Top-Kommunikationsstrategien für global verteilte Teams

Gepostet am: 2020-10-22 | Kategorien: VoIP für Unternehmen VoIP Technik - Hintergrund und Erklärungen

Die aktuelle globale Pandemie hat die Umsetzbarkeit des HomeOffice hervorgehoben. Da viele von uns von zu Hause aus arbeiten, treffen sich Mitarbeiter auch nicht mehr jeden Tag im Büro persönlich. Die besten Kommunikationsstrategien müssen jetzt so angepasst werden, dass sie einem Team gerecht werden, das von verschiedenen Orten und Zeitzonen aus arbeitet.

Viele Unternehmen befürchteten, dass das Arbeiten außerhalb des Büros die Mitarbeiter unproduktiv machen würde, aber 2020 hat gezeigt, dass diese Befürchtungen unbegründet sind. Unternehmen beginnen zu erkennen, dass Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, möglicherweise produktiver sind als diejenigen, die jeden Tag ins Büro kommen.

Ein verteiltes Team kann genauso produktiv, motiviert und glücklich sein wie eines, das sich jeden Tag trifft. Dies zu erreichen, erfordert jedoch etwas Aufwand. Es geschieht nicht von heute auf morgen und bedarf definitiv des Vorausdenkens und der Planung. Angesichts der Tatsache, dass das Arbeiten im HomeOffice gekommen ist, um zu bleiben, finden Sie hier 5 Top-Kommunikationsstrategien, die Ihrer Organisation helfen können, produktiv zu bleiben:

Erstellen Sie einen Plan

Der Aufbau eines effektiven globalen Teams stellt einen Plan voraus. Es ist wichtig zu entscheiden, was Ihre Ziele sind und wie Sie diese erreichen wollen. Auf welche Bereiche sollten Sie sich zunächst konzentrieren? Jeder Kommunikationsplan ist anders und sollte die Unternehmenskultur und die bestehenden Arbeitsabläufe berücksichtigen.
So wird zum Beispiel ein Startup mit vollständig remote arbeitenden Mitarbeitern andere Bedürfnisse haben als ein großes Unternehmen, das für einige Mitarbeiter Teilzeitarbeit von zu Hause aus zulässt. Zu den Faktoren, die Ihren Kommunikationsplan beeinflussen werden, gehören:

1- Die Größe Ihres Personals

Haben Sie 10 oder 1.000 Mitarbeiter? Die Hilfsmittel und Prozesse werden in beiden Szenarien sehr unterschiedlich aussehen. Wie immer sollten Sie auch eine Erweiterung einplanen, wenn Sie Mitarbeiter hinzufügen oder wenn weitere Mitarbeiter vom HomeOffice aus arbeiten wollen.

2- Physische oder virtuelle Büros

Wussten Sie, dass viele Unternehmen überhaupt kein Büro mehr haben? Zahlreiche Unternehmen haben die Idee, einen physischen Standort zu haben, völlig aufgegeben. Das gesamte Team arbeitet von zu Hause aus, in Arbeitsräumen oder sogar in Cafés. Es mag nicht für jede Organisation funktionieren, aber denken Sie bei der Erstellung eines Kommunikationsplans an die Anzahl der Büros, die Sie haben oder irgendwann haben möchten.

3- Budget

Das Budget ist eine wichtige Beschränkung für jedes Unternehmen, egal wie groß oder profitabel es ist. Niemand möchte mehr Geld für ein Projekt ausgeben als die Erträge, die man daraus erzielen kann. Wenn all Ihre Ersparnisse aus der Produktivitätssteigerung und den geringeren Kosten für die Leitung der neuen Teams oder die Einrichtung der Technologie ausgegeben werden, lohnt sich der Aufwand möglicherweise nicht.

4- Einstellung des Managements

Wie enthusiastisch sind die Manager und Führungskräfte, die die Kommunikationsstrategie für ein globales Team zusammenstellen? Der von oben vorgegebene Ton wird die Haltung der Mitarbeiter an der Front beeinflussen. Sie wollen die Mitarbeiter ermutigen und motivieren und gleichzeitig ein gewisses Maß an Vertrauen schaffen, um sicherzustellen, dass alle auf Kurs bleiben.

