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5 Tools zur Unterstützung Ihrer Mitarbeiter bei der Arbeit im Homeoffice

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Laut einer Studie der Stanford University arbeiten mittlerweile 42 Prozent der US-Arbeitskräfte vollzeitlich von zu Hause aus. Heutzutage bewerten die meisten Unternehmen derzeit Remote-Arbeitsvereinbarungen, um einen belastbareren Geschäftsbetrieb zu schaffen. Gleichzeitig überlegen viele auch, wie hybride und komplexere Abläufe effektiv verwalten werden können.

Der drastische Wechsel zur Arbeit im HomeOffice kommt jedoch nicht ohne Herausforderungen. Zunächst einmal kann die Arbeit von zu Hause aus mehr Ablenkungen, mehr soziale Isolation und weniger Möglichkeiten zur persönlichen Interaktion mit anderen Mitarbeitern bedeuten. Glücklicherweise gibt es keinen Mangel an Tools, die Mitarbeiter nutzen können, um sicherzustellen, dass die Arbeit im Homeoffice nahtlos und unkompliziert ist.

Zum Beispiel gelten Arbeitsblattvorlagen als leistungsstarke Tools, die das Arbeiten von zu Hause aus schnell und einfach machen können. Ein weiteres Tool, das das Leben für diejenigen, die im HomeOffice arbeiten, einfach gemacht hat, ist VoIP oder Voice-over-internet protocol. Die VoIP-Technologie ist dafür bekannt, dass diese die Verwaltung von der Remote-Arbeit müheloser macht als je zuvor.

Im Folgenden finden Sie fünf der wesentlichen Tools für die Arbeit im homeOffice, auf die kein Mitarbeiter verzichten sollte:

1. Tools für Zusammenarbeit, Organisation und Dateifreigabe

Die Organisation von Dingen ist eine der größten Herausforderungen für Remote-Mitarbeiter. Aus diesem Grund ist es wichtig, Tools zu finden, die die Organisation, die Zusammenarbeit und die gemeinsame Nutzung von Dateien erleichtern. Eine der besten Möglichkeiten, die Zusammenarbeit zu fördern und die Desorganisation zu bekämpfen, besteht darin, Dokumente in einem Ökosystem unterzubringen.

Dropbox gilt als einer der Pioniere in Sachen Synchronisierung und cloudbasierter Speicherung. Google Drive ist dank seiner Desktop-zu-Desktop-Dateisynchronisierung, der allgemeinen Dateikompatibilität und dem kostenlosen Speicherplatz sehr beliebt geworden.

Als Teil der Office 35-Suite bietet Microsoft auch OneDrive an, mit dem Benutzer von jedem Gerät aus auf Dateien zugreifen können. Außerdem ermöglicht es die Zusammenarbeit mit Kollegen in jeder der Office-Apps.

2. Tools für das Projektmanagement

Obwohl viele Unternehmen schon Projektmanagement-Tools verwendet haben, auch bevor Remote-Arbeit populär wurde, wird es als entscheidend angesehen, um Remote-Mitarbeitern zu helfen, den Überblick über ihre Aufgaben zu behalten. Ein nützliches Projektmanagement-Tool, auf das viele Leute schwören, ist Trello.

Trello hilft Remote-Mitarbeitern, ihre Aufgaben einfach zu visualisieren durch Karten, Spalten und digitale Tafeln. Sie können Trello-Karten auch mit Daten laden, einschließlich Hyperlinks und Grafiken. Eine Karte kann einem bestimmten Teammitglied zugewiesen und mit einer Frist versehen werden.

Andere leistungsstarke Projektmanagement-Plattformen, die ebenfalls als gute Optionen gelten, sind ClickUp und Asana.

3. Tools für projekt- und teambasierte Kommunikation

Während Mitarbeiter nicht mehr zum Schreibtisch ihrer Teamkollegen hinübergehen können, um um Hilfe zu bitten oder Einblicke zu erhalten, ist es beruhigend zu wissen, dass es verschiedene Tools gibt, die Instant-Messaging-Dienste ermöglichen, die die Flut der täglichen E-Mails umgehen. Instant Messaging wird als unverzichtbar angesehen, insbesondere für die Echtzeitkommunikation.

Eine beliebte Kommunikationsplattform, die kanalbasiert ist, ist Slack. Sobald sich die Benutzer mit den Organisationsfunktionen und der intuitiven Oberfläche von Slack vertraut gemacht haben, werden sie es als wertvollen Ersatz für ineffektive E-Mails empfinden. Slack ermöglicht auch die gemeinsame Nutzung von Dateien, die Anpassung von Benachrichtigungen und das Abrufen der vollständigen Kanalhistorie.

