Wie Sie ihre Mitarbeiter im Homeoffice motivieren können

Gepostet am: 2020-05-13 | Kategorien: VoIP für kleine Unternehmen und Freiberufler VoIP für mittelständische Unternehmen

Die momentane Lage zeigt, dass das Arbeiten im Homeoffice prinzipiell besser funktioniert als lange Zeit angenommen. Das Managen von Mitarbeitern, die im Homeoffice arbeiten, ist jedoch mit neuen Herausforderungen verbunden, da viele Handlungen (wie zum Beispiel das beiläufige Gespräch auf dem Gang) sich nicht automatisch auf die neue Arbeitssituation übertragen lässt. Es ist nötig, neue Strategien und Werkzeuge zu nutzen, um die bestehende Kommunikations- und Vertrauensbasis unter den geänderten Umständen aufrechtzuerhalten. In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie ihre Mitarbeiter oder Angestellten unter den Gegebenheiten des Homeoffices effektiv motivieren können.

Klare Ziele setzen und Erwartungen mitteilen

Ein flexibler Zeitplan kann für Mitarbeiter im Homeoffice ein klarer Vorteil sein. Wenn Sie jedoch möchten, dass Ihre Mitarbeiter zu bestimmten Zeiten reagieren und engagiert sind, sollten teilen Sie diese Erwartung klar mit. Ermutigen Sie die Mitarbeiter, entweder einheitliche Arbeitszeiten wahrzunehmen oder über Kalender mitzuteilen, wann sie online und verfügbar sind.

Wer macht was? – Aufgabenverteilung

Im Gegensatz zum üblichen Bürobetrieb kann es bei Unklarheiten der Aufgabenverteilung bei der Mischung von Homeoffice und Büroarbeit Fragen schwieriger sein, Fragen zu klären. Da manche Aufgaben von vornherein je nach Standort leichter oder überhaupt möglich sind, empfiehlt sich die Planung und Verteilung klarer Aufgaben für Homeoffice und den Bürostandort.

Bleiben Sie in Verbindung und kommunizieren Sie

Die hohe Wechselhaftigkeit der momentanen Lage macht es besonders wichtig, die Teamarbeit trotz teilweise geografischer Entfernung aufrechtzuerhalten. Dazu gehören Einzelgespräche unter Mitarbeitern, aber auch Meetings. Neben der praktischen Durchführung ist auch die Offenheit der Kommunikation relevant: Jede Reduktion von Unsicherheit kann die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter erhöhen. Dass gilt auch für anstehende Umstrukturierungen des Unternehmens oder Arbeitsalltags. Dabei helfen zum Beispiel Telefonkonferenzen.

Richten Sie regelmäßige Check-in-Anrufe ein, damit sich Ihre Mitarbeiter einbezogen fühlen, fördern Sie jedoch auch die Verwendung von Plattformen für Instant Messaging und Chat, damit informelle Gespräche zwischen Kollegen florieren können.

Nehmen Sie den Hörer ab, wenn Sie können, insbesondere in Situationen, die emotional aufgeladen oder stressig sein können. Ihr Tonfall ist ein viel besserer Kommunikator von Emotionen als E-Mail. Es ist auch Zeit, Ihre Präsenz auf dem Bildschirm zu üben und sich damit vertraut zu machen, da Videoanrufe und virtuelle Besprechungen eine Notwendigkeit für Telearbeit sind.

Technologie nutzen

Es war noch nie einfacher, eine virtuelle Community aufzubauen und in Verbindung zu bleiben. Viele hochwertige Lösungen zur Unterstützung der Online-Zusammenarbeit und Teamarbeit sind kostenlos oder relativ kostengünstig. Wählen Sie einfach zu verwendende Tools mit Schwerpunkt auf die häufigsten Arbeitssituationen.

Remote-Mitarbeiter benötigen E-Mail, Echtzeit-Gruppenkommunikation (per Chat, Telefon oder Video), und eine Möglichkeit zum Freigeben und Herunterladen von Dateien. Stellen Sie sicher, dass spezialisierte Rollen wie Projektmanager, Designer und andere auch Zugriff auf die Software haben, die sie benötigen.

Fokus auf Erfolg

Von zu Hause aus zu arbeiten kann für manche eine Ablenkung sein. Dennoch muss, wie auch sonst im regulären Bürobetrieb, der Versuchung widerstanden werden, jeden einzelnen Arbeitsschritt zu überwachen (was die Effizienz und Mitarbeitermotivation bedeutend senkt). Stellen Sie stattdessen fest, ob Ihre Mitarbeiter die jeweiligen Arbeitsziele erreichen. So wird der Fokus Ihres Kontaktes mit Angestellten und Mitarbeitern auf die Erfolge gesetzt.

Persönlichen Kontakt aufbauen und erhalten

Der positive Effekt, den Gespräche über nicht direkt arbeitsrelevante Themen haben, wird oft unterschätzt. Interesse für Ihre Mitarbeiter (innerhalb professioneller Grenzen, versteht sich) kann motivierend sein und Mitarbeitern helfen, sich als mehr als nur ein Rädchen im Getriebe zu sehen

Was normalerweise auf dem Gang zwischen Büros oder vor der Kaffeemaschine passiert, muss nun aktiv, auch vom Management, ermöglicht werden.
Erwägen Sie, Meilensteine zu feiern oder Ankündigungen über Erfolge und Anerkennung zu einem Teil Ihres täglichen Managementansatzes zu machen. Selbst die Verwendung von GIFs oder gelegentlichen Emoji in informellen Chats kann zu Kameradschaft in Ihrem Team führen und die Kommunikation personalisieren.

Vertrauen schaffen und zeigen

Sobald Sie Verantwortlichkeiten, Erwartungen und Fristen definiert haben, müssen Sie Ihrem Team vertrauen, dass es diese durchführt. Natürlich müssen Sie als Manager einer Remote-Belegschaft aktiv dafür sorgen, dass die richtigen Tools und Unterstützung bei Problemen zur Verfügung stehen. Ein großer Teil der Erfolgsformel für eine motivierte Belegschaft besteht jedoch darin, einfach zu motivieren und dann aus dem Weg zu gehen.

Viele Remote-Mitarbeiter wählen Jobs, die Telearbeit anbieten, da diese Flexibilität für ihre Lebensqualität von entscheidender Bedeutung ist und sie sicherstellen, dass sich die Gelegenheit für alle Beteiligten auszahlt.

Das Verwalten und Motivieren einer Remote-Belegschaft erfordert denselben grundlegenden Ansatz wie eine herkömmliche Büroumgebung. Die Tools und Strategien, mit denen Sie eine Verbindung herstellen, die Kommunikationswege offen halten und die Leistung verwalten, müssen jedoch aktualisiert werden, um den Herausforderungen des Remote-Arbeitsplatzes gerecht zu werden.

Um sicherzustellen, dass die technische Seite Ihrer Unternehmenskommunikation einwandfrei läuft, empfiehlt sich VoIPstudio, die Cloud-Telefonanlage für Unternehmen. Gute Verbindungssicherheit und zahlreiche Geschäftstelefonfunktionen, z.B. Telefonkonferenzen und kostenfreie interne Telefonate auch zu Mobiltelefonen, können Ihrem Unternehmen helfen, die interne Kommunikation effizient und effektiv zu gestalten.