Wie kleine und mittlere Unternehmen Mitarbeiter effektiv im HomeOffice einsetzen

Gepostet am: 2019-11-01 | Kategorien: VoIP für kleine Unternehmen und Freiberufler VoIP für Unternehmen

Auch für viele kleine und mittlere Unternehmen wird es mehr und mehr Realität, dass Mitarbeiter im Home Office arbeiten möchten und wollen. War dies früher noch innovativ und eine Ausnahme, ist es heute fast schon eine Notwendigkeit solche Arbeitsmodelle anzubieten, um im Wettbewerb um Talent mit großen Unternehmen in großen Städten mithalten zu können. Denn immer mehr Mitarbeiter wünschen sich die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

Während die Umsetzung des Home Offices als Arbeitsmodell primär eine Organisation juristische Frage ist, stellen sich aber auch ganz praktische Fragen. Eine praktische Frage, die sich die Führungsebene jedes kleines mittleren Unternehmen stellen sollte ist, wie man Mitarbeiter im Home Office am besten in laufende Projekte einbindet.
Dabei gibt es einige Regeln zu beachten. Zum einen betrifft es die technische Ausrüstung, mit dem der MitarbeiterIn ins Unternehmen eingebunden wird. Zum zweiten betrifft es aber auch die Führung und Kommunikation mit dem Mitarbeiter, da diese nicht mehr physisch vor Ort ist.

Die technische Seite des HomeOffice Arbeitsplatzes – Telefonanlage und Zugriff auf Programme

Die technische Einbindung in die Organisation der Firma erscheint einmal einfach. Die meisten Firmen haben heutzutage eine Reihe ihrer Systeme bereits digitalisiert. D. h. der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin muss sich nur über den Webbrowser in die Systeme einloggen. Damit ist der Zugang zu E-Mail und weiteren relevanten Prozessen möglich.
Was dabei oft vergessen wird, ist das der Mitarbeiter auch im Home Office erreichbar sein soll. Es bedeutet der Mitarbeiter benötigt ein Telefon. Um das einheitliche Auftreten nach außen zu gewährleisten, soll der Mitarbeiter natürlich unter der üblichen Büronummer erreichbar sein und auch telefonieren können. Dies stellte viele kleine und mittlere Unternehmen lange Zeit für große technische Hürden. Doch diese Zeiten sind vorbei.

Denn kleine und mittlere Unternehmen, die eine moderne Cloud Telefonanlage benutzen, können dank Softphone ihren Mitarbeiter eine komplette Telefonanlage unabhängig vom Ort zur Verfügung stellen.
Ihr Mitarbeiter kann damit wie gewohnt eingehende Anrufe empfangen, telefonieren, sowie auch Anrufe an Kollegen in der Firma weiterleiten. Außer einem Internetanschluss ist dazu keine weitere Technik notwendig. Ein weiterer wichtiger Vorteil für Firmen ist das eine Cloud-Telefonanlage wie ein Netzwerk im Netzwerk funktioniert. D. h. die Kommunikation des Mitarbeiters mit ihren Kunden ist an einem Ort und damit auch geschützt.

Das Home Office benötigt neben VoIP Telefon, Computer und Internetzugang auch andere Führungsinstrumente

Doch die Schaffung dieser technischen Voraussetzungen ist erst die Grundlage. Das Hauptproblem bei der Integration und Führung von Mitarbeitern im Home Office besteht darin, dass die normalen Signale, die man im physischen Kontakt im Büro nutzt, nicht funktionieren. Aufgrund der Distanz und der nicht vorhandenen Möglichkeit seinen Gesprächspartner und seine Reaktionen zu sehen, ist es zum Beispiel wichtig sicherzustellen, dass ihre Anweisungen verstanden wurden. Denn ist es z.B. schwerer abzuschätzen, ob der Mitarbeiter die Aufgabe verstanden hat oder ob es noch Unklarheiten gibt.

