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Kommunikation am Arbeitsplatz: Tipps, um diese in einfachen Schritten zu verbessern

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Kommunikation ist die Grundlage für jede Beziehung und jeden Geschäftsprozess. Ohne effektive Kommunikation am Arbeitsplatz können Sie nicht hoffen, Projekte abzuschließen oder Ergebnisse zu liefern. Organisationen, die eine bessere Kommunikation am Arbeitsplatz haben, sind denen überlegen, die dies nicht aufweisen. Erfolgreiche Unternehmen führen ihren Erfolg oft auf effektive Führung und Kommunikation zurück.

Warum ist Kommunikation am Arbeitsplatz wichtig?

Arbeitsplatzkommunikation ist im gesamten Unternehmen notwendig. Die Kommunikation sollte sowohl vertikal als auch horizontal fließen. Das bedeutet, dass Mitarbeiter auf verschiedenen Ebenen (Frontline, CEO, Manager, etc.) in der Lage sein sollten, Probleme anzusprechen und zu lösen. Gleichzeitig ist auch die Kommunikation innerhalb von Teams, Abteilungen und zwischen Personen auf derselben Managementebene entscheidend. 

Ohne effektive Kommunikation können Sie Projekttermine nicht einhalten oder Ergebnisse liefern. Fehlkommunikation, Fehler beim gegenseitigen Zuhören und zu wenig Kommunikation ist das Todesurteil für jedes Team. Kein Wunder, dass Manager und Führungskräfte so viel Wert auf Kommunikationsstrategien am Arbeitsplatz legen.

Vorteile einer effektiven Kommunikation

Verbesserung der Kundenerfahrung

Effektive Kommunikation – sowohl intern als auch extern – kann das Kundenerlebnis drastisch beeinflussen. Mitarbeiter, die mit vollständigen Informationen ausgestattet sind, sind besser in der Lage:

  1. Potenzielle Kunden in Kunden umzuwandeln
  2. Treue Kunden binden
  3. Hervorragenden Service bieten und
  4. Verbessern des Kundenerlebnis auf jeder Ebene

All dies wirkt sich direkt positiv auf Absatz, Umsatz und Gewinn aus.

Senkung der Mitarbeiterfluktuation

Offene Kommunikation am Arbeitsplatz wirkt sich auch auf die Mitarbeiterfluktuation aus. Mitarbeiter, die das Gefühl haben, dass sie wertgeschätzt werden und dass Manager ihren Anliegen zuhören, sind weniger geneigt, das Unternehmen zu verlassen. Sie helfen sich gegenseitig und kooperieren, anstatt miteinander zu konkurrieren. Während freundlicher Wettbewerb gute Leistungen fördern kann, ist ein hoch aufgeladener Arbeitsplatz nicht förderlich für die langfristige Gesundheit der Mitarbeiter. Effektive Kommunikation fördert ein gesundes Arbeitsumfeld für jeden im Büro.

Minimieren Sie Verzögerungen

Eine schnelle und effektive Kommunikation hilft auch, Verzögerungen in jedem Geschäftsprozess zu minimieren. Sie ermöglicht es den Mitarbeitern, die richtige Person für die Aufgabe zu erreichen und diese so schnell wie möglich zu erledigen. Mit den richtigen Tools und Kenntnissen können Sie Fehlkommunikation reduzieren, die zu Projektverzögerungen oder verpassten Projektterminen führt.

Gängige Kommunikationsprobleme am Arbeitsplatz

Es gibt eine Vielzahl von Kommunikationsfehlern, die täglich auftreten, aber man kann die meisten in 4 große Gruppen einteilen:

Nicht die richtige Person für den Job finden

Dies passiert recht häufig, auch wenn Unternehmen sich dessen nicht bewusst sind. Nehmen Sie einen Servicemitarbeiter, der einen Kundenanruf am Telefon entgegennimmt. Dieser hat nicht genügend Informationen oder Befugnisse, um das Problem zu lösen. Leider ist oft unklar, wer für Hilfe oder Anweisungen angerufen werden sollen. 

Oft ist es nicht einfach, den Chef oder Vorgesetzten anzurufen. Sie müssen vielleicht jemanden in der Versandabteilung oder der Rechnungsabteilung kontaktieren, um das Problem zu lösen, wissen aber nicht, wer helfen kann. Sie rufen vielleicht ihren Chef an, aber es geht nur die Mailbox ran. Die Nachrichten werden nicht zugestellt oder eine Antworten werden erhalten, wenn es zu spät ist. 

