In den letzten zehn Jahren ist das Homeoffice ein langsam wachsender Trend geworden, doch aktuell aufgrund von Covid-19 ist das Arbeiten von zu Hause für Tausende von Menschen schon der neue Standard. Da ein Ende der weltweiten Corona-Beschränkungen nicht in Sicht ist, fragen sich auch Arbeitgeber immer mehr, ob das Homeoffice zur neuen Norm wird.
Für Einige ist das Arbeiten von zu Hause, auch wenn sie dies nur ein paar Tage pro Woche tun, schon seit längerem Alltag. Andere gewöhnen sich immer noch daran, Teamkollegen nicht jeden Tag im Büro sehen zu können. Eine gewisse Anzahl von Unternehmen haben schon die Gelegenheit genutzt, mit dem Homeoffice Trend zu experimentieren und zu sehen, ob dies ein tragfähiges Modell für die Zukunft ist.
Bevor wir uns damit befassen, wollen wir einen kurzen Blick darauf werfen, wie die Arbeit von zu Hause aus – oder eigentlich von überall her – begonnen hat.
Die Anfänge der Arbeit im Homeoffice
Der erste Schritt sich vom Büro Office unabhängig zu machen wurde durch leistungsstarke Smartphones und Laptops eingeleitet. Neue Technologien ermöglichten es den Mitarbeitern, von einem Hotelzimmer aus oder sogar während des morgendlichen Pendeln in öffentlichen Verkehrsmitteln zu arbeiten. Obwohl sie den Mitarbeitern gerne außerhalb der Bürozeiten E-Mails und SMS schicken, zögerten Arbeitgeber noch immer, flexible Arbeitszeiten oder das Homeoffice einzuführen.
Zusätzlich brachte später die Innovation der Kommunikationssysteme das Modell des Homeoffice ein gutes Stück voran. Mit der Einführung von VoIP-Systemen stellten Unternehmen fest, dass Mitarbeiter genauso gut von zu Hause aus arbeiten konnten wie vom Büro aus.
Dank Videokonferenzen, Präsenzinformationssystemen, Unified Communications und Mobiltelefonen müssen Mitarbeiter das Büro überhaupt nicht mehr betreten. Unternehmen konnten nun talentierte Mitarbeiter von überall auf der Welt einstellen. Darüber hinaus waren viele Arbeitnehmer mit der Homeoffice Arbeit zufriedener und dadurch produktiver.
Arbeiten vom Homeoffice funktioniert nicht immer
Aber der Weg zum Homeoffice ist nicht immer glatt. Zum einen ist das Arbeiten von zuhause nicht für jede Arbeitsaufgabe geeignet. Zum anderen ist es für eine Organisation arbeitsintensiv, sich von der typischen 9 bis 17 Uhr Einrichtung in Büros zu entfernen. Falsche Einschätzungen und geringe Planung vieler Unternehmen leiten Mitarbeiter – unbeabsichtigt – zum Scheitern, indem sie ihnen nicht die richtigen Werkzeuge oder gar Anleitungen zur Verfügung stellen.
Arbeitsaufgabe
Wichtig ist es auch zu verstehen, dass nicht jede Arbeitsaufgabe in einer Remote-Arbeitsumgebung förderlich ist. Arbeitnehmer in Dienstleistungsberufen, die menschliches Eingreifen erfordern, können wahrscheinlich nicht von zu Hause aus arbeiten. Es wird einige Abteilungen eines Jobs geben, bei denen Arbeiter zumindest gelegentlich ins Büro kommen müssen.
Während innovative Technologien es ermöglichen, bestimmte Aufgaben vom Homeoffice zu erledigen (Telemedizin für Arzttermine ist ein gutes Beispiel), ist es ebenso wahrscheinlich, dass es viele Aufgaben geben wird, die nicht außerhalb des Büros ausgeführt werden können. Diese Tatsache wird auch nach der aktuellen COVID-19-Krise unverändert bleiben.
Wenn ein Unternehmen versucht, das Homeoffice für diese Arbeitspositionen zu erzwingen oder sogar mit ihnen als Experiment zu beginnen, werden diese zwangsläufig fehlschlagen.
