Tipps für effektive Telefonkonferenzen

Gepostet am: 2020-11-06 | Kategorien: VoIP Telefone VoIPstudio Neuigkeiten

Da in Unternehmen ständig Meetings stattfinden, ist die Konferenzschaltungen ein wesentliches Tool für die Kommunikation mit Kollegen. Diese Meetings sind jedoch nicht immer persönlich. Persönliche Meetings sind zwar effektiv und produktiv, aber Sie haben diese Möglichkeit nicht immer. Oft können Sie effektive Telefonkonferenzen abhalten, die die gleichen Ziele erreichen wie eine persönliche Besprechung. 

Die aktuelle Pandemie ist ein gutes Beispiel dafür, dass Meetings nicht immer persönlich abgehalten werden müssen. Aber auch vor dieser Pandemie haben Tausende von Organisationen virtuelle Besprechungen über Telefonkonferenzen abgehalten. Wenn Ihr Unternehmen wächst, arbeiten möglicherweise nicht alle Ihre Mitarbeiter im selben Büro. Oft müssen Sie sich mit Lieferanten oder Partnern aus verschiedenen Ländern oder sogar vom anderen Ende der Welt Besprechungen führen. 

In den meisten Situationen, anders als bei einer Pandemie, hat man die Option vor Ort Meetings zu vereinbaren. Das bedeutet jedoch, dass Meetings teuer, zeitaufwendig oder einfach unpraktisch sein können. Daher kann eine effektive Telefonkonferenz es Teams ermöglichen, in kürzerer Zeit und mit weniger Ressourcen (Zeit, Energie und Geld) mehr zu erreichen.

Tipps für effektive Telefonkonferenzen

Sie haben wahrscheinlich schon oft an Telefonkonferenzen teilgenommen, doch nicht alle Telefonkonferenzen sind gleich. In Meetings kann es vorkommen, dass wenn Teilnehmer zu spät einschalten, Verwirrung herrscht und am Ende manche das Gefühl haben, dass diese eine Zeitverschwendung waren. Andererseits in Meetings, bei denen der Konferenzleiter vorbereitet ist, und die Diskussion unter den Teilnehmern gut verläuft werden oft wichtige Entscheidungen effektiv getroffen. Natürlich bevorzugen Führungskräfte Meetings, wo weniger Verwirrung herrscht und bessere Ergebnisse erreicht werden.

Aber eine effektive Leitung von Telefonkonferenzen erfordert Geschick und Übung. Einige der folgenden Tipps sind bei jedem Meeting – persönlich oder virtuell – alltäglich. Sie sollten jedoch einige weitere Aspekte beachten, wenn Meetings virtuell, mit oder ohne Video, durchgeführt werden. Hier sind also ein paar Tipps, die Ihnen beim Leiten von effektiven Telefonkonferenzen im Unternehmen helfen.

Was Sie vor Beginn einer Konferenzschaltung berücksichtigen sollten

Wie bei jedem Meeting sollten Sie sich um wichtige Punkte kümmern, bevor die Konferenzschaltung überhaupt beginnt. Denken Sie daran, dass Konferenzgespräche auf Technologie angewiesen sind und mehr Vorbereitung erfordern können, als einfach nur einen Konferenzraum zu reservieren. Für diejenigen, die noch nie eine Konferenztechnologie benutzt haben oder noch nie an einem Konferenzgespräch teilgenommen haben, kann schon die Teilnahme an einer Konferenzschaltung eine Herausforderung sein. 

Denken Sie daran, dass alle Konferenzgespräche einzigartig sind, so dass bei einigen eine Einführung notwendig ist, während andere dies vielleicht nicht brauchen. Dasselbe gilt für eine Konferenzschaltung, bei der sich alle vom Remote-Office einwählen.

1. Testen Sie Ihre Geräte im Voraus

Testen Sie Ihre Geräte, bevor Sie Ihre Konferenzschaltung beginnen. Dabei geht es nicht nur um Ihren Computer. Testen Sie auch Ihre Internetverbindung, das entsprechende Headset, sowie alle anderen Geräte, die Sie eventuell benötigen. Vergessen Sie auch die Software nicht, vor allem, wenn Sie die spezifische Konferenz-Lösung noch nie zuvor verwendet haben. Sobald Sie sichergestellt haben, dass alles funktioniert, sollten Sie die anderen Teilnehmer daran erinnern, dasselbe zu tun. Bieten Sie an, bei der Einrichtung zu helfen, falls nötig. Es mag sich nach mehr Arbeit anhören, aber Sie werden von der Effektivität Ihrer Telefonkonferenzen überrascht sein.