In der Zwischenzeit ist der Kunde vom Warten frustriert und legt auf. Es ist ein Münzwurf, ob er zu diesem Zeitpunkt Sie oder einen Mitbewerber anruft.

Vermisste Kommunikation – wann, wo, wie und warum

Vermisste Kommunikation liegt vor, wenn jemand Ihre Nachricht nicht erhält oder einfach nicht erreichbar ist, wenn Sie ihn kontaktieren. Es kann passieren, weil Sie nicht die richtigen Tools haben, um jemanden zu erreichen. Zum Beispiel haben Sie nur eine Telefonnummer, aber die Person ist nicht im Büro. 

Es kann auch aufgrund von Unterschieden in Zeitzonen, Standorten, Arbeitsaufgaben und Meetings passieren. Sie sind zu beschäftigt, wenn sie die Nachricht erhalten und vergessen später zu antworten. Manchmal weiß die Person, die Sie kontaktieren sollen, nichts von der Situation und hat keine Informationen, die Ihnen bei der Lösung eines Problems helfen können. Dann muss der Mitarbeiter wieder von vorne anfangen.

Fehlkommunikation

Fehlkommunikation liegt vor, wenn die Nachricht nicht in der vom Gesprächspartner beabsichtigten Weise empfangen wird. Das kann bei verbaler oder schriftlicher Kommunikation passieren. Manchmal liegt es an der Sprachbarriere, wenn Menschen auf der ganzen Welt kommunizieren. Zu anderen Zeiten liegt es daran, dass sie den Kontext nicht verstehen oder falsch interpretieren. 

Das Kommunikationsproblem verschärft sich, wenn einige oder alle Mitarbeiter an entfernten Standorten arbeiten. Schriftliche Kommunikation kann leicht missverstanden werden, da der Großteil der Informationen oft durch Körpersprache, Tonfall, Mimik usw. vermittelt wird. Allerdings hat auch die verbale Kommunikation, selbst wenn man sich von Angesicht zu Angesicht trifft, ihre Tücken. Zum Beispiel kann es sein, dass man sich nicht genau an das Gespräch erinnert oder fehlende Lücken mit dem auffüllt, was man dachte, dass die andere Person gesagt hat. 

Ineffektives Zuhören

Es ist bedauerlich, dass die meisten Menschen zuhören, um zu antworten, statt zu verstehen. Was bedeutet das? Es bedeutet, dass Menschen, wenn sie den anderen etwas sagen hören, der Botschaft nicht die volle Aufmerksamkeit schenken. Ein Teil von ihnen denkt bereits an eine Reaktion oder eine Antwort. 

Es hindert die Menschen daran, den anderen Gesprächsteilnehmern aktiv zuzuhören. Stellen Sie sich vor, 5 Personen sind in einer Besprechung und eine Person beginnt zu sprechen. Wenn jeder der verbleibenden 4 Personen versucht, eine Antwort zu formulieren, dann hört niemand zu und versteht, was gesagt wird. Eine weitere Möglichkeit, dass die Kommunikation scheitert, selbst wenn alle Personen im selben Raum sind.

Kommunikationsstrategie

Wenn Ihre Organisation unter einer ineffektiven Kommunikation leidet, dann suchen Sie vielleicht nach Wegen, die Situation zu ändern. Sie können etwas nicht reparieren, wenn Sie nicht wissen, was kaputt ist oder nicht funktioniert. Das Erstellen einer Kommunikationsstrategie erfordert mehrere Personen, Zeit und Aufwand. Aber der erste Schritt ist zu analysieren, was nicht funktioniert.

Erinnern Sie sich daran, mit Ihren Mitarbeitern zu sprechen, um ein direkteres Feedback zu erhalten, anstatt sich nur auf Überwachungstools oder Tracking-Daten zu verlassen. 

Tipps zur Verbesserung der Kommunikation am Arbeitsplatz

Sobald Sie eine Vorstellung davon haben, was falsch läuft, können Sie anfangen, an der Lösung zu arbeiten. Nicht jedes Unternehmen wird mit jedem Kommunikationsproblem konfrontiert werden. Aber hier sind einige Prozesse, die Sie sich ansehen sollten und Tipps zur Verbesserung der Kommunikation am Arbeitsplatz:

Beschaffen Sie sich die richtigen Tools

Es gibt so viele Kommunikationstools, dass es oft schwer zu beurteilen ist, was genau Sie brauchen. E-Mail, Telefon, Videokonferenzen, warum auch immer, selbst Faxe sind für Unternehmen in bestimmten Branchen oft entscheidend. Einige Kanäle erlauben es, in Echtzeit zu kommunizieren (Telefon und Video), während andere den Benutzern Zeit zum Nachdenken und Reagieren lassen (E-Mail, Voicemail usw.) Es ist überwältigend, aber was wäre, wenn Sie ein einziges System kaufen könnten, das alle der oben genannten Funktionen erfüllt und noch einige mehr?