Mangelnde Kommunikation & Koordination
Es erfordert viel Mühe von Geschäftsführer und Führungskräften, um das Homeoffice tragfähig zu machen und es den Mitarbeitern zu ermöglichen, erfolgreich zu sein. Aus den Augen, aus dem Sinn ist ein sehr reales Risiko für Arbeitnehmer, die von zu Hause arbeiten. Geschäftsführer geben möglicherweise eher negatives Feedback und vergessen, gute Arbeit zu fördern und zu loben, wenn Mitarbeiter nicht jeden Tag im Büro gesehen werden.
Darüber hinaus brauchen Remote-Mitarbeiter oft mehr Anleitung und Begleitung, um von ihren Chefs gehört zu werden. Viele der ersten Homeoffice-Versuche scheiterten, weil Geschäftsführer nicht mit Ihren Mitarbeitern über Erwartungen, Ziele und den erforderten Verlauf sprachen. Wenn Mitarbeiter vom Rest ihres Teams oder des Unternehmens abgeschnitten sind, ist es wichtig die Kommunikation und die Motivation zu fördern.
Mangel an Hilfsmitteln
Schließlich brauchen Mitarbeiter, die vom Homeoffice arbeiten, die richtigen Hilfsmittel, um sich zu entfalten. Es reicht nicht aus, Computer und VoIP-Telefone für das Homeoffice zu kaufen. Jede Arbeitsaufgabe erfordert möglicherweise ein anderes Instrumentarium, damit der Mitarbeiter außerhalb des Büros arbeiten kann. Dabei kann es sich um Verschiedenes handeln, von Hardware über Software bis hin zu mobilen Anwendungen oder sogar Einfaches wie eine Webcam oder Hochgeschwindigkeits-Internet.
Leider weiß nicht jeder Mitarbeiter, was er braucht, wenn er sich aufs Homeoffice umstellt. Wenn Unternehmen zögern, in die richtigen Kommunikationssysteme und andere Technologien zu investieren, wird die Arbeit von zu Hause nur sehr langsam ins Rollen kommen.
Homeoffice für Mitarbeiter ermöglichen
Das Homeoffice bietet immense Vorteile für Unternehmen, von der Kostenminimierung und der Einstellung der besten Talente unabhängig vom Standort bis hin zu glücklicheren und motivierten Mitarbeitern. Arbeitskräfte, die von zu Hause arbeiten, wollen dies in der Regel für den Rest ihrer Karriere tun und würden es auch ihren Freunden und der Familie empfehlen.
Wie können Sie Ihre Mitarbeiter so ausstatten, dass sie erfolgreich vom Homeoffice arbeiten können?
Technologie
Die Investition in ein modernes Kommunikationssystem zahlt sich immer aus und dies gilt umso mehr, wenn es sich um das Arbeiten vom Homeoffice handelt. Der erste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass Mitarbeiter auf die Arbeitsmittel zugreifen können, die sie für Ihre Arbeitsaufgaben benötigen. Die Grundlagen sind oft ein Computer, ein Telefon für Arbeitsanrufe, Webcam und natürlich eine High-Speed-Internetverbindung, um alles miteinander zu verbinden.
Einige Mitarbeiter können mit einem Laptop zufrieden sein, aber viele benötigen in der Regel einen Desktop und mehrere Monitore, genau wie es im Büro vorhanden ist. Homeoffices benötigen auch ein robustes VPN, um die Sicherheit zu gewährleisten. Hochwertige Webcams und Headsets sind eine Notwendigkeit für Meetings, Telefonkonferenzen und Interviews.
Der zweite Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass alle Software und Ausrüstung gut zusammenarbeiten. Ein einheitliches Kommunikationssystem mit VoIP funktioniert für jedes Unternehmen. Mitarbeiter können auf mehreren Kanälen kommunizieren, ohne den Fokus zu verlieren oder Zeit zu verschwenden.
Freiheit & Verbindungen
Eines der größten Vorteile, das die meisten Mitarbeiter an der Arbeit von zu Hause aus gefällt, ist die Freiheit der Terminplanung. Jeder arbeitet in seinem eigenen Tempo, im Gegensatz zum typischen Büro, wo man gezwungen ist, von 9 bis 17 Uhr zu arbeiten. Das Homeoffice ermöglicht es Mitarbeitern, Besprechungen oder Schulungen zu planen, wenn sie am wachsamsten sind. Krankheitstage werden reduziert, da Mitarbeitet nicht ins Büro kommen und somit andere Mitarbeiter nicht betroffen werden. Arzt oder andere Termine können wahrgenommen werden, ohne sich freinehmen zu müssen.
