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Die besten Telefonsysteme für Kleinunternehmen mit verteilten Mitarbeiter

VoIP phone service background
VoIP für Unternehmen

Unternehmen sind heute viel mehr als früher auf Kommunikationssysteme angewiesen. Das liegt zum einen daran, dass Unternehmen schnell auf Marktveränderungen reagieren müssen. Aus verschiedenen Gründen ist das Remote Working beliebter denn je. Selbst kleinere Unternehmen haben jetzt eine verteilte Belegschaft, was bedeutet, dass Sie eine Telefonanlage brauchen, die sich an diese Situation anpassen kann.

Kleine Unternehmen mit verteilten Mitarbeitern

Für Unternehmen, in denen Mitarbeiter dezentral arbeiten, reicht eine herkömmliche Telefonanlage nicht wirklich aus. Eine verteilte Belegschaft bedeutet, dass Mitarbeiter mehrere Geräte und mobile Endgeräte verwenden, um ihre Arbeit zu erledigen. Das bedeutet, dass Sie ein flexibles und zuverlässiges System benötigen, um unter allen Bedingungen weiterarbeiten zu können. 

Die aktuelle Pandemie-Situation ist das beste Beispiel, um die Notwendigkeit von Remote Work zu demonstrieren. Unternehmen, die bereits über eine verteilte Belegschaft verfügten oder in der Lage waren, auf das Homeoffice umzustellen, sind besser durch diese Krise gekommen als andere. Es hat sich auch gezeigt, dass Remote arbeiten nicht nur für große Unternehmen möglich ist. 

Auch ein kleines oder mittleres Unternehmen braucht die Flexibilität der Telearbeit. Selbst wenn Sie nicht bereit sind, vollständig auf Telearbeit umzusteigen, können Sie davon profitieren, Ihren Mitarbeitern teilweise Telearbeit zu ermöglichen. Nicht jeder ist damit zufrieden, den ganzen Tag an dem zugewiesenen Schreibtisch zu sitzen und zu arbeiten. Viele Menschen lieben die Freiheit, Aufgaben unabhängig zu erledigen und ihr Arbeits- und Privatleben besser ausbalancieren zu können. 

Sie haben vielleicht Mitarbeiter, die nur an zwei Tagen in der Woche ins Büro kommen oder für gelegentliche Meetings/Schulungen. Andere entscheiden sich vielleicht dafür, jeden Tag ins Büro zu kommen, weil ihre Aufgaben es erfordern oder diese sich im Büro wohler fühlen. Unabhängig davon, wie viele Mitarbeiter Remote arbeiten, benötigen Sie ein Kommunikationssystem, das für Ihr Unternehmen funktioniert.

Damit Sie hier die richtige Auswahl der passenden Telefonanlage für Ihr kleines Unternehmen treffen können, folgende Übersicht.

Arten von Telefonanlagen

PBX – Private Branch Exchange

Lange Zeit gab es für Unternehmen nur die Möglichkeit, entweder mit ein paar Festnetzanschlüssen auszukommen oder sich für eine PBX (Private Branch Exchange) zu entscheiden. Die PBX erlaubt es Unternehmen, mehr Anrufe zu bearbeiten und Telefonleitungen können von den Mitarbeitern gemeinsam genutzt werden. Sie ermöglicht auch Funktionen wie Corporate Voicemail, IVR (interaktive Sprachdialogsysteme), Wählen nach Durchwahl usw. 

Doch diese Systeme waren teuer in der Anschaffung, Wartung und Reparatur. Man brauchte Experten, um diese einzurichten und um spätere Änderungen vorzunehmen. Kleine Unternehmen konnten sich die Anfangsinvestition nicht leisten oder ein Team für die Verwaltung des Systems einstellen. Außerdem konnten diese auch kein kleines System kaufen, das Ihren Anforderungen entsprach. Jede Leitung hatte eine bestimmte Anzahl von Leitungen und man musste mehr Leistung kaufen, als benötigt wurde.

VoIP-Telefonanlagen

Heute haben kleine Unternehmen mehr Optionen, einschließlich gehosteter und vor Ort installierter Telefonsysteme. Als VoIP-Telefone auf den Markt kamen, waren diese von Qualitäts- und Zuverlässigkeitsproblemen geplagt. Aber seitdem haben VoIP-Systeme einen langen Weg zurückgelegt. Moderne VoIP-Telefonanlagen sind so gut, dass diese von einem traditionellen Festnetzanschluss nicht mehr zu unterscheiden sind.

