Der Einkaufsleitfaden Telefonanlage für mittlere Unternehmen 2020

Einleitung zum Einkaufsleitfaden Cloud-Telefonanlage

Eines der wichtigsten Arbeitsmittel für mittlere Unternehmen ist das Telefon. Dank gesunkener Kosten und fortschreitender Softwareisierung können nun auch mittlere Unternehmen ohne große Investitionen eine eigene Telefonanlage mit aktuellsten und vielen professionellen Features betreiben. Mithilfe dieses Leitfadens können die sie Beschaffung einer Telefonanlage oder den Wechsel eines Anbieters systematisch vorbereiten und planen.

Inhaltsverzeichnis des Einkaufsleitfaden

Einleitung
Begriffe rund um die Cloud Telefonanlage
Markt – Anbieter von Cloud Telefonanlagen
Kosteneinsparungspotential
Beispielrechnung
Auswahlkriterien für eine Telefonanlage
Anforderung des mittleren Unternehmens
Funktionsumfang
Zeit für die Einrichtung
Zeit/Kosten für die Wartung und Updates
Zeit für Verwaltung
Moderne Funktionen – Unified Communications
Softphone
Sprachqualität
Sicherheit
Integration ins Customer Relationship Management System (CRM)
Zusammenfassung
Checklisten
 

Eines der wichtigsten Arbeitsmittel für mittlere Unternehmen ist das Telefon. Dank gesunkener Kosten können nun auch mittlere Unternehmen ohne große Investitionen eine eigene Telefonanlage betreiben. Mit Hilfe dieses Leitfadens können die sie Beschaffung einer Telefonanlage oder den Wechsel eines Anbieters systematisch vorbereiten und planen.

Für eine Cloud Telefonanlage werden unterschiedliche Begriffe benutzt. Einige Anbieter und Nutzer sprechen von VoIP Telefonie oder einer VoIP-Telefonanlage. Auch der Begriff PBX, der für Private Branch Exchange steht, wird gerne benutzt. Gehostete Telefonanlage ist auch ein Synonym.
Dahinter verbirgt sich aber in der Regel immer eine Telefonanlage umgesetzt als Software, die im Rechenzentrum eines Anbieters betrieben wird und Kunden ihre eigene Telefonanlage bereitstellt ohne, dass diese Hardware betrieben müssen.

In Deutschland gibt es ca. 63 Anbieter von Cloud-Telefonanlagen. Das macht die Auswahl nicht einfach.
Jeder Anbieter hat dabei ein eigenes Profil.
Viele Anbieter in Deutschland bieten den Service mit Hilfe eines Partners an. D.h. Sie gehen auf die Webseite und werden dann von einem Partner des Anbieters kontaktiert.
Im Gegensatz dazu können Sie bei anderen VoIP-Anbietern die Cloud Telefonanlage direkt auf der Homepage für Sie aktivieren. Zu überlegen ist, dass Anbieter mit Self-Service weniger Kosten haben, und diese Mittel in die Stabilität und Infrastruktur des Telefonservices investieren können.

Auch mittlere Unternehmen müssen ständig versuchen die Effizienz der eingesetzten Mittel und Arbeitsgeräte zu steigern. Die Umstellung der Telefonanlage auf VoIP oder der Wechsel eines VoIP Anbieters bietet immer noch die Möglichkeit Kosten zu sparen. Die Möglichkeiten Kosten zu sparen liegen in folgenden Elementen der Preisgestaltung. Der Grundgebühr, dem Minutenpreis, Kosten für Rufnummern und der Hardware.
Nicht zu vergessen sind aber auch die Opportunitätskosten ihrer Zeit bei Einrichtung, Pflege, Abrechnung und durch Störungen und Ausfall.

Beispielrechnung

Im PDF des Leitfandens oder dem Excel-Download unten wird eine Beispielrechnung abgebildet. Diese zeigt die Kostenersparnis bei einem Wechsel von einem VoIP Anbieter zu VoIPstudio.