Hier kommen unified communication suites ins Spiel. Anstatt Ihre Mitarbeiterkommunikation über mehrere Systeme zu verstreuen, nutzen Sie eine, die auf gehosteter VoIP-Technologie als Grundlage aufbaut. Eine Unified Communication Suite bringt alle Ihre Kommunikationstools an einem Ort mit einer einheitlichen Oberfläche zusammen. So können Sie Nachrichten anzeigen und beantworten, ohne etwas Entscheidendes zu verpassen.

Regelmäßig einchecken

Nicht nur Abteilungen oder Projektteams brauchen regelmäßige Meetings. Achten Sie darauf, dass Sie alle Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen einchecken. Manager brauchen vielleicht wöchentliche oder monatliche Besprechungen, das Senior Management wünscht sich vielleicht vierteljährliche Besprechungen. Unabhängig von der Häufigkeit, stellen Sie sicher, dass die Kommunikationskanäle offen sind und regelmäßig genutzt werden.

Mitarbeiterumfragen, informelle Sozialstunden, monatliche After-Hours-Partys und virtuelle Chats sind weitere Möglichkeiten für informelle Treffen. Viele Menschen finden es hilfreich, sie Chats statt Meetings zu nennen, um es informell zu halten. Manche Leute schätzen Einzelgespräche, während andere es vorziehen, ihre Anliegen in kleinen Gruppen ihrer unmittelbaren Kollegen vorzutragen.

Halten Sie sich Ihre Optionen offen und planen Sie mehrere Arten von Meetings. Verfolgen Sie, was funktioniert und was nicht, so dass Sie die Dinge für Ihr Unternehmen optimieren können.

Optimieren Sie Ihren Onboarding-Prozess

Ein Grund für ineffektive Kommunikation ist, dass neue Mitarbeiter möglicherweise nicht wissen, welche Optionen zur Verfügung stehen. Nehmen wir an, Sie haben einen neuen technischen Support-Mitarbeiter eingestellt. Der Onboarding-Prozess zeigt ihnen, wo sie Dokumentation und anderes Wissen finden, aber nicht, wie sie mit ihren Kollegen kommunizieren können. Wenn sie also ein Problem haben, bei dem sie Hilfe brauchen, schicken sie eine E-Mail, ohne zu wissen, dass das Team eine Nachrichtengruppe für schnelle Fragen und Antworten hat. Die E-Mail wird nicht beantwortet, geht in verschiedenen Posteingängen verloren und niemand weiß, dass der neue Mitarbeiter Hilfe benötigt.

Lassen Sie dieses Problem nicht auf Ihre Teams los. Optimieren Sie den Onboarding-Prozess, damit jeder weiß, wo er die benötigten Informationen findet oder wie er um Hilfe bitten kann, falls er sie braucht. Ein Repository mit FAQs, Schulungsvideos, Handbüchern und anderer Dokumentation ist immer eine gute Idee, aber Ihre Mitarbeiter sollten wissen, wie sie diese finden können!

Erstellung von Inhalten priorisieren

Was hat das Erstellen von Inhalten mit effektiver Kommunikation zu tun? Es gibt vielfältige Vorteile für eine solche Strategie. Wenn Sie einen speziellen Ort für Mitarbeiter einrichten, um Inhalte (Videos, Bilder, Artikel, hilfreiche Links usw.) zu erstellen und zu teilen, kann sich das in mehrfacher Hinsicht auszahlen:

  1. Schaffen Sie ein lebendiges Repository des Unternehmenswissens, das sicherstellt, dass Informationen zu Prozessen nicht verloren gehen, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet
  2. Belohnung und Anerkennung von Mitarbeitern, die ihr Wissen in den gemeinsamen Pool einbringen
  3. Bieten Sie eine Möglichkeit, Feedback zu geben und informative Beiträge zu teilen, und fördern Sie so die informelle Kommunikation zwischen Mitarbeitern, die produktiv ist

Es gibt noch weitere Bereiche, die Sie für eine effektive Kommunikation optimieren können, wie z.B. die Social-Media-Kanäle des Unternehmens, ein offenes Bürolayout, die Einführung einer Open-Door-Policy für Manager und so weiter. Aber die oben genannten Tipps sollten Ihnen einen guten Start ermöglichen.

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