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So richten Sie eine Rufumleitung von Ihrem Büro-Festnetztelefon ein

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Vor einiger Zeit war ein Festnetzanschluss und die dazugehörige Nummer eine Voraussetzung für jedes Unternehmen. Im Jahr 2021 jedoch werden Unternehmen das Festnetz los und nutzen internetbasierte Technologiesysteme für ihre Kommunikationsbedürfnisse. Einer der Vorteile der Nutzung eines VoIP-Telefondienstes ist, dass Sie eine geschäftliche Telefonnummer erhalten können, ohne einen Festnetzanschluss zu warten.

Doch nicht wenige Unternehmen behalten aus verschiedenen Gründen einen Festnetzanschluss. Diese haben vielleicht ein Alarmsystem oder andere Unternehmenstechnologien, die auf Festnetzanschlüsse angewiesen sind. Sie bevorzugen vielleicht die Privatsphäre und Sicherheit von Festnetzanschlüssen oder benötigen sogar einen, um Vorschriften einzuhalten. 

Warum brauchen Sie eine Anrufweiterleitung?

Unabhängig davon, ob Sie einen Festnetzanschluss haben oder nicht, haben die meisten Unternehmen in bestimmten Situationen die Notwendigkeit, eine Anrufweiterleitung einzurichten:

Wenn Mitarbeiter nicht im Büro sind

Wenige Büros folgen dem traditionellen Modell, dass jeder um 9 Uhr zur Arbeit kommt, bis 17 Uhr bleibt und dann nach Hause geht. Sie haben Vertriebsmitarbeiter und Agenten, die häufig unterwegs sind, Sie haben vielleicht Führungskräfte, die zu mehreren Büros reisen müssen, und viele andere Mitarbeiter, die entweder teilweise oder ganz im Homeoffice arbeiten. 

Selbst in Büros, in denen die Mitarbeiter jeden Tag zur Arbeit kommen müssen, hat die aktuelle Pandemie die meisten Mitarbeiter gezwungen, eine Zeit lang vom Homeoffice aus zu arbeiten. Wie nehmen Sie also Geschäftsanrufe entgegen, wenn Sie das Telefon am Schreibtisch nicht abnehmen können? Die Antwort lautet Anrufweiterleitung

Wenn Kunden für den Verkauf oder Service anrufen

Anrufweiterleitungen sind praktisch für den Vertrieb, den Kundendienst oder den technischen Support. Kunden, die anrufen, wollen nicht mit einer bestimmten Person sprechen. Sie wollen mit jedem in der Abteilung sprechen, der ihnen helfen kann. Wenn einer oder mehrere Ihrer Mitarbeiter im Urlaub oder aus anderen Gründen nicht im Büro sind, kann eine Anrufweiterleitung helfen. Anstatt Kunden an die Voicemail zu schicken, können Sie Anrufe an eine andere Person weiterleiten, die dem Kunden helfen kann.

Wenn Mitarbeiter mehrere Geräte haben

In den letzten Jahren haben Unternehmen die Notwendigkeit erkannt, dass Mitarbeiter mehrere Geräte haben. Der durchschnittliche Büroangestellte hat vielleicht einen Desktop bei der Arbeit, einen Laptop für unterwegs, ein Tischtelefon mit einer geschäftlichen Nummer und ein persönliches mobiles Gerät, mit dem dieser geschäftliche Anrufe entgegennimmt, oder eine Kombination der oben genannten Geräte. Wenn ein Anruf erhalten wird, brauchen Mitarbeiter die Möglichkeit, Anrufe auf dem nächstgelegenen verfügbaren Gerät anzunehmen, anstatt zu dessen Telefon laufen zu müssen. Dies entspricht zwar nicht der technischen Definition von Anrufweiterleitung, aber Sie benötigen dennoch eine Möglichkeit, Anrufe für einen Mitarbeiter an ein bestimmtes Gerät weiterzuleiten.

Es gibt viele Möglichkeiten, Anrufe von Ihrem Bürotelefon weiterzuleiten. Welche Sie wählen, hängt von der Größe Ihres Unternehmens, dem Kommunikationssystem, den Kosten für die Einrichtung und den nötigten Funktionen ab.