Viele Unternehmen verwenden ein separates Konferenzsystem, das im Alltag nicht benutzt wird. Dies kann Konferenzschaltungen schwieriger gestalten, da Mitarbeiter mit der Lösung nicht vertraut sind. In diesen Fällen wäre es vorteilhaft vielleicht eine Telefonanlage für Unternehmen in Betracht zu ziehen, dass eine integrierte Konferenzlösung anbietet. Gehostete VoIP-Dienste wie VoIPstudio sind eine fantastische Lösung, wenn Sie beabsichtigen, regelmäßige Konferenzschaltungen durchzuführen.

2. Verstehen der Software und Hardware

Jetzt, da Sie wissen, dass die Hard- und Software funktioniert, ist es Zeit, diese besser kennen zu lernen. Sie sollten zum Beispiel wissen, wo sich die Tasten für das Stummschalten und Freischalten befinden. Man sollte unbedingt vermeiden, laute Hintergrundgeräusche von Teilnehmern zu hören, weil diese von zu Hause aus einschalten. 

Weitere Funktionen, mit denen Sie vertraut sein sollten, ist das Ein- und Ausschalten der Videokamera. Oftmals kann eine Telefonkonferenz, durch abruptes Verlassen der Konferenz oder durch das ungewollte Einschalten von Videokameras, unterbrochen werden. Vergewissern Sie sich auch, dass Sie wissen, wie Sie wieder in die Telefonkonferenz einschalten können, wenn Sie zufällig die Konferenz verlassen oder etwas anderes Ihren Abbruch verursacht.

3. Bestimmen Sie die Parameter

Dies ist auch etwas, das Sie lange im Voraus vorbereiten sollten. Noch bevor Sie die Tagesordnung schicken, legen Sie die Parameter Ihrer Telefonkonferenz fest.

  • Werden Sie Videoschaltung zulassen oder blockieren?
  • Wenn jemand über Audio teilnehmen möchte, ist das erlaubt?
  • Können die Teilnehmenden ein- und ausschalten, wie es ihre Sektion verlangt, oder müssen alle von Anfang bis Ende dabei sein?
  • Hat die Konferenz ein Zeitlimit oder wird das Meeting fortgefahren, bis bestimmte Entscheidungen getroffen werden?

Diese Details sind wichtig, damit sich alle darauf vorbereiten können. Keiner möchte Montagmorgen mit einer Konferenzschaltung überrascht werden, die ohne Vorankündigung 4 Stunden dauert!

4. Senden Sie eine Tagesordnung

Sobald Sie die Parameter haben, ist es an der Zeit, eine Tagesordnung zu verschicken. Es mag altmodisch klingen, aber eine Agenda hilft allen, die Erwartungen des Meetings zu verstehen. Eine Tagesordnung erhöht die Chancen auf eine effektive Telefonkonferenz. Geben Sie das/die Konferenzthema(e), den Zeitpunkt des Beginns und des Endes der Telefonkonferenz, die Namen und Rollen aller Teilnehmer sowie alle anderen relevanten Einzelheiten klar an. Wenn Ihre Telefonkonferenz viele Teilnehmer hat, kann es hilfreich sein, einen Protokollführer zu bestimmen oder die Telefonkonferenz aufzuzeichnen, damit Sie später Einzelheiten notieren können.

5. Vor der festgelegten Zeit eintreffen

Der Konferenzleiter sollte immer mindestens 5 Minuten vor Beginn des Meetings an der Konferenzschaltung teilnehmen. Niemand möchte ein Meeting, bei dem der Leiter zu spät kommt. Bereiten Sie sich darauf vor, Smalltalk zu machen, während Sie darauf warten, dass sich alle beteiligen. Beginnen Sie nicht mit der formellen Einführung, bevor alle beigetreten sind, sondern unterhalten Sie sich einige Minuten lang mit den Teilnehmern.

