Kommunikation ist eine wesentliche organisatorische Ressource und für den Erfolg eines Unternehmens genauso wichtig wie Finanzen, Personalwesen oder IT. Kommunikation ist das Element, das Ihr Unternehmen zusammenhält, vom CEO bis hin zu den Mitarbeitern, die mit den Kunden interagieren. Im Laufe des letzten Jahrhunderts haben sich jedoch die Kommunikationskanäle mit jeder neuen Technologiegeneration vergrößert.
Es ist so weit gekommen, dass Mitarbeiter jede Woche wertvolle Stunden mit der Suche nach dem richtigen Tool verschwenden, das sie zu einem bestimmten Zeitpunkt verwenden können. Sollen Sie ein Memo oder eine E-Mail an das Projektteam senden? Ist Ihr Manager in der Messenger-App der Firma oder sollten Sie ihm die Vertragsinformationen per SMS schicken? Ist Ihr Kollege für eine Videokonferenz verfügbar oder ist es in seiner Zeitzone zu spät?
Unified Communication
Es sollte niemanden überraschen, dass Unified Communication – Zusammenführung verfügbarer Kommunikationsdienste schnell zu einer Priorität für Unternehmen wird, unabhängig von Größe oder Branche. Egal, ob Sie ein kleines Unternehmen sind, das mit größeren Konkurrenten konkurrieren will, oder ein mittelständisches Unternehmen, das die Kommunikationskosten senken möchte, Unified Communication ist wahrscheinlich die Lösung für Sie. Das Ziel von Unified Communication (UC) ist es, verschiedene Tools in eine zusammenhängende Struktur zu bringen.
Die meisten UC-Suiten integrieren eine Vielzahl von Kanälen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Sprache, Video, Text, Voicemail, E-Mail und andere Formen sowohl der Echtzeit- als auch der asynchronen Kommunikation. Damit kann ein Unternehmen Arbeitsabläufe rationalisieren, die Produktivität steigern und auch den Mitarbeitern zu mehr Leistung verhelfen.
Mobile UC
Wo kommt Mobile Unified Communication (MUC) ins Spiel? Da Mobilität für Unternehmen immer wichtiger wird, rückt MUC immer mehr in den Mittelpunkt. Jede geeignete UC-Suite wird mobile Geräte integrieren, aber MUC geht noch weiter. Der Hauptunterschied zwischen einem UC-Anbieter, der mobile Geräte integriert, und einem MUC-Anbieter ist die Funktion der Mobilität. Für erstere sind mobile Geräte nur ein weiteres Gerät/Service, das in die gesamte UC-Umgebung konsolidiert wird.
Aber für den MUC-Anbieter ist Mobilität der zentrale Schwerpunkt seines Service-Portfolios. Ein typisches MUC-Portfolio integriert Sprach-, E-Mail-, Text-, File-Sharing- und Collaboration-Tools sowie Management-Services wie Analysen. Mit der anhaltenden Pandemie, die Unternehmen dazu zwingt, traditionelle Arbeitsbereiche und Rollen neu zu überdenken, wird MUC die Art und Weise, wie Unternehmen kommunizieren, verändern.
MUC-Komponenten
MUC setzt verschiedene Komponenten ein, um die Sicherheit, Effizienz und Produktivität von Unternehmen auszutauschen. Es ist im Grunde ein All-in-One-Telefonie-Service, analog zu Unified Communication, aber erweitert auf die mobile Nutzung.
Voice
Voice ist zweifellos das Herzstück einer jeden MUC-Plattform. Oft kommt dies in Form von VoIP, dem Sprachstandard der Zukunft. Dieser Sprachdienst unterscheidet sich jedoch stark von traditionellen analogen Sprachanrufen, da er Konferenzfähigkeiten beinhaltet. MUC-Lösungen ermöglichen auch Formatkonvertierungen zwischen verschiedenen Kanälen, wie z.B. transkribierte Sprachnachrichten, die an Ihren Posteingang geliefert werden.
E-Mail
Die nächste wesentliche Komponente von MUC ist die E-Mail. Auch wenn Experten behaupten, dass E-Mail tot sei,ist sie weiterhin ein primärer Kommunikationskanal, besonders für den internen Gebrauch. Allerdings bewegen sich die Teams weg von E-Mail als wichtigstem Collaboration-Tool. Die meisten Unternehmen entscheiden sich für spezialisierte Collaboration-Services oder Apps für deren Bedürfnisse.