Anrufe vom Festnetz auf ein Mobiltelefon weiterleiten

Die einfachste Möglichkeit, eine Anrufweiterleitung einzurichten, ist die Verwendung einer Sterntaste, meist *72 oder *92. Sie ermöglicht eine automatische Rufumleitung zu einer Nummer, die Sie zuvor dem System mitgeteilt haben. Es geht schnell, ist einfach und – vielleicht am wichtigsten – kostenlos. Es gibt keine Einstellungen, mit denen Sie sich herumschlagen müssen, und es ist automatisch, so dass Sie sicher sein können, dass die Rufumleitung funktioniert.

Es gibt allerdings auch Nachteile. Sie müssen die Rufumleitung manuell ausschalten. Wenn Sie das vergessen, werden Sie an den Wochenenden oder im Urlaub von geschäftlichen Anrufen gestört. Es ist geeignet, wenn Sie ein Ein-Personen-Unternehmen sind, aber in dem Moment, in dem Sie einen weiteren Mitarbeiter hinzufügen, wird diese Option nicht mehr funktionieren.

Anrufweiterleitungs-Apps

Es gibt eine ganze Reihe von Apps, mit denen Sie Anrufe von Ihrem Bürotelefon weiterleiten können. Es könnte Ihnen schwer fallen, sich für eine der vielen Möglichkeiten zu entscheiden, aber auch hier gilt: Sie sind einfach einzurichten und zu verwenden. Sie können die Rufumleitung für alle Anrufe oder nur für ausgewählte Anrufe über Schnellzugriffe einschalten.

Auf der Liste der Nachteile sind diese Apps auf den Verbrauchermarkt oder Solo-Unternehmer ausgerichtet. Sie erhalten keine Service-Garantien, keinen dedizierten Support und keine anderen Business-Funktionen. Leider sind diese auch in Bezug auf die Plattform eingeschränkt. Sie werden nicht viele Apps finden, die auf Windows-Laptops, Smartphones wie Android und iOS sowie Linux/Mac, etc. funktionieren. 

Anrufweiterleitung für Unternehmen

Wenn Sie ein kleines bis mittleres Unternehmen besitzen oder leiten, sollten Sie sich Business-Anrufweiterleitungs-Apps oder -Dienste ansehen. Diese Dienste richten sich an das Unternehmenssegment und bieten Kernfunktionen für Unternehmen. Wenn Sie zum Beispiel noch ein traditionelles PBX-System und Festnetzanschlüsse verwenden, wird Ihr Telefonanbieter Anrufweiterleitungsfunktionen im Basispaket oder als Upgrade anbieten. Dies erlaubt Ihnen eine feinere Kontrolle über die Funktion, wie z.B. wann, wie und sogar wer diese nutzen kann. 

Aber seien wir mal ehrlich, die meisten Unternehmen nutzen nicht mehr das traditionelle Festnetz. Die überwiegende Mehrheit hat auf VoIP-Dienste umgestellt, entweder durch einen speziellen Anbieter oder durch die Verwendung einer eigenen Vor-Ort-Einrichtung. Welche Möglichkeiten der Anrufweiterleitung können Sie also mit VoIP nutzen?

VoIP-Anrufweiterleitung

Die Funktionen und Einstellungen für die Anrufweiterleitung in VoIP-Telefonanlagen sind besser als Ihre durchschnittlichen Festnetzoptionen. Tatsächlich gibt es mehrere Varianten der grundlegenden Anrufweiterleitungsfunktion, die für bestimmte Situationen maßgeschneidert sind. Schauen wir sie uns nacheinander an.

Anruf- und Textweiterleitung

Die einfache Anrufweiterleitung funktioniert so, wie Sie es bei VoIP-Diensten erwarten. Sie können diese Funktion aus der Ferne aktivieren oder deaktivieren und die Funktion ist einfach zu bedienen. Die VoIP-Anrufweiterleitung bietet jedoch eine umfangreiche Steuerung durch Richtlinien und Zeitpläne. 

Sie können zum Beispiel alle Anrufe oder nur selektive aus einer bestimmten Vorwahl weiterleiten. Sie können Anrufe nur dann umleiten, wenn die Leitung besetzt ist oder wenn das Telefon auf “Nicht stören” eingestellt ist. Außerdem können Sie festlegen, dass Anrufe nur weitergeleitet werden, wenn keine Antwort erfolgt, wenn die Nebenstelle nicht erreichbar ist oder wenn außerhalb bestimmter Geschäftszeiten angerufen wird.

