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Ist die Cloud-Kommunikation das Richtige für kleine Unternehmen?

VoIP phone service background
VoIP für Unternehmen

Effektive Kommunikation ist der Eckpfeiler eines jeden erfolgreichen Unternehmens, unabhängig von seiner Größe. Verbraucher haben vielfältige Alternativen, um mit einem Unternehmen im Jahr 2021 zu kommunizieren, einschließlich E-Mail, Online-Chat und Social-Media-Plattformen. Die große Mehrheit zieht es jedoch vor, anzurufen und mit jemandem zu sprechen, wenn sie Hilfe benötigen.

Nicht nur Kunden und Lieferanten, auch die interne Kommunikation ist für ein Unternehmen lebenswichtig. Kleine Unternehmen sind an mehreren Fronten mit Unsicherheiten konfrontiert und die Fähigkeit, schnell zu kommunizieren, kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg bedeuten. Mitarbeiter haben vielleicht bestimmte Aufgaben, aber sie müssen häufig zusammenarbeiten. Effiziente Kommunikation führt zu Kosteneinsparungen, besserer Leistung und weniger verpassten Chancen. 

Kein geschäftliches Kommunikationssystem wäre vollständig oder effektiv ohne Sprachanrufe. Es ist eine entscheidende Komponente und stellt ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal zwischen Unternehmen dar. Warum kämpfen dann kleine Unternehmen weiterhin mit minderwertigen analogen Technologien? 

Kleine Unternehmen und das Problem der Telefonanlage

Größere Unternehmen haben schon immer die Vorteile einer Nebenstellenanlage (PBX) genossen. Ein solches System ermöglicht es Unternehmen, ein großes Volumen an Anrufen, Geräten und Leitungen zu verwalten. Sie können Kunden an die Person weiterleiten, die sie am besten bedienen kann, ohne dass sie Nachrichten hinterlassen oder ein Besetztzeichen hören müssen. Ein Vertriebsmitarbeiter kann ein Gespräch am Telefon beginnen und nahtlos zur E-Mail wechseln, wenn er die Details bespricht. Mit weniger verpassten Anrufen und kürzeren Wartezeiten haben große Unternehmen das Erlebnis für ihre Kunden verbessert.

Leider können kleine Unternehmen aus einer Reihe von Gründen nicht von diesen Tools profitieren. Der vielleicht wichtigste Grund sind die Kosten für den Kauf und die Wartung eines PBX-Systems. Sie erfordert Kapitalbudgets, mehrjährige Serviceverträge und rundherum erhebliche Investitionen. Nur wenige Unternehmen können sich einen solchen Luxus leisten, geschweige denn solche mit weniger als 10 Mitarbeitern. 

Zudem erfordert die Wartung dieser Systeme Fachwissen, zu dem kleinere Unternehmen keinen Zugang haben. Wenn Sie bereits Mitarbeiter haben, die sich die Aufgaben teilen, haben Sie möglicherweise nicht die Ressourcen, um jemanden nur für die Verwaltung der Telefonanlage einzustellen. Darüber hinaus sind viele Unternehmen der Meinung, dass sie kein PBX-System benötigen, wenn Mobiltelefone oder sogar ein einzelner Festnetzanschluss ihre Bedürfnisse recht gut erfüllen. 

Cloud-Kommunikation für kleine Unternehmen

Während es für ein kleines Unternehmen triftige Gründe gibt, auf traditionelle PBX-Systeme zu verzichten, gibt es kein solches Hindernis, wenn es um moderne Cloud-Kommunikationstools geht. Sie denken vielleicht, dass Ihr Unternehmen mit einer einzigen Leitung gut zurechtkommt. Aber wissen Sie, wie viele potenzielle Kunden Sie verloren haben, weil sie nicht mit einem Vertriebsmitarbeiter sprechen konnten? Sie wissen nicht, wie viele Kunden etwas von einem Mitbewerber kaufen, weil sie jedes Mal ein Besetztzeichen hören, wenn sie Sie anrufen. Wie viele Gelegenheiten haben Sie verpasst, weil Sie nicht die richtigen Werkzeuge hatten, um sie zu nutzen?

Die Tatsache bleibt, dass ein Mangel an effektiven Kommunikationswerkzeugen das Wachstum eines jeden Unternehmens einschränken kann. Genau aus diesem Grund müssen kleinere Unternehmen von der Cloud-Kommunikation profitieren, damit sie die Vorteile nutzen können, die ihren größeren Brüdern längst zur Verfügung stehen. Cloud-Kommunikationssysteme sind flexibel, skalierbar und obendrein kostengünstig. Sie sind außerdem schnell und einfach zu implementieren und erfordern wenig bis gar keine regelmäßige Wartung. 

