Jedes Unternehmen – egal wie groß oder klein – wird irgendwann ein Unternehmenstelefonsystem benötigen, um seine Anforderungen zu erfüllen. Unabhängig davon, ob Sie Dutzende von Mitarbeitern oder Tausende von Kunden haben, reicht hier ein Dienstleister für Verbraucher einfach nicht aus. Geschäftstelefonsysteme verfügen über viele Funktionen, die primär für Unternehmen sind, als für Einzelpersonen.
Leider können Sie bei herkömmlichen Telefonsystemenen nicht die nützlichsten Funktionen, die den Anforderungen Ihres Geschäfts entsprechen, auswählen. Es ist alles oder nichts. Sie zahlen entweder für jede Funktion (von der mehr als die Hälfte für Ihre speziellen Geschäftsanforderungen unbrauchbar ist) oder entscheiden sich für die Verwendung von Ad-hoc-Tools. Schlimmer ist, dass die Funktionen, die Sie erhalten, durch die Technologie stark eingeschränkt werden.
Entscheidende Funktionen der VoIP-Telefonanlage.
Es ist Zeit, sich Fakten zu stellen – herkömmliche PBX-Systeme sind veraltet und bieten den meisten Geschäftsanwendern nur sehr wenig. Dies ist einer der vielen Gründe, warum die VoIP-Technologie so schnell so beliebt geworden ist. Diese Telefonsysteme bieten so viel mehr als das Weiterleiten von Anrufen oder das Halten von Kunden in der Warteschleife mit guter Musik. Wie können moderne Funktionen von Bürotelefonsystemen, wie Sie in einer Cloud-VoIP-Telefonanlage integriert sind, zu dem Erfolg Ihres Unternehmens beitragen?
Lesen Sie weiter, um 12 Funktionen des Office-Telefonsystems kennenzulernen, die mit VoIPstudio verfügbar sind.
Empfangskonsole
Die Empfangskonsole ist für Organisationen gedacht, die über eine “Empfangsdame”, also eine Rezeption, verfügen, um eine große Anzahl von Anrufen zu bearbeiten. Die Konsole kann eine Hardwareeinheit sein, ist jedoch meistens softwarebasiert und unterstützt viele SIP-Telefone. Die meisten Konsolen sind für die Verwendung mit einem Headset vorgesehen, um Empfangsmitarbeitern das Weiterleiten oder Weiterleiten von Anrufen zu erleichtern.
Die Empfangskonsole minimiert die Zeit, die der Benutzer für einen Anruf benötigt. Sie verfügen über verschiedene Tools, mit denen Empfangsmitarbeiter ihre Arbeit effizient ausführen können. Während ältere Empfangskonsolen teuer waren und daher nur von großen Unternehmen verwendet wurden, bietet VoIPstudio diese Funktion für alle Kunden. Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens können Ihre Mitarbeiter und Kunden von der Empfangskonsole profitieren.
Telefonkonferenz
Telefonkonferenzen sind für Geschäftsanwender keine Neuigkeit. Neu bei Konferenzgesprächen in VoIPstudio ist jedoch, wie schnell und einfach die Verwendung ist. Geschäftsbenutzer können virtuelle Besprechungen anstelle persönlicher Statusaktualisierungen planen. Diese Funktion allein kann Ihrem Unternehmen helfen, jedes Jahr Tausende von Euro zu sparen. Ganz zu schweigen von der Zeit, die Ihre Mitarbeiter beim Reisen sparen können.
Telefonkonferenzen können während einer Katastrophe eine wichtige Funktion sein, insbesondere wenn Mitarbeiter von zu Hause oder aus der Ferne arbeiten müssen. Benutzer können einen Audioanruf in Video umwandeln und umgekehrt. Sie können auch Teilnehmer hinzufügen oder entfernen, je nach Ihren Anforderungen. Alles funktioniert sofort, ohne dass neue Software oder teure Kameras erforderlich sind.
Voicemail
Voicemail ist eine weitere Funktion des Bürotelefonsystems der alten Schule, die in VoIPstudio modernisiert wird. Mit dem Feature “Visual Voicemail” können Benutzer Anrufbeantworter-Nachrichten in Textform direkt in ihrem E-Mail-Posteingang abrufen. Mitarbeiter können schnell auf Kundenanfragen reagieren, ohne zuerst eine Nummer zu wählen und Nachrichten z.B. in einem lauten Raum abhören zu müssen.