VoIP-Kommunikationssysteme haben viele Vorteile:

  • Flexibel – VoIP-Systeme bieten Unterstützung für mobile Geräte und die Benutzer können mehrere Geräte mit der gleichen Nummer für geschäftliche Anrufe verbinden
  • Skalierbar – Sie können so viele Leitungen, Nummern und andere Ressourcen kaufen, wie Sie benötigen. Sie zahlen nur für das, was Sie nutzen
  • Preiswert – Sie brauchen keine große Investition, um mit VoIP zu beginnen. Sie brauchen nicht einmal spezielle Hardware! 
  • Einfach zu bedienen – Ihre Mitarbeiter brauchen nicht viel Training, um auf VoIP umzusteigen. Die meisten Änderungen geschehen hinter den Kulissen und die Benutzererfahrung ist tatsächlich für den Benutzer durch gut designete Oberflächen besser.
  • Interoperabel – VoIP ist IP-basiert, d.h. es kann mit anderen Business-Tools integriert werden, die Sie täglich verwenden, wie z.B. Ihr bevorzugtes CRM-System
  • Durchdachte Funktionen – kleine Unternehmen haben selten Zugang zu “Premium”-Funktionen, aber die meisten sind in den Basis-Tarifen mit gehosteten VoIP-Systemen enthalten

Selbst ein flüchtiger Einblick in die Welt der Business-Telefonsysteme sollte Sie davon überzeugen, dass VoIP einfach die beste Telefonanlage für jedes kleine Unternehmen ist.

Cloud vs. On-Premise-VoIP-Systeme

Wenn Sie sich für den Einsatz von VoIP in Ihrem Unternehmen entscheiden, stellt sich als nächstes die Frage nach dem Unterschied zwischen gehosteten und On-Premise-Systemen. Der Unterschied zwischen diesen beiden Arten von VoIP ist erheblich. 

VoIP vor Ort ist einer herkömmlichen Telefonanlage recht ähnlich, nur dass diese die VoIP-Technologie nutzt, um Sprachanrufe über ein Datennetzwerk zu senden. Sie müssen also nach wie vor Ihre eigenen Geräte kaufen und warten. Das ist großartig, wenn Ihr Unternehmen die Ressourcen hat, dieses zu unterstützen.

Gehostetes VoIP (Cloud-Telefonanlagen) hingegen ist eher mit der Nutzung von gehosteten E-Mails vergleichbar. Der Anbieter verwaltet die Hardware, die Software und die technischen Details. Sie kaufen und nutzen einfach die über das Internet bereitgestellten Dienste. Es ist nicht sehr teuer und Sie können jederzeit Kapazitäten hinzufügen, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Wie Sie den richtigen Anbieter wählen

Sie wissen, dass ein VoIP-System die beste Wahl für kleine Unternehmen ist und haben sich aufgrund Ihrer Bedürfnisse für die Cloud-Telefonanlage entschieden. Viele Unternehmen stoßen jedoch auf Probleme, wenn es um die Implementierung geht. Das Problem beginnt schon bei der Auswahl eines Anbieters. Wählen Sie denjenigen, der den billigsten Plan oder die meisten Funktionen anbietet? Schließlich geht es nur um den Preis und die Funktionen, oder?

Falsch! Der Anbieter kann über Ihr Telefonsystem entscheiden. Es lohnt sich, ein wenig mehr für einen besseren Support oder einen reaktionsschnelleren Kundendienst zu bezahlen. Hier sind ein paar Faktoren, die Sie beim Kauf eines gehosteten VoIP-Systems beachten sollten:

