Gerade in der heutigen Zeit ist es wichtig, auch wegen Homeoffice eine effektive interne Unternehmenskommunikation aufzubauen. Neben Einzelgesprächen unter Mitarbeitern oder mit Kunden müssen auch Meetings geführt werden.
Dafür werden heute besonders oft Videokonferenzen genutzt. Wer allerdings bereits an Videokonferenzen teilgenommen hat, weiß, dass es einige Gründe gibt, warum diese nicht immer die beste Lösung sind.
In diesem Artikel wird dargelegt, welche Probleme bei Videokonferenzen häufig auftreten und warum es sinnvolle Alternativen gibt, die in der VoIP-Telefonanlage für ein KMU bereits beinhaltet sind.
<2>Technische Schwierigkeiten
Erfahrene Videokonferenzen-Teilnehmer kennen das Problem zu genüge. Das Bild stockt, der Ton bricht ab, die Gesprächspartner fallen sich aufgrund der zeitlichen Verzögerung unbeabsichtigt gegenseitig ins Wort, oder die gesamte Konferenz stürzt ab. Dies hat zum Teil mit der verwendeten Soft- und Hardware zu tun, hängt aber auch mit der verfügbaren Bandbreite und dem Grundkonzept der Videokonferenz zusammen. Videokonferenzen schicken Echtzeitvideo in zwei Richtungen zwischen zahlreichen Teilnehmern hin und her; Eine gewisse Latenz ist allein wegen der Datenmenge nicht zu vermeiden. Die Tatsache, dass Videokonferenzen oft auch mit Homeoffice-Mitarbeitern geführt werden, deren privater Internetanschluss in der Regel nicht auf demselben Niveau sind wie Anschlüsse von Unternehmen, verschlechtert diese Lage.
Dauerhaft im Bild – Warum das nicht immer gut ist
Nachdem Homeoffice und Videokonferenzen gerade besonders prominente Themen sind, kennt jeder mittlerweile einige Geschichten von Videokonferenzpannen und -peinlichkeiten. Es kann, auch trotz entsprechender Planung, leicht passieren, dass im Hintergrund ablenkende Haushaltsmitglieder auftauchen oder sonstige ungeplante Geschehnisse die Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Dies kann die Effizienz von Konferenzen beeinträchtigen oder sogar unprofessionell wirken. Bei persönlichen Meetings oder Telefonkonferenzen hingegen ist man nicht dauerhaft “auf dem Präsentierteller”. Hinzukommt, dass es auch bei einem ruhigen Bildhintergrund Dinge gibt, auf die man im Gegensatz zu anderen Formaten bei einer Videokonferenz beachten muss (zum Beispiel der richtige Kamerawinkel oder die Beleuchtung, stummschalten wenn man nicht gerade spricht, usw.). Das kann Zeit und Energie kosten, die besser genutzt werden können.
Muss man wirklich jeden Teilnehmer sehen können?
Neben den tatsächlich auftretenden Störungen und Problemen kann man auch einen Schritt zurück machen, das große Ganze betrachten und die Sinnfrage stellen. (Warum) ist es nötig, alle Teilnehmer eines Gesprächs in einem kleinen Rechteck am Bildschirm nebeneinander zu sehen? Von Einzelgesprächen, Präsentationen und geteilten Bildschirmen abgesehen, ist gerade bei Gesprächen mit mehreren Teilnehmern kein Mehrwert durch die visuelle Information vorhanden (vorausgesetzt, es ist ein moderiertes System zu Wortmeldungen eingerichtet).
effektive Organisation – das richtige Tool zur richtigen Zeit
Diese drei Punkte zusammen lassen sich auch in Studien über Kommunikation und Nutzung von Kommunikationslösungen im Unternehmen finden. Die wichtigen Erkenntnisse für Sie als Leiter eines KMUs werden zusammengefasst. Der erste Punkt ist Verfügbarkeit im Kontext.
Der Schlüssel ist im Userverhalten zu finden. Wenn der User bzw. Mitarbeiter Zeit hat, und die Konferenz geplant ist, kann eine Videokonferenz die erste Wahl sein. Wenn dies aber nicht der Fall ist, ist des Mittel, das aus Zeitgründen genutzt wird das Telefon.
Der zweite Schlüssel ist, dass Sie als KMU die Effizienz durch den Kontext bestimmen können. Videokonferenzen führen zu visuellen Hilfsmitteln, um die eigene Kommunikation zu unterstützen. Das kann sinnvoll sein, es kann aber auch nicht. Die Technologie Telefonkonferenz als Medium, lässt dies wegfallen. Mit den richtigen Vorgaben lässt sich also die Effizienz erhöhen.
Das klingt erst einmal doppelt gemoppelt, ist aber Realität. So zeigen viele Untersuchungen, dass Kommunikationstechnologien additiv genutzt werden, nicht alternativ. Durch gute Vorgaben in der Firmenkommunikation erfolgt das effizient.
Welche Alternativen bieten sich an?
Der klare Gewinner ist das Telefongespräch und die Telefonkonferenz. Natürlich kommt es auf die Umstände an. Wenn, wie jetzt gerade, persönliche Meetings als Möglichkeit wegfallen, bleibt nur die Telefonkonferenz. Die Vorteile sind: durch den geringeren Datenfluss kommt es zu weniger Latenz, Störungen und Ausfällen, dazu fällt der Aufwand weg, sich ein visuell ruhiges Umfeld zu suchen und vorzubereiten. Am einfachsten lassen sich Telefonkonferenzen über Telefonanlagen einrichten. Moderne Telefonanlagen ermöglichen trotzdem zugleich eine digitale Anbindung. VoIPstudio, die Cloud-Telefonanlage für Unternehmen, erlaubt das einfache Einrichten von Telefonkonferenzen, sowie die Anbindung von CRM-Lösungen und Bildschirmteilen. Durch die Cloud-Technologie ist VoIPstudio nicht nur eine Telefonanlage im Büro, sondern ist auch nahtlos im Homeoffice und mobil nutzbar.
