Der Alltag in Versicherungsbüros ist geprägt von einem hohen Arbeitsvolumen und häufigem Kundenkontakt. Egal, ob Makler sich auf einen Anbieter oder Bereich spezialisieren oder die angebotenen Versicherungen breit gefächert sind, kommen bestimmte Tätigkeiten in praktisch allen Versicherungsbüros vor. Da viel vom erfolgreichen Kundenkontakt abhängt, und Kunden am zufriedensten mit einem echten Ansprechpartner anstatt eines Online-Formulars oder einem interaktiven Anrufbeantworter sind, können Versicherungsvertreter von einer professionellen Telefonanlage stark profitieren.
Vor allem für wichtige Kunden ist der Kundenkontakt am Telefon unablässig. Bei mehreren Stunden Telefongesprächen am Tag ist Telekommunikation für Versicherungsmakler sowohl unabdingbar für effektive Arbeit, sondern auch ein potenziell hoher Kostenfaktor. Daher kann die Betrachtung von Telefonanlagen helfen, das Potenzial von Kosteneinsparungen und Effektivitätssteigerungen abzuschätzen. In diesem Artikel werden speziell die Bereiche und Tätigkeiten von Versicherungsvertretern betrachtet, die durch professionelle Telefonsysteme verbessert werden können.
Kundengespräche, Terminvereinbarungen und Organisation
Bei Versicherungsbüros ist Kundenkontakt das A und O. Trotz neuer Kommunikationstechnologien schätzen Kunden den persönlichen Kontakt und Gesprächspartner aus Fleisch und Blut. Für die Terminvereinbarung von persönlichen Kundengesprächen ist je nach Firmenstruktur möglicherweise ein Mitarbeiter direkt zuständig; und genau hier kann eine gute Telefonanlage besonders wichtig und hilfreich sein. Telefongespräche sollten eine verlässliche Verbindung haben und zudem möglichst kostengünstig sein. VoIPstudio bietet hierfür ein Verbindungsnetz über mehrere Rechenzentren an, welches in den meisten Fällen auch niedrigere Gesprächstarife als herkömmliche Telefonnetze berechnet.
Zur ordentlichen Terminierung ist neben einer funktionstüchtigen Telefonverbindung auch ein Überblick über bestehende und neue Kunden notwendig, ebenso wie über bereits vereinbarte Termine. Hochwertige Telefonanlagen besitzen eine Anbindung an digitale CRM-Systeme (Customer Relationship Management), also Plattformen und Anwendungen, mit denen Kunden- und Kontaktinformationen zentral und dezentral verwaltet und eingesehen werden können.
Dokumentation für Vertragsabschlüsse
Für Versicherungsmakler ein Schlüsselmoment: Der Vertragsabschluss. Dieser wird natürlich schriftlich festgehalten, kann aber durch eine Funktion von Telefonanlagen bedeutend erleichtert werden. Obwohl diese Funktion in der Regel für Qualitätssicherung genutzt wird, kann die (angekündigte und transparente) Aufnahme von Telefongesprächen die Dokumentation für Vertragsabschlüsse beschleunigen und erleichtern. Moderne Telefonanlagen besitzen eine integrierte und einfach nutzbare Aufnahmefunktion; in Kombination mit Voice-To-Text-Anwendungen können vereinbarte Vertragskonditionen schnell zu Papier gebracht werden.
Eine professionelle Telefonanlage kann Versicherungsbüros entlasten
Ob bei Kundengesprächen, Terminvereinbarungen oder Vertragsvereinbarungen: Im Alltag von Versicherungsbüros finden sich zahlreiche Tätigkeiten, die durch entsprechende Funktionen von modernen Telefonanlagen beschleunigt, erleichtert oder günstiger werden.
Eine Telefonanlage, die diese und viele weitere Funktionen und Nutzen besitzt, ist das gehostete digitale Telefonsystem von VoIPstudio.
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