Die richtige Technologie einsetzen

Ohne richtige Arbeitsmittel können Sie keinen Plan ausführen. Ein Unternehmen kann möglicherweise vorhandene Tools wiederverwenden, um ein verteiltes Team zu verwalten. Aber ein anderes Unternehmen muss vielleicht zu diesem Zweck ganz neue Systeme kaufen und einsetzen. Unternehmen benötigen Software, die die interne Kommunikation über Zeitzonen und flexible Zeitpläne hinweg erleichtert. Natürlich ist jedes Unternehmen anders, aber hier ist ein kurzer Überblick über ein paar Möglichkeiten, mit denen Sie beginnen können:

1- Google Meet/Zoom/Skype

Die Wahl des genauen Tools ist weniger wichtig als eine App, die virtuelle Meetings und Video-Chats ermöglicht. Was fast jedes verteilte Team vermisst, ist die persönliche Interaktion, die Mitarbeiter jeden Tag beim Treffen mit Kollegen erleben. Auch wenn ein Video-Chat ein unzulänglicher Ersatz zu sein scheint, ermöglicht es doch mehr Interaktion als ein einfacher Telefonanruf oder eine E-Mail.
Ihre Mitarbeiter können sich gegenseitig sehen, Mimik und andere kleine Gesten wahrnehmen, die zeigen, dass ihre Zuhörer engagiert sind. Sie können ein Brainstorming für Ideen durchführen, Kundenprojekte diskutieren und virtuell gemeinsam an Dokumenten arbeiten.

2- Zusammenarbeit an Dokumenten

Kommunizieren ist etwas anderes als gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten. Dies erfordert unterschiedliche Hilfsmittel und Prozesse. Beispielsweise können Sie eine neue Aufgabe wie die Erstellung einer Wissensdatenbank für das Team per E-Mail in Angriff nehmen. Aber Sie werden es unglaublich schwierig finden, das Dokument tatsächlich per E-Mail zu erstellen und zu bearbeiten. Sie werden eine Software benötigen, die diese Art der Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern erleichtert.

3- Flexible Sprachkommunikation

Kein Team kann ohne Telefone effektiv kommunizieren. Aber Ihr Standard-Business-Telefonsystem wurde nicht entwickelt, um den Herausforderungen eines global verteilten Teams gerecht zu werden. Ein gehosteter VoIP-Dienst kann Funktionen bieten wie virtuelle/lokale Nummern, Integration mobiler Geräte, nahtlose Übertragung zwischen Benutzern und Geräten, die Möglichkeit, Anrufe von jedem internetfähigen Gerät aus zu tätigen, und so weiter. Sehen Sie, wie VoIPstudio Homes and Rooms – einem Tourismusunternehmen – geholfen hat, seine Mitarbeiter über räumliche, zeitliche und organisatorische Grenzen hinweg verbunden und produktiv zu halten.

4- Gemeinsame Kalender und Aufgaben

Wenn Ihr Team über die ganze Welt getrennt ist, brauchen Sie eine Möglichkeit, die Zeitpläne und Aufgaben aller Beteiligten anzusehen. Teams brauchen diese Sichtbarkeit, um Besprechungen einzurichten oder Projekte zu planen. Je nach Ihren geschäftlichen Anforderungen benötigen Sie möglicherweise einen gemeinsamen Kalender, einen Aufgaben- und einen Zielverfolger. Sie können auch weitere Software zu Ihrem Toolkit hinzufügen, wenn sich die Umstände ändern.

5- Messaging-Tools

Genau wie bei Sprachanrufen und Video-Chats sind Textnachrichten oder Chats ein weiteres Muss für globale Teams. Während Slack ein gutes Beispiel dafür ist, gibt es andere Messaging-Anwendungen, die die Interaktion von Einzelpersonen oder die Kommunikation in kleinen Gruppen erleichtern. Textbasierte Kommunikation in Echtzeit ist unerlässlich für zwanglose Interaktionen oder für Mitarbeiter, die sich gegenseitig schnell über kleinere, aber notwendige Details informieren möchten.

Direkt mit dem Onboarding beginnen

Was passiert, wenn ein neues Mitglied Ihrem HomeOffice Team beitritt? Hat der Mitarbeiter Erfahrung mit der Arbeit in einem ähnlichen Umfeld? Wie fühlen diese sich wohl, wenn sie von zu Hause aus arbeiten und keine direkte Aufsicht haben? Es ist immer besser, Ihre neuen Mitarbeiter so schnell wie möglich mit Ihren Prozessen vertraut zu machen.

