Das Berufsbild des Anwalts verändert sich in Zeiten der Digitalisierung zunehmen. So ist es kein Wunder, dass immer mehr Anwälte die gleichen Tools wie andere Unternehmen nutzen. Und wie bei allen anderen Unternehmen und Freiberuflern ist das Verwalten von Kundenkontakten ein großes Thema im innerbetrieblichen Ablauf.
Die Grundlagen der Digitalisierung der Anwaltskanzlei – das CRM
Ein Thema, über das lange im Anwaltsbereich nicht gesprochen wurde, ist hier zum Beispiel ein Programm zur Pflege der Kundenbeziehung. Diese Programme, meist unter der englischen Abkürzung CRM bekannt, ermöglichen es alle wichtigen Daten rund um Mandanten abzulegen. Dies sind zum Beispiel Name, Anschrift und Rechnungsdaten, genauso wie E-Mail und Schriftverkehr oder gemeinsame Telefonate.
Ein gutes CRM für den Anwalt speichert dabei alle Kontaktdaten die Rechnungsdaten und natürlich auch die getätigten Gespräche.
Doch das ist noch lange nicht alles, was ein modernes CRM für den Anwalt leisten kann. So ist es zum Beispiel möglich die geleisteten Stunden des auf den Klienten zu erfassen und dann auch direkt mit einer automatisch erstellten Rechnung abzurechnen.
Doch bei dem Versuch seine eigenen Abläufe als Anwalt möglichst effizient zu gestalten, um so mehr Zeit für den Klienten zu haben, ist an dieser Stelle noch lange nicht Schluss. Was viele Anwälte und Anwaltskanzleien oft nicht wissen und nicht berücksichtigen ist, dass man das CRM auch hervorragend mit der Telefonanlage koppeln kann.
Integration der Telefonanlage in das CRM
Das ist überhaupt nicht überraschend, weil Telefonieren so eine Basisfunktion des Geschäftsalltags ist. Dabei kann eine moderne Cloud Telefonanlage für den Anwalt dem Anwalt eine Menge Zeit sparen.
Beispielhaft sind hier zwei moderne Funktionen genannt.
Die erste ist das Einführen eines Kontaktverzeichnisses. Eine gute Cloud Telefonanlage für den Anwalt ermöglicht es alle Kontakte an einem zentralen Ort zu speichern. Die Telefonnummer ist damit jederzeit verfügbar. Lästiges und langes Suchen entfällt. Sie möchten einen Kunden von unterwegs anrufen, um einen Termin zu verschieben? Das Kontaktverzeichnis im Softphone hat alle Kontakte dabei.
Die zweite nützliche Funktion ist die Integration in das CRM. D.h. die Telefonanlage verbindet sich mit ihrem CRM und lässt Sie im einfachsten Falle direkt daraus Anrufe tätigen. In Fällen der tieferen Integration wird z.B. auch der Anruf selbst sowie die Anrufdauer automatisch getrackt.
Denn wenn Sie jeden Tag mehrere Stunden im Telefongespräch verbringen, ist die Zahl an Zeit, die Sie bei schlecht dokumentierten Anrufen verlieren, schnell zu einer großen Summe zusammenaddiert.
Doch hier hört die Digitalisierung des Anwaltsberufs und die Möglichkeiten der Telefonanlage noch lange nicht auf. Das Stichwort ist Legal Tech. In der Zukunft wird es für Anwälte genauso wie für andere Berufe wichtig sein moderne durch künstliche Intelligenz unterstützte Services zu benutzen. Die Auswertung von anrufen die Software unterstützte Verhandlung am Telefon aber auch Chat und Messenger Dienste können eine große Rolle spielen.
So werden viele Szenarien, die unter diesem Begriff dargestellt werden, auch von der Telefonanlage unterstützt. Sie möchten Gespräche mit AI auswerten. Sie möchten ein Transkript einer Konferenz. Dazu benötigen Sie eine Aufzeichnung. Wieder eine Funktion, die vielleicht die beste Telefonanlage für Sie mit anbietet.
Bild-Credit: Kucharek [CC BY-SA 3.0 (https://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0)]
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