Effektive Kommunikation – sowohl intern als auch extern – ist entscheidend für das reibungslose Funktionieren jeder Organisation. Die derzeitige Pandemie und die massive Verlagerung zur Telearbeit haben die Bedeutung einer wirksamen Kommunikation nur noch deutlicher gemacht. Schon vor der aktuellen globalen Krise hatten viele Unternehmen fast täglich mit Kommunikationsproblemen zu kämpfen. Seit das Homeoffice zur neuen Normalität geworden ist, brauchen Unternehmen heute mehr denn je eine bessere Kommunikationsplattform.
Folgen von Kommunikationsmängeln
Die meisten Unternehmen verfügen nicht über eine umfassende Kommunikationsplattform. Anwendungen werden je nach Bedarf hinzugefügt und sind nicht integriert. Die Benutzer können keine Daten von einer Software in eine andere App verschieben, was es mühsam macht, relevante Informationen zu finden und auszutauschen.
Ineffiziente Kommunikation kann dramatische Folgen haben, z. B.:
- Einnahmeverluste
- Kundenbeschwerden und Vertrauensverlust
- Überschrittene Fristen
- Mitarbeiterwechsel
- Rechtsstreitigkeiten und rechtliche Schritte
Deshalb müssen Unternehmen in eine Kommunikationsplattform investieren, nicht nur in eine oder ein Dutzend Apps.
Was ist eine Kommunikationsplattform?
Eine Kommunikationsplattform ist eine Lösung, die es Unternehmen erleichtert, intern und extern zu kommunizieren. Diese umfasst verschiedene Kommunikationsmethoden wie Videoanrufe, Messaging, gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Aufgabenverwaltung. Nicht jede Kommunikationsplattform bietet alle Funktionen, jede kann sich auf einen anderen Bereich wie Kundenkommunikation oder Projektmanagement konzentrieren.
Abhängig von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens müssen Sie möglicherweise in mehr als eine Plattform investieren. Sie müssen flexible Kommunikationsmöglichkeiten für Ihre Mitarbeiter bereitstellen, damit diese ihre Ziele erreichen und effektiv miteinander arbeiten können. Wie können Sie von Ihren Mitarbeitern erwarten, dass sie die Erwartungen erfüllen oder übertreffen, wenn diese nicht über die richtigen Mittel verfügen?
Eine Kommunikationsplattform muss nicht zwangsläufig cloudbasiert sein, auch wenn die meisten Softwarelösungen Cloud verwenden. Auch ein älteres Festnetzsystem mit einer nicht virtuellen Telefonanlage ist eine Kommunikationsplattform. Allerdings hatten diese analoge Lösungen schon immer ihre Grenzen, was ihre Nutzung angeht. Die heutigen Systeme sind viel leistungsfähiger, nutzen mehrere Tools und bieten viel Flexibilität.
Beispiele für moderne Kommunikationsplattformen sind VoIP-Telefonsysteme, cloudbasierte Contact Center-Lösungen, CRM-Systeme usw. Jedes dieser Systeme verwendet eine Vielzahl von Software und sogar Tools für maschinelles Lernen, um die Kommunikation zu erleichtern. Einige Tools bieten auch Analysefunktionen.
Arten von Kommunikationsplattformen
Interne Kommunikation
Wie der Name schon sagt, konzentrieren sich diese Plattformen auf die Verbesserung der internen Unternehmenskommunikation zwischen den Mitarbeitern. Diese Plattformen können sowohl Echtzeit- als auch asynchrone Tools enthalten, so dass die Benutzer die für die jeweilige Situation beste Lösung wählen können. Die Vorteile einer umfassenden Plattform sind unter anderem:
- Single sign-in für alle Anwendungen auf der Plattform
- Gleiche Benutzeroberfläche für alle Tools
- Eine Dashboard-Ansicht, die eine Momentaufnahme der gesamten Kommunikation bietet
- Möglichkeit der Weiterleitung von Nachrichten von einem Tool zum anderen
Ein einheitliches Kommunikationssystem, das auf VoIP als Grundlage aufbaut, kann einem Unternehmen helfen, die internen Kommunikationskanäle zu rationalisieren. Diese Systeme sollten zuverlässig und sicher sein und in einigen Fällen auch den gesetzlichen Anforderungen entsprechen (Gesundheitswesen, Bildungswesen, Finanzdienstleistungsbranche).