Das bedeutet, dass Sie einen strukturierten Einarbeitungsprozess benötigen, der Mitarbeitern die verschiedenen Arbeitsmittel und Arbeitsabläufe zeigt, die diese benötigen, um mit anderen zu kommunizieren und ihre Arbeit zu erledigen. Führen Sie neue Arbeitsmittel stufenweise ein, damit Ihre Mitarbeiter nicht überfordert oder verwirrt werden. Erstellen Sie eine Wissensdatenbank, in der weitere Informationen abgerufen werden können, und fragen Sie nach Möglichkeiten zur Verbesserung des Onboarding-Prozesses.

Sie können neuen Mitarbeitern auch einen Lernbegleiter zuweisen. Auf diese Weise können neue Mitarbeiter eng mit einem Kollegen zusammenarbeiten und sich leicht in die neue Struktur einarbeiten. Richten Sie Video-Chats oder virtuelle Besprechungen ein, um Teams häufig zu besuchen und alle Fragen zu beantworten, die auftreten können.

Strukturen aufbauen

Dies ist eine Top-Kommunikationsstrategie, die oft unberücksichtigt bleibt. Denken Sie an den Tagesablauf der Mitarbeiter, die jeden Tag ins Büro kommen. Das tägliche Pendeln, das Umziehen in Geschäftskleidung und das Sitzen am Schreibtisch schaffen eine Struktur für den Arbeitstag. Die Struktur gibt den Ton an, wenn Mitarbeiter von zu Hause ins Büro und umgekehrt wechseln. Leider eliminiert das Arbeiten vom HomeOffice viele dieser mentalen Signale. Sie müssen zwar nicht genau diese Routine für verteilte Mitarbeiter wiederholen, aber Sie müssen eine Struktur schaffen, die für Ihre Teams funktioniert.

Eine Maßnahme, die Sie für Ihre global verteilten Teams ergreifen können, ist die Einrichtung wöchentlicher und monatlicher Sitzungen. Auf diese Weise können sich die Teammitglieder zu wichtigen Terminen gegenseitig informieren und sicherstellen, dass alle ihre Aufgaben erfüllen. Es dient auch als Erinnerung daran, dass die Mitarbeiter zu einem Team gehören, und ermöglicht es ihnen, frei miteinander zu interagieren, ähnlich wie sie es im Büro tun würden.

Sie müssen diese Besprechungen nicht nur auf Arbeitszwecke beschränken. Richten Sie zum Beispiel eine wöchentliche soziale Stunde oder eine virtuelle Party für zwanglosere Gespräche ein. Mitarbeiter können persönliche Updates austauschen, ihre Haustiere zur Schau stellen oder einfach ein Getränk mit ihren Teamkollegen teilen. Dies ist genau die Art von Interaktion, die die meisten Menschen vermissen, wenn sie den Übergang von der Arbeit außerhalb des Büros zur Arbeit von zu Hause aus vollziehen.

Fokus auf Ergebnisse

Eine häufige Sorge für Manager von verteilten Teams ist der Mangel an Aufsicht oder direkter Kontrolle. Arbeiten Ihre Mitarbeiter wirklich, oder lassen sie tagsüber nach? Dies führt dazu, dass einige Vorgesetzte ihre Mitarbeiter auf Stundenbasis mikromanagen. Sie bestehen auf häufige Check-Ins während des Tages und überwachen ihre Mitarbeiter ständig. Sie verlieren die Tatsache aus den Augen, dass eine solche Haltung bei niemandem die Produktivität fördert. Sie schweben im Büro nicht über den Schultern Ihres Mitarbeiters, warum tun Sie es also im HomeOffice?

Es ist eine der Top-Kommunikationsstrategien, mit deren Umsetzung sich Unternehmen oft schwer tun. Eine einfache Methode, um nicht in eine solche Situation zu geraten, ist die Fokussierung auf Ergebnisse. Je nach Art der Arbeit können Sie tägliche oder wöchentliche Statusaktualisierungen zu den zugewiesenen Aufgaben oder Projekten anfordern. Bitten Sie Ihre Mitarbeiter um eine Zusammenfassung des Arbeitstages oder der Arbeitswoche sowie um eine Liste ihrer erledigten / laufenden Aufgaben. Spielt es wirklich eine Rolle, ob Mitarbeiter diese über das Wochenende oder nach Feierabend erledigt haben, solange die Arbeit abgeschlossen ist?