Die heutigen Umstände stellen die Gesellschaft und die Wirtschaft, aber auch jeden Einzelnen vor Herausforderungen, die es auf diese Art seit Jahrzehnten nicht mehr gab.
Zugleich stehen heute viele neue technologische Hilfsmittel zur Verfügung, um diese Herausforderungen zu meistern.
Gerade in der heutigen Zeit ist es wichtig, trotz Ausgangsbeschränkungen und Homeoffice effektive interne Arbeitsabläufe einzurichten. Daher laufen viele Betriebe mittlerweile in Teilkapazität oder mit einer Mischung aus Homeoffice und Arbeit im Büro. Zugleich muss der Betrieb aufrechterhalten werden: Neben Einzelgesprächen unter Mitarbeitern oder mit Kunden müssen auch Meetings geführt werden. Um die neuen Anforderungen an Unternehmen, intern und extern unter erschwerten Bedingungen zu kommunizieren, kann ein flexibles Telefonsystem besonders hilfreich, manchmal auch notwendig sein.
In diesem Artikel wird dargelegt, welche Anforderungen ein flexibles Telefonsystem erfüllen sollte, und welche Chancen es im dynamischen Umfeld der heutigen Zeit bieten kann.
Wie beeinflussen Ausgangsbeschränkungen die Geschäftstelefonie?
Es ist klar: Geschäftskommunikation ist das Rückgrat eines erfolgreichen Unternehmens. Egal, ob ein Betrieb auf Voll- oder Teilkapazität läuft, oder ob es sich im “Winterschlaf” befindet: Firmen müssen intern planen und sich mit Zulieferern abgleichen können und zudem weiterhin Kundenakquise betreiben. Besonders aufgrund möglicher Sparrunden ist persönlicher Kontakt sehr wichtig, sowohl intern als auch nach außen. Bei Ausgangsbeschränkungen bedeutet dies, dass all diese Aktivitäten telefonisch ausgeübt werden müssen. Dies wird sich auch während der Lockerungen nicht komplett legen. Eine flexible Telefonanlage für Unternehmen, die sowohl in den Büroräumen als auch im Homeoffice genutzt werden kann, gewinnen also noch weiter an Bedeutung. Hier sind VoIP-Telefonanlage aus der Cloud klar überlegen.
Was müssen Telefonanlagen können?
Eingeschränkte Bewegungsfreiheit, aber auch Unsicherheit in Bezug auf die Zukunft sind Zeichen der Zeit. Sie erfordern von Unternehmern und Mitarbeitern starke Flexibilität, die auch von technischer Seite unterstützt werden kann. Telefonsysteme können und sollen flexibel sein, und die Dynamik und Vielseitigkeit des Arbeitsalltags widerspiegeln.
Was bedeutet Flexibilität bei Telefonanlagen?
Kurz gesagt: Wenn sich im Unternehmen ändert, muss man die Telefonanlage leicht anpassen können. Wenn beispielsweise neue Mitarbeiter hinzukommen (oder gehen), sollten Rufnummern ohne großen Aufwand hinzugefügt oder entfernt werden können.
Hinzu kommen Kosten: zu Flexibilität gehört auch, dass die Kosten sich nach der Nutzung richten, dass bei geringer Nutzung also auch die Kosten sinken und man nicht durchgehend Gebühren für eine große TK-Anlage zahlen muss, die nur selten auf voller Kapazität läuft.
Auch die nutzbare Hardware spielt eine Rolle; um wirklich flexibel zu sein, sollten Telefonate über verschiedene Endgeräte geführt werden können, also über PC, Laptop, Smartphone und Tischtelefone.
Zuletzt gehört zu flexiblen Telefonanlagen für Unternehmen, dass die vielen verschiedenen Gesprächssituationen durch entsprechende Telefonfunktionen unterstützt werden.
Welche Funktionen können für Gesprächssituationen hilfreich sein?
Die besten Telefonanlagen können mit ihren Funktionen alle üblichen Gesprächssituationen abdecken. Als konkretes Beispiel kann VoIPstudio, die Cloud-Telefonanlage für Unternehmen, folgende Tätigkeiten in Unternehmen unterstützen:
-Kundensupport
Eingehende Anrufe und Kundenbetreuung können mit Warteschleifen, automatischen Weiterleitungen und interaktiven Sprachdialogsystemen abgewickelt werden, sodass jeder Anruf beim richtigen Mitarbeiter landet.
-Meetings
Besonders dann, wenn Mitarbeiter nicht alle gemeinsam im Büro sitzen (können), ist enger Kontakt für einen guten Arbeitsverlauf notwendig. Wenn Meetings nicht in Person abgehalten werden können, sind Telefonkonferenzen der einfachste Weg, diesen Kontakt herzustellen. Mit VoIPstudio können Telefonkonferenzen leicht eingerichtet, verwaltet und durchgeführt werden.
-Vertrieb
Kundenakquise und Vertrieb sind gerade jetzt besonders wichtig, aber auch unter normalen Umständen für Unternehmen essenziell. Auch hier können Telefonfunktionen helfen, z.B. virtuelle Rufnummern und Integration mit CRM-Systemen, aber auch deutlich niedrigere Gesprächstarife.
Eine Möglichkeit für interne und externe Kommunikation ist die VoIP Telefonanlage für kleine Unternehmen. Gute Verbindungssicherheit und zahlreiche Geschäftstelefonfunktionen, z.B. Telefonkonferenzen und kostenfreie interne Telefonate auch zu Mobiltelefonen, finden sie bei der VoIP-Lösung für Unternehmen, VoIPstudio.
