Suchen Sie eine neue Telefonanlage für Ihr Unternehmen? Oder möchten Sie Ihr altes Telefonsystem ersetzen? Dann wissen Sie vielleicht, dass die Online-Recherche nach der passenden Telefonanlage, schnell zu Verwirrungen führen kann. Von VoIP, SIP, und IP-PBX bis zur Cloud, ist es oft sehr schwer die Unterschiede zu verstehen, um zu entscheiden von welchem System Ihr Unternehmen profitieren würde.
Dabei würde man ja denken, dass es sich einfach nur um Telefone handelt, und so verschieden können Systeme ja nicht sein, oder?
Wenn es um ein Telefon für den individuellen Gebrauch handelt, sind Unterschiede vielleicht nicht ausschlaggebend, aber bei einer Business-Telefonie muss man sich schon genauer informierien, da es sich um viel mehr als um eine einfache Telefonleitung und Telefone handelt.
Was ist eine Business-Telefonanlage?
Telefonleitung, Rufnummer und Telefonanlage sind einfach unterschiedliche Aspekte. Eine Telefonleitung bezieht sich auf das physische Kabel, das Ihr Telefon mit dem Rest des Netzwerks verbindet. Eine Rufnummer ist eine Ziffernfolge, die Ihr Telefon im Netzwerk für andere identifiziert. Die meisten Haushalte und Einzelbenutzer haben eine Telefonleitung und eine Rufnummer.
Bei Unternehmen oder Konzernen ist jedoch die Realität ganz anders. Es wäre unvorstellbar bei 25 oder 25.000 Mitarbeitern, für jeden eine Telefonleitung und Rufnummer zu erwerben und zu verwalten.
Hier kommt die Business-Telefonanlage ins Spiel. Es ermöglicht einer Organisation, Telefonleitungen miteinander zu verbinden, um ein eigenes kleines Telefonsystem zu erstellen. Auf diese Weise können Mitarbeiter Telefonleitungen gemeinsam nutzen, da nicht jeder Mitarbeiter das Telefon gleichzeitig benutzen würde. Diese Telefonsysteme bieten auch wesentliche Geschäftsfunktionen wie Anrufweiterleitung, Anrufprotokollierung und Telefonverzeichnisse. Mit einer Business-Telefonanlage können sich viele Mitarbeiter eine Handvoll Telefonleitungen teilen, auch wenn jeder seine eigene Telefonnummer hat.
Optionen der Business-Telefonanlage
Die Telefontechnologie hat sich seit der Jahrhundertwende erheblich verändert. Selbst im Zeitalter der Festnetzanschlüsse konnten Unternehmen aus einer Vielzahl unterschiedlicher Systeme zur Verwaltung ihrer Telefone wählen. Im Jahr 2020 können sich Unternehmen für ein digitales System entscheiden, das genau ihren geschäftlichen Bedürfnissen und Anforderungen entspricht.
Startups, Unternehmer und Auftragnehmer
Start-ups, Freiberufler und andere, die ihr eigenes Unternehmen leiten, benötigen unter Umständen kein vollwertiges Business-Telefonsystem, insbesondere wenn das Unternehmen nur 1 oder 2 Mitarbeiter hat. Sie benötigen zwar professionelle Dienstleistungen wie Warteschleifenmusik, Anrufvermittlung oder Voicemail, müssen aber nicht mehrere Nebenstellen und Nummern verwalten.
Infolgedessen nutzen Startups und Freiberufler häufig private Telefondienste, da diese die meisten ihrer Anforderungen erfüllen. Wenn das Unternehmen wächst, können sie auf ein Business-Grade-System aufrüsten.
Kleine und mittelständische Unternehmen
Sobald ein Unternehmen auf 3 oder mehr Mitarbeiter wächst, benötigen Sie ein ausgefeilteres System. Vor der Einführung von VoIP mussten Unternehmen eine Nebenstellenanlage (Private Branch eXchange, PBX) und Geschäftsdienstleistungen von einem Betreiber kaufen. Diese waren teuer und für viele Kleinunternehmer unbezahlbar.
Die heutigen VoIP-basierten Telefonsysteme sind viel kostengünstiger und für jedes Unternehmen leicht zugänglich. Unternehmen haben die Wahl, eine eigene IP-PBX (internetbasierte Telefonanlage) und SIP-Trunks zu erwerben, um diese Systeme anzuschließen. Alternativ können sie auch gehostete Telefondienste von einem erfahrenen Drittanbieter erwerben. Diese Option ist heute vielleicht die beliebteste bei kleinen und mittleren Organisationen.