Eine einfache Möglichkeit in einer Telefonbesprechung ist daher den Mitarbeiter zu bitten die Aufgabe oder das Besprochene am Ende zusammenzufassen.

Zudem ist wissenschaftlichen Studien bekannt, dass digitale Kommunikation aufgrund der Distanz einen anderen Bewertungsrahmen schafft. Dies heißt zum Beispiel konkret, dass Menschen bei E-Mails wesentlich ungeduldig sind. Kommunikationsfehler wie missverständliche Formulieren werden schwerer akzeptieren und man ist schneller bereit eine Situation eskalieren zu lassen.

Diesen Faktor sollte man also mit berücksichtigen und Raum für Entspannung und Rückfragen schaffen.

Qualität bei digitalen Tools wie der Telefonanlage ist für das Home Office wichtig

Doch das ist nicht der einzige Aspekt. Neben dem Wunsch den Gesprächspartner zu verstehen, sorgt eine schlechte Qualität eines VoIP Anbieters dafür, dass wichtige Signale die unser Gehirn normalerweise verarbeitet, nicht über die Leitung übertragen werden. Der Ausgleich der fehlenden Informationen sorgt dafür, dass das Gehirn sich mehr anstrengen muss. Mitarbeiter ermüden also schneller. Daher sollten Sie auf die gute Qualität eines Voip Anbieters achten.

Soziale Einbindung des Mitarbeiters im HomeOffice

Ein weiterer Punkt, durch die nicht physische Präsenz ist, dass der Mitarbeiter im Home Office die Anbindung an den sozialen Austausch und dem sogenannten Flurfunk im Unternehmen fehlt. Dies betrifft nicht nur Informationen, sondern auch das Zugehörigkeitsgefühl. Es ist also wichtig im Rahmen von Telefonkonferenzen und Besprechungen auch für diese Art der Interaktion genug Zeit einzuräumen, damit sich auch online ein virtuelles Team bilden kann. Ein regelmäßiges Update in Telefonkonferenzen über Entwicklungen im Unternehmen auch über das soziale Geschehen kann dabei nützlich sein.

Unified Communication Funktionen der Telefonanlage für Mitarbeiter im Home Office nutzen

Eine weitere wichtige Möglichkeit für kleine und mittlere Unternehmen erweitern nicht nur das Telefonsystem, sondern erweitern auch die Unternehmenskommunikation. Mittel Nummer eins dafür ist ein eigenes Chatsystem im Unternehmen. Damit können Mitarbeiter im HomeOffice auch Informationen und Dateien untereinander austauschen. Dabei erreichen Sie – dies gilt auch für Mitarbeiter, die nicht im Home Office arbeiten – dass diese nicht wild über verschiedene Kommunikationssysteme hinweg miteinander kommunizieren. Die Gründe dafür sind einfach.
Zum einen ist es so schwierig Informationen über die Kanäle hinweg nachzuverfolgen. Sie verlieren dabei wertvolle Arbeitszeit.
Zweitens erfüllen viele der Serviceanbieter nicht unbedingt die gesetzlichen Voraussetzungen, die sie erfüllen müssen.

Eine gute, moderne Cloud-Telefonanlage bietet Ihnen hier zusätzlich technische Unterstützung. Gute Anbieter bieten Ihnen inzwischen nicht mehr nur die Basisfunktionen an, sondern erweitern ihre Funktionen im Bereich Unified Communications
Dabei wird Ihnen zum Beispiel eine Chat-Funktion in der Telefonanlage integriert mitgeliefert.

Einige kleine und mittlere Unternehmen profitieren zusätzlich davon, dass die VoIP Chat-Funktion auch leicht mit dem Chat für den Kundensupport z.B. auf der Firmenwebseite verbunden werden kann.

Sie sehen also, dass es mit einigen einfachen Methoden der Mitarbeiterführung und der richtigen technischen Infrastruktur einfach für kleine und mittlere Unternehmen ist Mitarbeiter im Home Office einzubinden.