Slack macht es auch möglich, dass Benutzer Workflows erstellen. Neben Slack gibt es noch weitere Plattformen, die eine nahtlose Integration von Collaboration Suites bieten, wie Microsoft Teams und Google Hangouts.

4. Tools für Meetings

Egal, ob Sie eine Telefonkonferenz mit Teilnehmern aus verschiedenen Ecken der Welt abhalten oder Mitarbeiter von unterwegs erreichen wollen, ein VoIP-Service kann Ihre All-in-One-Lösung sein. Eine Cloud-VoIP-Lösung bietet viele Funktionen (Instant Messaging, Videokonferenzen, mobile Anwendungen usw.), ohne dass Sie verschiedene Tools kaufen müssen.

Es gibt auch andere Remote-Hosting-Plattformen, die Sie in Betracht ziehen können. Wenn überhaupt, kommt es nur auf die Präferenz an. Der Hauptgedanke ist jedoch, sicherzustellen, dass das von Ihnen gewählte Remote-Meeting-Tool über verschiedene Geräte zugänglich ist. Dies ist wichtig, um das Engagement aller Mitarbeiter zu fördern und zu verhindern, dass die Anwesenheitsrate sinkt.

5. Tools zur Schreibunterstützung

Schriftliche Kommunikation ist eine der kritischen Komponenten der Remotearbeit. Ein Schreibtool, das sicherstellen kann, dass Remote-Mitarbeiter nicht in Schreibgewohnheiten verfallen, die die Professionalität und Klarheit beeinträchtigen können, ist Grammarly.

Da Grammarly jedoch nicht wirklich fehlerfrei ist, wäre es trotzdem hilfreich, wenn Sie einen weiteren Satz Augen haben, der wertvolle Dokumente Korrektur liest und durchgeht, um sicherzustellen, dass es keine grammatikalischen Probleme oder Tippfehler gibt.

Wie Sie Ihren Remote-Mitarbeitern helfen, produktiv und engagiert zu bleiben

Abgesehen von der Verwendung verschiedener Tools, die die Remoteverwaltung und Zusammenarbeit erleichtern, finden Sie im Folgenden einige praktische Tipps, die Ihren Mitarbeitern helfen, konzentriert, engagiert und produktiv zu bleiben, während sie von zu Hause aus arbeiten.

Vorrausschauend denken

Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter zu langfristiger und strategischer Planung durch:

  • Reguläres Aktualisieren von Risikoplänen, Budgets, Zeitplänen und anderen Planungsdokumenten
  • Festlegen von aktualisierten Zielen und Messgrößen, um den Fortschritt zu verfolgen
  • Brainstorming von Möglichkeiten zur Verbesserung von Inklusivität und Vielfalt in den nach außen gerichteten Initiativen

Tiefes Denken

Tiefes Eintauchen in die Systeme, die Sie derzeit verwenden.

  • “Frühjahrsputz” bei E-Mail-Konten und Organisation von E-Mail-Ordnern
  • Dokumentenmanagement-Systeme und bereinigen Sie Etiketten und Daten
  • Organisieren und Bereinigen von Laufwerken, Ordnern und anderen Dokumentenspeichern
  • Erstellen und Verwenden von einheitlichen Beschriftungskonventionen für E-Mails und Dokumente

Zurückdenken

“Ruhige” Zeiten können die ideale Zeit sein, um frühere Initiativen zu untersuchen und Daten zu sammeln.

  • Überprüfen Sie aktuelle Daten, um zu sehen, ob die Projekte die Ziele erreichen
  • Sammeln Sie neue Daten mit Hilfe von Umfragewerkzeugen
  • Ermutigen Sie die Teammitglieder, frühere Bemühungen zu untersuchen (Beginnen Sie damit, folgende Fragen zu stellen: Was hat in der Vergangenheit funktioniert? Was hat nicht funktioniert? Warum?)

Querdenken

Entdecken Sie, wie Ihre Arbeit andere beeinflussen kann.

  • Bieten Sie Ihre administrativen oder fachlichen Dienste denjenigen an, deren Arbeit sich auf Ihre Arbeit auswirkt
  • Brainstormen Sie, wie Sie anderen in Ihrem Team helfen können
  • Halten Sie sich über die neuesten Trends auf dem Laufenden und teilen Sie wertvolle Erkenntnisse mit anderen im Team

Wachstumsdenken

Nutzen Sie die Arbeit von zu Hause aus als Gelegenheit zur Selbstverbesserung.

  • Ermutigen Sie zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung durch kostenlose Ressourcen wie Bücher, Webinare, Podcasts, TED-Talks usw.
  • Diskutieren Sie das Entwicklungsmaterial mit Ihrem Team (Sie können die Diskussion ins Rollen bringen, indem Sie folgende Fragen stellen: Was haben Sie gelernt? Was hat Ihre Neugierde geweckt? Wie können Sie es auf Ihre Arbeit beziehen? Was würden Sie gerne ausprobieren?)

