Ein neuer Begriff sorgt grade in Deutschland unter Anwälten für Aufmerksamkeit – das Wort Legaltech.
Darunter versteht man eine Reihe von neuartigen, digitalen Tools, meisten Software, die Anwälten die Organisation und Umsetzung ihre Arbeit erleichtern soll. In einigen Zukunftsvisionen gehen die Möglichkeiten von Legaltech sogar noch einen Schritt weiter. So sollen in Zukunft Lösungen, die auf künstliche Intelligenz basieren, dem Anwalt die juristische Arbeit erleichtern oder ihn/sie teilweise oder sogar ganz ersetzen können.
In anderen Worten, auch der Anwaltsberuf egal, ob als einzelner Anwalt mit eigener Kanzlei oder als Anwalt oder Sozius in einer Großkanzlei erfährt durch die Digitalisierung einen Wandel.
Dabei wird oft übersehen, dass es nicht immer nur die großen Zukunftsvisionen sein müssen, die die Arbeitswelt und das Berufsbild verändern. Sondern auch die Weiterentwicklung von vielen Geräten oder Prozessen die Anwälte, wie viele andere Berufsgruppen, im Arbeitsalltag als ganz normal betrachten. So wird heute sicher kein Anwalt mehr seine Korrespondenz oder seine juristische Meinung mit der Schreibmaschine tippen. Computer haben dieses Gerät abgelöst.
die Telefonanlage aus der Cloud – Digitalisierung von Basisdiensten als Einstieg in Legaltech
Das Gleiche gilt auch für die Telefonanlage. Denn Legaltech beginnt nicht bei der KI basierten Auswertung von Verträgen, sondern bei Basisprozesse wie dem Telefon oder der Telefonanlage.
Was kaum einer bei der Vorstellung des Anwaltsberufs bedenkt ist, dass das Berufsbild des Anwalts sehr stark von der Kommunikation mit Klienten geprägt ist. Diese findet natürlich in Terminen im Büro, aber fast genauso oft per Telefon statt. Termine sind zu koordinieren, Meinungen auszutauschen oder Ergebnisse zu besprechen. Die Telefonkonferenz ist für einen Anwalt heute so normal wie der Termin vor Gericht.
Um mit den wachsenden Anforderungen an Kommunikation aber auch den Erwartungen an Kommunikationsmöglichkeiten der Klienten mithalten zu können, bietet sich für Anwälte jeder Größenordnung, also vom Einzelkämpfer bis hin zu internationalen Kanzlei eine Cloud Telefonanlage an.
Diese ersetzt die fest installierten Telefongeräte und hilft Anwälten und Anwaltskanzleien auch noch Geld zu sparen. Dazu kommen natürlich die günstigeren Gesprächstarife und meist niedrigere Kosten, denn die VoIP Anrufe untereinander sind kostenlos.
Eine gute Cloud Telefonanlage bietet natürlich alle Funktionen, die man von der herkömmlichen Telefonanlage kennt und für den täglichen Arbeitsablauf in einer Anwaltskanzlei notwendig sind. Dies ist selbstverständlich der Anrufbeantworter die Makelfunktion für Rückfragen und die Möglichkeit Anrufe weiterzuleiten.
Dies sind aber nicht die Funktionen, die die Cloud Telefonanlage unter dem Begriff LegalTech als Einstige platzieren.
Viel wichtiger werden heutzutage neue Funktionen, die auch in Deutschland immer mehr Einzug finden.
Moderne Telefonanlagen bieten Unified Communication – deswegen LegalTech
Als Erstes ist die für Anwälte sehr praktische Funktion der Anrufaufzeichnung zu nennen. Diese Funktion ist in Deutschland primär von Callcentern mit dem berühmten Hinweis auf die Sicherung der Qualitätsstandards bekannt. Sie bietet sich – das Einverständnis aller Teilnehmer vorausgesetzt – natürlich auch für Gespräche im Businesskontext allgemein und hervorragend für den Anwalt/die Anwältin an. So können Besprechungen mit Klienten oder firmeninternen Telefonkonferenzen aufgezeichnet werden und – Stichwort LegalTech – mit moderner Technik später transkribiert werden.