Erwartungen und Ziele müssen allerdings frühzeitig gesetzt werden. Einige Mitarbeiter brauchen mehr Anleitungen als andere, und Führungskräfte müssen sich über ihre Arbeitsanforderungen im Voraus besprechen. Benötigen Sie tägliche oder wöchentliche Updates? Werden Sie Mitarbeiter benötigen, um ihre Stunden oder Arbeitsprojekte zu protokollieren? Wie halten Sie sie auf dem richtigen Weg, um Termine und Projekttermine einzuhalten?
Sie sollten auch Arbeitnehmer ermutigen, untereinander Sozial aktiv zu sein, auch wenn es meist virtuell ist. Die meisten, die vom Homeoffice arbeiten, vermissen die Kameradschaft des Büros und die Durchführung der wöchentlichen Happy Hour oder tägliche Kaffeepause, die die Moral steigert. Wenn Mitarbeiter in derselben Stadt leben, sollte das gelegentlich persönliche Treffen gefordert werden.
Datenschutz & Sicherheit
Es ist immer schwierig, die Grenze zwischen Sicherheit und Privatsphäre am Arbeitsplatz zu finden. Unternehmen müssen ihre Mitarbeiter im Auge behalten, aber wann überschreitet man die Grenze und wann wird es zu einem Eingriff in die Privatsphäre?
Die Linien sind im Homeoffice verschwommen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Haustiere oder kleine Kinder Meetings im Homeoffice unterbrechen. Dies ist bei Teambesprechungen oft kein Problem, kann aber unerwünscht sein, wenn es während eines Kundenanrufs geschieht. Unternehmen müssen von Anfang an klare Grenzen und Erwartungen festlegen.
Daten- und Netzwerksicherheit sind von größter Bedeutung, wenn Sie möchten, dass das Homeoffice erfolgreich ist. Sie müssen vorsichtig sein, wer auf was und wie zugreifen kann. VPNs, Firewalls und Sicherheitstools sind ein wichtiger Bestandteil der Sicherheit Ihrer Daten. Die Integration des VoIP-Kommunikationssystems in gängige Unternehmenstools kann auch zur Minimierung von Sicherheitsrisiken beitragen. Diese Integration ermöglicht es den Arbeitnehmern, die offiziellen Kanäle wegen Datenübermittlung zu verklagen.
Ein weiteres häufiges Problem, das auftaucht, ist die Mitarbeiterüberwachung. Unternehmen müssen wissen, wo sich Mitarbeiter befinden, insbesondere wenn Teams auf der ganzen Welt vorhanden sind. Die Organisation muss dies aus steuerlichen und anderen HR-Zwecken tun. Mitarbeiter können es allerdings als zu aufdringlich befinden. Daher sollten Unternehmen sicherstellen, dass sie nur so viele Daten sammeln, wie zur Einhaltung der lokalen und internationalen Rechtsvorschriften erforderlich sind.
Homeoffice ist gekommen, um zu bleiben
Selbstverständlich ist das Homeoffice (wenn auch nur in Teilzeit) gekommen, um zu bleiben. Die aktuelle Pandemie hat den vorherrschenden Trend flexiblerer Arbeitszeiten für Unternehmen überall beschleunigt. Die meisten Unternehmen freuen sich, dass Mitarbeiter auf Reisen arbeiten können. Es gibt also keinen Grund, den Arbeitnehmern die Möglichkeit zu verwehren, bequem von zu Hause aus zu arbeiten.
Unternehmen, die das arbeiten vom Homeoffice im Voraus vorbereiten und planen, sind jedoch eher erfolgreich. Der erste Schritt zum Erfolg besteht darin, dass Sie über ein robustes und umfassendes Kommunikationssystem verfügen. Machen Sie es Ihren Mitarbeitern einfach, von zu Hause aus zu arbeiten – oder von irgendwo in der Welt – und testen Sie VoIPstudio. Melden Sie sich für eine kostenlose 30-Tage-Testversion an und erfahren Sie selbst die Vorteile für Ihr Unternehmen!