Denken Sie an Ihr Wohlbefinden

Die Aufrechterhaltung der mentalen, emotionalen und physischen Gesundheit ist entscheidend, wenn Sie zu Hause arbeiten.

  • Sprechen Sie mit Kollegen, wenn Sie Hilfe benötigen
  • Bieten Sie Hilfe und Unterstützung an, wenn Sie können
  • Finden Sie Wege, Spaß zu haben und soziale Interaktionen mit allen im Team zu pflegen
  • Setzen Sie Grenzen in Bezug auf Zeiten, Geräte sowie Arbeits- und Nichtarbeitsbereiche
  • Finden und teilen Sie Wege, um auch in einer entfernten Umgebung konzentriert zu bleiben
  • Fördern Sie ein gewisses Maß an körperlicher Aktivität, sowohl zu Hause als auch im Freien
  • Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter daran, per E-Mail, Telefon oder Videos in Kontakt zu bleiben

Jetzt denken

Überprüfen Sie kritische Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.

  • Entwerfen Sie kommende Mitteilungen und Ankündigungen
  • Überprüfen Sie den Inhalt der Website und suchen Sie nach Tippfehlern, veralteten Informationen, defekten Links usw.
  • Für die verbleibenden Mitarbeiter vor Ort: Gründliche Reinigung und Säuberung der Geräte und Arbeitsbereiche

Sie können Remote-Mitarbeitern helfen, produktiv zu bleiben und wichtige Arbeiten zu erledigen, indem Sie:

Ermutigen Sie dazu, in einem komfortablen Raum zu arbeiten, der für Remote-Arbeit geeignet ist

Es würde einen großen Unterschied machen, wenn Mitarbeiter einen eigenen Raum für die Arbeit zu Hause hätten. Ermutigen Sie Mitarbeiter, ein dediziertes Heimbüro zu haben, in dem sie die Tür schließen und Ablenkungen während der Arbeitszeiten fernhalten können.

Ermutigen Sie Freunde zu finden

Soziale Interaktionen, wie kurz auch immer, können sicherlich helfen, Gefühle der Isolation und Einsamkeit zu lindern. Obwohl es bedauerlich ist, werden die psychologischen Auswirkungen von Remotearbeit für lange Zeiträume oft ignoriert oder übersehen. Sie sind jedoch ein entscheidender Faktor für das Wohlbefinden eines jeden Mitarbeiters.

Die Interaktion fördert auch die Kameradschaft und Zusammenarbeit. Dementsprechend wäre es eine gute Idee, die Mitarbeiter zu ermutigen, sich einen Kumpel zu suchen, mit dem sie auch für kurze Zeit oder in den Pausen reden können.

Ermutigen Sie einen Plan für den Tag zu haben

Wenn man alleine arbeitet, ist ein strukturierter Tagesplan entscheidend, wenn man die Dinge erledigen will. Bei Remotearbeit kann es vorkommen, dass die gewohnte Tagesstruktur fehlt.

Eines der Dinge, die Remote-Arbeiter verstehen müssen, ist, dass es besser ist, die Zeit, die man alleine verbringt, zu strukturieren. Idealerweise sollte Ihr Tag Pausen beinhalten, in denen Sie nicht-verwandte Arbeiten erledigen können, wie z.B. einen kurzen Spaziergang machen oder mit Ihrem Hund spielen.

Erinnern Sie sich, dass jeder anders arbeitet

Es ist wichtig, daran zu denken, dass nicht jeder Mitarbeiter ein Fan von vom Homeoffice ist. Diese drastische Umstellung kann für einige Teammitglieder sehr stressig sein. Da immer mehr Mitarbeiter aufgrund der Pandemie von zu Hause aus arbeiten müssen, kann die Kommunikation mit den Teammitgliedern so weit wie möglich helfen.

Dies kann sehr vorteilhaft sein, besonders für diejenigen, denen die Umstellung schwer fällt. Ein routinemäßiger Austausch mit den Mitarbeitern kann helfen, die Belastung durch diese noch nie dagewesene Veränderung zu verringern.

Abschluss

Niemand weiß mit Sicherheit, wann die Dinge wieder “normal” sein werden. Bis dahin ist es entscheidend, eine ehrliche und konstante Kommunikation mit dem Team zu pflegen. Statten Sie Ihr Team außerdem mit allen Werkzeugen und Tolls aus, die dieses braucht, damit das Team sich weiterhin konzentrieren und auch in der neuen Umgebung produktiv bleiben kann.

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