  1. Preis und Funktionen – Sie müssen ein Gleichgewicht zwischen diesen beiden Faktoren finden. Es ist nie eine gute Idee, sich für eine billige Option oder den teuersten Plan zu entscheiden, den Sie sich leisten können. Schauen Sie, was Sie brauchen, und finden Sie einen Plan, der in Ihr Budget passt
  2. Kunden- und technischer Support – in der Welt der Technologie ist es nie eine Frage des Ob, sondern des Wann. Es ist praktisch garantiert, dass Sie Probleme haben werden, aber wie der Anbieter damit umgeht, ist entscheidend. Hat er Experten, die ihr System in- und auswendig kennen? Bietet er mehrere Möglichkeiten, mit ihnen in Kontakt zu treten?
  3. Servicegarantie – stellen Sie sich vor, Ihre Telefone würden mitten am Tag für ein paar Stunden nicht mehr funktionieren. Für die meisten Geschäftsinhaber ist das ein Albtraumszenario. Deshalb bieten namhafte Anbieter Service Level Agreements an, die eine bestimmte Betriebszeit garantieren. Wenn das Telefonsystem länger als das Minimum über das Jahr hinweg offline ist, können Sie sogar für den Verlust gemäß den Bedingungen entschädigt werden. 
  4. Software-Upgrades– Ihr Provider ist für alle Updates und Upgrades verantwortlich. Wählen Sie immer einen Anbieter, der neue Funktionen einführt, um mit den Branchenstandards Schritt zu halten. Er sollte in der Lage sein, Updates auszurollen, ohne die Leistung des Systems zu beeinträchtigen
  5. Sicherheit – im Gegensatz zu einem traditionellen Festnetzanschluss sind VoIP-Systeme anfälliger für internetbasierte Sicherheitsrisiken. Ihre Anbieter sollten aktiv daran arbeiten, solche Risiken zu mindern und Ihr System zu schützen. Während Sie Maßnahmen zum Schutz Ihres Netzwerks ergreifen sollten, wird ein Großteil der schweren Arbeit vom Anbieter erledigt.

Welche Funktionen benötigen Sie?

VoIP-Systeme haben eine Vielfalt von Funktionen, die unter den richtigen Umständen nützlich sind. Aber wenn Sie eine verteilte Belegschaft haben, sind bestimmte Funktionen entscheidend und wichtiger als andere. Hier sind Punkte, worauf Sie achten sollten:

Fähigkeit der Nutzung mehrerer Geräte

Die meisten Remote-Mitarbeiter jonglieren im Laufe eines Arbeitstages mit mehreren Geräten. Sie haben vielleicht ein mobiles Gerät (oder zwei), einen Laptop und einen Desktop. Jede Telefonanlage, die etwas taugt, sollte es den Mitarbeitern ermöglichen, einfach zwischen diesen Geräten zu wechseln. Egal wo sie sind oder welches Gerät sie benutzen, sie sollten in der Lage sein, Anrufe zu tätigen/empfangen.

Disaster Recovery und Business Continuity

Sie wissen, dass Backups für jedes System wichtig sind, aber zur Geschäftskontinuität gehört mehr als nur ein paar Backups. Das Telefonsystem spielt eine entscheidende Rolle in Ihrem Unternehmen und muss bei jeder Katastrophe weiterarbeiten. Wenn ein Notfall die Mitarbeiter dazu zwingt, von einem temporären Büro oder von zu Hause aus zu arbeiten, sollte Ihr Telefonsystem dies unterstützen. Achten Sie auf einen Service, der ausfallsichere Optionen bietet, d.h. Sie können Anrufe über eine alternative Nummer oder einen alternativen Standort umleiten, falls dies erforderlich ist.

Einheitliche Kommunikation

Warum sollten Ihre Mitarbeiter gezwungen sein, mehrere verschiedene Anwendungen für Sprache, Video und Text zu nutzen, wenn Sie dies alles mit einem einzigen Dienst erledigen können? Mit Hosted VoIP können Sie konkurrierende Anwendungen loswerden und die Kommunikation an einem Ort konsolidieren. Es ist einfach, zwischen ihnen zu wechseln und Sie verpassen nichts von einem Kunden, weil er auf einem anderen Gerät/einer anderen App war.

Erweitertes Anrufmanagement

Wie handhaben Sie Anrufwarteschlangen und verwalten Wartezeiten, wenn Ihre Mitarbeiter von mehreren Standorten aus arbeiten? Jeder anständige gehostete VoIP-Dienst sollte es Ihnen ermöglichen, Funktionen wie Anrufweiterleitung, Warteschleifenmusik, automatische Vermittlungsplätze, IVR und Ringgruppen zu nutzen. Die Verwendung der einzelnen Funktionen rationalisiert Ihre Prozesse, und wenn Sie sie zusammen verwenden, wird das System noch leistungsfähiger. Wenn Sie sicherstellen wollen, dass Sie keinen Kundenanruf verpassen, ist ein VoIP-System definitiv der richtige Weg.

VoIP-Telefonanlagen in der Cloud sind – ohne Zweifel – die perfekte Telefonanlage für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen. Kontaktieren Sie VoIPstudio für eine Demo an und erleben Sie den Unterschied, den es für Ihr Büro machen kann!

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