Auswahlkriterien für eine Telefonanlage

Nachdem die mögliche Kostenersparnis ist es wichtig die Auswahlkriterien festzulegen. Eine leicht auszufüllende Checkliste für Ihr mittleres Unternehmen finden Sie im Anhang.
Folgende Auswahlkriterien sollten berücksichtigt werden:

Anforderung des mittleren Unternehmens

• Anzahl der Nutzer
• Hardwareanforderung
• Höhe der Grundgebühr
• Höhe der Gesprächsgebühren
• Wie einfach können weitere Nutzer hinzugefügt werden
• Ist der Service monatlich kündbar?
• Länderspezisfische Rufnummern
• Einfache Integration von Niederlassungen/Büros in Stammland
• Einfache Integration von Niederlassungen/Büros im Ausland
• Integrationsmöglichkeit in andere Unternehmenssysteme

Funktionsumfang

Hier eine Lister der häufigsten und wichtigsten Funktionen einer Telefonanlage:

• Telefonieren
• Kostenlose interne Gespräche
• Vermittlung von Telefonaten
• Anklopfen
• Gespräche parken
• Makeln: Zwischen zwei Telefonaten hin- und herschalten
• Anrufbeantworter mit Benachrichtigung per Email
• Nachtschaltung, Rufumleitung, Weiterleitung von Rufnummern
• Aufschaltung: Teilnehmer hinzufügen
• Konferenzschaltung: mehrere Teilnehmer telefonieren gleichzeitig
• Heranholen: das Telefonat von einem anderen Telefon annehmen
• Automatische Rufverteilung: Nebenstellen zu einer Rufgruppe zusammenfassen für eine bessere interne Vermittlung
• Gespräche aufzeichnen
• Einbindung von Faxgeräten, Computer und sonstigen Telekommunikationsgeräten
• Aufzeichnen von Verbindungsdaten
• Einfache Verwaltung der Nutzer und Abrechnungen

Mittlere Unternehmen wünschen oft noch weitere Funktionen

• Aufzeichnung von Anrufen
• Einrichten von Kontaktcentern
• Einbindung von Türöffnungssystemen und Anbindung von Notfallsystemen z.B. dem Aufzug
• Integration ins CRM

Zeit für die Einrichtung

Neben den harten Zahlen für Grundgebühr und Gespräche sollten Sie aber auch die Zeit für die Einrichtung berücksichtigen. Insbesondere in mittleren Unternehmen mit einem kleinen Technikteam nimmt dies zusätzliche Zeit oft am Wochenende in Anspruch, wenn kein Dienstleister beauftragt wurde. Aus diesem Grund sollte die Einrichtung der Telefonanlage einfach sein und eine gute Dokumentation bereitstehen.

Zeit/Kosten für die Wartung und Updates

Wenn Sie sich für eine physische Telefonanlage entschieden haben, sollten Sie auf jeden Fall Zeit und Geld für die Wartung und Updates einplanen. Immer wieder kommt es zu Veränderungen im Netzwerk, die diesen Aufwand notwendig machen.

Zeit für die Verwaltung

Neben der Zeit für die Pflege der technischen Ausrüstung ist auch die Zeit für die Verwaltung zu berücksichtigen. Viele mittlere Unternehmen wünschen sich eine Übersicht über Gespräche und Kosten der Gespräche. Ebenso ist die Rechnung zu buchen. Dies wird bei mehreren Büros oft unübersichtlich. Aus diesem Grund schätzen viele mittlere Unternehmen einen VoIP-Anbieter, der dafür Analysefunktionen und eine Abrechnung für alle Büros zur Verfügung stellt. VoIPstudio ist ein solcher Anbieter.

