Auf dem heutigen Markt sind die Kunden weder an der Größe Ihres Unternehmens interessiert, noch sind sie bereit, Kompromisse einzugehen. Einfach ausgedrückt, wenn es um Kundenservice und Kommunikation geht, ist es ihnen egal, wie groß Ihr Unternehmen ist. Sie erwarten einfach den besten Service von ihnen. Deshalb ist es so wichtig, beim ersten Kontakt eines Kunden mit Ihrer Organisation einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Der erste Eindruck am Telefon – gute aufgestellt mit einer professionellen Telefonanlage
Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Verwendung eines zuverlässigen Business-VoIP-Systems, um Anrufe einfach und professionell abzuwickeln und zu verwalten, ohne dass Investitionen erforderlich sind. Dies führt dazu, dass Ihr Unternehmen so groß und professionell erscheint wie ein Unternehmen jeder anderen Größe. Selbst, wenn Ihre Mitarbeiter virtuell oder remote arbeiten. Neben der Bereitstellung fortschrittlicher Telefonfunktionen für Unternehmen jeder Größe kann die VoIP-Lösung auch wesentlich kostengünstiger sein, als herkömmliche Festnetze. Die Frage, die sich viele kleine und mittlere Unternehmen also stellen ist: was ist VoIP? Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren.
Was ist VoIP? Wie ist der Nutzen für KMUs?
VoIP steht für Voice-over-Internet Protocol – auch bekannt als “Internet-Telefonie” oder “IP-Telefonie” und bezieht sich einfach auf jede Sprach- oder Datenkommunikation über das Internet, meist über eine Breitbandverbindung. Die traditionelle Telefonie hingegen nutzt eine drahtgebundene Verbindung. Einer der Pioniere der VoIP-Technologie war Skype, mit dem Benutzer kostenlose Sprach- und Videoanrufe über das Internet führen können. Skype ist jedoch kein Telefondienst, da er nicht für Notrufe genutzt werden kann.
Die VoIP-Technologie kann auf verschiedene Weise genutzt werden, je nachdem, wo und wie Anrufe getätigt werden, sei es von zu Hause, am Arbeitsplatz oder in einem virtuellen Büro.
Zu den Vorteilen von VoIP gehören niedrigere Betriebs- und Wartungskosten, einfache monatliche Rechnungen und niedrigere Gesprächskosten sowie ein erweiterter Funktionsumfang, der kleine Unternehmen von der Konkurrenz abheben kann.
Wie funktioniert VoIP für kleine Unternehmen?
VoIP bietet nicht nur alle Vorteile der traditionellen Telefonie, sondern auch fortschrittliche Funktionen für kleine Unternehmen, die in der traditionellen Telefonie-Welt unerschwinglich gewesen wären. Es ermöglicht den Mitarbeitern, von überall erreichbar zu sein, solange es eine Breitbandverbindung gibt. Ebenso ermöglicht er es ihnen, produktiv zu bleiben, wo immer sie sind.
Einige VoIP-Funktionen, wie unten beschrieben, bedeuten auch, dass Ihr Unternehmen nie wieder einen Anruf verpassen wird, da eingehende Anrufe beim ersten Mal schnell, effizient und automatisch an die richtige Person weitergeleitet werden. Wenn diese Person aus irgendeinem Grund nicht erreichbar ist, können VoIP-Systeme Anrufe an den ersten verfügbaren Mitarbeiter umleiten.
Wichtig ist zudem bei dieser Funktion, dass Anrufe über das Internet – zwischen VoIP-fähigen Geräten – kostenlos sind. Die Kosten für ihr kleines oder mittleres Unternehmen sinken also.
KMUs sparen Geld mit einer Cloud Telefonanlage
Da VoIP-Telefone Software verwenden, die auf ein Smartphone, einen Computer oder ein “Softphone” heruntergeladen werden kann, bedeutet dies, dass Anrufe oft von bestehenden Geräten aus getätigt werden können. In Verbindung mit der Tatsache, dass keine Hardware benötigt wird und VoIP-Dienste Cloud-gehostet werden, entfällt auch die Notwendigkeit teurer Vorabinvestitionen in Geräte und deren laufende Wartung.