Wie schaffen es Cloud-Kommunikationssysteme? Bei einer typischen Cloud-Plattform wird die Infrastruktur von einem Anbieter, der sich auf diesen Bereich spezialisiert hat, betrieben und gewartet. Andere Unternehmen können diese Ressourcen dann über ein sicheres, cloudbasiertes System entsprechend ihren individuellen Anforderungen gemeinsam nutzen. Das beste Beispiel hierfür sind gehostete E-Mail-Dienste. Viele Unternehmen betreiben nicht mehr ihre eigenen E-Mail-Server. Stattdessen verlassen sie sich auf Drittanbieter.

Mit Cloud-basierten Sprachkommunikationssystemen verhält es sich nicht anders. Anstatt Kapital für den Kauf und die Einrichtung Ihrer Telefonanlage auszugeben, zahlen Sie einen monatlichen Preis für den Zugriff auf Sprachdienste, die von einem Drittanbieter bereitgestellt werden. Diese Dienste werden in der Regel über die Cloud bereitgestellt, daher der Begriff. 

Wenn Sie noch zögern, hier sind 5Gründe, warum Cloud-Kommunikation der richtige Weg für ein kleines Unternehmen ist:

1- Die bekannte Rufnummer

Jedes Unternehmen hat eine Telefonnummer, die für Kunden erkennbar und vertraut ist. Von Kunden bis hin zu Lieferanten ist diese Nummer das Gesicht Ihres Unternehmens. Aber was ist, wenn Sie nur eine einzige Leitung haben, die damit verbunden ist? 

Eine einzelne Leitung hat möglicherweise nicht die Kapazität, die Sie brauchen, weder jetzt noch in Zukunft. Wenn Sie einen Kunden in der Leitung haben und jemand anderes anruft, hört dieser nur ein Besetztzeichen. Ähnlich verhält es sich, wenn ein Mitarbeiter von dieser Leitung aus einen Kunden anruft: Die Leitung ist belegt. Wenn andere Mitarbeiter von ihrem Mobiltelefon aus anrufen, erscheint auf dem Kundenbildschirm nicht Ihre vertraute Geschäftsnummer. Es ist ein inkonsistentes Erlebnis und definitiv nicht ideal für den Kunden

Mit der Cloud-Kommunikation können Sie die Kapazität für mehrere gleichzeitige Anrufe je nach Bedarf erhöhen. Ihre Mitarbeiter können ausgehende Anrufe von verschiedenen Geräten aus über dieselbe Geschäftsnummer tätigen. Es ist wahrscheinlicher, dass Kunden einen Menschen erreichen, anstatt ein Besetztzeichen zu hören oder eine Voicemail hinterlassen zu müssen. 

2- Effizientes und effektives Anrufmanagement

Effizienz ist schön und gut, aber sie nützt nicht viel, wenn Kunden an die falsche Abteilung oder Person weitergeleitet werden. Kommunikation über die Cloud ermöglicht Ihnen eine effektive Kommunikation. Machen Sie einen guten ersten Eindruck am Telefon, wenn Sie:

  • Anrufer mit einer angenehmen Nachricht begrüßen und ihnen wichtige Informationen wie z.B. die Geschäftszeiten geben
  • Automatisieren Sie die Anrufweiterleitung, indem Sie IVR-Prompts verwenden, um sicherzustellen, dass die Kunden in die richtige Warteschlange geleitet werden
  • Helfen Sie Kunden dabei, den richtigen Ansprechpartner auf Anhieb zu erreichen, ohne dass sie warten oder an verschiedene Abteilungen weitergeleitet werden müssen
  • Verwenden Sie Warteschleifenmusik und lassen Sie den Kunden wissen, wie lang die aktuelle Wartezeit ist
  • Bieten Sie Kunden bei zu langen Wartezeiten an, sie zurückzurufen, wenn sie an der Reihe sind, anstatt sie in der Warteschleife zu lassen

Ob Sie nun einige oder alle der oben genannten Punkte anwenden, Sie werden sehen, dass das Erlebnis viel besser ist als das, was Sie ausschließlich mit Festnetz- oder Mobilfunkanschlüssen anbieten können. 

