Merkmale einer MiFID II bereiten Telefonanlage

Die Grenze zwischen Finanzdienstleister und Vermögensverwalter ist oft fließend. Dies bedeutet, dass Finanzdienstleister in einigen Fällen an einem bestimmten Punkt entscheiden auch, als Vermögensverwalter tätig zu sein. Dies bedeutet in der Regel mehr Regulierung.
Nachdem VoIPstudio immer wieder Anfragen zu dem Thema MiFID II und den daraus entstehenden Anforderungen an die Cloud-Telefonanalage bekommt, stellen wir in diesem Artikel wichtige Aspekte der VoIP Telefonanlage für Finanzdienstleister und Vermögensverwalter vor.

Ein wichtiges Service Feature der Telefonanlage für Vermögensverwalter – Aufnahme von Gesprächen

Vielen Finanzdienstleistern ist es wichtig, dass sie die Gespräche mit ihren Kunden aufnehmen können. Dies betrifft zum einen die eingehenden Anrufe im Kundensupport. Hier ist es für Finanzdienstleister ein großes Interesse durch die Aufnahmen auch später Fragen von Kunden zu verstehen und eine gleichmäßige Servicequalität im Support sicherstellen zu können. Dies sollte möglichst einfach und möglichst automatisiert geschehen.
Diese Funktion ist auch für kleine Finanzdienstleister, die nicht die Möglichkeit haben eine teure Inhouse-Telefonanlage zu betreiben, ein wichtiges Feature. Die Anforderungen an den Prozess, den die Anlage beherrschen muss, dazu sind:

Die manuelle Aufnahme von Gesprächen
Eine weitere Anforderung von Finanzdienstleistern und Vermögensverwalter zur Sicherstellung der Servicequalität ist, auch die Aufnahme von ausgehenden Gesprächen. Doch hier soll die VoIP-Telefonanlage die Möglichkeit zulassen die Aufnahme manuell zu starten. Der Grund dafür ist, dass nicht jedes Gespräch, das ausgehend geführt wird, zwangsläufig mit einem Kunden geführt wird.
Auch hier gibt es verschiedene Lösungen. In manchen Telefonanlagen-Lösungen wird die Aufzeichnungsfunktion als eine Art Konferenzschaltung umgesetzt. D. h. das Aufzeichnungsgerät ist ein weiterer Teilnehmer im Telefongespräch in Form einer Konferenz. Doch es geht auch eleganter. Bei VoIPstudio kann die Aufzeichnungsfunktion einfach mit einer Tastenkombination im Telefongespräch ausgelöst werden. Sie müssen ihre Mitarbeiter nur darauf hinweisen, dass am Anfang der Gesprächsaufzeichnung noch einmal alle Teilnehmer ihr Einverständnis erklären müssen.

Speicherdauer der Mitschnitte durch die Telefonanlage – ein Servicefeature
Ein wichtiger Punkt ist die Speicherdauer und das Speichervolumen. Ein guter VoIP-Telefonanlagen-Anbieter beschränkt den Speicherplatz für die Mitschnitte nicht.

Die Anforderungen von MiFID II an die Cloud-Telefonanlage gehen darüber hinaus

Doch mit der reinen Funktion der Aufnahmeaufzeichnung ist der Bedarf vieler Vermögensverwalter und Finanzdienstleister aufgrund der Richtlinien nicht gedeckt. Genauso ist es wichtig die Anforderungen des Regulierers in Bezug auf den Zugriff, insbesondere was die Löschung von Anrufaufnahmen betrifft, umsetzten zu können. Dies heißt, der Zugriff und die Löschung sollte separat zu kontrollieren sein.
Eine Telefonanlage, die MiFID II konform ist, hat für diese Vorgabe entsprechende Features eingeplant. So lassen sich, wie zum Beispiel auf dem Screenshot des Anbieters VoIPstudio zu sehen ist, bei diesen Telefonanlagen die Zugriffsrechte filigran im Backend steuern.
Damit kann eingestellt werden, welcher Mitarbeiter genau ein Zugriff auf den Anrufmitschnitt bekommt, welcher diesen nur anhören oder ggfls. anhören und löschen darf. Zusätzlich gibt es dazu auch ein Protokoll.

Wie Sie also sehen, bedarf es keine eigene Hardware oder einen großen Aufwand, um eine MiFID II konforme Telefonanlage als Finanzdienstleister und Vermögensverwalter zu installieren. Es reicht aus, den besten VoIP-Anbieter für das spezifische Problem zu finden, der die Lösung einfach als Teil der Gesamtfunktion anbietet.
Alle weiteren Vorteile der VoIP-Telefonanlage lassen sich natürlich so auch nutzen.

Weitere Artikel zur Anforderung von Finanzdienstleister und Vermögensverwaltern an eine Telefonanlage finden Sie unter dem verlinkten Text.

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