Der Alltag von Personalberatern ist geprägt von einem hohen Arbeitsvolumen und häufigem Kundenkontakt. Da der Wert von Personalberatung darin besteht, die passenden Arbeitgeber und -nehmer zusammenzubringen, wird ein Großteil des Tages mit Kunden- und Bewerberkontakt verbracht. Es hängt viel vom erfolgreichen Kundenkontakt ab, und Firmen und Bewerber benötigen einen echten Ansprechpartner anstatt eines Online-Formulars oder eines interaktiven Anrufbeantworters. Bei potenziell mehreren Stunden Telefongesprächen am Tag ist Telekommunikation für Personalberater sowohl unabdingbar für effektive Arbeit, als auch ein potenziell hoher Kostenfaktor. Daher kann die Betrachtung von (VoIP)-Telefonanlagen helfen, das Potenzial von Kosteneinsparungen und Effektivitätssteigerungen abzuschätzen. In diesem Artikel werden speziell die Bereiche und Tätigkeiten von Personalberatern betrachtet, die durch professionelle Telefonsysteme verbessert werden können.
Kundengespräche, Terminvereinbarungen und Organisation
Bei Personalbüros ist Kundenkontakt das A und O. Trotz neuer Kommunikationstechnologien schätzen Kunden den persönlichen Kontakt und Gesprächspartner aus Fleisch und Blut. Für die Terminvereinbarung von persönlichen Gesprächen ist je nach Firmenstruktur möglicherweise ein Mitarbeiter direkt zuständig; und genau hier kann eine gute Telefonanlage besonders wichtig und hilfreich sein. Telefongespräche sollten eine verlässliche Verbindung haben und zudem möglichst kostengünstig sein. VoIPstudio bietet hierfür ein Verbindungsnetz über mehrere Rechenzentren an, welches in den meisten Fällen auch niedrigere Gesprächstarife als herkömmliche Telefonnetze berechnet.
Zur ordentlichen Terminierung ist neben einer funktionstüchtigen Telefonverbindung auch ein Überblick über bestehende und neue Kunden notwendig, ebenso wie über bereits vereinbarte Termine. Eine hochwertige (VoIP-)Telefonanlage besitzen eine Anbindung an digitale CRM-Systeme (Customer Relationship Management), also Plattformen und Anwendungen, mit denen Kunden- und Kontaktinformationen zentral und dezentral verwaltet und eingesehen werden können.
Telefonkonferenzen leichter einrichten und führen
Wenn passende Bewerber für Kundenfirmen gefunden wurden, besteht neben persönlichen Gesprächen auch die Möglichkeit erster telefonischer Gespräche zum Kennenlernen. Personalberater können solche Gespräche auch moderieren und organisieren. Eine unverzichtbare Funktion ist deswegen die Telefonkonferenz. Telefonanlagen können dabei helfen, Telefonkonferenzen leichter und übersichtlicher einzurichten, zu verwalten und zu führen.
Dokumentation von Firmen- und Bewerberbedürfnissen
Es ist für Personalberater sehr wichtig, die Bedürfnisse von Bewerbern und Kundenfirmen zu kennen, um wertvolle und langfristige Arbeitsverhältnisse entwickeln zu können. Die Dokumentation dieser Bedürfnisse findet in der Regel durch Notizen statt, kann aber durch eine Funktion von Telefonanlagen bedeutend erleichtert werden. Obwohl diese Funktion in der Regel für Qualitätssicherung genutzt wird, kann die (angekündigte und transparente) Aufnahme von Telefongesprächen die Dokumentation beschleunigen und erleichtern. Moderne Telefonanlagen besitzen eine integrierte und einfach nutzbare Aufnahmefunktion; in Kombination mit Voice-To-Text-Anwendungen können vereinbarte Vertragskonditionen schnell zu Papier gebracht werden.
Eine professionelle Telefonanlage kann Personalberatungen entlasten
Ob bei Kundengesprächen, Terminvereinbarungen oder Vertragsvereinbarungen: Im Alltag von Personalbüros finden sich zahlreiche Tätigkeiten, die durch entsprechende Funktionen von modernen Telefonanlagen beschleunigt, erleichtert oder günstiger werden.
Eine Telefonanlage, die diese und viele weitere Funktionen und Nutzen besitzt, ist das gehostete digitale Telefonsystem von VoIPstudio.