3- Kombination von Festnetz und Mobilfunk

Mobile Geräte halten zunehmend Einzug in die Geschäftswelt. Von Laptops über Tablets bis hin zu Telefonen, Mobilität ist entscheidend. Sie ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, effektiv auf Kunden zu reagieren. Sie können von jedem Ort aus arbeiten, was ihnen die Flexibilität gibt, dies von zu Hause aus, in einem Café oder anderswo zu tun. Die Vorteile der Mobilität für jedes Unternehmen sind immens. Sie könnten zum Beispiel:

  • Die besten Talente von überall auf der Welt anheuern und müssen nicht nur aus Ihrer Stadt/ Ihrem Bundesland rekrutieren
  • Geben Sie Mitarbeitern die Möglichkeit, teilweise vom Büro und teilweise von zu Hause aus zu arbeiten
  • Erlauben Sie einigen Mitarbeitern die permanente Telearbeit, damit Sie keine wertvollen Mitarbeiter verlieren, wenn sich die Umstände ändern (sie müssen sich um Kinder oder ältere Familienmitglieder kümmern)
  • Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, im Falle eines Notfalls wie einer Naturkatastrophe oder einer Pandemie von einem alternativen Standort aus weiterzuarbeiten

Aber die Integration von mobilen Geräten in eine traditionelle Telefonanlage ist oft nahezu unmöglich. Wenn überhaupt möglich, ist sie rudimentär und lässt wenig Flexibilität zu. In einem Cloud-Kommunikationssystem hingegen ist diese Integration durchaus möglich. Tatsächlich bieten die meisten Cloud-Telefondienste Smartphone-Apps zur Nutzung von Sprachdiensten an. Alles, was Ihre Mitarbeiter tun müssen, ist, eine der Apps zu installieren und schon können sie geschäftliche Anrufe tätigen. Sie können einen Laptop, ein Tablet oder ein persönliches Mobiltelefon verwenden, um mit ihrer Büronummer zu telefonieren. Sie können auch mehrere Geräte mit der gleichen Nummer verwenden und nahtlos zwischen ihnen wechseln. 

4- Portabilität

Die Nummernübertragbarkeit ist ein wichtiger Aspekt beim Wechsel zu einem Telefondienstanbieter. Wenn man bedenkt, an wie vielen Stellen Sie Ihre Rufnummer verwenden – vom Briefkopf bis zur Werbung – ist sie ein wertvolles Gut, das Sie nicht wechseln möchten. Mit der Nummernportierung können Sie Ihre bestehende Nummer behalten, auch wenn Sie den dahinter stehenden Dienst wechseln. Die meisten Cloud-Kommunikationsanbieter können Ihre Nummer innerhalb weniger Tage portieren.

Cloud-Kommunikation ermöglicht die Portierung auch in anderen Situationen, z. B. beim Angebot virtueller Nummern. Diese sind nicht an einen bestimmten Standort oder eine physische Adresse gebunden ist. Wenn Sie in einen neuen Markt expandieren möchten, aber noch kein Büro haben, können Sie trotzdem eine lokale Nummer erhalten, die Kunden anrufen können. 

5- Zusammenarbeit verschiedener Kanäle

Ein weiterer Vorteil der Cloud-Kommunikation ist die Integration mit verschiedenen Unternehmenssystemen wie CRM-Software, Planungstools und Terminkalendern. Ihre Mitarbeiter können zwischen E-Mail, Text, Sprach- und Videoanrufen wechseln, ohne mehrere Apps verwenden zu müssen. Alle ihre Unterhaltungen befinden sich an einem Ort und sind später leicht abrufbar. Diese Integration hilft Ihnen, Zeit zu sparen, da die Benutzer nicht anhalten und mehrere Anwendungen verwenden müssen, um eine einzige Aufgabe zu erledigen. Sie können auch Daten von einem System in ein anderes verschieben.

Kosten der Cloud-Kommunikation

Es gibt viele Vorteile, die Cloud-Kommunikation zu nutzen, aber es bedeutet nicht viel, wenn Sie es sich nicht leisten können. Glücklicherweise erfordern diese Systeme keine großen Vorabinvestitionen. Sie zahlen monatliche Gebühren wie bei jedem anderen Dienst und können je nach Bedarf sogar Dienste hinzufügen oder entfernen. 

Einige Unternehmen müssen vielleicht ihre Internet-Geschwindigkeit und -Bandbreite aufrüsten, um Cloud-Kommunikation zu ermöglichen, aber sonst müssen Sie nicht viel tun. Worauf warten Sie also noch? Die Investition in ein Cloud-Kommunikationssystem könnte das Beste sein, was Sie heute für Ihr kleines Unternehmen tun können. 

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