Wie KMUs Ihren Erfolg mit guten Telefonaten erhöhen können

Viele kleine und mittlere Unternehmen stellen sich die Frage, wie sie ihre Geschäftsabläufe ständig verbessern können. Ein wichtiger und leicht zu realisierender Ansatzpunkt ist beim Telefon, besser beim Telefonieren. Denn mit ein paar einfachen Regeln, die sie dem Mitarbeiter leicht beibringen können, ist es möglich Geschäftsabläufe deutlich zu verbessern

Die Begrüßung des Anrufers bei ihrem KMU am Telefon

Immer wieder übersehen – aber das korrekte Melden am Telefon ist ein wichtiger Punkt nicht nur bei Geschäftskunden. Der Anrufer sollte wissen mit welcher Firma er verbunden ist und mit welchem Ansprechpartner er spricht. Man muss dabei nicht übertrieben freundlich sein, sondern einfach nur höflich. Wichtig ist, nicht zu schnell zu sprechen, denn der Anrufer hat nichts davon wenn er wichtige Informationen nicht versteh. Im Durchschnitt werden die Leute Deutschland heute älter. Deswegen hilft es der anderen Seite die Stimme ggfls. etwas anzuheben, damit ihr Gegenüber sie gut versteht.
Noch ein wichtiger Tipp: Merken Sie sich den Namen des Kunden und sprechen Sie ihn während des Telefongesprächs damit an. Dies ist gerade für kleine und mittlerer Unternehmen ein wichtiges Servicemerkmal und eine Möglichkeit sich von großen Wettbewerbern zu unterscheiden.

Die richtige Weitergabe von Anrufen

Ein weiterer wichtiger Punkt bei der Geschäftstelefonie ist das Weiterleiten. Mitarbeiter sollten sich auf jeden Fall den Namen ihres Kunden und sein Anliegen merken. Dann diese auch an den anderen Kollegen weitergeben, an den verbunden wird. Nicht ist für Kunden nerviger, als bei jeder Weiterleitung noch einmal sein Anliegen vortragen zu müssen.

Das Ende des Gesprächs

Stellen Sie sicher, dass das Gespräch gut beendet wird. Dazu gehört eine höfliche Verabschiedung und gegebenenfalls das Notieren des Namens und die Telefonnummer sowie das Anliegen des Anrufers. Ebenso die nächsten notwendigen Schritte. Die meisten Menschen tendieren dazu sich an bestimmte Ereignisse zu erinnern, nicht unbedingt an Namen oder Telefonnummern. Nichts ist schlimmer als ein Schreibtisch mit 15.000 Zetteln mit vagen Anliegen, wenn man Tage später zurückrufen möchte, oder wieder angerufen wird.

Aber nicht nur eine Schulung für das Telefonverhalten ist für die Mitarbeiter wichtig. Ihre Telefonanlage im KMU sollte die Mitarbeiter bei der täglichen Geschäftskommunikation unterstützen. Eine gute Telefonanlage bietet dafür eine Reihe von modernen Business Features.
Dank der Cloud können Sie eine Telefonanlage mit diesen modernen Features heutzutage ohne Probleme für niedrige Kosten auch als kleines und mittleres Unternehmen nutzen. Aber auch kleine Büros oder Freelancer können profitieren. Die wichtigsten Features, die Ihnen helfen die oben beschriebenen Punkte umzusetzen folgen, damit Sie sehen können, ob Ihre Telefonanlage diese Features beinhaltet.
In diesem Fall sind es Anrufgruppen, Anrufweiterleitung, die Integration in ein CRM und der Anrufbeantworter.

Ein guter VoIP-Anbieter beinhaltet in seine Software auch innovative Lösungen in der Cloud-Telefonanlage für kleine und mittelständische Unternehmen. So können KMUs dank einer modernen Kontaktcenter-Software, die in wenigen Klicks eingerichtet ist, die Vorteile einer modernen Cloud Telefonanlage ohne Probleme überall nutzen. Mit der einfachen Kontakcenter-Software wird der Kundensupport noch professioneller.