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Wie Sie ein virtuelles Meeting effektiv durchführen

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VoIP für Unternehmen | VoIP Technik - Hintergrund und Erklärungen

Es gibt ein paar Wörter, die zum Synonym für die Pandemie 2020 geworden sind – Quarantäne, soziale Distanzierung, Lockdown, Homeoffice und virtuelle Meetings, um ein paar Beispiele zu nennen. Virtuelle Meetings sind nicht neu in der Geschäftswelt, aber die Pandemie hat diese zu einem unverzichtbaren Tool für Millionen von Arbeitnehmern auf der ganzen Welt gemacht.

Auch vor 2020 wurden virtuelle Meetings häufig für internationale Teams, Remote-Mitarbeiter und unternehmensübergreifende Geschäftsprozesse genutzt. Aber da viele von uns von zu Hause aus statt im Büro arbeiten, haben virtuelle Meetings fast jede Interaktion ersetzt, die wir früher mit Kollegen und Chefs hatten. 

Heute nutzen Unternehmen virtuelle Meetings für alles, von Verkaufsgesprächen, Projektbesprechungen, Brainstorming-Sitzungen und sogar Happy Hour. Leider bedeutet das nicht, dass alle diese virtuellen Meetings erfolgreich oder effektiv sind. Genau wie persönliche Meetings können auch virtuelle Meetings eine fantastische Ressource sein, um Dinge zu erledigen. Oder sich in ein frustrierendes Durcheinander verwandeln, dem niemand Aufmerksamkeit schenkt. 

Der Unterschied zwischen persönlichen und virtuellen Meetings

Der Hauptgrund, warum virtuelle Meetings oft langweilig, fade oder einfach nur nervig sind, ist, dass die Leute vergessen, dass es ein ganz anderes Spiel ist. Sie können die Regeln, die für reguläre Meetings gelten, nicht anwenden, um ein effektives virtuelles Meeting zu leiten. Sicherlich gibt es Gemeinsamkeiten, aber es sind völlig unterschiedliche Tiere. 

Die meisten virtuellen Meetings beinhalten Video, was den Managern vorgaukelt, dass die Dinge genauso funktionieren wie bei persönlichen Meetings. Sie werden aber feststellen, dass das überhaupt nicht stimmt. 

Kommunikation beinhaltet mehr als Sprechen und Zuhören. Dazu gehören auch Gesichtsausdrücke, Körpersprache, Tonfall usw. Und obwohl virtuelle Meetings mit Video einige Nuancen bieten, ist es oft schwierig, die Reaktion einer Person abzuschätzen oder eine ehrliche Meinung einzuholen. 

Die Gefahren von virtuellen Meetings

Viele Menschen betrachten virtuelle Meetings – auch solche mit Video – als eine Chance, Multitasking zu betreiben oder andere Dinge zu erledigen. Meeting-Organisatoren neigen dazu, unzureichend vorbereitet und überfordert zu sein. Sie sehen abwechselnd Perioden der Stille oder alle reden auf einmal. Es ist auch leicht, dass 1 oder 2 Personen laut sind und das Meeting dominieren, auf Kosten der anderen Teilnehmer.  

Darüber hinaus können einige oder alle Teilnehmer auf technische Probleme stoßen, die ein Meeting zum Entgleisen bringen können, noch bevor es beginnt. Selbst wenn Sie auf reinen Video-Meetings bestehen, kann es sein, dass die Umstände dies nicht zulassen. Sie müssen Personen unterbringen, die auf Reisen sind oder über eine weniger stabile Internetverbindung verfügen. Da die meisten Menschen immer noch von zu Hause aus arbeiten, sind Ablenkungen ebenfalls an der Tagesordnung. Von Kindern über Haustiere bis hin zu lärmenden Mitbewohnern kann es ziemlich schwer sein, sich auf ein virtuelles Meeting zu konzentrieren. 

Die Vorteile von virtuellen Meetings

Auf der anderen Seite kann ein gut geführtes virtuelles Meeting wahre Wunder bewirken. Es bringt Menschen zusammen, die sich sonst vielleicht nicht treffen könnten. Wenn Sie Teams haben, die dezentral arbeiten oder Menschen in verschiedenen Zeitzonen/Ländern leben, sparen virtuelle Meetings eine Menge Zeit und Kosten. Eine Konferenzbrücke ist kein guter Ersatz für ein virtuelles Meeting mit Video, einer Agenda und begeisterten Teilnehmern. 