Während der Konferenzschaltung

Alle Beteiligten sind anwesend, und Sie haben mit der Telefonkonferenz begonnen. Was machen Sie als nächstes? In die Besprechung eintauchen, da sich alle kennen? Unabhängig vom Kontext gibt es einige Dinge, die Sie während der Telefonkonferenz tun sollten, damit Sie ein produktives Meeting abhalten können.

1. Geben Sie die Tagesordnung an

Dies ist eine einfache Möglichkeit, das Gespräch in Gang zu bringen. Geben Sie die Tagesordnung an, die Sie verschickt haben, und fragen Sie, ob jemand gleich zu Beginn einen wichtigen Punkt hinzufügen möchte. So können Sie die Besprechung kontrollieren und sicherstellen, dass Sie nicht am Ende Zeit mit irrelevanten Themen verschwenden..

2. Stellen Sie sich vor

Sie sollten sich zu Beginn nicht nur selbst vorstellen, sondern auch andere vorstellen. Auch wenn Sie alle Teilnehmer kennen, ist das immer eine gute Idee. Sie können diese auch bitten, sich selbst vorzustellen. Dies kann nur dann übersprungen werden, wenn Sie sich regelmäßig mit der gleichen Gruppe treffen oder wenn alle zusammen arbeiten. 

3. Teilnehmer beim Namen nennen

Dieser Tipp ist wichtig, um Verwirrung zu vermeiden, aber nicht viele beachten dies. Beziehen Sie sich während des gesamten Meetings immer auf entsprechende Teilnehmer, wenn Sie eine Frage stellen oder eine Antwort erwarten. So vermeiden Sie die unangenehme Verwirrung, wer auf etwas antworten soll oder wo alle darauf warten, dass jemand anderes als nächstes spricht. Es stellt auch sicher, wer gerade antwortet, wenn keine Videoschaltung benutzt wird. 

4. Stellen Sie sich und andere Teilnehmer auf lautlos

Dies ist ein einfacher Tipp für eine Telefonkonferenz, aber es ist überraschend, wie oft dieser Hinweis vergessen wird. Egal, ob Sie während der Telefonkonferenz in einem Café, im Büro oder zu Hause sind – wollen Sie wirklich, dass alle davon erfahren? Noch schlimmer ist, dass die Hintergrundgeräusche von vielen Mikrofonen für andere Teilnehmer verwirrend oder sogar ohrenbetäubend sein kann. Als Konferenzleiter haben Sie vielleicht die Option, auch andere stumm zu schalten, also nutzen Sie diese Möglichkeit.

5. Zeitüberprüfung während der Konferenzschaltung

Führen Sie während des Meetings regelmäßige Zeitkontrollen durch. Dies dient als Erinnerung an alle, auf dem richtigen Weg zu bleiben und sich nicht ablenken zu lassen. Es ist auch eine gute Möglichkeit, den Abschluss der Konferenz im Auge zu behalten.. 

6. Schließen Sie entsprechend ab

Wenn Sie Ihr Meeting beenden, schließen Sie angemessen ab. Das kann bedeuten, die Konferenz zusammenzufassen, getroffene Entscheidungen zu wiederholen oder die Teilnehmer zu Folgemaßnahmen aufzufordern. Wenn es sich um eine wiederkehrende Besprechung handelt, erinnern Sie alle an die Zeit und das Datum für das nächste Meeting.

Nach der Konferenzschaltung

Ist dies alles, was es für die Leitung einer effektiven Konferenzschaltung erforderlich ist? Nein, Sie haben auch nach dem Ende der Sitzung noch einige Punkte vor sich. Sobald Sie zum Beispiel Ihre Besprechungsnotizen fertig haben, senden Sie diese an alle Teilnehmer. Vergessen Sie nicht, alle vereinbarten Entscheidungen einzufügen und erinnern Sie alle daran, dass Sie bei Bedarf dort weitermachen müssen, wo Sie aufgehört haben. 

Stellen Sie schließlich sicher, dass Sie Follow-Up-Sitzungen oder andere Maßnahmen planen, die Sie als Ergebnis des Meetings ergreifen müssen. Sie können auch um Feedback bitten und Verbesserungen für das nächste Mal in Betracht ziehen.

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