Messaging
Messaging ist der Bereich, in dem das Angebot sehr viel vielfältiger wird. Es kann typische Betreiberoptionen wie SMS, aber auch OTT-Dienste wie Facebook Messenger umfassen. Größere Unternehmen können auch ihre eigenen, maßgeschneiderten Implementierungen einbeziehen.
Kollaboration
UC betont typischerweise die Zusammenarbeit und die gemeinsame Nutzung von Inhalten über verschiedene Kanäle hinweg, und das ist bei MUC nicht anders. Aber bei letzterem liegt der Schwerpunkt darauf, diese über mobile Hardware und Software zugänglich zu machen. Mobile Anwender müssen sich also nicht mehr mit Desktop-first-Anwendungen herumschlagen. Im Unternehmenskontext bedeutet dies auch, dass MUC-Anbieter die Industriestandards für Sicherheits-Compliance, Backup- und Archivierungsfunktionen einhalten müssen.
Wie bei jeder modernen IT-basierten Lösung gibt es auch bei MUC-Suites eine Vielzahl von Management-Tools für die Bereitstellung, Überwachung und Analyse. MUC-Anbieter bieten alles vom Identitätsmanagement bis zur Nutzungsanalyse für Büros. Diese Angebote sind inzwischen so ausgereift, dass Anbieter hochgradig anpassbare Dienstleistungen anbieten, die alle Ihre Anforderungen erfüllen können.
Wer braucht mobile UC?
Es ist vielleicht einfacher, an dieser Stelle zu fragen, wer mobile UC nicht braucht. Fast jedes Unternehmen braucht irgendeine Form von mobilem UC. Ein kleines Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern kann MUC nutzen, um seine Effizienz zu steigern. Ein mittelgroßes Unternehmen kann von MUC profitieren, wenn es Mitarbeiter hat, die regelmäßig unterwegs oder bei Kunden vor Ort sind. Ein größeres Unternehmen kann MUC problemlos nutzen, um das Gefühl einer gemeinsamen Identität in global verteilten Teams zu fördern. Jedes Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern oder Mitarbeitern in Telearbeit wird von Mobile UC in der einen oder anderen Form profitieren.
Vorteile von MUC
Gemeinschaftliches Arbeitsumfeld
Mobile UC ermöglicht es Unternehmen, sich von Legacy-Diensten zu lösen, die traditionell verkabelt oder physisch mit allen Geräten verbunden waren. Die meisten Unternehmen haben ein unübersichtliches Kommunikationssystem. Es umfasst oft eine Mischung aus Anbieter-Apps, Unternehmensdiensten, Verbraucher-Apps und Integrationstools von Drittanbietern. Mit Mobile UC haben Sie einen Anbieter, der die gesamte Plattform verwaltet.
Kosten senken
Dies ist etwas, das sich jedes Unternehmen wünscht, egal ob es gerade in finanziellen Schwierigkeiten ist oder nicht. Wer will nicht bessere Dienstleistungen, die weniger kosten? Mobile UC-Anbieter sind durch Konsolidierung und Integration in der Lage, wettbewerbsfähige Preise anzubieten. Sie geben diese Einsparungen an ihre Kunden weiter.
Einfache Verwaltung und Verantwortlichkeit
Ein Anbieter und eine Lösung machen es für Ihr Unternehmen einfacher, die Verwaltung zu übernehmen. Wenn – nicht falls – etwas schief geht, müssen Sie nicht ein Dutzend verschiedene Nummern anrufen, um eine Antwort zu bekommen. Sie müssen nicht zwischen mehreren Anbietern hin und her springen, von denen jeder leugnet, dass er das Problem verursacht hat, oder jemand anderen für die Verzögerungen verantwortlich macht. Mit einer einzigen Rechnung, die Sie am Ende des Monats bezahlen, wird auch Ihre Buchhaltung begeistert sein!
Sicherheit
Keine moderne IT-basierte Lösung kann in einer Unternehmensumgebung ohne wichtige Sicherheitsfunktionen bestehen. So wie Ihre E-Mail gehackt werden kann, sind auch mobile UC-Dienste anfällig für Sicherheitslücken. Anstatt sich um die Sicherheit von einem Dutzend unterschiedlicher Dienste zu kümmern, können Sie sich bei Mobile UC auf ein System konzentrieren. Jeder gute Anbieter sollte in der Lage sein, Ihr System – und das des Anbieters – durch effektive Sicherheitsprotokolle zu schützen.