Wenn Sie visuelle Voicemail mit automatischer Transkription kombinieren, haben Sie eine leistungsstarke Funktion für Ihre Benutzer. Dieses Update bringt Voicemail zusammen mit neueren digitalen Tools wie E-Mail und Instant Messaging ins 21. Jahrhundert.
Aufzeichnung von Telefongesprächen
Unternehmen zeichnen Anrufe aus mehreren Gründen auf. Von der Qualitätssicherung über die Schulung bis hin zu neuen Mitarbeitern ist die Aufzeichnung bestimmter oder aller Anrufe fast eine Notwendigkeit. Tatsächlich sind viele Unternehmen in Branchen tätig, in denen die Anrufaufzeichnung gesetzlich vorgeschrieben ist. Sowohl die DSGVO als auch die MiFID II haben Anrufaufzeichnungsbestimmungen, z. B. welche Anrufe aufgezeichnet werden sollen und wie lange die Aufzeichnungen gespeichert werden sollen. VoIPstudio ermöglicht auf einfache Weise die Aufzeichnung von Anrufen für Ihr Unternehmen. Aber auch die Verwaltung, das Speicher und und das Löschen.
IVR
Erinnern Sie sich an das letzte Mal, als Sie eine große Firma angerufen haben? Wahrscheinlich sind Sie in einem Menü gelandet, in dem eine aufgezeichnete Nachricht zu hören war, in der Sie aufgefordert wurden, die am besten geeignete Option auszuwählen (drücken Sie 1 für den Verkauf, 2 für den Support usw.). Diese Funktion wird als interaktive Sprachantwort (IVR) bezeichnet. Diese nützliche Funktion konnten sich bis jetzt nicht viele kleine Unternehmen in einem herkömmlichen Telefonsystem leisten.
VoIPstudio bietet diese professionelle Funktion allen Geschäftskunden. Unternehmen können diese Funktion nutzen, um einen guten ersten Eindruck bei den Kunden zu hinterlassen und ein Gefühl der Professionalität zu vermitteln. Bieten Sie Ihren Kunden erstklassigen Service, auch wenn Ihnen die Ressourcen eines großen Büros fehlen.
Virtuelle Rufnummern
Was genau sind virtuelle Rufnummern? Bei herkömmlichen Festnetztelefonen sind Telefonnummern mit einer physischen Adresse verbunden. Benutzer können ihre Telefonnummern beim Umzug nicht wirklich mitnehmen. Virtuelle Nummern sind dagegen nicht geografisch beschränkt. Benutzer können Nummern mit einer von Ihnen gewünschten Vorwahl kaufen und verwenden, unabhängig von Ihrem tatsächlichen Standort. Dies bietet eine Reihe von Vorteilen neben dem Umzug. So können z.B. kleine Unternehmen dank der VoIP-Telefonalage lokale Rufnummern in jedem Land schalten, in das sie online verkaufen, und so einen guten Kundensupport anbieten. Dies wird dank Internet und dem europäischen Binnenmarkt immer wichtiger.
VoIPstudio bietet virtuelle Nummern mit Vorwahlen aus verschiedenen Ländern an. Unternehmen können diese Nummern auf verschiedene Arten verwenden. Starten Sie Marktforschung oder sogar Operationen in einem neuen Land, auch wenn Sie dort noch kein Büro haben. Sie können lokale Nummern verwenden, um Kunden anzuzeigen, dass Sie nicht weit entfernt sind, auch wenn sich Ihr physisches Büro befindet. Einige Unternehmen verwenden sogar virtuelle Nummern, um mehrere Werbekampagnen zu schalten und festzustellen, welche bessere Renditen bietet. Auf diese Weise können Sie klar erkennen, welche Kampagne bei der Generierung neuer Leads besser abschneidet.
Ringgruppen
Ringgruppen sind ein weiteres interessantes Feature von VoIPstudio. Unternehmen können Ringgruppen basierend auf Abteilungen, Projekten oder sogar Ad-hoc-Teams erstellen. Ringgruppen sind eine großartige Möglichkeit, eingehende Anrufe auf eine bestimmte Gruppe zu verteilen.
Was können Sie mit dieser Funktion tun? Sie können sicherstellen, dass jeder Agent im Büro eine faire Chance auf neue Leads erhält. Oder stellen Sie sicher, dass eingehende Supportanrufe auf alle Kundendienstmitarbeiter verteilt werden.
VoIPstudio-Ringgruppen sind sehr flexibel. Sie können Einstellungen wie die Reihenfolge, in der Geräte klingeln, die Dauer des Klingelns für jedes Gerät, die Anzahl der Geräte in der Gruppe und die Vorgehensweise bei einem Anruf ändern, wenn keine Antwort erfolgt.
