Auch wenn aktuell aus den gegebenen Umständen viele Unternehmen, Mitarbeiter ins Homeoffice schicken, gibt es viele gute Gründe als kleines und mittleres Unternehmen Gedanken über das Homeoffice zu machen.
wichtige Frage rund um das Home Office
Es gibt natürlich eine Reihe von juristischen Fragen zum Home Office. Dazu mehr unten.
Beginnen wir aus aktuellem Anlass mit der praktischen Umsetzung: Eine der ersten Fragen, wenn Mitarbeiter in das Homeoffice möchten/müssen, ist die Frage nach der Kommunikation. Natürlich gibt es E-Mail, was eine der einfachsten Formen der Kommunikationen im Unternehmen und mit Kunde ist. Ein Vorteil ist die einfache Nutzung. Zum Abrufen reicht ein Internetanschluss und ein Browser.
Aber nicht alle Kommunikation kann per E-Mail erledigt werden. Der gute alte Telefonanruf ist immer noch ein beliebtes und probates Mittel, um Fragen zu klären, Absprachen zu treffen und sich über die Arbeit auszutauschen.
Während einige Ratgeber freie Tools wie Skype oder WhatsApp, die meistens aus dem Segment „Consumer Internet“ stammen empfehlen, möchten Firmen jeder Größe aber zwei Dinge sicherstellen. Zum einen den professionellen Aufritt des Unternehmens nach außen, und damit auch das Auftreten des Mitarbeiters im Homeoffice. Zum zweiten ist es für Unternehmen wichtig, Kontrolle zu haben, über welche Kanäle Mitarbeiter kommunizieren, da natürlich auch im Home Office die DSGVO zu beachten ist.
Die Cloud-Telefonanlage – ortsunabhängig und skalierbar
Hier kommen die Vorteile einer Cloud-Telefonanlage zum Tragen. Diese Telefonanlagen sind als Software auf einem Server installiert und damit von überall, wo es Internet gibt, zugreifbar.
Kleine und mittelständische Unternehmen können also so nicht nur das eigene Büro mit einer voll funktionalen Telefonanlage kostengünstig ausstatten. Auch die Einbindung von Mitarbeitern im Homeoffice oder im Außendienst ist damit leicht organisatorisch abbildbar.
Die Vorteile einer Cloud Telefonanlage im Home-Office
Die Vorteile einer gehosteten Telefonanlage liegen klar auf der Hand. Ihr Mitarbeiter muss sich so gut wie keine Gedanken über Infrastruktur, Anbieter oder Hardware machen. Wichtig ist, dass die Bandbreite für eine VoIP-Telefonanlage, die dem Mitarbeiter zur Verfügung steht, ausreicht. Dies ist in der Regel bei den meisten Internetanschlüssen der Fall. Denn es werden nur ca. 100 Kbit Bandbreite für einen Anruf benötigt.
Auch für das Unternehmen sind die Vorteile klar. Sie können dem Mitarbeiter an jedem Ort die gewohnte Telefonumgebung zur Verfügung stellen, und müssen sich nicht auch „selbst gebastelte“ Lösungen durch den Mitarbeiter verlassen. Eine gute Cloud-Telefonanlage des besten Anbieters für Ihr Unternehmen verfügt in der Regel über eine Verschlüsselung nach aktuellem Standard und ist DSGVO-konform.
Mit der Cloud-Telefonanlage von 0 auf 100 umwechseln und skalieren
Doch nicht nur die Einfachheit der Einrichtung und die gewohnte Telefonieumgebung unterstützt die Mitarbeiter im Home Office. Auch wenn wir hoffen, dass es nie notwendig wird, können Sie innerhalb von Minuten alle Mitarbeiter auf Homeoffice umstellen. Diese müssen nur das Softphone, dass Anbieter einer Cloud-Telefonanlage in der Regel mitliefern, installieren. Bei VoIPstudio, dem Anbieter einer Cloud-Telefonanlage für kleine und mittelständische Unternehmen, erhalten Sie dieses zum Beispiel für alle Plattformen mit der TK-Anlage. Ihr Mitarbeiter oder IT-Verantwortliche muss dieses nur auf dem entsprechenden Gerät herunterladen. Dann kann sich der Mitarbeiter einloggen und findet wie gewohnt alles vor. Seine Kontakte, die Telefonnummern, Anrufhistorie wie die Zuordnung zu Anrufgruppen und Warteschlangen.
Damit haben Sie den ersten großen Schritt zur Organisation des Home Offices – die Geschäftskommunikation – abgehakt.
weitere Fragen zum Home-Office – organisatorischen Fragen
Damit haben wir den ersten pragmatischen Punkt bei der Umstellung auf Home Office diskutiert. Nachdem die Kommunikation etabliert ist, sind natürlich auch an andere praktische Punkte zu denken. Das ist die Bereitstellung der Arbeitsumgebung. Dazu eine Checkliste:
1) Der Zugriff auf weitere benötigten Programm ist zu klären. Dazu müssen Sie sich eine Übersicht verschaffen, welche Programme als Cloud oder SaaS-Lösung zur Verfügung stehen und welche Programme fest auf dem Rechner installiert sind.
2) Ideal ist, wenn Sie Ihren Mitarbeitern einen eigenen PC oder Laptop für das Home Office zur Verfügung stellen können.
weitere Fragen zum Home-Office – juristische Fragen
3) Arbeitszeiterfassung – dies liegt nicht nur in Ihrem Interesse als Arbeitgeber, sondern ist auch juristisch relevant. Sie müssen also klären, wie man – eventuell auch nur temporär – die Arbeitszeit außerhalb der ggfls. in der Firma etablierten Systeme erfassen kann. Von einer manuellen Erfassung im Excel-Sheet zu dem Einsetzten eines Onlinesystems gibt es hier viele Möglichkeiten. Wichtig ist, dass Sie dazu Regeln festlegen und z.B. im Falle eines Excel-Sheets auch eine Formatvorgabe, da sehr wahrscheinlich irgendwann die geleisteten Stunden auch zur Lohnbuchhaltung geschickt werden müssen.
4) Arbeitsschutz
Klären Sie auch den Arbeitsschutz ab. Dies insbesondere, wenn es sich nicht nur um eine temporäre Not-Reaktion auf die Corona-Krise handelt, sondern um andauerndes oder wiederkehrendes Home Office.
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