Großunternehmen
Als allgemeine Regel gilt, dass größere Unternehmen normalerweise über die nötigen Ressourcen verfügen, ihre eigenen Telefonsysteme anzuschaffen und zu warten. Jedes größere Unternehmen würde jedoch die Chance ergreifen, eine effizientere und effektivere Technologie einzusetzen, die zudem kostengünstiger ist, auch wenn viele Großunternehmen ihre Telefone lieber selber kontrollieren, da dies ein kritischer Teil ihres Kommunikationssystems ist.
Die Anschaffung und Wartung eines hochwertigen Business-Telefonsystems liegt für große Unternehmen im Rahmen des Budgets. Daher verwenden viele Unternehmen SIP-Trunks und IP-PBX-Systeme, um ihr eigenes digitales Telefonsystem vor Ort aufzubauen. Genauso wie Diensteanbieter ihre Infrastruktur verbessern und robustere Dienste schaffen, stellen sich größere Unternehmen immer mehr auf gehostete VoIP-Telefondienste um.
Wie Sie sehen können, ist VoIP immer öfter die bevorzugte Wahl für jedes Unternehmen, unabhängig von Größe und Branche. Ganz gleich, ob Sie Ihr eigenes System steuern möchten oder die problemlose Option der Cloud-Telefonie bevorzugen, sicher steht, dass Festnetzanschlüsse nicht länger eine realisierbare Option sind.
Was bietet die VoIP Business-Telefonanlage?
Eine VoIP -Business-Telefonanlage ist ein ziemliches Upgrade der älteren Generation der Telefontechnologie. Kurz gesagt, ein VoIP-System kann fast alles, was ein Festnetzanschluss kann, mit einer ganze Reihe weiterer Funktionen, die mit der alten Technologie einfach nicht möglich waren.
Konsolidieren des Netzwerks
Das erste größere Upgrade besteht darin, dass eine VoIP-Telefonanlage kein separates Netzwerk für Anrufe benötigt. Es wird die menschliche Stimme in digitale Pakete umwandeln, die wie alle anderen Daten (E-Mail, Bilder, Dokumente usw.) über das Internet verschickt werden können. Dadurch können Unternehmen auf physische Leitungen vollständig verzichten. Ein robustes Datennetzwerk und ggf. WLAN ist alles, was Sie für die Verwaltung der geschäftlichen Kommunikation – einschließlich Sprache, Text und Video – benötigen.
Kostenersparnis
Da VoIP-Systeme das Internet nutzen, müssen Dienstanbieter keine Zugangsgebühren für das traditionelle PSTN-System zahlen. Anbieter müssen die Kosten für die Wartung eines physischen Netzwerks nicht bezahlen. Stattdessen geben sie diese Einsparungen an ihre Kunden weiter. Für ein Unternehmen bedeutet dies, dass er für einen Anruf, der ausschließlich über das Internet geführt wird, nichts bezahlen muss.
In der Tat bedeutet dies, dass alle internen Anrufe von Mitarbeitern – unabhängig davon, wo sie sich befinden – völlig kostenlos sind. Auslandsgespräche sind viel günstiger, da Sie nur für einen Teil des Gesprächs bezahlen, als wenn es über das öffentliche Telefonnetz geführt wird. Obwohl mit einem VoIP-Telefonsystem auch andere Kosten verbunden sind, werden die meisten Unternehmen nach der Umstellung auf VoIP eine drastische Senkung ihrer monatlichen Telefonrechnung feststellen.
Keine Wartung
Jedes Unternehmen muss dies berücksichtigen. Ob es sich um einen einzelnen Mitarbeiter oder eine große Abteilung handelt, Sie brauchen jemanden, der das Telefonsystem verwaltet. Mit VoIP ist das nicht mehr der Fall. Sie müssen keine Geräte kaufen oder irgendetwas warten. Alles, von der Sicherheit bis zur Wartung der Hardware, wird vom Anbieter übernommen. Darüber hinaus erhalten Sie sogar regelmäßige Updates und neue Funktionen online ohne Ausfallzeiten. Da wundert man sich nicht, dass sich so viele Unternehmen auf das VoIP-Business-Telefonsystem umrüsten.