Kontaktverzeichnis
VoIPstudio bietet ein integriertes Kontaktverzeichnis, das automatisch aktualisiert wird. Es enthält weit mehr Informationen als ein herkömmliches System. Unternehmensorganisationen können Mitarbeitern erlauben, ihre Nummern mitzunehmen, wenn sie in ein neues Büro umziehen. Das Kontaktverzeichnis bleibt während aller Verschiebungen, Hinzufügungen und Löschungen auf dem neuesten Stand.
ACD-Warteschlangen
ACD-Warteschlangen (Automatic Call Distribution) ähneln Ringgruppen, bieten jedoch Unternehmen mit einem großen Anrufvolumen eine bessere Erfahrung. Dies ist nützlich für die Verteilung von Anrufen innerhalb einer Gruppe und wird häufig von Vertriebs- und Supportmitarbeitern verwendet. Wenn beispielsweise alle Support-Mitarbeiter mit der Bearbeitung von Anfragen beschäftigt sind, wird der nächste Anrufer in eine Warteschlange gestellt. Jeder freie Agent kann dann den Anruf entgegennehmen.
Supervisor können Anrufe in der Warteschlange überwachen und Agenten helfen, wenn sie Probleme mit einem bestimmten Problem haben. Mit Whisper können sie dem Agenten ohne Wissen des Anrufers Tipps geben. Mit Barge können Manager den Anruf jederzeit übernehmen, sodass der Kunde sein Problem nicht wiederholen muss.
konfigurierbare Warteschleifenmusik
Wir haben es alle erlebt. Und kein Wunder, ie meisten Leute mögen es nicht, in der Warteschleife zu warten, besonders wenn die Musik nicht ihrem Geschmack entspricht. Mit VoIPstudio können Kunden benutzerdefinierte Musikclips aufnehmen oder aus verfügbaren Optionen auswählen. Sie können sogar benutzerdefinierte Wiedergabelisten erstellen und verwenden, die auf Ihr Publikum zugeschnitten sind. Zum Beispiel kann sich ein Geschäft, das an Jugendliche verkauft, auf Popmusik konzentrieren. Ein anderer, dessen Publikum ältere Menschen sind, mag es vorziehen, klassische Musikstücke zu verwenden.
Zeitbasiertes Routing
Unternehmen wollten schon immer eine Möglichkeit, Anrufe anhand bestimmter Kriterien weiterzuleiten. Zeitbasiertes Routing ist eine solche erweiterte Option. Mit dieser Funktion können Sie anpassen, wie Ihr Unternehmen Anrufe basierend auf der Tageszeit bearbeitet. Sie können für jedes Ihrer Büros je nach Zeitzone unterschiedliche Regeln festlegen.
Angenommen, ein Kundenanruf kommt am Freitagabend außerhalb der Geschäftszeiten. Normalerweise geht der Anruf an die Voicemail oder der IVR fordert sie auf, zurückzurufen. Sehr oft bedeutet dies, einen entscheidenden Deal zu verpassen. Mit zeitbasiertem Routing können Sie Anrufe an Ihr anderes Büro weiterleiten, das noch arbeitet (da sie sich in einer anderen Zeitzone befinden) und diesen Deal abschließen!
Notruf
Herkömmliche Telefonsysteme bieten Benutzern seit jeher die Möglichkeit, Notdienste zu erreichen. Da die Nummern eine Adresse haben, können Disponenten Personal zur Hilfe schicken, auch wenn der Anrufer keinen Standort angeben kann. VoIP-Telefonsysteme hatten anfangs Probleme, diese Funktion zu erfüllen.
VoIPstudio bietet jedoch einen E911-Zugang. Dies bedeutet, dass Benutzer ihrem Konto eine Adresse hinzufügen können, sodass der Notfallzugriff immer noch einen Anruf entfernt ist. Schützen Sie Ihre Mitarbeiter und beruhigen Sie sich darauf, dass Hilfe in der Nähe ist, egal wo sie sich befinden.
Das Beste am Angebot von VoIpstudio ist, dass wir keine Funktion mit zusätzlichen Gebühren sperren. Es gibt nichts zu entsperren oder zu aktualisieren. Sie können jede Funktion nach Bedarf verwenden. Es besteht keine Notwendigkeit, Pläne zu wechseln oder zusätzliche Gebühren zu zahlen. VoIPstudio ist so viel mehr als ein einfacher Telefondienst. Melden Sie sich noch heute für eine kostenlose 30-Tage-Testversion an und profitieren Sie von den Vorteilen!
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