Für einige Firmen ist es bereits völlig normal, für andere Firmen aus aktuellem Anlass, der Coronakrise, jetzt aktuell: das Home Office für Mitarbeiter.
Nachdem wir viele Unternehmen im Bezug auf Infrastruktur, der VoIP-Telefonanlage, auch mit Mitarbeitern im Home Office begleitet haben, im Folgenden eine Reihe von Tipps. Diesmal zur Kommunikation im Home Office. Wichtige Punkte zur Einrichtung und Regeln beim Home Office können Sie aber in diesem Artikel lesen. So zum Beispiel, wie Sie ganz schnell alle Mitarbeiter dank einer VoIP-Telefonanlage auf ihr eigenes und einheitliches Kommunikationssystem anschließen, aber auch was arbeitsrechtlich zu beachten ist.
Interne Kommunikation im Home Office
Zuerst eine allgemeine Anmerkung. Auch das Home Office benötigt Regel und Vertrauen. Viele Dinge, die im Büro einfach sind, da man sich auch sieht, sind im Home Office nicht so einfach. Insofern müssen Sie auch für das Home Office interne Kommunikationsregeln festlegen.
Die wichtigste Regel
Das wichtigste im Voraus: „Behandle jeden Kollegen im Home Office so, als ob er im Büro nebenan säße.“ Diese Regel ist vor allem in Fällen wichtig, in denen es einen kleinen Anteil an Mitarbeitern im Homeoffice gibt, während der Großteil im Büro arbeitet. Durch die örtliche Abschottung einiger weniger Mitarbeiter können wichtige Details möglicherweise unter den Tisch fallen, daher ist im regulären Einsatz von Home Office wichtig, HO-Mitarbeiter ebenso stark einzubeziehen wie Büromitarbeiter. Wenn Firmen nahzu komplett zu Home Office umstellen, geschieht dies quasi automatisch, da die räumliche Distanz für alle Mitarbeiter gleich gilt.
Anwesenheitsstatus
Home Office bedeutet Flexibilität und auch mal eine Stunde Pause, da die Kinder von der Schule kommen. Schaffen Sie also einen zentralen Informationspunkt in dem Mitarbeiter sehen können, wer grade „am Platz“ ist und wer nicht. Einfach ist es, wenn Ihre Telefonanlage bereits eine solche Funktion unterstützt und Sie abwesend und beschäftigt einstellen können. Auch gut ist es, wenn Sie z.B. wie bei VoIPstudio Konferenzräume im Telefonsystem haben, in denen man für alle im Team ein Update schreiben kann. Genauso geht es natürlich per E-Mail die Kollegen zu informieren oder eine andere leicht upzudatende Form findet.
Es ist eben nur für die Zusammenarbeit wichtig, zu wissen, wer da ist und wer nicht, damit es nicht zu Irritationen kommen.
Regelmäßige Besprechungen per Konferenzschaltung
Auch wenn diese oft als unproduktiv belächelt werden (für die Effizienz muss man schon sorgen) – regelmäßige Treffen machen Sinn und sind wichtig. Das ändert sich nicht, wenn Mitarbeiter im Home Office sind. Was sich aber ändert sind die Kommunikationsanforderungen, wenn die Teilnehmer remote arbeiten. So sollten Sie neben den fachlichen Themen auch Zeit für persönliches und Stimmung einräumen: Die sozialen Aspekte des Büroalltags sind ein wichtiger Faktor für Produktivität und Arbeitsmoral und sollten trotz räumlicher Distanz nicht außen vor gelassen werden.
Entscheidungen
Auch eine wichtige Regel: Beziehen Sie die Mitarbeiter im Home Office in Entscheidungen ein. Entscheidungsprozesse funktionieren nicht ausschließlich durch reine Top-Down-Befehlsketten, sondern durch Interaktion und Abgleichen verschiedener Ebenen.
Externe Kommunikation im Home Office
Auch die Kommunikation mit externen Partnern wie Lieferanten und Kunden benötigt einige Regeln und Tipps.
Die veränderte Situation in der Geschäftskommunikation berücksichtigen
Nachdem im Home Office die primäre Form des persönlichen Kontakts per Telefon stattfindet, ist es ganz hilfreich, einige Grundlagen für Geschäftstelefonate aufzufrischen. Bereiten Sie sich gut auf die Gespräche vor und achten Sie auf Ihren Auftritt am Telefon. Überlegen Sie dabei immer, dass Ihr Gegenüber Sie nicht sieht und nur Ihre Stimme wirkt. Wo Sie vorher beispielsweise eine Broschüre zur Informationsvermittlung nutzen konnten, müssen Sie Informationen nun wörtlich beschreiben. Je nach Situation können digitale Tools wie Videotelefonie oder Bildschirmteilen hilfreich sein.
Hinweis an den Gesprächspartner – was ist im Home Office anders
In manchen Fällen ist es sinnvoll Ihren Gesprächspartner direkt am Anfang zu informieren, dass Sie im Home Office sind. Entweder, weil es im Hintergrund überraschend laut werden könnte. Oder weil Ihnen der direkte Zugriff auf Unterlagen, Historie oder den Chef fehlt, den Sie oder Ihre Mitarbeiter im Büro normalerweise hätten.
Viel Erfolg mit diesen Tipps zur effizienten Kommunikation im Home Office. Lesen Sie dazu auch: Wie kleine und mittlere Unternehmen Mitarbeiter effektiv im HomeOffice einsetzen
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