Kundenkommunikation
Kundenkommunikationstools ermöglichen es Unternehmen, Kundenanfragen zu verwalten, Support-Tickets zu verfolgen und mit Kunden zu kommunizieren. Verschiedene Tools können Live-Chat auf der Unternehmenswebsite, die Verwaltung eingehender Kunden-E-Mails und die Analyse von Kundentrends umfassen. Eine CRM-Anwendung kann auch KI-basierte Automatisierung bieten, um Tausende von Kundenanfragen effektiver zu verwalten.
Fehlkommunikation mit Kunden kann schwerwiegende Folgen haben, wie z. B. Umsatzeinbußen, Verlust des Markenwerts, Publicity-Desaster und sogar rechtliche Schritte. Der Einsatz einer Kundenkommunikationsplattform kann Ihnen insbesondere helfen, die Kundenerfahrung zu verbessern.
Projektmanagement
Jedes Unternehmen, ob klein oder groß, hat Fristen und Ziele zu erfüllen. In diesem Fall ist eine umfassende Projektmanagement-Plattform entscheidend. Diese Systeme helfen Unternehmen dabei, größere Projekte in kleinere Teile zu zerlegen und diese mit Ihren Teams zu teilen. Sie können Aufgaben bestimmten Benutzern zuweisen, die Fertigstellung verfolgen und Projekttermine einsehen.
Sie können verschiedene Projekte wie Produkteinführungen, Vertriebskampagnen, Marketingprojekte und andere Ad-hoc-Ereignisse verwalten.
Kollaborationswerkzeuge
Kollaborationsplattformen ermöglichen es den Benutzern, an denselben Dokumenten zu arbeiten, die für ein Projekt erforderlich sind. Wenn Projektteams von zu Hause aus oder an anderen entfernten Orten arbeiten, ist die Zusammenarbeit unerlässlich. Sie brauchen Werkzeuge, um die virtuelle Kommunikation rund um bestimmte Dateien zu verwalten, die es den Benutzern ermöglichen, Dokumente zu markieren oder über Bearbeitungen/Änderungen zu sprechen.
Diese Werkzeuge sind nicht auf Textdokumente beschränkt. Sie können virtuelle Whiteboards für das Brainstorming und den Austausch von Ideen einrichten. Die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen kann den Teams helfen, den Vortragenden bei der Arbeit zu sehen, anstatt nur eine Aufzeichnung zu hören. Diese Werkzeuge sind besser als die Verwendung von E-Mail, die Arbeitsabläufe unterbrechen kann, oder die Suche nach einem Besprechungsraum und einer Zeit, zu der sich alle Beteiligten treffen können.
Videokonferenzen
Videokonferenzen sind in größeren Unternehmen weit verbreitet, aber auch kleine Unternehmen können von diesen Instrumenten profitieren. Diese sind ein guter Ersatz für persönliche Treffen, Workshops, Mitarbeitereinführungen, Schulungen und Seminare.
Videokonferenzplattformen bieten viele Funktionen, abgesehen von Live-Video. Sie können Besprechungen aufzeichnen und für diejenigen freigeben, die nicht teilnehmen können. Die Teilnehmer können sich über ihr Telefon einwählen, wenn sie keinen Zugang zu einer Kamera haben. Auf diese Weise können die Nutzer auch von unterwegs teilnehmen. Sie haben auch Zugriff auf Gruppen-Chat-Optionen, um Feedback auszutauschen, Umfragen durchzuführen, um das Interesse der Nutzer zu ermitteln, und den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, die Präsentation für einen Teil der Besprechung zu übernehmen.
Es gibt so viele Vorteile, wenn Sie Personenbesprechungen durch Videokonferenzen ersetzen. Sie müssen nicht für alle Teilnehmer einen günstigen Zeitpunkt finden, was wichtig ist, wenn Ihre Teams über das ganze Land verteilt sind. Niemand muss für 1 oder 2 Besprechungen reisen oder ein Hotelzimmer buchen. Sie können häufige Besprechungen zur Aktualisierung des Projektstatus abhalten, da Sie diese sofort einrichten können.
Welche ist die beste Kommunikationsplattform?
Als Geschäftsinhaber oder Manager sollten Sie sich überlegen, welche Plattform Ihren individuellen Bedürfnissen am besten entspricht. Das bedeutet, dass Sie sich nicht kopfüber in den Kauf einer Reihe von Tools stürzen sollten, die Sie vielleicht gar nicht brauchen, sondern Ihre Arbeitsabläufe und Prozesse berücksichtigen sollten.
