Unternehmenskommunikation im KMU verbessern – Stichwort Telefon

Kleine und mittelständische Unternehmen und deren Mitarbeiter sind ständig auf der Suche nach Verbesserung in der Unternehmenskommunikation. So stellt sich oft die Frage, ob es besser ist eine Mail zu schreiben oder doch zu telefonieren.

Auf diese Frage können wir pauschal leider keine Antwort geben. Viele Mitarbeiter bevorzugen die Mail eher, da sie anonymer ist. Dennoch ist in vielen Fällen ein Anruf sinnvoller, da man mit einem Anruf Probleme sofort lösen kann, anstatt sich ständig gegenseitig E-Mails zuzuschicken.

Worauf sollen kleine und mittelständische Unternehmen also bei Telefongesprächen achten? Dazu haben eine Reihe von Artikeln für Sie ausgewertet. Zum Beispiel diesen Artikel veröffentlicht bei „die Welt“ und diesen Artikel von der Süddeutschen Zeitung.

Wir haben die 3 besten Tipps der Profis ausgewählt, die enorm helfen können, ein Telefonat mit dem größtmöglichen Erfolg zu bewältigen.

3 Tipps für ihr Telefongespräch

Beim ersten Tipp geht es um die Eröffnung eines Gesprächs. Laut Izabela Szumska (Wordbridge-Academy Telefontrainerin) sollte sich der Anrufer zuerst kurz und verständlich vorstellen und zweitens fragen, ob der richtige Ansprechpartner am Telefon ist. Schließlich ist im dritten Schritt das Ziel, möglichst schnell in den Dialog zu kommen.

Der zweite Tipp kommt von Silke Volkmann, welche als Stimmtrainerin arbeitet und bezieht sich auf die Stimme bzw. Stimme des Gesprächspartners. Demnach macht bei einem Telefonat der Stimmklang 83% aus und die Worte nur 17%. Nimmt man dies zu Herzen, gilt es, dass man den Gesprächspartner analysiert, um zu erfahren, in welcher Lage er sich gerade befindet. Diese Analysetechnik verwendet man im Gespräch, um damit Vertrauen zu schaffen.

Der dritte Tipp kommt von Lisa Kaiser (Vorsitzende der Knigge Gesellschaft) und handelt davon, wie man ein Gespräch erfolgreich beendet. Der größte Unterschied zwischen Mail und Telefon ist, dass bei der Mail alles schriftlich festgehalten und nichts vergessen wird. Dies kann man auch bei einem Telefongespräch beachten, in dem man am Ende eines Telefonats mündlich zusammenfasst und anschließend per Mail dem Gesprächspartner zuschickt, und um eine Bestätigung der besprochenen Inhalte bittet.

Falls Ihr Unternehmen noch mehr Tipps haben möchte oder sie allgemein Ihre Unternehmenskommunikation verbessern wollen, freuen wir uns sehr über einen Kommentar von ihnen.

Weitere Informationen über die richtige Cloud-Telefonanlage sehen Sie hier.

Quelle: Oben verlinkte Artikel von Welt und Süddeutsche Zeitung