Remote-Arbeiten ermöglichen
Dies ist vielleicht der entscheidende Vorteil von Mobile UC, der in den nächsten Jahren die meiste Aufmerksamkeit erhalten wird. Experten sagen voraus, dass Remote-Arbeiten im nächsten Jahrzehnt für Tausende von Unternehmen zur Neuen Normalität werden wird. Aus geschäftlicher Sicht hat Remote Working viele Vorteile, aber man kann es den Mitarbeitern nicht anbieten, ohne die notwendige Infrastruktur zu haben. Mobile UC ist ein Teil des Puzzles, das es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, ihre Aufgaben von jedem Ort der Welt aus zu erledigen, auch bequem von zu Hause aus.
Bedenken – Mobile UC
Jeder weiß, dass es immer eine Kehrseite gibt, also welche sind die Nachteile von Mobile UC, wenn überhaupt? Cloud- und Mobiltechnologie sind so weit fortgeschritten, dass mobile UC-Angebote kaum noch Nachteile haben, aber Sie müssen vor der Implementierung vorbereitet sein. Mobile UC passt vielleicht nicht in das Budget Ihres Unternehmens. Oder Sie verfügen nicht über die notwendige Infrastruktur, um Mobile UC einzusetzen. Manche Unternehmen haben vielleicht auch Compliance- oder Gesetzesprobleme, die sie daran hindern, Mobile UC in irgendeiner Form einzusetzen.
Vorbereitungen für mobile UC
Was also müssen Sie wissen oder tun, bevor Sie mobile UC in Ihrem Unternehmen implementieren? Hier sind ein paar Punkte, die Sie beachten sollten:
Wählen Sie den richtigen Anbieter
Die Auswahl des richtigen Anbieters kann nicht hoch genug eingeschätzt werden, wenn es um mobile UC geht. Ein guter Anbieter wird Ihr Partner sein, wenn das Unternehmen wächst und sich verändert. Er bietet Beratung zu den besten Tools und Einsatzparametern, die Ihren Geschäftsanforderungen entsprechen. Sie sollten in der Lage sein, sich auf ihn zu verlassen, wenn es schwierig wird oder Sie auf Probleme stoßen.
Bestehendes Netzwerk bewerten
Wie ist Ihr bestehendes Daten-Netz? Verfügen Sie über genügend Bandbreite oder schnelles Internet, um Mobile UC nutzen zu können? Wenn Sie veraltete Geräte haben, sind diese möglicherweise nicht in der Lage, die zusätzliche Arbeitslast oder neue Standards zu bewältigen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Hardware und Software mit den neuesten Sicherheits- und Firmware-Patches aktualisieren. Möglicherweise benötigen Sie auch neue Geräte, wenn Ihre Mitarbeiter nicht bereits über mobile Geräte oder Headsets verfügen.
Setzen Sie ein Budget fest
Es ist leicht, sich bei der Einführung von mobilem UC oder jedem anderen neuen Technologiesystem zu verzetteln. Anbieter schlüsseln ihre Preise in “Preis pro Mitarbeiter” oder “Kosten pro Minute” usw. auf, um Sie zu einem Upgrade auf einen teureren Plan oder Dienst zu überreden. Manager haben manchmal das Bedürfnis, jede mögliche Funktion einzubauen, “nur für den Fall”, dass Sie sie in Zukunft brauchen.
Aber da Mobile UC die Möglichkeit bietet, zu wachsen und Ressourcen hinzuzufügen, wenn Sie diese benötigen, gibt es keine Notwendigkeit, irgendetwas im Voraus zu kaufen Stellen Sie nur sicher, dass Sie für das bezahlen, was Sie nutzen, anstatt sich auf eine Vorauszahlung für die Nutzung/den monatlichen Service festzulegen. Sie können später immer noch upgraden oder mehr Ressourcen kaufen.
Mobile UC kann wie ein Luxus klingen, der für große Unternehmen reserviert ist, aber auch ein kleines Unternehmen kann von einer solchen Lösung immens profitieren. Sie werden überrascht sein, wie erschwinglich und nützlich eine Lösung sein kann!
Für weitere Informationen über MUC, kontaktieren Sie uns bitte unter voipstudio.de.