Wenn Sie Probleme bei der Verwaltung von Kundeninteraktionen haben, dann ist eine Kundenkommunikationsplattform vielleicht die richtige Wahl. Fast jedes Unternehmen benötigt ein Tool zur Verwaltung der internen Kommunikation. Aber nicht jeder braucht Videokonferenzen oder Projektmanagement-Tools.
Wenn Sie eine Kommunikationsplattform analysieren, achten Sie auf die folgenden Merkmale:
Funktionen und Preis
Es gibt mehrere Kommunikationsplattformen auf dem Markt und es kann schwierig sein, die richtige auszuwählen. Es besteht keine Notwendigkeit, die teuerste Option zu kaufen, wenn Sie nicht alle Funktionen benötigen. Einige Plattformen bieten die Möglichkeit, einzelne Funktionen als Upgrade zu kaufen oder verschiedene Funktionen in einer einzigen Option zu bündeln. Andere bieten eine Pay-as-you-go-Option, in der alle Funktionen enthalten sind.
Sicherheit und Zuverlässigkeit
Jede Kommunikationsplattform muss sicher vor unbefugter Nutzung und zuverlässig unter normalen Umständen sein. Das kann bedeuten, dass eine Backup- oder Failover-Option vorhanden ist, dass Sie Ihre Daten herunterladen und mitnehmen können, wenn Sie den Anbieter wechseln, und dass Service Level Agreements die Verantwortlichkeiten des Anbieters im Falle eines Ausfalls festlegen.
Nahezu jede einzelne Kommunikati0onsplattform nutzt die Cloud für einige oder einen Teil ihrer Funktionen. Das bedeutet, dass Sie Ihre Kommunikation vor denselben Bedrohungen wie das übrige Netz schützen müssen, z. B. vor Spam, Hacking-Versuchen, Betrug usw. Da der Anbieter den größten Teil des Dienstes kontrolliert, müssen Sie auch seine Sicherheitsvorkehrungen überprüfen.
Flexibilität und Skalierbarkeit
Eine Kommunikationsplattform, ganz gleich wie umfangreich sie ausgestattet ist, muss an Ihr Unternehmen und Ihre Benutzer angepasst werden. Achten Sie daher auf leistungsstarke Anpassungsoptionen, mit denen Sie die vorhandenen Funktionen individuell anpassen können. Sie sollten in der Lage sein, Funktionen, die Sie nicht mehr benötigen, zu aktivieren und zu deaktivieren, ohne auf einen Techniker warten zu müssen. Während ein Administrator die Gesamtkontrolle über das System hat, sollten auch einzelne Benutzer die Möglichkeit haben, Einstellungen zu ändern.
Jede Kommunikationsplattform muss mit der Organisation mitwachsen. Sie sollten nicht den Anbieter wechseln müssen, nur weil er mit Ihren Anforderungen nicht mithalten kann. Suchen Sie also nach einer Plattform, die problemlos von einem Dutzend auf Hunderte von Benutzern, wenn nicht mehr, skaliert werden kann. Auch wenn dieses Wachstum Jahre dauern wird, ist es besser, für die Zukunft gerüstet zu sein, als alle paar Monate auf der Suche nach einer besseren Option das Schiff wechseln zu müssen.
Eine VoIP-basierte Unified Communications-Plattform ist eine gute Option für Ihre interne Kommunikation. VoIPstudio bietet alles von Videokonferenzen bis hin zu visueller Voicemail und der Möglichkeit, mobile Geräte mit Ihrem VoIP-System zu nutzen, und ist damit eine perfekte Lösung für das moderne Unternehmen.
Einführung einer Kommunikationsplattform
Nur weil Sie die beste Kommunikationsplattform kaufen und im Unternehmen einsetzen, heißt das nicht, dass sie sofort effektiv ist. Man bekommt nur das, was man in ein System steckt. Die effektive Nutzung der neuen Plattform hängt also von Ihren Mitarbeitern ab.
Gewinnen Sie die Zustimmung der Benutzer, indem Sie ihnen die Möglichkeit geben, die verschiedenen Optionen zu testen und Feedback zu geben, bevor Sie sich für eine Option entscheiden. Sie werden das meiste aus der Plattform herausholen, wenn die Benutzer mit Begeisterung mitmachen und die verschiedenen Werkzeuge nutzen. Deshalb sind Benutzbarkeit und Schnittstelle genauso wichtig wie robuste Funktionen.