Ein weiterer Vorteil der Nutzung eines VoIP-Dienstes ist, dass es nur eine einzige, einfache monatliche Rechnung zu bezahlen gibt und Anrufe auf Nicht-VoIP-Leitungen (wie z.B. UK- und Auslandsgespräche) einen Bruchteil der Kosten der traditionellen Telefonie ausmachen.
Portabilität der VoIp Telefonlösung
Die Portabilität ist ein wesentlicher Vorteil von VoIP. Solange eine Internetverbindung zur Verfügung steht, können die Mitarbeiter Anrufe tätigen und entgegennehmen, wo immer sie sich befinden, auf welchem Gerät auch immer. Das bedeutet, dass Kunden und Kollegen jederzeit erreichbar sind, so dass Anrufe nie verpasst werden und Anfragen schnell und effizient beantwortet werden.
Anrufe können sogar an Kollegen weitergeleitet werden, ohne dass der Kunde eine andere Nummer wählen muss. Der Einsatz von Status stellt sicher, dass Anrufe nicht fälschlicherweise weitergeleitet werden, was die Effizienz und Produktivität Ihres Unternehmens weiter verbessert.
Flexibilität für Mitarbeiter des KMU durch VoIP
VoIP-Telefondienste bieten auch eine hohe Flexibilität für ein kleines Unternehmen. Noch wichtiger ist es wohl, dass ein Start-up oder ein kleineres Unternehmen seinen Kunden und Partnern jederzeit zur Verfügung steht. So ist es möglich, richtlinienbasiertes Routing für Abwesenheitszeiten einzurichten oder die Art und Weise zu ändern, wie Anrufe zu Spitzenzeiten behandelt werden, um sicherzustellen, dass immer jemand verfügbar ist, der einen Anruf entgegennimmt, unabhängig von seinem Standort. Da das On-Boarding schnell und einfach ist, ist es auch möglich, zu Spitzenzeiten oder zu saisonalen Zwecken sofort Kapazität oder mehr Mitarbeiter hinzuzufügen – im Vergleich zur herkömmlichen Telefonie, die zusätzliche Leitungen zu erheblichem Zeit- und Kostenaufwand erfordern würde.
Multifunktional
VoIP-Dienste bieten mehrere Funktionalitäten, mit denen Mitarbeiter z.B. Sofortnachrichten versenden, Sprach- und Faxnachrichten per E-Mail empfangen oder Sprach- und Videoanrufe oder sogar Konferenzen ortsunabhängig führen können. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen nicht nur produktiver ist, sondern auch den Eindruck nach außen vermittelt, dass es sich um ein viel größeres Unternehmen handelt, und vor allem um ein Unternehmen mit hohem Standard an Kundenservice und Professionalität. Dabei müssen Mitarbeiter nicht einmal im Büro sein.
Cloud-gehostete VoIP-Dienste bieten kleinen Unternehmen Zugang zu beeindruckenden, topaktuellen Technologie- und Telefoniefunktionen, die in der traditionellen Telefonie-Welt große Ressourcen und Fachwissen erfordern würden.
Erste Schritte mit VoIP noch heute
Erfolgreiche kleine Unternehmen müssen mit so wenig Ressourcen wie möglich, das Beste aus sich machen. VoIP-Dienste bieten fortschrittliche Technologien und Funktionen, die die Produktivität und Effizienz steigern, den Kundenservice optimieren und den Eindruck einer viel größeren Organisation mit mehr Ressourcen vermitteln können. Darüber hinaus sind keine Investitionen erforderlich, die Wartung wird minimiert und die Anrufe sind deutlich billiger und in einigen Fällen kostenlos.
Nachdem wir die Frage “Was ist VoIP?” beantwortet haben, erfahren Sie mehr über die Vorteile und Merkmale der Nutzung eines VoIP-Dienstes und er Ihr Unternehmen bereichern kann.
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