VoIP und Unified Communications sind miteinander verbunden, auch wenn das nicht auf den ersten Blick ersichtlich ist. Wer schon jetzt wegen der hohen Anzahl an Fachbegriffen und der Fachsprache für das Upgrade auf VoIP frustriert ist, wird möglicherweise noch verwirrter, wenn man Unified Communication (“UC”) in die Liste an Begriffen rund um VoIP und Cloud Telefonanlagen mit aufnimmt.
Dabei gilt: Das Verständnis der Grundkonzepte von Unified Communication ist nicht schwierig, die tatsächliche Implementierung ist jedoch häufig viel komplexer.
Aus diesem Grund werden im Folgenden die Begriffe VoIP und Unified Communication definiert und erklärt, um verständlich zu machen wie diese Konzepte mit einer Telefonanlage von kleineren und mittleren Unternehmen für das Geschäft genutzt werden können.
Was ist VoIP?
Einfach ausgedrückt steht VoIP für Voice over Internet Protocol, d.h. für Sprachanrufe über das Internet oder andere Datennetze. Die beiden häufigsten Möglichkeiten zur Einschränkung von VoIP umfassen den Kauf von gehosteten Diensten von einem externen Anbieter oder die Bereitstellung angepasster lokaler SIP-Amtsleitungen. Kleinere Unternehmen und Unternehmen mit relativ einfachen Kommunikationsanforderungen entscheiden sich häufig für gehostete Dienste. Andererseits entscheiden sich große Unternehmen, die in streng regulierten Branchen tätig sind oder umfangreiche Anpassungen benötigen, für SIP-Trunk-Bereitstellungen.
Was ist Unified Communication?
Ein häufiger Fehler besteht darin, dass angenommen wird, dass sich Unified Communication auf ein einzelnes Produkt, eine einzelne Funktion oder eine einzelne Software bezieht. Die Realität ist viel chaotischer und weniger klar definiert. Anbieter bezeichnen mit dem Begriff Unified Communication umfassende Plattformen, die eine Vielzahl von Tools umfassen, die verschiedene Kommunikationsformen integrieren. UC verknüpft Echtzeitkommunikation wie Sprachanrufe mit verzögerten Kanälen wie E-Mail oder Foren.
Unified Communication Suites umfassen häufig Front-End-Software und Back-End-Systeme, die unterschiedliche Tools mit dem VoIP-Netzwerk verbinden. Die Implementierung eines neuen Kommunikationskanals ist oft ein mehrstufiges Projekt, das viel Ressourcen und Fachwissen erfordert – sowohl intern als auch extern. Je mehr Unternehmen VoIP implementieren, desto dringlicher wird der Bedarf an einheitlicher Kommunikation und verbesserter Zusammenarbeit.
VoIP – die Grundlage für Unified Communications
Um die Beziehung zwischen VoIP und UC zu verstehen, werfen wir einen Blick darauf, wie einfach oder schwierig es wäre, UC-Plattformen ohne VoIP bereitzustellen. Wir wissen, dass Unified Communication Sprach- und Videoanrufe, Textnachrichten, Anwesenheitsinformationen und verschiedene Tools für die Zusammenarbeit im Unternehmen zusammenbringt. Ohne eine bestehende Grundlage für VoIP über gehostete Dienste oder SIP-Amtsleitungen muss eine Firma die Anwendung also von Grund auf aufbauen.
Schauen wir uns an, wie dies gehen würde: Dies würde bedeuten, dass ein Unternehmen seine bestehende analoge Infrastruktur auf der Basis des öffentlichen Telefonnetzes abschaffen muss. Dann das PBX-System zusammen mit der gesamten relevanten Hardware aufrüsten muss, die Kapazität des Datennetzwerks verbessern muss und einige Schritte mehr, bevor überhaupt an UC gedacht werden kann. Dies erfordert nicht nur Vorausplanung, viele finanzielle Ressourcen und Fachwissen, sondern stört auch die Geschäftsabläufe und die Produktivität der Mitarbeiter. Die Benutzer müssen außerdem umfassend geschult werden, um mit dem System umgehen zu können.
Wenn das Unternehmen VoIP-Dienste bereits seit einiger Zeit verwendet, kann es in der Regel auf Unified Communication umsteigen, wenn die geschäftlichen Anforderungen dies erfordern. Die Back-End-Infrastruktur reicht häufig aus, um weitere Tools hinzuzufügen. Die Planung der Geschäftskontinuität, die Qualität von Sprach- und Videotelefonaten, die Ausfallsicherheit und Zuverlässigkeit wurden bereits unter realen Bedingungen getestet, damit das Unternehmen eine bessere Vorstellung davon hat, wie die UC-Plattform in Zukunft funktionieren wird.
Vor- und Nachteile eines Upgrades auf Unified Communication
Das vielleicht größte Hindernis für Unternehmen, die ein Upgrade auf UC-Dienste durchführen möchten, sind die Kosten und der Zeitaufwand. Aus diesem Grund sind derzeit nicht viele Unternehmen an Unified Communications interessiert, obwohl sich dies als vorteilhaft erwiesen hat. Sobald Anbieter jedoch beginnen, anspruchsvollere Produkte anzubieten, bereiten sich einige Unternehmen zumindest auf das UC-Upgrade vor oder ziehen es in Betracht.
Die Vorteile der Kommunikation sind zahlreich und dem Wechsel von PSTN zu VoIP ziemlich ähnlich, jedoch um ein Vielfaches vergrößert. So wie VoIP es Unternehmen ermöglicht, ein gesamtes Netzwerk zu eliminieren und nur den einzelnen Datenkanal zu verwalten, macht es UC noch einfacher, die gesamte Unternehmenskommunikation an einem Ort zu konsolidieren. Dies verbessert nicht nur die Benutzerfreundlichkeit, sondern erleichtert Unternehmen auch die Planung von zum Beispiel Disaster Recovery, Datensicherung, Legal Discovery und anderen Funktionen.
UC-Tools können die Zusammenarbeit zwischen Teams, Gruppen und sogar ganzen Niederlassungen oder Standorten im Unternehmen erheblich verbessern. Da Unternehmen immer umfangreichere Beziehungen in Ihrem Netzwerk pflegen müssen und Partnerschaften für das Wachstum von entscheidender Bedeutung sind, ist die sofortige Kommunikation mit jedem jederzeit (unabhängig vom physischen Standort) ein wertvoller Vorteil. Es spielt keine Rolle, ob Sie versuchen, einen Kunden, einen potenziellen Kunden, Kooperationspartner oder Lieferanten zu erreichen. Wenn es auf die Zeit ankommt, möchten Sie nicht, dass Mitarbeiter wichtige Anrufe oder Gespräche verpassen, weil sie aus technischen Gründen auf der Strecke geblieben sind.
Unified Communication ist sicherlich nicht das Allheilmittel für Probleme in der Unternehmenskommunikation, aber es ist sicherlich ein Fortschritt. So wie Unternehmen gerade ein Upgrade von PSTN auf VoIP durchführen, werden viele Unternehmen als Nächstes Unified Communications-Plattformen implementieren müssen.
Upgrade auf UC-FUnktionen mit der bestehenden Telefonanlage
Grade für kleine und mittlere Unternehmen ist das ein großes Problem. Aus diesem Grund bieten gute VoIP Anbieter diese Funktionen in Ihrer Telefonanlage mit an.