Virtuelle Meetings ermöglichen es einem Unternehmen, häufiger Meetings abzuhalten und Probleme zu lösen, bevor sie unüberwindbar werden. Es ist auch eine Chance, sich am Ende der Woche mit Kollegen zu treffen und Kontakte zu knüpfen, etwas, wozu man normalerweise nicht kommt, wenn alle von zu Hause aus arbeiten. Sie können sogar Trainingsprogramme, Seminare und andere Lernmöglichkeiten mit virtuellen Meetings verbinden.

Wie man ein effektives virtuelles Meeting leitet

All dies vorausgeschickt, können Sie mit den richtigen Tools und der richtigen Planung die Vorteile virtueller Meetings nutzen, ohne auf Probleme zu stoßen. Hier sind also die Top 4 Tipps, die Ihnen helfen, ein effektives virtuelles Meeting durchzuführen:

1. Besorgen Sie sich die richtige Technologie

Es führt kein Weg daran vorbei – ohne die richtige Technologie können Sie kein virtuelles Meeting abhalten. Das Beste daran ist, dass es so viele Optionen gibt, dass Sie bestimmt eine finden, die zu Ihrem Unternehmen passt. Es gibt kostenlose Optionen wie Zoom und Skype, wenn Sie nicht das Budget für Enterprise-Tools haben. Größere Unternehmen tendieren dazu, Webex oder GoToMeeting zu verwenden, die so skaliert werden können, dass sie Dutzende oder sogar Hunderte von Teilnehmern auf einmal aufnehmen können. 

Für virtuelle Meetings brauchen Sie übrigens nicht einmal eine eigene Plattform. Wenn Sie bereits ein gehostetes VoIP-System für Ihre Telefone haben, können Sie jederzeit virtuelle Meetings mit Video durchführen. Unified Communication Suites, die auf VoIP laufen, integrieren Video, so dass Sie virtuelle Meetings durchführen können, ohne eine weitere App herunterladen oder für separate Lizenzen bezahlen zu müssen.

Der vielleicht wichtigste technische Tipp ist, darauf zu bestehen, so oft wie möglich Video zu verwenden. Natürlich wollen Sie unerwartete Entwicklungen berücksichtigen, aber ein virtuelles Meeting ohne Video ist weniger produktiv oder effektiv. Verbessern Sie die Chancen, ein effektives Meeting durchzuführen, indem Sie auch Video einsetzen. Es bringt alle Beteiligten so nah wie möglich zusammen, ohne dass sie sich tatsächlich im selben Raum befinden.

Aber prüfen Sie unbedingt, ob die gewählte Plattform Ihren Anforderungen entspricht. Sie müssen Folgendes berücksichtigen:

  • Die App sollte gut mit mehreren Teilnehmern umgehen können.
  • Die Möglichkeit für Teilnehmer, beizutreten, auszusteigen und wieder einzutreten, falls nötig.
  • Teilnehmer können mit Video oder nur mit Audio teilnehmen oder zwischen diesen Optionen wechseln.
  • Alle Teilnehmer können die App herunterladen und nutzen, vor allem, wenn jemand von außerhalb des Unternehmens mitmachen möchte.
  • Können Sie den Bildschirm mit anderen teilen? Können Sie Teilnehmer stummschalten, wenn jemand störende Geräusche von sich gibt?
  • Erlauben Sie Teamkollegen, über einen Link, eine Konferenzbrücke oder einen eindeutigen Sitzungscode beizutreten.
  • Meeting-Organisatoren können Meetings im Voraus planen oder ad-hoc einrichten.

2. Ziele und Erwartungen für das Meeting festlegen

Ein virtuelles Meeting kann ein wiederkehrendes wöchentliches Check-in für Teams sein, eine Brainstorming-Sitzung für neue Ideen, eine Happy Hour zum geselligen Beisammensein oder um alle für ein wichtiges Projekt-Update zusammenzubringen. Jede Art von Meeting wird sich in Bezug auf Ziele, Erwartungen und Schlussfolgerungen unterscheiden. Es wird auch die Länge des Meetings bestimmen und jedem erlauben, seinen Zeitplan darum herum zu planen. 

