen Entwickler weitergeleitet, aber immer Montag und Freitagvormittags zu seinem Kollegen. Durch das Kombinieren dieser Regeln und Weiterleitungen können Kunden schneller den richtigen Gesprächspartner finden, während das Back-Office entlastet wird.
Niedrigere Tarife und kostenlose interne Telefonate– VoIP Vorteile für Software-Firmen
Entwickler müssen sich oft stark miteinander koordinieren, heutzutage oft auch über unterschiedliche Geschäftsstellen in verschiedenen Ländern. Das oft sehr hohe Gesprächsvolumen kann zu erheblichen Telefonkosten führen. Cloud-Telefonanlagen können dieses Problem stark reduzieren, da Gesprächstarife meist deutlich unter dem marktüblichen Niveau liegen. Bei VoIPstudio sind interne Telefongespräche und Gespräche mit anderen VoIPstudio-Nutzern sogar kostenfrei.
Kundensupport – für Software-Firmen ein wichtiger Aspekt bei einer Telefonanlage
Als Softwareanbieter kümmert man sich so gut wie immer um den Kundensupport für die Software. Grade bei kleinen und mittleren Unternehmen ist dies meist ein bis zwei Mitarbeiter, die sich um das Thema kümmern. Was sich anbietet, ist ein einfaches, sogenanntes Kontaktcenter. Dies ist eine Art Inbound-Callcenter, also eine Steuerung der ankommenden Anrufe mit so wichtigen Funktionen wie einer einzigen Telefonnummer, der Zuordnung zu Mitarbeitern dieser Nummer und z. B. die Wartezeitinformation für den Anrufer. Dies können Sie bei VoIPstudio mit wenigen Klicks aktivieren.
Mit diesen Basisfunktionen der Cloud-Telefonanlage wird der Arbeitsalltag für IT-Arbeiter zwar nicht weniger hektisch. Aber es ist gut zu wissen, dass das Telefon und die Telefonanlage den Stress nicht zusätzlich erhöhen.
weitere Artikel zur Auswahl einer Telefonanlage:
Auswahl einer Telefonanlage – Worauf sollten KMUs achten
ein Kontaktcenter für Softwareunternehmen einrichten – eine Anleitung anhand von VoIPstudio