Die Vorteile liegen klar auf der Hand. Einmal geht das Erstellen von Protokollen deutlich schneller. Zum anderen gibt es Situationen, in denen der genaue Wortlaut und Stimme eine Rolle spielt. Auch kann der Anwalt sich noch einmal den Kontext der Konversation mit anhören. So ist es kein Wunder, dass Gesprächsmitschnitte in den USA in fortschrittlichen Unternehmen heute längst zum Standard gehören.
Die Chatfunktion einer Telefonanlage – digitale Kommunikation in der Kanzlei
Eine weitere nützliche Funktion ist die Chatfunktion. Auch in Anwaltskanzleien arbeiten Mitarbeiter, die in ihrer Freizeit die praktischen Vorteile von Chat-Programmen kennen und schätzen gelernt haben. Jüngere Mitarbeiter haben vermutlich sogar mehr Zeit mit der Kommunikation über Chat-Programme verbracht als mit Anrufen wie einige Studien heute zeigen. Der Grund liegt auf der Hand. Das Austauschen von Kurznachrichten ist schnell und einfach möglich und ermöglicht eine Vielzahl von nützlichen Anwendungen. Eine kurze Rückfrage beim Kollegen, der auch dann antworten kann, wenn er grade unterwegs ist oder während man zum Beispiel auf einer anderen Leitung telefoniert.
Für Anwälte besonders wichtig ist, dass diese Kommunikation auch geschützt ist. So hat eine moderne Telefonanlage natürlich eine Verschlüsselung, die neuesten Standards entspricht. Aber oft ist es nicht die Verschlüsselung, sondern die Achtsamkeit der Mitarbeiter.
D. h. ihre Mitarbeiter sollten diese Nachfragen nicht auf WhatsApp oder einem anderen Chat-Programmen durchführen. Eine moderne Cloud Telefonanlage der besten Anbieter bietet deswegen diese Funktion mit an. Damit sind auch Anwälte in der neuen Welt der Unified Communications verankert.
Damit sind Zukunft vielleicht sogar noch ganz andere Szenarien möglich. Auch wenn es heute höchstwahrscheinlich noch die komplette Ausnahme ist, ist es nicht unvorstellbar, dass die primäre Kontaktaufnahme zum Anwalt seiner Wahl über die Homepage dann dort per integrierten Chat-Modul möglich ist. Eine solche Integration alles aus einer Hand bietet zum Beispiel VoIPStudio mit dem Serviceangebot der Mutter Level7Systems an.
Auch für Anwälte immer wichtiger und Teil von LegalTech ist die Integration der Telefonanlage in das CRM und je nachdem welche Lösung sie benutzen, mit in das Abrechnungsprogramm der geleisteten Stunden.
Die Vorteile liegen klar auf der Hand. Zum einen erleichtert es ihre Arbeit als Anwalt, wenn Sie der Übersicht darüber haben in welcher Reihenfolge und wann sie das letzte Mal mit ihren Klienten zu dem grade aktuellen Thema gesprochen haben.
Zum anderen ist an einem hektischen Bürotag leicht möglich das Eintragen von Zeiten, zum Beispiel mit ihren Mandanten am Telefon verbracht, der überraschend anrief, zu vergessen. Die Integration der Cloud Telefonanlage in die entsprechenden Programme und damit wie in vielen Fällen möglich die automatische Eintragung diese Ereignisse macht ihr Leben einfacher. So kann sich der Anwalt auf relevante Fragestellungen konzentrieren und ist weniger mit lästigem Bürokram beschäftigt.
Doch damit hört die Entwicklung nicht auf: Videoanrufe, das Austauschen von Dateien oder weitere moderne Formen der Kommunikation – dies sind alles Themen, die in Zukunft integriert von einer Telefonanlage abgedeckt werden können. Die Telefonanlage ist eben der Einstige in Legaltech.
Für alle die sich mit der Zukunft des Anwaltsberufs beschäftigen möchten, sei dieser Link empfohlen. Dort finden Sie eine Reihe von vielversprechenden Legaltech Startups.
weitere Artikel zum Thema LegalTech und Telefonanlage für Anwälte
Legaltech – von der Aufzeichnung zum Transkript
Legal Tech – die Integration der Telefonanlage ins CRM Vorteil für den Anwalt
Danke für das Bild an: Foto von Tim Gouw von Pexels