Sie können zum Beispiel eine wöchentliche Happy Hour zum geselligen Beisammensein für Ihr Team einrichten. Dabei kann es sich um ein 30-minütiges Gespräch handeln, bei dem jeder Dampf ablässt und seine Kollegen von Angesicht zu Angesicht trifft, um ein wenig soziale Interaktion zu pflegen. Die Teilnahme ist oft freiwillig und diese Treffen sind eher informell und entspannt. 

Wenn Sie ein virtuelles Meeting für ein großes Projekt leiten, wird eine solche entspannte Haltung nicht funktionieren. Sie müssen einen günstigen Zeitpunkt für das Meeting ansetzen, die Tagesordnung festlegen, dafür sorgen, dass alle teilnehmen und ein zufriedenstellendes Ergebnis erzielen. Ein solches Meeting wird formeller und organisierter sein, so dass sich jeder wieder an die Arbeit machen oder die ihm zugewiesenen Aufgaben beginnen kann.

3. Bereiten Sie sich gut vor

Was auch immer die Ziele eines virtuellen Meetings sein mögen, Sie sollten sich gut vorbereiten. Stellen Sie sicher, dass Sie die von Ihnen gewählte Technologie testen – egal ob es sich um eine kostenlose Option oder das bewährte Unternehmenstool handelt, auf das Sie sich immer verlassen. Bitten Sie alle Teilnehmer, sich mindestens 5 Minuten vor der Zeit anzumelden, um ihre Hardware zu testen (Hardware und Mikrofon). Auf diese Weise verlieren Sie keine wertvolle Meeting-Zeit. 

Denken Sie darüber nach, was Sie erreichen wollen und welche Werkzeuge Sie dafür benötigen. Bitten Sie die Teilnehmer um Ideen? Dann sollten Sie über ein Umfrage-Tool oder eine App nachdenken, die als virtuelles Whiteboard fungiert. Beabsichtigen Sie, Updates oder Ergebnisse eines Projekts zu präsentieren? Stellen Sie sicher, dass Sie das PDF oder die Präsentation im Voraus verschicken, damit Sie die Ideen während des Meetings diskutieren können. Warum sollten Sie die Zeit des Meetings damit verschwenden, alle durch Notizen oder Folien zu führen, die sie später lesen können?

4. Grundregeln

Jedes virtuelle Meeting ist anders, also stellen Sie Grundregeln für alle auf. Wie wollen Sie das Meeting ablaufen lassen? Bereiten Sie einige Eisbrecher vor, besonders wenn sich nicht alle Teilnehmer kennen. Werden sich alle aktiv beteiligen oder werden einige wenige Personen anwesend sein, während andere zuhören und zusehen? 

Verlassen Sie sich nicht darauf, dass die Leute spontan das Wort ergreifen oder sich an der Besprechung beteiligen. Es ist durchaus üblich, dass der Moderator alle bittet, sich vorzustellen, aber niemand weiß so recht, wie er anfangen soll. Nach ein paar Minuten der Stille werden mehrere Personen auf einmal anfangen zu sprechen. 

Sagen Sie stattdessen etwas wie “Bob, möchtest du dich vorstellen?” oder “Tina und Chris, habt ihr etwas zu diesem Update zu sagen?” Der Schlüssel ist, die Fragen an eine bestimmte Person zu richten. Dies beseitigt Verwirrung darüber, wer das Wort ergreifen sollte. Es lässt auch alle Teilnehmer wissen, wer gerade spricht. 

Wollen Sie die letzten 15 Minuten des Meetings für Feedback, Fragen und eine Diskussion reservieren? Lassen Sie es alle im Voraus wissen, damit sie sich nicht gezwungen fühlen, die Redner mit Fragen zu unterbrechen. 

Setzen Sie Grundregeln für den Umgang mit Konflikten, die Beantwortung von Zweifeln und auch allgemeinen Fragen. Sie haben vielleicht das Gefühl, dass schwierige Themen auf persönliche Treffen warten sollten, aber das stimmt nicht unbedingt. Sie können jede Situation auch in einem virtuellen Meeting klären. Bei Bedarf können Sie ein separates persönliches Meeting mit weniger Teilnehmern ansetzen.

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