Sie können Anrufe an ein mobiles Gerät, gebührenfreie Nummern und sogar internationale Nummern weiterleiten. Sie möchten auch Textnachrichten weiterleiten? Auch das ist möglich! Normalerweise gibt es ein Limit für die Anzahl der Nummern, an die Sie Anrufe weiterleiten können, z. B. 10 oder 15. Aber nur wenige Unternehmen benötigen mehr Optionen als das.

ACD-Warteschlangen

Dies ist eine spezielle Art der Anrufweiterleitung, die ideal ist für Teams wie:

  • Vertrieb
  • Technische Unterstützung
  • Kundenservice

Es ist gut für Situationen, in denen Kunden den Support anrufen. Es ist Kunden eigentlich egal, mit wem diese sprechen, solange die Person ihnen hilft. Anstatt eine Anrufweiterleitung zu verwenden, können Sie die eingebauten Funktionen von Warteschlangen für die automatische Anrufverteilung (ACD) nutzen. Manager können Einstellungen aktivieren, so dass Anrufe nach vorher festgelegten Regeln an den nächsten verfügbaren Agenten weitergeleitet werden. 

Diese Funktion ermöglicht es Ihrem Unternehmen, alle Anrufe umgehend zu beantworten, ohne einen Kunden auf die Voicemail zu schicken oder zu hoffen, dass er Sie zurückruft. Es hilft Ihnen, einen gleichbleibenden Service zu bieten, auch wenn Mitarbeiter eine Pause machen, in den Urlaub fahren usw., da immer jemand am Telefon ist.

Geräteübergreifendes Klingeln

Diese Funktion richtet sich eher an Personen, die:

  • bei der Arbeit mit mehreren Geräten jonglieren
  • Über den Tag oder die Woche verteilt an verschiedenen Orten arbeiten
  • Teil- oder Vollzeit von zu Hause aus arbeiten
  • Häufig auf Reisen, aber trotzdem in Kontakt mit Kunden bleiben

Es ist das Gegenteil von ACD-Warteschlangen, wo der Anrufer nicht nach einer bestimmten Person im Unternehmen sucht. Hier sind Kunden fast immer daran interessiert, mit einer bestimmten Person zu sprechen, z. B. einem Kundenbetreuer, einem Manager oder einem anderen Ansprechpartner für Geschäftsvorgänge. Wenn sie mit Manager A sprechen wollen, wollen sie nicht stattdessen an Manager B geleitet werden.

Multi-Device-Ring ermöglicht es Benutzern, mehrere Geräte zu ihrer Arbeitsnummer hinzuzufügen. Dann können diese Regeln festlegen, wie und wann jeder Anruf die Geräte klingeln lassen soll. Eine Möglichkeit ist, es so einzustellen, dass jeder Anruf gleichzeitig auf allen verbundenen Geräten klingelt. Dies ist in Situationen nützlich, in denen der Benutzer nicht weiß, wo er sich aufhält oder welches Gerät am ehesten zu verwenden ist. 

Eine weitere Option ist die Einstellung, dass bei eingehenden Anrufen jedes Gerät der Reihe nach klingelt und aufhört, wenn der Benutzer den Anruf entgegennimmt. Diese Option ist praktisch, wenn der Benutzer eine Priorität für bestimmte Geräte hat. Sie möchten vielleicht, dass eingehende Anrufe zuerst das persönliche Mobiltelefon klingeln lassen, dann das Bürotelefon und dann den Laptop. 

Das Beste an der VoIP-Anrufweiterleitung ist, dass diese zwar kompliziert aussieht, aber einfach einzurichten und zu verwenden ist. Sie können Funktionen aus der Ferne aktivieren oder deaktivieren, Einstellungen im Außendienst ändern und sogar von unterwegs auf Ihr Dashboard zugreifen. Sie können die Gesamtkontrolle auf Administratoren beschränken, während Sie den Benutzern erlauben, persönliche Einstellungen zu ändern. 

Wenn Sie bereits einen gehosteten VoIP-Dienst nutzen oder einen Wechsel in Erwägung ziehen, sollten Sie sich die Funktionen zur Anrufweiterleitung ansehen. Bei einigen Anbietern sind grundlegende Rufumleitungen und Multi-Device-Ring als Teil des Basisplans enthalten. Andere bieten diese als Teil eines Upgrades an. Unabhängig von den Preisoptionen kann die Anrufweiterleitung Ihrem Unternehmen helfen, einen hervorragenden Kundenservice zu bieten. Zögern Sie also nicht, die Möglichkeiten zu erkunden, die sich dadurch eröffnen! Sehen Sie sich die Funktionen bei VoIPstudio an.

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