Moderne Funktionen – Unified Communications

Eine Telefonanlage hat eine Reihe von Funktionen, die als Basisfunktionen angesehen werden. Dies sind das Telefonieren, der integrierte Anrufbeantworter, Anrufweiterleitungen und z.B. Konferenzschaltungen.
Moderne Cloud Telefonanlagen der besten Anbieter können aber inzwischen deutlich mehr. Im Folgenden eine Liste der am weitesten verbreiteten modernen Funktionen:
• Chat
• Teilen von Dateien

Softphone

So gut wie alle Anbieter von Cloud Telefonanlagen bieten ein Softphone an.
Ein Softphone ist eine Software, die ein physisches Telefon abbildet. Sie können damit genauso wie mit Ihrer alten Hardware telefonieren.
Aber Softphone ist nicht gleich Softphone. So kam ein in Test verschiedener Anbieter bei einigen Softphones zu Problemen. Dies können am Computer oder am Netzwerk liegen. Informieren Sie sich also, wie andere Nutzer das Softphone des Cloud Telefonanlagenanbieters Ihrer Wahl finden.
Es gibt auch Softphones unabhängig von der Telefonanlage. Ein Beispiel ist Zoiper.

Sprachqualität der VoIP-Telefonanlage

Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, aber die Sprachqualität der Anrufe spielt bei einer Cloud Telefonanlage eine wichtige Rolle. Hier spielen die Fähigkeiten der Entwickler eines VoIP-Anbieters eine Rolle.
Informationen über die Sprachqualität können Sie am besten in Form von Kundenmeinungen zu dem VoIP-Anbieter in Ihrer engeren Auswahl sammeln.

Sicherheit

Eine verbreitete Sorge, die auch mittlere Unternehmen teilen ist die Sicherheit. Die Telefonanlage sollte besonders geschützt sein. Denn Gespräche sind vertraulich.
Grundsätzlich sind diese Sorgen unbegründet. VoIP Anbieter verschlüsseln die Datenpakete. Achten Sie auf den Webseiten des Anbieters Hinweise wie AES-256, TLS-verschlüsselte SIP-Signale und ZRTP zur Datenverschlüsselung.

Integration ins Customer Relationship Management System (CRM)

Ein wichtiger Aspekt auch für mittlere Unternehmen ist die Möglichkeit die Telefonanlage direkt in das CRM zu integrieren. Der Vorteil ist, dass die Mitarbeiter Zeit sparen und direkt aus dem CRM anrufen können. Ebenso wird der erfolgte Kontakt sofort in die Kontakthistorie eingetragen. Achten Sie also auf die Integrationsmöglichkeit Ihres Anbieters in die gängigsten CRMs.
Diese Integrationen sollten zum Beispiel
• Salesforce
• Zoom
• und andere häufig genutzte CRMs umfassen.

Zusätzlich sollte eine Browsertool verfügbar sein, dass eine sogenannte Click to Call Funktion ermöglicht. Einige Nutzer kennen das noch von Skype. Bei der Click to Call Lösung wird die Telefonnummer als Link hinterlegt und

Zusammenfassung

Die Auswahl der besten Telefonanlage und des besten Anbieters für Ihr mittleres Unternehmen umfasst eine Reihe von Schritten. Dieser Einkaufsführer hat die wichtigsten Punkte, die bei der Auswahl berücksichtigt werden sollten, aufgelistet.

Interviews/Fallstudien zur Cloud-Telefonanlage für mittlere Unternehmen finden Sie hier:

1) Telefonanlage für mittlere Unternehmen (KMU) – Warum simPro den VoIP-Service wechselte
2) Telefonanlage für mittlere, internationale Unternehmen (KMU) – warum SAAS tec VoIPstudio nutzt

Checklisten zum Einkauf einer Cloud-Telefonanlage

Folgende Checklisten stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Diese dienen als Beispiel. Sie können beliebig auf Ihr mittleres Unternehmen angepasst und erweitert werden.

Einkaufsleitfaden Telefonanlage für mittlere Unternehmen