Funktionen des VoIP-Business-Telefonsystems
Online Dashboard
Ein VoIP-Business-Telefonsystem verwaltet alle Ihre eingehenden und ausgehenden Anrufe. Über ein Online-Dashboard können Sie das System entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens einrichten und konfigurieren. Der Anbieter stellt alle geschäftlichen Telefondienste über Ihr Datennetzwerk bereit. Das bedeutet, dass Sie nicht tagelang warten müssen, um eine Nummer hinzuzufügen, eine neue Funktion zu testen oder andere notwendige Änderungen am System vorzunehmen.
Digitales Faxen und analoge Funktionen
Auch heute noch verwenden viele Unternehmen Faxgeräte, um wichtige Dokumente zu versenden. VoIP-Systeme bieten digitales Faxen und machen damit ein separates Faxgerät im Büro überflüssig. Benutzer können Faxe in ihrem E-Mail-Posteingang senden und empfangen und jedes Dokument nur dann ausdrucken, wenn es benötigt wird. Viele gute VoIP-Dienste unterstützen auch andere Legacy-Funktionen wie den Zugang zum PSTN.
E911
Als VoIP-Systeme zum ersten Mal auf den Markt kamen, zögerten Unternehmen, diese zu nutzen, da sie den Zugang zu Notfalldiensten verlieren würden. VoIP-Telefonsysteme sind standortunabhängig, was bedeutet, dass Benutzer, die Anrufe tätigen, sich überall befinden können. Dies bietet zwar einen beträchtlichen geschäftlichen Vorteil, aber ein Nachteil sein kann, wenn man vom Zugang zu Notfalldienste angewiesen ist.
Die heutigen VoIP-Dienste bieten jedoch E911-Notrufdienste. Die Benutzer müssen eine Adresse angeben (die bei Bedarf geändert werden kann), damit die Einsatzkräfte an den richtigen Ort geleitet werden können.
Visuelle Voicemail, Auto-Attendant, Anrufverwaltung usw.
Die meisten renommierten Anbieter bieten eine erweiterte Auswahl von Funktionen der Anrufweiterleitung und -verwaltung, wie z. B. automatisierte Sprachmenüs, Anrufweiterleitungen, Signalisierungsgruppen und so weiter. Einige Anbieter bündeln Funktionen und berechnen für erweiterte Funktion Upgrade Gebühren. Andere bieten unbegrenzten Zugang zu allen Funktionen auf einer Kosten-pro-Benutzer-Basis. Sie können die Option auswählen, die für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.
Sie können diese Funktionen über das Dashboard konfigurieren und sogar abschalten, so dass jeder das System einfach und effektiv verwalten kann.
Unified Communication
Unified Communications (“vereinheitlichte Kommunikation”) ist eine Plattform, auf der alle relevanten Kommunikationsdienste wie beispielsweise die klassische Telefonie, Videokonferenzen, E-Mail als auch Voice-Mail und Instant Messaging vereint werden. Sie ermöglicht es, jederzeit und ortsunabhängig auf Geräte und Informationen zugreifen zu können und hilft dabei Kommunikations- und Geschäftsprozesse zu optimieren.
Eines der villeicht größten Vorteile der VoIP-Business-Telefonie ist, dass diese die Grundlage für Unified Communication bietet. Unternehmen können all ihre unterschiedlichen Kommunikationskanäle miteinander vereinen. Stellen Sie sich ein System vor, das überall gleich aussieht und funktioniert – sei es auf dem Desktop oder auf dem Handy, und wo Benutzer nicht länger zwischen mehreren Anwendungen und Fenstern hin- und herwechseln müssen.
VoIP-Business-Telefonsysteme bieten mehr als nur Gespräche. Nutzen Sie Instant Messaging, Textnachrichten, Videoanrufe, Konferenzen, virtuelle Meetings und führen Sie sogar Schulungen für internationale Teams durch. Die Möglichkeiten sind endlos, wenn Sie sich für einen VoIP-Telefondienst entscheiden.
Der Schlüssel zur richtigen Auswahl Ihrer Business-Telefonanlage liegt nicht nur an Kosten und Funktionen, obwohl diese wichtige Voraussetzungen sind. Wichtig ist es, dass Sie einen Anbieter auswählen, der mit Ihnen zusammenarbeitet, wenn z.B. Ihr Unternehmen wächst und sich expandiert. Jetzt, da Sie wissen, wie eine VoIP-Telefonanlage Ihrem Unternehmen helfen kann, kontaktieren Sie VoIPstudio für eine kostenlose 30-Tägige Testversion, und lassen Sie sich von den Vorteilen beeindrucken!
